HANDBCH FÜR DIE PROGRAMME Q Buchhaltung easy Q Buchhaltung classic Q Buchhaltung profi Q Faktura easy Q Faktura classic Q Faktura profi Q Lohn 1
Programm Version 2005 ab Windows 98, NT, 2000, XP oder höher Handbuch Version 07.2004 2004-2005 by Q3 Software AG, Winterthur, alle Rechte vorbehalten. Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q Buchhaltung, Q Faktura, Q Lohn, Q Haushalt, Q Verein, Q Adress sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig. 2004 2005 Q3 Software AG. Alle Rechte vorbehalten. 2
INHALTSVERZEICHNIS Q Buchhaltung easy 4 Einführung 4 Installation 10 Bedienungskonzept 12 Grundkurs 15 Anhang 30 Q Buchhaltung classic und profi 31 Einführung 33 Installation 39 Bedienungskonzept 41 Grundkurs 45 Anhang 69 Q Faktura easy, classic, profi 71 Einführung 73 Installation 79 Bedienungskonzept 81 Grundkurs 87 Anhang 113 Q Lohn 118 Einführung 119 Installation 123 Bedienungskonzept 125 Grundkurs 127 Anhang 140 Tastaturtabelle 141 3
Q BCHHALTNG EASY Einführung 4 Über Q Buchhaltung 5 Über dieses Handbuch 5 Grundlegende Bedienungselemente 6 Das Programmfenster 7 Die Menüleiste 7 Die Symbolleiste 8 Das Arbeitsfenster 8 Das Dialogfenster 9 Installation 10 Q Buchhaltung installieren 10 Erster Programmstart 10 Lizenzierung 11 Investitionsschutz 11 Q Buchhaltung deinstallieren 11 Bedienungskonzept 12 Warum Q Buchhaltung easy 12 Vorgehen 12 Kontentabelle 13 Buchen 13 Journal 13 Mehrwertsteuer/Steuerschlüssel 13 Budget 14 Grafiken 14 Abschluss 14 Grundkurs 15 Lektion 1 Programm-Hilfe 15 Lektion 2 Vorbereitungen 16 Lektion 3 Kontentabelle 16 Lektion 4 Buchen 18 Lektion 5 Übersicht Konten 21 Lektion 6 Wiederkehrende Buchung 23 Lektion 7 Grafik erstellen 24 Lektion 8 Daten sichern 25 Lektion 9 Mehrwertsteuer 26 Lektion 10 Neuanfang 29 Fehler! Textmarke nicht definiert.fehler! Textmarke nicht definiert. 4
ÜBER Q BCHHALTNG Einführung Buchhaltungssoftware der Firma Q3 Software AG hat Tradition. In den vergangenen zehn Jahren haben sich über 20 000 Kunden für eine Q Software Buchhaltung entschieden. Warum? Hochwertige Qualität, eine einfache, gradlinige Bedienung und die optimale Ausrichtung auf Schweizerische Bedürfnisse - das sind Eigenschaften, die in vielen Anwendungsbereichen unmittelbar überzeugen. Mit der Version 2005 hat die Q3 Software AG eine neue Generation ihrer Buchhaltungssoftware vorgestellt. Der Kunde erhält die legendäre Qualität unter Einsatz der aktuellsten Technologien. nser Angebot umfasst drei Buchhaltungsprogramme, vom einfachen Kassenbuch für private Anwender, Vereine und Kleinbetriebe bis zur professionellen Finanzbuchhaltung für anspruchsvolle Firmen. Haben Sie sich für Q Buchhaltung easy entscheiden, so bleibt Ihnen jederzeit die Möglichkeit - natürlich ohne Datenverlust - auf die höhere Stufe von Q Buchhaltung classic oder Q Buchhaltung profi zu wechseln. Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das Programm Q Buchhaltung easy zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Programm-Hilfe zur Verfügung. Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt: Kapitel 1 Einführung Sie lesen gerade darin Kapitel 2 Installation Erstinstallation und Lizenzierung Kapitel 3 Bedienungskonzept Wie Sie mit Q Buchhaltung arbeiten Kapitel 4 Grundkurs Mit Übungen Q Buchhaltung spielerisch kennen lernen Kapitel 5 Anhang Technische Informationen Wir empfehlen Ihnen, Kapitel 3 gleich nach dieser Einführung durchzulesen. Der Grundkurs in Kapitel 4 ist für geübte Anwender und Anwenderinnen nicht unbedingt ein Muss. Oft bringt allein die trockene Lektüre dieses Kapitels ohne Nachvollziehen am Computer ausreichend Verständnis. Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine nklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, so suchen Sie in der Programm-Hilfe nach einem entsprechenden Stichwort. Häufig finden Sie Hinweise auf die Programm-Hilfe (mit æ gekennzeichnet) direkt im Text dieses Handbuchs. 5
