Benutzerhandbuch Sharefile

Benutzerhandbuch Sharefile Erstellt durch: Autor: Talus Informatik AG Stückirain 10 CH-3266 Wiler bei Seedorf BE Roberto Pereira Erstellt am: 23.05.2016 Letzte Änderung am: 08.01.2018 Version: 2.0 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 1 / 28

Inhalt 1. Einleitung... 3 2. Anmeldung am Webportal (mit Browser)... 4 2.1. Anmeldung... 4 2.2. Dashboard... 5 3. Menü Ordner... 6 3.1. Favoriten... 7 3.2. Netzwerkfreigaben... 7 3.3. Dateibox... 8 3.4. Papierkorb... 8 3.5. Menü Posteingang... 9 4. Personen und Gruppen verwalten... 10 4.1. Adressbücher und Verteilergruppen... 11 5. Eigene Einstellungen... 12 6. Sharefile Webportal über Browser... 14 6.1. Zugriff auf Dateien und Freigeben... 14 6.2. Ordner mit anderen Benutzer teilen... 15 6.3. Dateiversionierung... 16 6.4. Dateien anfordern... 16 7. Installation der Desktop Anwendung... 18 7.1. Installation von weiteren Clients (ios, Android, Windows Phone)... 18 8. Sharefile Zugriff mit Apps... 19 8.1. App Sharefile Sync... 19 8.2. App Sharefile Drive Mapper... 21 8.3. Freigabe von Dateien an Dritte... 22 8.4. Sharefile Outlook-Plugin... 23 8.4.1. Erstsetup nach Installation... 23 8.4.2. Verwenden des Plug-ins... 27 8.4.3. Verwenden von Senden an mit dem Sharefile Outlook Plug-in... 28 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 2 / 28

1. Einleitung Mit ShareFile haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten mit jedem Gerät abzurufen, zu synchronisieren und auf sichere Weise mit anderen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens auszutauschen. Die Daten stehen Ihnen auf Ihrem Computer Offline zur Verfügung. Sie haben jederzeit, unabhängig vom Standort oder Internetverbindung Zugriff auf Ihre Daten. Die Daten befinden sich im Datencenter der Talus Informatik AG. Mit diesem Benutzerhandbuch wird Ihnen erklärt, wie Sie ShareFile optimal nutzen können, welche Funktionen und Möglichkeiten möglich sind. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 3 / 28

2. Anmeldung am Webportal (mit Browser) 2.1. Anmeldung Die Anmeldung erfolgt über https://firmennamen.sharefile.eu Benutzername: Ihre E-Mail Adresse Passwort: per E-Mail erhalten Bei Login Problemen wenden Sie sich an den RIO Servicedesk: 032 391 90 55 oder servicdesk@talus.ch 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 4 / 28

2.2. Dashboard Nach der Anmeldung erscheint das Dashboard. In dieser Übersicht finden Sie folgende Optionen: 1. Menüstruktur zur Verwaltung Ihrer Dateien, Mitarbeiter, Externe Partner, Einstellungen, etc. 2. Links in der Kopfzeile. Unter Apps können Sie Programme für Ihre privaten Geräte herunterladen (PC, Mac, Mobile). 3. Zuletzt verwendete Dateien und Ordner. Füllt sich automatisch aus sobald Dateien verwaltet werden. 4. Unter Lernprogramme finden Sie Anleitungen im Videoformat zur Handhabung von Sharefile. 5. Unter Verknüpfungen finden Sie die meist verwendeten Funktionen wie Dateien freigeben, Dateien anfordern, Ordner anzeigen, etc. Die Lernprogramme sind auf Englisch. Wir können diese trotzdem empfehlen, Bilder sagen mehr als tausend Worte. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 5 / 28

