HowTo: Datenimport Für jeden PR-Profi, jede Pressestelle eines Unternehmens oder einer Organisation sowie PR- Agenturen sind Kontaktdaten ein wichtiges Kapital. Besonders dann, wenn diese Daten über die Jahre durch die regelmäßige Kommunikation mit den Personen aufgewertet wurden. Deshalb möchte jeder Anwender, der auf myconvento umsteigt, natürlich seine Kontaktdatenbank importieren. Wie das mit dem entsprechenden Assistenten geht, beschreibt dieser Quickstart- Guide. Auch der Import von digitalen Dokumenten in die myconvento-mediathek wird im Folgenden vorgestellt. Bei diesen beiden Aufgaben unterstützt Sie der Einrichtungsassistent, den Sie von der myconvento-startseite aus aufrufen. Abb. 1: Auf der myconvento-startseite öffnen Sie den Einrichtungs-Assistenten. So nutzen Sie den MyBase-Import-Assistenten Wie jede Datenbanklösung kann myconvento mit den vorliegenden Daten nur arbeiten, wenn diese eine ganz bestimmte Struktur aufweisen. Es geht beim Import von Kontaktdaten also darum, die vorhandenen Datensätze dem myconvento-muster anzupassen. Das bedeutet konkret: Die Spalten der Tabelle bzw. Felder der Datenbank, in der Sie bisher Ihre Kontakte gespeichert haben, müssen mit den Spalten der myconvento-datenbank synchronisiert werden. Haben Sie den Nachnamen einer Kontaktperson beispielsweise in einer Spalte namens Name abgelegt, muss dem Import-Assistenten mitgeteilt werden, dass die Informationen aus diesem Feld in die myconvento-spalte Nachname übernommen werden sollen. Bei dieser Arbeit unterstützt Sie der hier vorgestellte Assistent. 1
Abb. 2: Hier starten Sie den MyBase-Import-Assistenten. Importdatei hochladen Voraussetzung für den reibungslosen Import ist, dass Ihre Daten als Excel-Tabelle in einem der entsprechenden Formate (.XLSX,.XLS,.CSV) vorliegen. Sinnvoll ist außerdem, sich diese Tabelle vor dem Importversuch einmal anzusehen und eventuell einige Änderungen manuell vorzunehmen. Sind in Ihrer Datenbank zum Beispiel Straßenname und Hausnummer in verschiedenen Feldern gespeichert, müssen diese beiden Datenfelder vor dem Import in ein gemeinsames Feld geschrieben werden. Sie können sich bei der Prüfung an der folgenden Liste der myconvento-spalten orientieren: Medium1 Medium2 MedienTyp MedienKategorie 1 MedienKategorie 2 MedienKategorie 3 Redaktion_Abteilung Berufstitel_Position Anrede Titel Grad Vorname Nachname Sprache 1 Sprache 2 Strasse PLZ Postfach PLZPostfach Ort Land Telefon1 Telefon2 Mobil Telefax1 Telefax2 Email1 Email2 Internet / URL Strasse (privat) PLZ (privat) Postfach (privat) PLZPostfach (privat) 2
Ort (privat) Land (privat) Telefon1 (privat) Telefon2 (privat) Mobil (privat) Telefax1 (privat) Telefax2 (privat) Email1 (privat) Email2 (privat) Internet / URL (privat) Notizen Verteiler Stichwort1 Stichwort2 Stichwort3 Stichwort4 Stichwort5 Stichwort6 Stichwort7 Stichwort8 Stichwort9 Stichwort10 Abb. 3: Spaltennamen Hinweis: Natürlich muss in Ihrer Tabelle nicht dieselbe Anzahl Spalten vorliegen wie in der myconvento-datenbank. Sie können auch für jedes myconvento-feld festlegen, dass dort nichts hinein-importiert wird. Haben Sie Ihre Kontaktdatenbank als Excel-Tabelle vorbereitet, starten Sie den Import- Assistenten. Der erste Schritt besteht darin, die Excel-Exporttabelle in den Assistenten hochzuladen. Klicken Sie auf [Durchsuchen ] und es öffnet sich ein Dateiauswahlfenster. Suchen Sie dort auf dem Datenträger die entsprechende Datei und öffnen diese. Der Pfadname wird im Assistenten angezeigt, mit einem Klick auf [Hochladen] starten Sie den Import. Abb. 4: Hier laden Sie die Tabelle mit Ihren Kontaktdaten hoch. 3