Verschiedene Schriftmerkmale helfen Ihnen, dieses Handbuch besser zu verstehen: Tasten, die Sie tippen müssen, sind mit eigenen Symbolen gestaltet. a bedeutet z.b. die A -Taste, die Kombination C+a weist Sie an, die C -Taste zu halten, während Sie die a -Taste tippen. Nützliche Hinweise sind mit gekennzeichnet und zwischen zwei Linien gesetzt. Menü- und Schaltflächenbefehle sind kursiv gesetzt: Beispiel: Datei+Neu, Installation Ok Wenn ein Ausdruck ein + enthält, weist er auf einen Menübefehl hin. Links vom + steht der Name des Menüs, rechts der Menüpunkt (z.b. weisst Bearbeiten+Sichern auf den Menüpunkt Sichern im Bearbeiten-Menü hin). Bezeichnungen von Eingabefeldern... sind zwischen '...' gesetzt. Text, den Sie eintippen müssen... ist zwischen... gesetzt. Wir wollen Sie mit diesem Handbuch beim Kennenlernen von Q Buchhaltung optimal unterstützen. Wir freuen uns, wenn dies gelingt. Sollten Sie über ngereimtheiten stolpern oder eine gewünschte Information weder in diesem Handbuch noch in der Programm-Hilfe finden, so sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns darauf aufmerksam machen. Grundlegende Bedienungselemente Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt. Q Buchhaltung ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü, Eingabefelder usw.) von Q Buchhaltung entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt. 6
Das Programmfenster Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeitsund Dialogfenstern. Die Menüleiste Der Menüleiste ist die Schaltzentrale des Programms. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt: * Menüs lassen sich mittels der A-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt öffnen (z.b. A+d für das Menü Datei). * Aktive (=wählbare) Menüpunkte erscheinen in schwarzer Schrift, inaktive erscheinen grau eingedrückt. * Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten. Das Menü Datei dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.b. Journal). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz. Das Menü Bearbeiten... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und deshalb sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden. Das Menü Detail... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen (z.b. Detail+Saldi im Buchenfenster). Das Menü Funktion... enthält alle Hauptfunktionen von Q Buchhaltung easy (z.b. Kontentabelle). Das Menü Auswertung... enthält alle Auswertungen in Q Buchhaltung easy (z.b. Übersicht Einnahmen und Ausgaben, Budget). Das Menü?... führt zur Programm-Hilfe und zur Registrierung. 7
Das Quick-Menü... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Das Quick-Menü enthält die wichtigsten Menüpunkte der anderen Menüs. Die Symbolleiste... erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Menübefehle. Ist Ihnen die Bedeutung eines Symbols nicht geläufig, so setzen Sie einfach den Mauszeiger auf dieses Symbol und belassen ihn dort (kein Mausklick!). Es erscheint eine kurze Erklärung. Das Arbeitsfenster dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.b. Konten der Kontentabelle, Buchungen des Journal). Das folgende Bild zeigt stellvertretend das Arbeitsfenster Buchen, das wichtigste Arbeitsfenster in Q Buchhaltung easy: Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen (Buchungen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen. Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes. Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu Arbeitsfenster unterschiedlich. 8
Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispiel das Dialogfenster Suchen aus dem Menü Datei: Auch das Konfigurationsfenster (erster Programmstart) ist ein typisches Dialogfenster. Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine nterscheidung machen. Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen: Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Mittels Pfeiltaste oder Mausklick auf den Pfeil öffnen Sie die Auswahl. Mit E oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder. Die Schaltfläche (Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der T- Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld: E oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus. Wie im Arbeitsfenster sind auch im Dialogfenster die Menüs sehr wichtig allen voran das Bearbeiten-Menü. 9
INSTALLATION Q Buchhaltung easy installieren Alle Programme der Q3 Software AG befinden sich auf der CD Q-Software. Sobald Sie die CD ins CD-ROM Laufwerk einlegen, wird Ihr Computer für die Installation eines Q-Programmes vorbereitet. Befolgen Sie bitte die Anweisungen des Installationsprogramms. Sollte beim Einlegen der CD das Installationsprogramm nicht automatisch starten, so gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie im Start-Menü Ausführen Tippen Sie d:setup.exe und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok Befolgen Sie die Installationshinweise am Bildschirm d: in Punkt 2 bezeichnet den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM Laufwerks. Ersetzen Sie diesen bei Bedarf durch den Buchstaben Ihres CD-ROM Laufwerks. Erster Programmstart Nach erfolgreicher Installation finden Sie im Start-Menü unter Programme den Eintrag Q Software und darunter den Eintrag Q Buchhaltung easy. Hier starten Sie das Programm. Q Buchhaltung easy teilt Ihnen mit, dass es zum ersten Mal gestartet worden ist und fragt Sie nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit Sichern bestätigt haben, ist das Programm betriebsbereit. Im nächten Schritt werden Sie nun die Konfigurationsdaten Ihrer Buchhaltung festlegen (Eröffnungsdatum usw.). Beachten Sie dazu Kapitel 4 (Grundkurs). 10
Lizenzierung Q Buchhaltung ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD alle Q Software Programme befinden. Die Lizenznummer ermöglicht Ihnen, das erworbene Programm als Vollversion zu installieren. Alle andern Q-Programme können Sie problemlos als Demoversion installieren. Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät. Die auf dem beiliegenden Lizenzschreiben vermerkte Lizenznummer berechtigt Sie, während 60 Tagen Q Buchhaltung easy voll zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, sich durch Einsenden des beiliegenden Lizenzschreibens bei uns offiziell zu registrieren. Sie erhalten danach umgehend eine Ergänzungsnummer, die die unlimitierte Nutzung von Q Buchhaltung ermöglicht. Sie teilen Q Buchhaltung easy die Ergänzungsnummer entweder bei Programmstart oder unter?