3. Menü Ordner Im Menü Ordner können Sie Ihre Persönlichen Ordner und Freigegebene Ordner verwalten. Über das Zeichen können Sie einen neuen Ordner erstellen oder Dateien hochladen. Dateien können auch über Drag & Drop hochgeladen werden. Ziehen Sie dazu die Dateien oder Ordner direkt aus dem Windows Explorer in den gewünschten Sharefile Ordner im Browser. Sobald Sie einen Ordner erstellt haben, können Sie unter Personen in diesem Ordner die Berechtigungen verwalten. Sie können weitere Benutzer oder Gruppen hinzufügen und diesen bestimmte Berechtigungen geben: Im Menü Personen -> Verteilergruppen können Sie eigene Gruppen erstellen. Wir empfehlen Ihnen Ordner und Dateien für Gruppen anstatt einzelne Benutzer freizugeben. So können Sie den Zugriff auf Ihre Daten steuern in dem Sie dem Benutzer eine Gruppe zuweisen oder wegnehmen. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 6 / 28

3.1. Favoriten Alle Ordner welche Sie als Favorit markieren, erscheinen unter Ordner -> Favoriten: 3.2. Netzwerkfreigaben Wenn Sie RIO Kunde sind und mit Citrix in unserem RZ verbunden sind, haben Sie Zugriff auf Ihre Gemeindelaufwerke. Die Netzwerkfreigaben funktionieren nur mit den installieren Sharefile Applikationen (z.b. Sharefile Synchronizer oder Sharefile Drive Mapper) und sind im Browser nicht verfügbar. Für den Zugriff auf die Netzwerkfreigaben müssen Sie sich mit Ihren RIO Logindaten anmelden (xxx_benutzername mit RIO-Passwort): Netzwerkfreigaben bietet Ihnen Zugriff auf Ihre Gemeindedaten, ohne dass Sie diese extra ins Sharefile kopieren müssen. Sie haben hier die gleichen Berechtigungen wie im Citrix Desktop, d.h. Sie können Dateien herunterladen oder hochladen. Sie können diese Dateien aber nicht freigeben. Das geht nur unter Persönlichen Ordner und Freigegebene Ordner. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 7 / 28

3.3. Dateibox Mit Sharefile haben Sie die Möglichkeit einen Link zu generieren, damit Ihnen jemand Dateien senden kann. Wenn Sie über Sharefile Webportal oder Sharefile Outlook Plug-in eine Datei anfordern und keinen bestimmten Ordner angeben, landen die gesendeten Dateien in der Dateibox. 3.4. Papierkorb Im Papierkorb finden Sie alle gelöschten Dateien der letzten 45 Tage. Hier können Sie gelöschte Dateien oder Ordner wiederherstellen: 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 8 / 28

3.5. Menü Posteingang Wenn Sie im Sharefile Webportal eine Datei oder einen Ordner freigeben, erscheint folgende Auswahl: E-Mail mit ShareFile => Die Nachricht wird direkt aus dem Sharefile Webportal an einen bestimmten Empfänger gesendet. Alle E-Mails welche über Sharefile gesendet / empfangen werden landen im Posteingang: Link anfordern => Es wird ein Link generiert und angezeigt. Sie kopieren diesen Link und senden diesen selber per E-Mail an den Empfänger (z.b. aus Outlook). 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 9 / 28

4. Personen und Gruppen verwalten Im Menü Personen können weitere Benutzer erfasst werden. Hier gibt es 2 Arten von Benutzer: Mitarbeiter => Diese Benutzer werden von uns erfasst und sind kostenpflichtig. In der Regel werden Mitarbeiter im eigenen Unternehmen als Mitarbeiter erfasst. Ein Mitarbeiter hat danach einen Vollwertigen Sharefile Account um selber Dateien und Ordner verwalten zu können. Client => Ein Client Benutzer hat nur eingeschränkt Zugriff und kostet nicht extra. Hier werden in der Regel Personen aus Drittunternehmen erfasst um mit diesen bestimmte Dateien und Ordner zu teilen. Sie können beliebig viele Client Benutzer erfassen. Die Clients haben danach nur auf Ordner und Dateien zugriff, welche Sie freigeben. Sie können Client Benutzer auch in Verteilergruppen aufnehmen. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 10 / 28