Spalten zuordnen Nach erfolgreichem Hochladen wird die Tabelle im Assistenten angezeigt. Zudem gibt der Assistent Information aus, wie viele Spalten und Zeilen die Tabelle hat. Hat das Hochladen nicht geklappt, wird der Grund angezeigt. In der Regel scheitert das Hochladen daran, dass die Tabelle nicht in einem der möglichen Formate vorliegt oder beschädigt ist. Im letztgenannten Fall hilft es, den Inhalt der Tabelle in ein neues Excel-Arbeitsblatt zu kopieren und diese neue Tabelle unter einem anderen Namen abzuspeichern. Mit einem Klick auf [Weiter] kommen Sie zum zweiten Schritt. Abb. 5: Im zweiten Schritt ordnen Sie die Spalten zu. Der Assistent zeigt links insgesamt 55 Dropdown-Listen, von denen jede einem der Felder in der myconvento-datenbank entspricht. Rechts werden die Namen der 55 Felder der myconvento- Datenbank angezeigt. Wo der Assistent eine Übereinstimmung findet, wird die entsprechende Zeile hellgrün unterlegt. Das ist nur dann der Fall, wenn der Name der Tabellenspalte exakt mit dem Feldnamen in myconvento übereinstimmt also z.b. bei Vorname und Vorname. Die weitere Aufgabe besteht darin, möglichst jeder Spalte der hochgeladenen Tabelle das passende myconvento-feld zuzuordnen. Beginnen Sie mit dem myconvento-feld Medium 1 und suchen Sie in der Dropdown-Liste links davon die Spalte der Excel-Tabelle, deren Inhalt in dieses Feld übernommen werden soll. 4
Angenommen, bei Ihnen wird das Medium, für das ein Journalist arbeitet, in der Spalte Redaktion geführt. Dann wählen Sie in der Dropdown-Liste links neben Medium 1 den Eintrag Redaktion. Setzen Sie die Zuordnung Feld für Feld fort Zeilen mit manueller Zuordnung werden dunkelgrün markiert. Wenn einem myconvento-datenbankfeld keine Ihrer Spalten entspricht, nehmen Sie den vorgegebenen Eintrag - Leer importieren in der entsprechenden Dropdown-Liste. Je nachdem, welche Informationen Sie auf welche Weise in Ihrer alten Kontaktliste gespeichert haben, werden Sie mehr oder weniger Übereinstimmungen vorfinden bzw. einstellen müssen. Denken Sie daran, dass Sie fehlende Informationen später in myconvento ergänzen können. Bevor Sie im zweiten Schritt auf [Weiter] klicken, sollten Sie die Zuordnungen sehr genau überprüfen. Ist der Import erst einmal durchgeführt, würde eine nachträgliche Korrektur in myconvento entweder zusätzliche Arbeit machen oder das Löschen der falsch importierten Daten und einen erneuten Import nötig machen. Konvertieren Wenn Sie auf [Weiter] geklickt haben, erscheint eine Meldung, dass das Erzeugen einer neuen Excel-Tabelle für den eigentlichen Import einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Diese Meldung müssen Sie mit [OK] bestätigen. Nachdem der Assistent seine Arbeit getan hat, wird das Ergebnis im dritten Schritt angezeigt. Abb. 6: Der Assistent meldet das erfolgreiche Erstellen einer korrekten Excel-Datei für den eigentlichen Import. 5
Wird keine Fehlermeldung gezeigt, meldet der Assistent, dass eine neue Excel-Datei mit der korrekten Struktur geschrieben wurde, die Sie über den angezeigten Link auch gleich herunterladen können. Das sollten Sie sicherheitshalber tun, denn damit haben Sie quasi ein Backup Ihrer importierten Daten. Wenn Sie anschließend den Button [Excel-Datei jetzt an Kontakte übergeben] klicken, beginnt der eigentliche Import. Allerdings erst, wenn Sie die folgende Meldung mit [OK] bestätigen. Import Der vierte Schritt besteht erneut aus einer Erfolgs- oder Fehlermeldung. Die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Datenübergabe etwas schiefgegangen ist, ist sehr niedrig, weil die eigentlichen Import-Hürden bereits beim Schreiben der Excel-Importdatei überwunden wurden. Es bleibt Ihnen also nicht mehr zu tun, als hier [Jetzt MyBase öffnen] anzuklicken oder den Assistenten einfach zu schließen. Danach landen Sie wieder auf der myconvento-startseite. Andernfalls kommen Sie direkt ins KONTAKTE-Modul, wo Sie die Meldung der dortigen Importfunktion empfängt. Sie gibt an, wie viele Datensätze erfolgreich in die MyBase eingefügt wurden. Abb. 7: So kommen Sie direkt aus dem Import-Assistenten in das KONTAKTE-Modul und damit zur MyBase. 6
