www.sekretaerinnen-service.de Dossier: Umgang mit Kollegen - Erklärung - Praxis-Fall - Übersicht: Arbeitsstundenbelastung Bringen Sie Ihre "Wut im Bauch" zum Ausdruck Immer wie kommt es in Unternehmen vor, dass einzelne Mitarbeiter sich offenkundig auf Kosten ihrer Kollegen "ein schönes Leben machen". Praxis-Fall: Ihre Teamkollegin hat sich in den vergangenen 5 Wochen mit einem Tag Unterbrechung dreimal krankgemeldet. In dieser Zeit haben Sie und Ihre Kollegen en Arbeit aufgefangen, obwohl Sie alle meinen, bemerkt zu haben, dass sie bisweilen auch "blaumacht". Zugleich sind Sie verärgert, dass Ihr Vorgesetzter nichts unternimmt, weil die Kollegin "sehr gut sprechen kann" und somit alle, die sie für ihre Zwecke benutzen möchte, "auf ihre Seite zieht". Wut und Demotivation machen sich bei Ihnen und Ihren Kollegen breit. Bringen Sie Ihren Unmut zum Ausdruck Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Ba seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/20603180 Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und 18.00 Bestellung per email: kontakt@gwi.de Bestellung per Fax: 089/23110350 Sprechen Sie gemeinsam mit allen betroffenen Kollegen Ihren Chef auf die für Sie unerträgliche Situation und die Zusatzbelastung an. Zeigen Sie ihm freundlich, aber konkret die Folgen Abwesenheit im Bezug auf die Arbeitsabläufe und in Hinblick auf die Mehrarbeit für Sie auf. Aber: Bereiten Sie sich hierauf gut mit Fakten vor. 1
Musterbeispiel: Übersicht über die zeitige Arbeitsstundenbelastung Mitarbeiter Kalen- Elfriede Saskia Eva Klein Klara Kuhn woche (KW) Schmitt 12 8:00 19:00 7:30-12:00 8:30 19:00 8:00 14:00 Montag, 19.03. Kunden- Einladungs- Sacharbeiten anfragen schreiben 8:00 17:00 8:30 19:30 8:00 14:00 Dienstag, 20.03. Kunden- Kongress- Sacharbeiten anfragen vorbereitung 8:00 17:00 8:00 12:00 Mittwoch, 21.03. 8:00 18:00 Donnerstag, 22.03. 2
Freitag, 23.03. 8:00 16:00 PRAXIS-TIPP: Erstellen Sie möglichst für jede Kalenwoche eine Übersicht, aus klar ersichtlich ist, mit wie vielen Überstunden Sie und Ihre Kollegen die Abwesenheit abgefangen haben. Veranschaulichen Sie Ihre Kritik an konkret nachvollziehbaren Beispielen ("Am vergangenen Montag meldete sich Schulte morgens mit Kopfschmerzen krank. An diesem Tag stand jedoch die Vorbereitung an. Alle Vorgespräche hatte Schulte geführt. Bis zum Mittag konnten wir sie nicht erreichen. Dadurch sind wir selbst mit unseren eigenen Tätigkeiten zeitlich in Verzug geraten."). PRAXIS-TIPP: Auch wenn ein Mitarbeiter nicht den Grund seiner Erkrankung nennen muss, ist er verpflichtet, alle wichtigen Details seinen Kollegen mitzuteilen, damit reibungslose Arbeitsablauf auch während seiner Abwesenheit sichergestellt ist. 3
Zeigen Sie die Folgen auf Stellen Sie anschließend einen Bezug zwischen Ihrer übermäßigen Arbeitsbelastung und dem Fehlen des Kollegen her, indem Sie aufzeigen, wie häufig Ihr Mitarbeiter gefehlt, wie lange die Abwesenheit jeweils gedauert und welche Gründe er jeweils benannt hat (" Schulte war in den vergangenen 5 Wochen dreimal krank mit einem Tag Unterbrechung: Einmal gab sie an, unter gelitten zu haben."). Bleiben Sie bei Ihrer Darstellung auf jeden Fall strikt sachlich: Beklagen Sie sich we über Ihren Kollegen noch zitieren Sie Gerüchte, die Sie gehört haben. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihnen Gesprächsverlauf entgleitet, Ihr Chef den Konflikt negiert und/o Sie einen negativen Eindruck hinterlassen. PRAXIS-TIPP: Wenn Sie an die krankheitsbedingte Abwesenheit Ihres Kollegen nicht glauben, jedoch keine Beweise für eine Falschaussage besitzen, dann bezeichnen Sie ihn auf keinen Fall als Blaumacher. Versuchen Sie stattdessen, konkrete Beweise (z. B. fehlendes Attest, fehlgeschlagener Versuch, den kranken Kollegen zu besuchen) dafür zu sammeln, dass er falsche Angaben macht. Legen Sie diese Ihrem Vorgesetzten vor. Damit kann er diese selbst nutzen, um seinem Mitarbeiter eine Erklärung für dieses Fehlverhalten einzuforn. PRAXIS-TIPP: Fehlt Ihr Kollege häufig, kann Ihr Vorgesetzter Krankenkasse des Mitarbeiters gemäss 275 Abs. 1 Nr. 3b Sozialgesetzbuch V (SGB V) verlangen, seine Zweifel an Arbeitsunfähigkeit zu überprüfen. 4
Suchen Sie gemeinsam nach einer Lösung Zeigen Sie Ihrem Chef, dass Sie und Ihre Kollegen an einer Verbesserung zeitigen Situation interessiert sind ohne ihm allein hierfür die Verantwortung zuzuschieben: Bieten Sie ihm an, in einem gemeinsamen Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter über die bestehende Situation zu sprechen, diesen mithilfe dargelegten Fakten für die alle belastende Situation zu sensibilisieren und gemeinsam nach einer Lösung zu suchen, wie zukünftig eine krankheitsbedingte Abwesenheit vermieden werden kann. Wichtiger Hinweis Mit Unterzeichnung seines Arbeitsvertrags hat sich Ihr Kollege verpflichtet, jeden Tag zur Arbeit zu erscheinen. Er ist also rechtlich betrachtet auch dazu verpflichtet, sich darum zu kümmern, dass er so wenige Arbeitstage wie möglich fehlt. Dazu gehört, dass er sich aktiv um eine ärztliche Lösung für seine gesundheitlichen Probleme kümmert und alle Verhaltensweisen und Freizeitaktivitäten unterlässt, die seiner Gesundheit und seiner Berufsausübung schaden könnten wenn dies sich nachteilig für das Unternehmen auswirkt. PRAXIS-TIPP: Trotz allem emotionalen Ärger über Ihren Kollegen bleiben Sie auch in diesem gemeinsamen Gespräch unbedingt sachlich und konzentrieren Sie sich nur auf die vorliegenden Fakten. Besuchen Sie uns im Internet unter: www.sekretaerinnen-service.de 5