Arcavis Backend - Invoice Baldegger+Sortec AG

Arcavis Backend - Invoice Baldegger+Sortec AG

Inhalt 1.0 Einstellungen... 3 1.1 Grundeinstellungen... 3 2.0 Rechnungen erstellen und verwalten... 4 2.1 Rechnungen erstellen... 4 2.2 Rechnungen verwalten... 5 3.0 Sammelrechnungen und Buchungen... 6 3.1 Sammelrechnungen... 6 3.2 Buchungen... 7 4.0 Rechnungen suchen, drucken und verbuchen... 8 4.1 Rechnungen suchen... 8 4.2 Rechnungen auslösen/verbuchen... 8 4.3 Report Rechnung... 10 5.0 ESR / BESR... 12 5.1 Rechnungen erstellen / drucken... 12 5.2 Zahlungseingang... 13 Seite 2 von 13

1.0 Einstellungen 1.1 Grundeinstellungen Zu den Grundeinstellungen gehören zwei Punkte: - Zahlungsziel (in Tagen) - Wie viel Franken der Kunde auf Rechnung beziehen Beide Einstellungen werden im selben Menü vorgenommen. 1. Wählen Sie das Menü System Kontotypen 2. Klicken Sie auf den Kontotypen Kundenkonto. Mit dem Bearbeitungsstift, können Sie die Einstellungen bearbeiten. 3. Zahlungsziel Tage: Geben Sie hier Ihr Zahlungsziel in Tagen ein. Bei den Rechnungen wird automatisch der Zahlungstermin eingetragen. Dieser kann bei jeder Rechnung individuell angepasst werden. 4. Minimaler Bestand: Hier definieren Sie den allgemeinen Minusbetrag (z.b. -1000.00), wo jeder Kunde auf Rechnung beziehen darf. Dieser Betrag, kann auch einzeln pro Kunde angepasst werden (Kontolimit Kundenkonto). Gehen Sie dazu direkt zu den Einstellungen des Kunden. Definieren Sie hier den Minusbetrag, wo der ausgewählte Kunde auf Rechnung beziehen darf. Sie haben hier die Möglichkeit, für jeden einzelnen Kunden, den Betrag separat höher oder tiefer zu setzten. Geben Sie hier 0.00 ein, ist der Kunde nicht berechtigt, auf Rechnung zu beziehen, obwohl bei den Grundeinstellungen -1000.00 gesetzt ist. Es ist auch möglich bei den Grundeinstellungen (Kontotyp) den Minimal Bestand auf 0.00 zu setzen und nur bei den ausgewählten Kunden, den Minusbestand zu setzen. Mit dieser Einstellung ist es grundsätzlich nicht erlaubt auf Rechnung zu beziehen, ausser bei den Kunden, wo Sie den Minimal Bestand gesetzt haben. Seite 3 von 13

2.0 Rechnungen erstellen und verwalten 2.1 Rechnungen erstellen Rechnungen können Sie erstellen, sobald ein Kunde mit seinem Kundenkonto bei Ihnen eingekauft hat. Eine Rechnung generiert es jedoch nur, wenn der Kunde sein Guthaben auf dem Konto aufgebraucht hat und sein Konto im Minus ist. 1. Wählen Sie das Menü Kunden Rechnungen Info: Mit der Lupe können Sie nach einem bestimmten Kunden suchen. 4. Speichern Sie die Einstellungen und die Rechnung/en werden sogleich erstellt. 3. Rechnung anlegen: Rechnungsempfänger: Wählen Sie hier einen bestimmten Rechnungskunde aus. Belassen Sie den Rechnungsempfänger auf Alle, wenn Sie in einem Schritt für alle Kunden mit offenen Beträgen eine Rechnung generieren möchten. Per-Datum: Definieren Sie hier das Rechnungsdatum Bis wann. 2. Erstellen Sie mit dem Plus Button eine neue Rechnung. Seite 4 von 13