+lizenzierung mit. Bewahren Sie sowohl die Lizenz- als auch die Ergänzungsnummer gut auf. Sie werden die Nummern wieder benötigen, sobald Sie Q Buchhaltung easy neu oder auf einem andern Computer installieren. Investitionsschutz Falls eine neuere Version von Q Buchhaltung easy erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu. So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige pgrades und pdates. Q Buchhaltung easy deinstallieren Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q Buchhaltung easy zu deinstallieren. Damit Ihnen dieses Prozedere nicht unnötig Sorgen bereitet, nimmt Ihnen das SETP-Programm von Q Buchhaltung easy diese Aufgabe vollständig ab. Vergewissern Sie sich, dass Q Buchhaltung nicht gestartet ist Wählen Sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung Wählen Sie den Eintrag Software Suchen Sie in der Liste Q Buchhaltung easy und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen Befolgen Sie anschliessend die Anweisungen des Deinstallationprogramms. 11
BEDIENNGSKONZEPT Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und mfang von Q Buchhaltung easy vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit dem Programm beginnen sollten. Mit diesem Kapitel legen Sie sich quasi das Fundament, um mit Q Buchhaltung easy arbeiten zu können. Warum Q Buchhaltung easy Q Buchhaltung easy soll Ihnen helfen, einfach und mit wenig Zeitaufwand Ihre Finanzen zu erfassen und zu überblicken. nternehmen, Vereine und Genossenschaften können mit Q Buchhaltung easy eine steuerkonforme Buchhaltung führen - buchhalterische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Im privaten Haushalt hilft Ihnen Q Buchhaltung easy, Ihre Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Im Nu erfahren Sie, wie hoch der Anteil der Miete an den Gesamtausgaben ist, oder wo Sie den Rotstift ansetzen müssen. Vorgehen Wenn Sie Q Buchhaltung easy erstmals starten, legen Sie das Eröffnungsdatum und - falls Sie Mehrwertsteuer abrechnen - die Abrechnungsart fest. Zudem können Sie bei Bedarf direkt eine der vordefinierten Kontentabellen einlesen. Nach erfolgreicher Installation der Buchhaltung und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q Buchhaltung easy das Buchenfenster. Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Eröffnungsdatum, Abrechnungsart und Name der Buchhaltung können Sie bei Bedarf später unter Datei+Konfiguration ändern. Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihre individuelle Kontentabelle zurechtlegen. Zur Kontrolle sollten Sie die fertiggestellte Kontentabelle ausdrucken. Entspricht die Kontentabelle Ihren Anforderungen, werden Sie die Anfangssaldi Ihrer Vermögenskonten (Bank, Post usw.) einbuchen. nd dann beginnt der Alltag. Sie werden Buchungen erfassen, gelegentlich ein neues Konto eröffnen, Kontoauszüge ausdrucken usw. Alle Auswertungen können Sie über das Auswertungen-Menü abrufen, zuerst in der Vorschau kontrollieren oder direkt drucken. Ist das Geschäfts- oder Steuerjahr zu Ende, werden Sie einen abschliessenden Kontenbericht ausdrucken (Vermögen, Einnahmen und Ausgaben) und vom Programm alle Buchungen des vergangenen Jahres löschen lassen. Q Buchhaltung easy sorgt dafür, dass die Anfangssaldi der Geldkonten automatisch übernommen werden. 12
