Erläuterungen zur Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen Nebenstehend sehen Sie den Bildschirm nachdem Sie sich auf der Seite http://hcc.practicefirms.ch/asp/login.asp als Händler eingeloggt und die Funktion «Manuelle Transaktionen» gewählt haben. Dieses Formular ermöglicht Ihnen die Verarbeitung von Verkäufen mit einer Kreditkarte. Die folgenden Abbildungen und Texte erklären Ihnen die elementaren Punkte zur korrekten Abwicklung einer Kreditkartenbelastung. H:\Csee\Services\Helco bank\helco Card Center\HCC_memento_DE.doc 1/5
Geben Sie die Nummer der zu belastenden Kreditkarte ein: 16 Zeichen ohne Leerschläge Wählen Sie das Verfalldatum aus. Dieses finden Sie unten rechts auf der Karte. Diese Checkbox dient als Erinnerung für den Verkäufer, die Unterschrift auf der Karte zu kontrollieren. Die Nicht-/ Auswahl dieser Checkbox hat keinen Einfluss auf die eigentliche Transaktion. 4. Sollten Sie eine abgelaufene Karte verarbeiten wollen, erscheint diese Fehlermeldung bei der Transaktionsübermittlung. Es ist daher wichtig über eine bestehende Internetverbindung zu verfügen und die Karte sofort beim Verkauf zu belasten. Die Idee, alle Kartendaten zu notieren und zu einem späteren Zeitpunkt zu verarbeiten, scheitert an dieser Problematik. Sie hätten keinerlei Reaktionsmöglichkeit und müssten im Fehlerfall eine Rechnung stellen (falls der Kunde überhaupt noch identifizierbar ist). Ob diese dann jemals beglichen wird, steht dann auf einem anderen Blatt. 4. H:\Csee\Services\Helco bank\helco Card Center\HCC_memento_DE.doc 2/5
Geben Sie den Betrag ein. Wählen Sie die Währung aus. Sollte die Kreditlimite der Karte überschritten sein, erscheint diese Meldung bei der Transaktionsübermittlung. Es ist daher wichtig über eine bestehende Internetverbindung zu verfügen und die Karte sofort beim Verkauf zu belasten. Die Idee, alle Kartendaten zu notieren und zu einem späteren Zeitpunkt zu verarbeiten, scheitert an dieser Problematik. Sie hätten keinerlei Reaktionsmöglichkeit und müssten im Fehlerfall eine Rechnung stellen (falls der Kunde überhaupt noch identifizierbar ist). Ob diese dann jemals beglichen wird, steht dann auf einem anderen Blatt. H:\Csee\Services\Helco bank\helco Card Center\HCC_memento_DE.doc 3/5
Kontoauszug Händler im Helco Card Center Datum und Zeit der Transaktion Transaktionsbetrag (Warenwert) Kommission ans Kreditkartenunternehmen 4. Transaktionsbetrag, welcher dem Händler gutgeschrieben wird 5. Auftragsnummer: Identifikation der Transaktion ; ermöglicht eine Referenzierung und Wiedererkennung der getätigten Verkäufe GESAMTBETRAG der einzelnen Transaktionen 9. 8. 7. 5. 5. 4. WICHTIG : Die Überweisung erfolgt als GESAMTBETRAG auf Ihr Bankkonto. D. h. Ihr Bankauszug enthält KEINERLEI Details zu den einzelnen Transaktionen. Für die Buchhaltungskontrolle ist es daher unerlässlich diese Auszüge im HCC zu verwenden. Um dies zu tun, loggen Sie sich als Händler ein, wählen die Rubrik Kontoauszüge (7) und wählen Monat und Jahr aus (8). Die einzelnen Auszüge werden während eines Jahres gespeichert. Hier zeigt sich die Wichtigkeit der anzugebenden Auftragsnummer (5): Sie muss so gewählt werden, dass jede einzelne Transaktion wiedererkannt werden kann. Auch wenn dieses Feld über 50 Zeichen verfügt, ist es sicherlich ratsam z. B. eine Laufnummernliste zu führen. Mittels dieser kann jeder vorgesehenen Auftragsnummer ein Kunde, eine Firma und ein Verkauf zugeordnet werden. Eine andere Möglichkeit wäre, durchnummerierte Formulare, analog einem Quittungsbüchlein, zu verwenden. Auch so kann anhand der vorgegebenen Nummern die Transaktion leicht nachvollzogen werden. Sollte es sich beim Käufer um einen Kunden mit einer GELBEN Karte handeln (BESUCHER), wäre die zu erfassende Firma den Helvartis-Hauptsitz. Der Code X-13684 (9) zeigt an, dass das System seinen periodischen Abschluss (z. B. Tagesabschluss) durchgeführt hat. Der ausgewiesene Betrag entspricht dem Betrag, der auf Ihrem Bankauszug erscheint. Es ist daher möglich, dass auf Ihrer Monatsübersicht mehrere periodische Abschlüsse erscheinen. H:\Csee\Services\Helco bank\helco Card Center\HCC_memento_DE.doc 4/5
Auszug der Kreditkartenkontos Nebenstehend sehen Sie den Bildschirm nachdem Sie sich auf der Seite http://hcc.practicefirms.ch/asp/login.asp als Karten- Inhaber eingeloggt und die Funktion Kontoauszüge angewählt haben (1). Das Prinzip ist dasselbe wie für den Kontoauszug Händler, ausser dass keine Kommissionsabzüge getätigt werden. WICHTIG: Auch die Kartenbelastungen werden als GLOBALBETRÄGE verarbeitet. Das heisst, dass Sie die Auszüge SÄMTLICHER Karten konsultieren müssen um die Belastungen auf Ihren jeweiligen C- und E-Konten nachvollziehen zu können. Der Code X-13684 (2) zeigt an, dass das System seinen periodischen Abschluss (z. B. Tagesabschluss) durchgeführt hat. Der ausgewiesene Betrag entspricht dem Betrag, der auf Ihrem Bankauszug erscheint. Es ist daher möglich, dass auf Ihrer Monatsübersicht mehrere periodische Abschlüsse erscheinen. H:\Csee\Services\Helco bank\helco Card Center\HCC_memento_DE.doc 5/5