4.1. Adressbücher und Verteilergruppen Wenn ein Adressbuch freigegeben wird, erscheint dieses unter Personen -> Friegegebenes Adressbuch. Unter Persönliches Adressbuch können Sie Ihr eigenes Adressbuch verwalten. Durch klicken auf Neuen Benutzer hinzufügen können Sie bereits erfasste Mitarbeiter suchen und auswählen (selber erstellte Clients müssten automatisch erscheinen, ansonsten hinzufügen): Unter Personen -> Verteilergruppen können Sie eigene Gruppen erstellen und Mitarbeiter oder Clients hinzufügen: Wir empfehlen Ihnen Ordner und Dateien für Gruppen anstatt einzelne Benutzer freizugeben. So können Sie den Zugriff auf Ihre Daten steuern in dem Sie dem Benutzer eine Gruppe zuweisen oder wegnehmen. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 11 / 28

5. Eigene Einstellungen Wählen Sie unter Einstellungen -> Persönliche Einstellungen aus folgenden Optionen: 1. Profil bearbeiten: Hier können Sie Ihre Profildaten und das Kennwort ändern. E-Mail Benachrichtungen, Uhrzeit und Datum ändern. Uhrzeit und Datum müssen Sie evtl. anpassen (bitte prüfen): 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 12 / 28

2. Sicherheitsfrage ändern: 3. Erweiterte Verbindungen: Sie können über FTPS oder WebDAV auf Ihre Sharefile Dateien zugreifen. Hier finden Sie Ihre persönlichen Zugriffsinformationen. 4. Eigene Apps & Geräte: Hier haben Sie eine übersicht aller Geräte welche mit Sharefile verbunden sind oder waren. Unbekannte oder nicht mehr verwendete Geräte können Sie markieren und löschen oder sperren: Falls ein Ihnen unbekanntes Gerät in der Liste erscheint, empfehlen wir Ihnen dieses Gerät zu sperren und umgehend Ihr Sharefile Passwort zu ändern (Einstellungen -> Persönliche Einstellungen -> Profil bearbeiten)! 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 13 / 28

6. Sharefile Webportal über Browser 6.1. Zugriff auf Dateien und Freigeben Organisieren Sie ihre Dateien mit Ordnern. Legen Sie sich Ordner in ihrem ShareFile Account an. Ordner erlauben es Ihnen ihre Dateien zu organisieren und Daten in ihrem Account für den Zugriff anderer Benutzer freizugeben. Sobald Sie eine Datei oder Ordner anklicken, können Sie die Dateien Freigeben, Löschen, Verschieben, Herunterladen: Wenn Sie im Sharefile Webportal eine Datei oder einen Ordner freigeben, erscheint folgende Auswahl: E-Mail mit ShareFile => Die Nachricht wird direkt aus dem Sharefile Webportal an einen bestimmten Empfänger gesendet. Link anfordern => Es wird ein Link generiert und angezeigt. Sie kopieren diesen Link und senden diesen selber per E-Mail an den Empfänger (z.b. aus Outlook). Die Empfänger brauchen keinen Sharefile Account um Dateien herunterladen zu können 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 14 / 28

6.2. Ordner mit anderen Benutzer teilen Sie können Ihre Dateien in Ordner mit anderen Benutzer teilen. Markieren Sie den gewünschten Ordner und wählen Sie unter Mehr die Option Personen zu Ordner hinzufügen: Wählen Sie aus der Verteilergruppe eine Benutzergruppe oder aus Ihrem Adressbuch einzelne Benutzer aus und klicken Sie auf hinzufügen: Ordnerberechtigungen: Wenn nötig anpassen. Gilt für die hinzugefügten Benutzer / Gruppen. Ordnerbenachrichtigungen: Wenn aktiv werden die Benutzer informiert, sobald jemand eine Datei im geteilten Ordner ändert. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 15 / 28