Kontentabelle Die Kontentabelle kann unbeschränkt viele Konten aufnehmen. Im Lieferumfang sind einige Kontentabellen enthalten. Sie können eine solche einlesen und Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder aber vollständig eine eigene erfassen. Die Kontentabelle kann während der Arbeit mit Q Buchhaltung easy jederzeit ergänzt und angepasst werden. Sobald Sie über ein Konto gebucht haben, kann es nicht mehr gelöscht werden. Sie können die Übersichtlichkeit und Aussagekraft Ihrer Kontentabelle mit Titeln und Leerzeilen deutlich erhöhen. Q Buchhaltung easy kennt die Kategorien Vermögen, Ausgaben und Einnahmen. In die Kategorie Vermögen gehören alle Geldkonten (PC-Konto, Bankkonto, Geldbeutel usw.), sowie Wertsachen (Schmuck, Eigenheim, Möbel usw.). Buchen Das bei der Erstinstallation erfasste Eröffnungsdatum legt das frühest mögliche Buchungsdatum fest. Pro Buchung erfassen Sie Datum, Belegnummer, Konto, Gegenkonto (fakultativ), Betrag, Steuerschlüssel (Mehrwertsteuer; fakultativ) und einen beliebigen Text. Wenn Sie als erstes Konto ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto wählen, ist das Erfassen eines Gegenkontos hinfällig. Wenn Sie eine Geschäftsbuchhaltung führen, so empfiehlt es sich, keine Buchungen ohne Gegenkonto zu erfassen (Ausnahme: Eröffnungsbuchungen). Das erste Konto sollte immer ein Vermögenskonto sein (Ausnahme: mbuchungen von einem in ein anderes Konto). Wenn Sie sich nicht an diese Regel halten, könnte es schwierig werden, der Steuerverwaltung zu erklären, woher bzw. wohin das Geld geflossen ist! Sie haben beim Buchen vollen Zugriff auf Steuerschlüssel und Konten. Fehlt Ihnen z.b. ein Konto, können Sie dieses direkt über die Kontenfelder beim Erfassen einer Buchung neu anlegen. Journal Das Journal ist Drehscheibe aller Funktionen in Q Buchhaltung easy. Jede Auswertung wird anhand des Journals aufgerechnet. Es enthält alle Buchungen. Mehrwertsteuer/Steuerschlüssel Sind Sie mehrwersteuerpflichtig, so können Sie jeder Buchung, die die Mehrwertsteuer betrifft, einen Steuerschlüssel zuordnen. Der Steuerschlüssel bestimmt, wie hoch der Steuersatz ist und um welche Art von Steuer (msatzsteuer, Vorsteuer) es sich handelt. Rechnen Sie die Mehrwertsteuer mit Saldosteursatz ab, so richtet Q Buchhaltung easy einen einzigen Steuerschlüssel mit eben diesem Saldosatz ein. Es wird kein Steuerbetrag zusätzlich verbucht. Das Journal bleibt knapp und übersichtlich. Sie müssen lediglich nach erfolgter MWST-Abrechnung den geschuldeten Betrag als Ausgabe abbuchen. 13
Budget Sie können für alle Konten einen Budgetbetrag festlegen. Wahlweise lassen sich aktuelle Kontensaldi als Budgetvorgaben übernehmen. Ein Budgetvergleich liefert Ihnen die Abweichung des effektiven Saldos gegenüber dem Budgetbetrag in Franken und in Prozent. Grafiken Q Buchhaltung bietet drei grafische Auswertungen an: Der Kontoauszug eines einzelnen Kontos zeigt in monatlichen Intervallen die Entwicklung des Saldos. Der Kontoumsatz eines einzelnen Kontos zeigt die Saldoveränderung pro Monat. Die Kontenübersicht liefert einen Vergleich ausgewählter Konten per Stichdatum. Die Grafiken selber können Sie wahlweise beschriften, farblich anpassen und in verschiedenen Arten (Torten, Balken, Kurven usw.) anzeigen lassen. Alle Grafiken lassen sich ausdrucken oder in andere Programme übernehmen. Abschluss nternehmen sollten jeweils mit Abschluss des Geschäftsjahres gleichzeitig in Q Buchhaltung easy einen Abschluss durchführen. Private sollten jeweils mit Abschluss einer Steuerperiode einen Abschluss in Q Buchhaltung easy durchführen. Vor dem Abschluss sollten Sie alle Kontoauszüge ausdrucken. Auch eine Saldoliste darf nicht fehlen. Nach Abschluss ist das Journal leer und lediglich die Vermögenskonten weisen einen Anfangssaldo aus. Wollen Sie vielleicht später auf ein abgeschlossenes Geschäftsjahr zurückgreifen, sollten Sie vor dem Abschluss eine Datensicherung durchführen. 14
