Markus Brahm Hergen Pargmann Workflow Management mit SAP WebFlow Das Handbuch für die Praxis Mit 73 Abbildungen und 25 Tabellen Springer
Inhaltsverzeichnis 1. Einführung in Workflow Management 1 1.1 Begriffe 1 1.1.1 Prozess, Geschäftsprozess 1 1.1.2 Workflow Management, Workflow Management System 3 1.1.3 Workflow-Klassen 5 1.2 Historie des Workflow Management 6 1.3 Integriertes versus inhärentes Workflow Management System 7 1.4 Einsatzgebiete und Zielsetzungen in der Praxis 11 1.5 Standardisierungen im Workflow-Umfeld 13 1.5.1 Workflow Management Coalition 13 1.5.2 Business Process Management Initiative 14 1.6 Sonstige themenrelevante Aspekte 15 1.6.1 Business Process Reengineering und der Workflow Life Cycle 15 1.6.2 Dokumentenmanagement/Archivierung 17 2 Vorgehensmodelle im Kontext des SAP WebFlow 19 2.1 Technische vs. organisatorische Workflow-Projekte 19 2.2 Vorgehensmodell für organisatorische Workflow-Projekte 21 2.2.1 Phase Anforderungsanalyse/Strategie" 22 2.2.2 Phasen Prozessanalyse und -Optimierung" 23 2.2.3 Phasen Technische Realisierung, Implementierung und Test" 24 2.2.4 Phase Produktion" 25 2.2.5 Typische Fehler 26 2.3 Softwareentwicklungswerkzeuge 26 3 SAP WebFlow: Allgemeine technische Einführung 29 3.1 Einleitung 29 3.2 Business Workplace 31 3.2.1 Workflow-Einstellungen 32 3.2.2 Remote Worklist 33 3.3 Definition eines Workflows in SAP 34 3.4 Workflow Builder 35 3.5 Schritt-Typen in einer Workflow-Definition 39 3.5.1 Aktivität/Webaktivität 40 3.5.2 Dokument aus Vorlage 42 3.5.3 Ereigniserzeuger 44 3.5.4 Warteschritt 46 3.5.5 Ablaufsteuerung 47 3.5.6 Containeroperation 48 3.5.7 Benutzerentscheidung 49
X Inhaltsverzeichnis 3.5.8 Bedingung 51 3.5.9 Mehrfachbedingung 53 3.5.10 UNTIL-Schleife 55 3.5.11 WHILE-Schleife 57 3.5.12 Paralleler Abschnitt 59 3.6 Business Objects 60 3.6.1 Business Object Repository 60 3.6.2 Objekttypstruktur 62 3.6.2.1 Interface 63 3.6.2.2 Schlüsselfelder 64 3.6.2.3 Attribute 64 3.6.2.4 Methoden 65 3.6.2.5 Ereignisse 66 3.6.3 Ereignis-Verbraucher-Kopplung 67 3.6.4 Ereigniserzeugung 67 3.6.5 Laufzeitwerkzeuge 69 3.7 Container 69 3.7.1 Containertypen 70 3.8 Aufbauorganisation 72 3.8.1 Organisationseinheiten 72 3.8.2 Besetzungsplan 73 3.9 Rollen 74 3.9.1 Rollendefinition 74 3.9.2 Rollenauflösung 75 3.10 Workflow 76 3.10.1 Workflows starten : 76 3.10.2 Arbeitsweise des Laufzeitsystems 79 3.10.3 Workflow Wizards 81 3.10.4 Workflow-Informationssystem 83 3.11 Reporting/Administrationsunterstützung 84 3.12 Customizing 86 4 Workflow-Implementierung: Ein Beispiel 91 4.1 Allgemeine Geschäftsprozessdarstellung 92 4.2 Implementierung Transaktionen des Beispielszenarios 94 4.3 Aufbauorganisation 96 4.4 Implementierung des Business Object ZW 97 4.5 Implementierung des Verbesserungsvorschlags-Workflows 100 4.6 Beispielablauf im Verbesserungsvorschlagswesen 105 5 Wichtige Schnittstellen des SAP WebFlow 109 5.1 Vorbemerkungen 109 5.2 Schnittstellen zu Mail-Systemen 109 5.2.1 Problemstellung 109 5.2.2 Internet-Mail-Enabling des SAP-Systems 110 5.2.3 Anbindung MAPI-fahiger Mail-Applikationen 112
