Informationen Serienbriefe erstellen Dokumenttyp ändern Der Brief ohne Anschriften entspricht beim Seriendruck dem Hauptdokument (HD) Der Auszug der Kundenanschriften, die den Brief erhalten sollen, entspricht der Datenquelle (DQ) HD und DQ in Briefform zusammengeführt, entspricht dem Serienbrief (SB) Klicken Sie auf das Register Sendungen, anschließend auf Seriendruck starten und wählen Sie Briefe. Empfänger auswählen Klicken Sie auf Empfänger auswählen, es öffnet sich ein Menü. Sie haben nun mehrere Möglichkeiten. Vorhandene Liste verwenden: Wenn Sie bereits eine Datenbank besitzen, können Sie die Datenbank auswählen. Aus Outlook-Kontakten auswählen: Sie können Ihre Outlook-Kontakte als Datenbasis verwenden. Neue Liste eingeben: Wenn Sie, wie in diesem Beispiel gezeigt, eine komplett neue Datenbank erstellen möchten, in die Sie die Empfängerdaten eingeben. 1
Empfängerdaten filtern Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten und wählen Sie Filtern. Gegebenenfalls können Datensätze auch manuell über den Haken entfernt werden. Geben Sie das Feld (z.b. PLZ), Vergleich (z.b. Gleich) und den zu vergleichenden Wert (z.b. 20154) ein. Seriendruckfelder einfügen Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie die Datenfelder aus, die aus der Datenbank gezogen werden soll. Achten Sie darauf, zwischen den Seriendruckfeldern ein Leerzeichen einzufügen. Seriendruckfelder werden in 2 eckigen Klammern dargestellt. Um die Seriendruckfelder mit einer grauen Hintergrundfarbe schnell erkennbar zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfelder hervorheben. 2
Bedingungen festlegen Die allgemeine Anrede Sehr geehrte Damen und Herren lässt den Briefempfänger vermuten, dass der Brief nicht an ihn persönlich gerichtet ist. Jeder Empfänger sollte daher in der persönlichen Briefanrede mit Namen angesprochen werden. Mithilfe der Wenn-Dann- Funktion ist das möglich. Auch andere personalisierte Textergänzungen werden so ermöglicht. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Bedingungsfeld eingefügt werden soll. Klicken Sie auf Regeln und wählen Sie Wenn Dann Sonst Füllen Sie die Felder aus. (Hier im Beispiel: WENN der Ort gleich Erdingen, DANN Liebe Grüße aus Erdingen!, SONST Liebe Grüße! ) Vergessen Sie nicht, das eingefügte Feld an die Schriftart des Briefes anzupassen. 3
Vorschau auf die Briefe Bevor Sie den Seriendruck starten, sollten Sie noch einen prüfenden Blick auf die Briefe werfen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. Über die Pfeilschaltflächen können Sie nacheinander die Ergebnisse anzeigen lassen und prüfen, ob die Briefe Ihren Vorstellungen entsprechen. Seriendruck durchführen Wenn Sie in der Vorschau keine Fehler entdecken, können Sie den Seriendruck durchführen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen und zusammenführen, öffnet sich ein Menü. Einzelne Dokumente bearbeiten: Empfiehlt sich, wenn Sie einzelne Dokumente bearbeiten möchten, bevor sie ausgedruckt werden, oder generell mit dem Druck noch warten wollen. Dokumente drucken: Die Briefe werden direkt auf dem Drucker ausgedruckt. E-Mailnachrichten senden: Um die Briefe per E-Mail zu schicken. 4
Überblick aller Felder & Begriffe Serienbriefe erstellen Darstellung Definition Der Feldname funktioniert als Platzhalter für das zu erwartende Ergebnis. Der Feldname wird vom Anwender selbst formuliert. HD steht für Hauptdokument und stellt das Grundgerüst des Serienbriefes dar. Es enthält die Platzhalter für die Variablen, die sogenannten Seriendruckfelder, sowie alle gleichbleibenden Textabschnitte, die sich in jedem Serienbrief wiederholen sollen. In dieses Dokument werden die Seriendruckfelder und Funktionen eingefügt. Hiermit wählen Sie die Datenquelle (DQ). Diese Datei beinhaltet die Daten, die später im Hauptdokument angezeigt werden sollen. Die Daten können von verschiedenen Anwendungen geliefert werden, z.b. von Access, Excel, Outlook oder Word. Die Datenquelle enthält die Variablen, die sich jeweils unterscheiden. Über einen Klick auf dieses Symbol wird die Liste der Seriendruckempfänger angezeigt. Hier können u.a. die Empfängeranschriften bearbeitet und Filter eingestellt werden. Diese Schaltfläche ermöglicht das Formulieren von Bedingungen, die als Funktion in das Hauptdokument eingefügt werden können. Über dieses Symbol wird die Ansicht der Ergebnisse aktiviert. Über dieses Symbol lassen sich die Seriendruckfelder und Feldfunktionen mit einer Feldschattierung anzeigen. Mithilfe der Pfeile kann durch die Seriendruckempfänger geblättert werden. Quellen: Kathrin Dinger, Martina Eberhard, Holger Ludolph, Peter K. Siebert: Informationsverarbeitung. Herdt, 2013, S. 56-66; Serienbrief erstellen: https://www.edv-lehrgang.de/serienbrief-erstellen/, 20.05.17; Wenn, Dann, Sonst Felder in Serienbriefen: https://www.edv-lehrgang.de/serienbrief-wenn-dann-sonst/, 20.05.17 5