GRNDKRS Sie haben die Einführung in diesem Handbuch gelesen, Q Buchhaltung easy installiert und haben sich in Kapitel 3 mit dem Bedienungskonzept der Q-Software vertraut gemacht. Haben Sie nicht? Wir empfehlen Ihnen, Versäumtes nachzuholen. Vor allem das Kapitel über Konventionen in diesem Handbuch (Kapitel 1) sollten Sie nicht überspringen. Es ist die Grundlage zum guten Verständnis dieses Handbuchs und insbesondere für dieses Kapitel. Starten Sie das Programm und erfassen Sie Ihre Personalien und Ihre Lizenznummer. Das Eingabefenster für die Erstinstallation (Eröffnungsdatum usw.) erscheint. Hier beginnt der Grundkurs. Wer ist Roi Blick? Für unseren Grundkurs erwecken wir die fiktive Person Roi Blick zum Leben. Sie können für Roi eine Buchhaltung führen, bis Sie sich in der Anwendung sicher fühlen. Dann können Sie mit Datei+Neuanfang die Probedaten löschen und mit Ihrer eigenen Buchhaltung beginnen. Das Lernen mit diesem Grundkurs wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie sich vorübergehend in die Haut von Roi Blick versetzen es macht Ihnen vielleicht sogar ein wenig Spass. Roi Blick arbeitet als Zeichner in einem Architekturbüro und lebt zusammen mit seiner fünfzehnjährigen Tochter Lara aus erster Ehe. Lara war es denn auch, die Roi Blick dazu ermutigt hatte, mit Q Buchhaltung easy die Finanzen zu kontrollieren. Sie hatte es satt, dass ihr Papa immer wieder ihre Ferienpläne ausschlug mit der Begründung, es sei nicht genügend Geld da. Lektion 1 Programm-Hilfe Vor allem in der Einarbeitungsphase wird das Hilfe-Fenster im Programm für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Fenster Erstinstallation. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das Programm später wieder verlassen können. Öffnen Sie mit! oder mit?+hilfe das Hilfe-Fenster Klicken Sie mit der Maus auf Suchen Tippen Sie beenden Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten Es erscheint der Hilfetext Datei-Menü mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Somit verbirgt sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen 15
Das Programm springt zum Hilfetext Programm verlassen. Hier finden wir die benötigte Information. Schliessen Sie das Hilfefenster Lektion 2 Vorbereitungen Da wir Q Buchhaltung easy zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm Gelegenheit, die zu führende Buchhaltung zu installieren. Die meisten Konfigurationswerte (z.b. Abrechnungsart) können Sie später mit Datei+Konfiguration ändern. Bevor wir eine Buchhaltung führen können, müssen wir das erste Buchungsdatum (Beginn Geschäftsjahr) festlegen. Lara will anhand der Bankkontoauszüge alle Einnahmen und Ausgaben ab Anfang Jahr einbuchen. Tippen Sie 01.01.2005 im Feld 'Eröffnungsdatum' (+T) Es ist wichtig, dass Sie genau dieses Datum eintippen (01.01.2003). Ansonsten können Sie den Grundkurs nicht mehr exakt Schritt für Schritt nachvollziehen. Das Feld Kontentabelle ist aktiv. Zum Glück müssen wir nicht von Grund auf eine ganze Kontentabelle erfassen. Wir wollen die Tabelle 'EASY' übernehmen. Sie enthält nur wenige Konten und ist sehr übersichtlich. Öffnen Sie das Feld 'Kontentabelle' mit Mausklick auf den Pfeil rechts vom Feld Bewegen Sie den Cursor auf 'EASY' und schliessen Sie mit E oder mit Mausklick das Auswahlfenster wieder Tippen Sie Roi und Lara Blick im ersten Feld Anschrift (+T) Tippen Sie 3000 im zweiten und Bern im dritten Feld Anschrift Die Anschrift wird auf allen Auswertungen (Saldoliste, Kontoauszug usw.) im