2.2 Rechnungen verwalten Nach Auswahl der Rechnung erhalten Sie hier die Details. Rechnungsempfänger und Rechnung für sind identisch, ausser bei Sammelrechnungen (siehe Kapitel 3.1). Übersicht über alle offenen Rechnungen. Sortieren können Sie, indem Sie auf Per- Datum / auf Rechnungsempfänger oder auf das blaue leere Feld (neben Per-Datum) klicken, für eine Sortierung nach Status. Wählen Sie eine Rechnung aus für weitere Details im rechten Fenster zu erhalten. Klicken Sie auf bearbeiten, damit Sie der Rechnung eine Bemerkung hinzufügen können. Weiter ist es möglich den Punkt Rechnungs-Nr und Zahlbar bis einzustellen (Standard vom Seite 5 von 13

3.0 Sammelrechnungen und Buchungen 3.1 Sammelrechnungen Erstellen Sie Sammelrechnungen z.b. für Firmen/Hotels/Restaurants etc. mit mehreren Angestellten, welche bei Ihnen für die Firma auf Rechnung einkaufen. So ist es Ihnen und der Firma möglich, aus den Rechnungsdetails die Einkäufe den Personen zuzuweisen. 1. Wählen Sie das Menü Kunden Kunden 2. Sammelrechnung definieren: Rechnungsempfänger: Wählen Sie beim Kunden den Rechnungsempfänger aus. Beispiel: Sabrina Müller kauft im Laden ein, jedoch auf Rechnung für Hotel Bären. Somit wähle ich bei Sabrina Müller als Rechnungsempfänger das Hotel Bären aus. Nicht vergessen zu speichern! 3. Klicken Sie auf das Menü Kunden Rechnungen Erstellen Sie eine Rechnung gemäss Kapitel 2.1. Bei der Übersicht von den Rechnungen erstellt es eine neue Rechnung für das Hotel Bären. Aus den Details entnehmen Sie, dass die Rechnung von Frau Müller stammt. Seite 6 von 13

3.2 Buchungen Beim Menüpunkt Buchungen erhalten Sie eine Übersicht über alle Einkäufe dieser Person/Firma. Bei Kundenseitigen Fragen, ist es Ihnen somit ein Leichtes, Auskunft über Details von Einkäufen zu geben. 1. Wählen Sie eine Rechnung aus und klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Buchungen. Für Details zu den Buchungen müssen Sie nicht mehr mühsam die Belege zur Seite legen. Klicken Sie im Menüpunkt Buchungen ganz links auf den Pfeil und es öffnen sich die Details zum Verkauf. Somit haben Sie immer einen Überblick über alle Buchungen des Kunden, auch bei Missverständnissen und Fragen. Klicken Sie auf den Punkt Zahlungen, um zu sehen, wie der Kunde bezahlt hat. Info: Sie sehen auch alle Details der Buchungen direkt beim Kunden. Sie können dazu im Menü Kunden einen Kunden auswählen und unter Buchungen finden Sie die komplette Auflistung der Verkäufe. Seite 7 von 13

4.0 Rechnungen suchen, drucken und verbuchen 4.1 Rechnungen suchen Rechnungen suchen Rechnungen können mit dem Status gefiltert werden oder auch mit dem Namen des Kunden. 4.2 Rechnungen auslösen/verbuchen Im Rechnungsmodul haben Sie immer gleich einen Überblick, welche Rechnungen Sie ausgelöst haben, welche noch offen sind und welche bereits bezahlt sind. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Kunden Rechnung. Rechnung auslösen Um eine Rechnung auszulösen klicken Sie auf Senden. Beim Punkt Rechnung versendet am wird das Rechnungsdatum eingetragen. Der Status der Rechnung wird auf versendet geändert. Zu sehen ist dies bei der Übersicht mit der Sanduhr. Hinweis: Wird das Datum Zahlbar bis überschritten, erscheint die Sanduhr beim Status rot! Seite 8 von 13

Rechnung als bezahlt markieren Wird die Rechnung vom Kunden beglichen, klicken Sie auf den Button bezahlt Der Punkt Betrag offen ändert sich nun auf 0.00 CHF. Der Status der Rechnung wird auf bezahlt geändert. Zu sehen ist dies bei der Übersicht mit dem Gutzeichen. Rechnung annullieren Wurde die Rechnung zu früh als bezahlt markiert, können Sie die Rechnung annullieren. klicken Sie dazu auf den Button Annullieren. Der Status der Rechnung wird wieder auf versendet geändert. Zu sehen ist dies bei der Übersicht mit der Sanduhr. Seite 9 von 13