Inhaltsverzeichnis XI 5.2.4 Anbindung von Lotus Notes 114 5.3 Formular-Anbindung des SAP WebFlow 116 5.3.1 Einleitung 116 5.3.2 Elektronische Formulare 117 5.3.3 Web-Formulare 118 6 Typische technische Problemkrcise 119 6.1 Transportwesen im produktiven Betrieb 119 6.2 Fehleranalyse 120 6.3 Archivierung im Workflow-Kontext 121 7 Praxisbeispiele aus dem Leben/ Best Practice 125 7.1 Klassiker im Bereich der Stammdatenpflege 125 7.1.1 Problemstellung 125 7.1.2 Kritische Erfolgsfaktoren für die Workflow-Umsetzung 128 7.1.3 Technisches Lösungskonzept 1129 7.1.4 Kosten/Nutzen 130 7.1.5 Flexibles Workflow-Design 132 7.1.6 Hinweise zur Workflow-Entwicklung 134 7.2 Rechnungsprüfung: Drei Wege zum Erfolg 134 7.2.1 Problemstellung 134 7.2.2 Grundbegriffe im Umfeld der Rechnungsprüfung 137 7.2.3 Kritische Erfolgsfaktoren für die Workflow-Umsetzung 138 7.2.4 Technisches Lösungskonzept: Der Weg nahe am Standard 140 7.2.5 Technisches Lösungskonzept: Der Weg nahe am individuellen Bedürfnis 143 7.2.6 Technisches Lösungskonzept: Der Weg der Mitte 143 7.2.7 Kosten/Nutzen 144 7.2.8 Hinweise zur Workflow-Entwicklung 147 7..9 Hinweise zum Archivsystem/Ablagesystem 149 7.3 Beschaffungs-Workflows: Procurement" ohne e-" 150 7.3.1 Problemstellung 150 7.3.2 Kritische Erfolgsfaktoren für die Umsetzung 152 7.3.3 Technisches Lösungskonzept 153 7.3.4 Kosten/Nutzen 156 7.3.5 Hinweise zur Workflow-Entwicklung 158 7.4 Informations-Workflows: kleiner Einsatz, großer Nutzen 159 7.4.1 Problemstellung 159 7.4.2 Kritische Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung 160 7.4.3 Technisches Lösungskonzept 160 7.4.4 Kosten/Nutzen 161 7.4.5 Hinweise zur Workflow-Entwicklung 162 7.5 Workflows zur Hintergrundautomatisierung 164 7.5.1 Problemstellung 164 7.5.2 Kritische Erfolgsfaktoren für die Workflow-Umsetzung 165 7.5.3 Technisches Lösungskonzept 165
XII Inhaltsverzeichnis 7.5.4 Kosten/Nutzen 165 7.5.5 Flexibles Workflow Design 166 7.5.6 Hinweise zur Workflow-Entwicklung 167 8 Workflow-Beispiele im Überblick 169 8.1 Branchentypische Workflow-Beispiele 169 8.1.1 Vorbemerkungen 169 8.1.2 Workflows in IS-RE 169 8.2 Workflows im BBP/EBP 171 8.2.1 Einführung 171 8.2.2 Workflow-Elemente im EBP 173 8.2.3 Kritische Erfolgsfaktoren für die Workflow-Umsetzung 176 8.2.4 Technische Besonderheiten 177 8.2.5 Kosten/Nutzen 179 8.2.6 Hinweise zur Workflow-Entwicklung 179 8.3 Workflows im ESS 179 8.3.1 Einführung 179 8.3.2 Workflow-Elemente im ESS 180 8.3.3 Kritische Erfolgsfaktoren für die Workflow-Umsetzung 181 8.3.4 Kosten/Nutzen 181 8.3.5 Hinweise zur Workflow-Entwicklung 181 8.4 Workflows zur IDoc-Fehlerverarbeitung 182 9 Fazit 185 10 Anhang: SAP WebFlow - Toolkit 187 10.1 Ergebnistypen der Prozessanalyse 187 10.2 Checkliste Projektstart/Projekt-Kick off 193 10.3 Richtlinien zum performanten Workflow-Design 198 10.4 Checkliste Qualitätssicherung 199 10.5 Checkliste Workflow-Administration 201 10.6 Leitfaden Namenskonventionen 203 10.7 Wichtige Release-Entwicklungen 207 10.8 Verzeichnis der wichtigsten Transaktionscodes 210 10.9 Technische Dokumentation von Workflow-Implementierungen... 212 Hilfen und Informationsquellen rund um den SAP WebFlow 214 Glossar 217 Abkürzungsverzeichnis 253 Über die Autoren 255 Literaturverzeichnis 257 Stichwortverzeichnis 259