Kopf angedruckt. Roi ist als Angestellter nicht mehrwersteuerpflichtig. Wir belassen den Wert deshalb auf nicht pflichtig. Wählen Sie Installieren mit E oder Mausklick Wir warten kurz, bis Q Buchhaltung easy die Kontentabelle 'EASY' eingelesen hat. Voilà uns präsentiert sich erstmals das Buchenfenster. Es ist Ausgangspunkt für alle weiteren Arbeiten. Lektion 3 Kontentabelle Bevor wir mit Buchen beginnen können, wollen wir zuerst die Kontentabelle unseren Bedürfnissen anpassen. Wählen Sie Konten einrichten Wir haben bei der Installation ja bereits die Kontentabelle 'EASY' eingelesen. Diese Konten erscheinen im oberen Teil des Arbeitsfensters (Kontenliste). Im unteren Bereich 16
werden jeweils Detailinformationen zu demjenigen Konto angezeigt, auf dem sich der Auswahlbalken gerade befindet. Der untere Bereich dient auch dem Ändern und Neuerfassen von Konten. Der Einstieg erfolgt direkt in der Kontenliste. Es stehen Funktionen wie Datei+Suchen oder Bearbeiten+Ändern bereit. Ein Konto ändern Wir wollen unsere Konten beim Namen nennen. Roi hat ein Bankkonto bei der SBK (Schweizerische Bankkasse). Die Kontentabelle 'EASY' enthält ein Bankkonto. Den Namen dieses Kontos ändern wir: Bewegen Sie den Auswahlcursor auf das Konto 'Bankkonto' Wechseln Sie mit Aendern in den Änderungsmodus Gehen Sie mit T zum Feld 'Bezeichnung' Tippen Sie Bank SBK Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus. Die Kontenliste wird wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf dem geänderten Konto. 17
Ein Konto löschen Weiter unten folgt das Konto 'PC-Konto. Wir haben kein Konto bei der Post und löschen dieses für uns überflüssige Konto. Bewegen Sie den Auswahlbalken auf das Konto 'PC-Konto' Wählen Sie Löschen oder Bearbeiten+Löschen Haben Sie ein Konto aus Versehen gelöscht, hilft Bearbeiten+Rückgängig Ein neues Konto hinzufügen Lara hat eine besondere Begabung. Sie zeichnet Karikaturen aller Art. Natürlich hatte Roi Lara die ersten Zeichenkünste beigebracht. Inzwischen muss er jedoch neidlos anerkennen, dass sein Talent bei weitem nicht an ihres heranreicht. Er ist sogar dermassen von Laras Begabung überzeugt, dass er ihr den Besuch der Rudolf Steiner Schule finanziert. In der Rudolf Steiner Schule werden künstlerische Begabungen besonders gefördert. Die Ausgaben für die Ausbildung von Lara will Roi über ein separates Konto verbuchen. Bewegen Sie den Balken in der Kontentabelle zum Konto 'Steuern' Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus Das Programm schlägt uns im Feld 'Kontoart' automatisch 'Ausgaben' vor, da das Konto 'Steuern' ein Ausgabenkonto ist. Tippen Sie Ausbildung Lara im Feld 'Bezeichnung' Sichern Sie das neu erfasste Konto mit Sichern. Es erscheint in der Kontenliste. Schliessen Sie das Fenster 'Konten einrichten' Lektion 4 Buchen Q Buchhaltung legt alle Buchungen direkt im Hauptjournal ab. Sie haben im Buchenfenster jederzeit Zugriff auf diese Buchungen. Im oberen Bereich des Buchenfensters sehen Sie die Buchungsliste eine komprimierte Form des Journals. Der untere Teil liefert Detailinformationen zu jeder Buchung und dient als Erfassungsmaske. Nun, wir haben bisher noch keine Buchung erfasst, so dass die Buchungsliste leer ist. Kontensaldo einbuchen Anfang Jahr (2005) weist das Bankkonto bei der SBK einen Saldo von Fr. 14 800.60 aus. Diesen Saldo wollen wir einbuchen. 18 Schliessen Sie alle Fenster, bis nur noch das Buchenfenster offen ist Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus Tippen Sie 01.01.2005 im Feld 'Datum'