4.3 Report Rechnung Für einen Rechnungs-Report zu generieren und zu drucken, gehen Sie wie folgt vor. 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Kunden Rechnung. 2. Wählen Sie eine Rechnung aus, die Sie versenden möchten. 3. Zum Speichern der Rechnung als PDF (für den Mailversand) oder zum Drucken, klicken Sie bei der Rechnung auf den Menüpunkt Reports. 4. Wählen Sie den Report Rechnung aus. 5. Nach dem Sie auf den Report Rechnung geklickt haben, erscheint dieses Fenster. Kunde kann leer gelassen werden wird vom System automatisch hinzugefügt. Wählen Sie hier einfach das Layout der Rechnung aus Standard / Detaillierte Rechnung. Standard: Die Rechnung enthält nur die Verkaufstage vom Kunden mit dem jeweiligen Total des Tages. Detailliert: Die Rechnung enthält die Verkaufstage vom Kunden mit einer genauen Auflistung der gekauften Produkte des Tages. Nun können Sie wählen wie Sie das Dokument öffnen wollen. PDF ist das vorderste und das was am meisten gebraucht wird. Sonst haben Sie noch die Möglichkeit die Rechnung als Excel oder Word herunterzuladen. Als letzte Möglichkeit haben wir noch den Mail versandt. Für weitere Infos schauen Sie bitte die Reports Dokumentation an. Seite 10 von 13

Fahren Sie mit der Maus unten oben über den Report und es erscheint das Funktions-Fenster. Mit dem Druckersymbol können Sie die Rechnung gleich drucken. Mit dem Pfeil nach unten Speichern Sie die Rechnung als PDF auf Ihr System ab. Seite 11 von 13

5.0 ESR / BESR Neben den Standard Rechnungen können auch Rechnungen mit ESR / BESR gemacht werden. Damit Sie diese Funktion nutzen können müssen unter System > Konfiguration zuerst die ganzen ESR-Daten eingegeben werden. Da dort sonst aber auch noch heikle Daten sind welche man nicht ändern darf ist dieses Tab blockiert. Daher werden wir dies für Sie einrichten. Folgende Daten müssen wir hier erhalten: 5.1 Rechnungen erstellen / drucken Das Vorgehen bei den Rechnungen ist das gleiche wie bei den oben beschriebenen Kapiteln. Hier wählen Sie aber anstatt Rechnung nun Rechnung mit ESR aus. Es gibt auch die Möglichkeit die normale Rechnung zu drucken und zusätzlich dann das Leerblatt mit ESR. Somit haben Sie die Rechnung separat auf einem Blatt. Leerblatt mit ESR: Ist ein Leere A4 Seite mit dem gedruckten Einzahlungsschein unten angehängt. Rechnung mit ESR: Ist die normale Rechnung. Bei der ersten Seite wird unten noch der Einzahlungsschein gedruckt. Seite 12 von 13

5.2 Zahlungseingang Sie erhalten von Ihrer Bank eine Datei mit den ESR-Zahlungseingängen. Dieses File können Sie in den meisten Fällen in Ihrem E-Banking abholen. Haben Sie die Dateien bereit auf dem PC können Sie unter Kunden > Rechnungen die Datei importieren. Schritt 1: Den Knopf drücken um die Seite zu öffnen um den Import zu machen. Schritt 2: Datei auswählen drücken und somit geht das Fenster auf zum Auswählen der Datei. Schritt 3: Auf öffnen klicken damit die Datei ausgewählt wird. Schritt 4: Den Upload Button drücken und die Datei wird importiert. Schritt 5: Zum Schluss wird Ihnen eine Übersicht angezeigt was der Import gemacht hat und ob auch Fehler darunter sind. Die entsprechenden Rechnungen werden direkt auf bezahlt gesetzt. Seite 13 von 13