Sie können jederzeit die importierten Datensätze anschauen. Falls Sie und Ihre Kollegen mehrere Importvorgänge durchgeführt haben, können Sie sich jeden einzelnen Import separat ansehen. Wählen Sie in der Personensuche den Eintrag Datenimporte und bei Auswahl die Option Alle. Nun werden in der Dropdown-Liste zu Datenimporten alle durchgeführten Importe angezeigt. Die mit dem Assistenten durchgeführten Importe erkennen Sie daran, dass der Name mit Excel Import beginnt. In diesem Fall werden das Importdatum und der Name des Importeurs angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Import an, werden die darin enthaltenen Datensätze als Suchergebnis ausgeworfen. Abb. 8: Aus dieser Liste aller Datenimporte können Sie im Modul KONTAKTE per Klick einen ganz bestimmten Import auswählen und sich die entstandenen Datensätze anzeigen lassen. So importieren Sie vorhandene Mediendateien Wenn Sie bereits einen Bestand an Fotos, Videos, Audiodateien, PDF-Dateien und anderen digitalen Dokumenten rund um Ihre Online-Kommunikation verfügen, können Sie diese Mediendateien schnell und einfach in myconvento importieren und dort als Mediathek im Modul NEWSROOM nutzen. Hinweis: myconvento kann die folgenden Dateiformate nach dem Import in der Mediathek ablegen: Bilder / Fotos: JPG, GIF und PNG; Filme / Videos: AVI, WMV, MPG, MPEG, SWF und FLV; Töne / Audiodateien: MP3 und WAV; Dokumente: TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, ZIP. Zur Vorbereitung für den Import legen Sie ein neues Verzeichnis auf Ihrem Rechner an. Kopieren Sie alle relevanten Dokumente dorthin und erzeugen Sie aus diesem Verzeichnis ein ZIP-Archiv. Das funktioniert sowohl bei Windows (ab XP) als auch auf einem Mac (ab OS X) ohne zusätzliches Programm. Natürlich können Sie auch Ihre gewohnten Tools für diesen Zweck benutzen. 7
Um Daten in der Mediathek hochladen zu können, klicken Sie in der Mediathek auf das - Symbol. Es öffnet sich ein Importfenster, über das Sie Ihre Daten einzeln oder als ZIP-Archiv hochladen können. Abb. 9: Sie können einzelne Dokumente oder in ZIP-Archiven zusammengefasste Dateien hochladen. Oder auf über Was möchten Sie tun? den Unterpunkt Sammelupload, um das zuvor erstellte ZIP-Archiv einzubinden. Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie vor dem ersten Start der Arbeit mit myconvento gleich einen größeren Bestand an Mediendateien importieren wollen. Abb. 10: Die Funktion zum Import von Medienarchiven finden Sie unter Was möchten Sie tun? 8
Um den Import Ihrer Medienfiles zu starten, klicken Sie auf den Unterpunkt Sammelupload (ZIP). Im folgenden Fenster klicken Sie auf Durchsuchen. Damit öffnet sich ein Fenster, in dem Sie durch die Verzeichnisse Ihres Rechners springen und das zu importierende ZIP-Archiv aussuchen können. Abb. 11: Suchen und öffnen Sie das gewünschte ZIP-Archiv mit den Mediendateien zum Import. Nach dem erfolgreichen Upload entpackt myconvento das ZIP-Archiv und legt zu jeder importierten Datei drei Vorschau-Bilder an, sogenannte Thumbnails: klein = 75 mal 75 Pixel medium = 150 mal 150 Pixel groß = 350 mal 350 Pixel Alle erfolgreich importierten Medienfiles stehen Ihnen in der Mediathek zur Verfügung. Hinweis: Mehr zur Mediathek finden Sie im HowTo Mediathek. 9