Tippen Sie Eröffnung im Feld 'Buchungsart' und 14800.60 im Feld 'Betrag' Tippen Sie ba im Feld 'Konto' (+T) Q Buchhaltung easy nimmt an, dass Sie mit ba Bankkonto SBK meinen, und schlägt Ihnen dieses Konto auch vor. (Oft genügt es, wenn Sie in einem Eingabefeld bloss die ersten paar Buchstaben des gewünschten Begriffs eintippen.) Für die Saldobuchung benötigt es kein Gegenkonto. Es handelt sich ja weder um eine Einnahme noch um eine Ausgabe. Auch das Feld Buchungstext lassen wir leer. Sichern Sie diese erste Buchung mit Sichern. Die Buchung erscheint in der Buchungsliste. Für die Einnahmen- und Ausgabenkonten wollen wir keinen Saldo einbuchen. Lara will ja alle Ausgaben ab 01.01.2005 nachbuchen. Eine Buchung erfassen Jeweils zu Beginn eines Monats bezieht Roi Fr. 1 500.- am Bankomat. Roi und Lara benutzen dieses Geld für alle Haushaltsausgaben (Essen, Putzen, Kleider, Freizeit). Wählen Sie Neu Tippen Sie 04.01.05 im Feld Datum (+ 2 x T) Tippen Sie au im Feld Buchungsart Tippen Sie 1500 im Feld Betrag Da wir zuletzt den Saldo unseres Bankkontos eingebucht haben, schlägt Q Buchhaltung dieses Konto automatisch vor. Tippen Sie haushalt im Feld Gegenkonto Tippen Sie Haushaltskosten Januar 03 im Feld Text Indem wir ein Gegenkonto erfassen, ordnen wir den Geldbezug einer bestimmten Ausgabe zu. Später werden wir sehen, dass wir dadurch erfahren können, wieviel wir für was in welcher Zeitspanne ausgeben. Sichern Sie die Buchung mit Sichern+Neu (=Sichern +nächste neue Buchung) Selbstverständlich kann es sinnvoll sein, die Haushaltskosten aufzuteilen und auf separate Konten zu buchen (Kleider, Kosmetik, Lebensmittel usw.). Die vorgegebene Kontentabelle Easy ist entsprechend eingerichtet. Hier in diesem Grundkurs verzichten wir der Übersichtlichkeit wegen auf eine solch detailierte Verbuchung. Es ist die Regel, dass Sie mehrere Buchungen gleichzeitig erfassen, darum bleibt Q Buchhaltung in der Erfassungsmaske Sie können direkt eine weitere Buchung erfassen. 19
Weitere Buchungen erfassen Lara hält ihr Versprechen und bucht alle Ausgaben im Januar 2003 ein. Sie können diese Ausgaben anhand folgender Tabelle ebenfalls einbuchen. Belassen Sie jeweils in den Feldern Buchungsart (Ausgang) und Konto (Bankkonto SBK) die vorgeschlagenen Werte. Datum Gegenkonto Betrag Text 10.01.05 Telefon, Strom 75.20 Telefon 030 123 45 67 15.01.05 Telefon, Strom 263.20 Natel 079 987 65 43 03.01.05 Gesundheit 310.00 Krankenkasse Januar 2003 28.01.05 Versicherungen 140.00 Hausrat 2003 06.01.05 Miete 1440.00 Miete Januar 2003 18.01.05 Ausbildung Lara 750.00 Rudolf Steiner Schule Kontensaldo abfragen Haben Sie alle Buchungen erfasst? Wir wollen anhand des Saldos des Bankkontos unsere Buchungen überprüfen. Wenn Sie alle obigen Buchungen jeweils mit Sichern+Neu erfasst haben, sollte jetzt das Programm für die Eingabe einer weiteren Buchung bereit sein. Wählen Sie Verwerfen, um wieder die Buchungsliste zu aktivieren Wählen Sie Saldi In einem kleinen Fenster sollte das Programm für das Konto Bankkonto SBK den Saldo von Fr. 10 322.20 ausweisen. Falls der Betrag nicht stimmt, können Sie anhand des Kontoauszugs alle Buchungen überprüfen: Schliessen Sie das Fenster Aktuelle Kontensaldi Wählen Sie Kontoauszug Einen Kontoauszug können Sie auch über das Menü Auswertungen abrufen. Q Buchhaltung easy öffnet das Druckfenster für Kontoauszüge. Sie bestimmen, über welchen Zeitraum und für welches Konto Sie Buchungen sehen wollen. Tippen Sie bank sbk im Feld Konto Wählen Sie Vorschau 20