6.3. Dateiversionierung Wird eine Datei heruntergeladen, angepasst und mit dem gleichen Namen wieder hochgeladen, wird automatisch eine Versionierung gemacht. So sehen Sie wann welche Anpassungen in einem Dokument gemacht wurden und können wenn nötig auf eine ältere Version zurück greifen. Eine Datei mit mehreren Versionen erscheint mit einem blauen Blatt Zeichen am Ende: Mit einem Klick auf das blaue Blatt erhalten Sie die Übersicht der Versionen: 6.4. Dateien anfordern Wenn Sie Dateien von jemandem brauchen, können Sie einen Link für den Empfänger generieren. Der Empfänger muss danach nur noch auf diesen Link klicken um Ihnen Dateien senden zu können. Klicken Sie unter Persönliche Ordner auf Weitere Optionen -> Dateien anfordern: 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 16 / 28

Wählen Sie aus folgenden Optionen: Mit ShareFile anfordern => Die Nachricht mit einem Link wird direkt aus dem Sharefile Webportal an einen bestimmten Empfänger gesendet. Anforderungslink => Es wird ein Link generiert und angezeigt. Sie kopieren diesen Link und senden diesen selber per E-Mail an den Empfänger (z.b. aus Outlook). Der Empfänger braucht keinen Sharefile Account um Dateien hochladen zu können Wählen Sie einen Ordner in dem die Dateien landen sollen und klicken Sie auf Link anfordern: Unter Linkoptionen können Sie die E-Mail Benachrichtigung ausschalten oder eine Angabe von Name und E-Mail Adresse verlangen: 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 17 / 28

7. Installation der Desktop Anwendung Im Kopfzeilen Menü Apps finden Sie die nötigen Programme um mit Ihren privaten Geräten auf Ihre Sharefile Dateien zugreifen zu können. 1. Klicken Sie auf Apps 2. Wählen Sie Ihr System (Windows, Mac) 3. Wählen Sie das gewünschte Plugin. Mit Download können Sie die Applikation herunterladen und installieren. Bei jedem Plug-In finden Sie auch gleich einen ausführlichen Beschrieb zur Anwendung. Mit der App Sync können Sie Ihre Sharefile Dateien so herunterladen, dass diese offline verfügbar sind (auch ohne Internet). Sobald das Gerät wieder online ist, wird automatisch synchronisiert. 7.1. Installation von weiteren Clients (ios, Android, Windows Phone) Sie können den jeweiligen Client im jeweiligen Store des Geräteherstellers unter dem Namen ShareFile herunterladen und installieren (Applestore, Playstore, Windows Store). Als Sharefile Benutzer sind Sie auch berechtigt XenMobile zu nutzen. Mit XenMobile können Sie mobile Geräte registrieren und fertig konfigurierte Apps installieren für Zugriff auf Exchange E-Mail und Sharefile. Privat und Geschäft auf dem gleichen Gerät sauber getrennt. Weitere Informationen erhalten Sie über servicedesk@talus.ch. XenMobile können nur Benutzer mit RIO Citrix Zugang benutzen. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 18 / 28

8. Sharefile Zugriff mit Apps Nach dem Download und Installation des lokalen Clients müssen Sie sich mit Ihrem ShareFile-Konto anmelden. Bitte geben Sie Ihre E-Mailadresse und Ihr Sharefile Passwort ein. Ihre Sharefile Sync Client oder Drive Mapper erscheint unten rechts in der Taskleiste bzw. im Windows Explorer. Durch Doppelklick auf das Sharefile Icon öffnen Sie den Zugriff auf Ihre Dateien. 8.1. App Sharefile Sync Folgende Applikationsbilder können abweichen je nachdem welche Version Sie im Einsatz haben. Folgende Beispielbilder sind vom Sharefile Sync für Windows. Klicken Sie mit rechter Maustaste auf das Sharefile Symbol und wählen Sie Einstellungen. Je nach installierter Version finden Sie die Option Einstellungen indem Sie auf klicken. Wählen Sie welche Ordner auf Ihren PC synchronisiert werden sollen. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 19 / 28

Unter Einstellungen können Sie den lokalen Pfad ändern (Zielordner für Sharefile Synchronisation). Falls Sie einen Proxy Server haben, können Sie diesen hier eintragen. Die Standard Ablaufrichtlinie kann hier geändert werden. Links zu Dateien und Ordner sind Standardmässig 1 Monat gültig. Diesen Wert können Sie hier ändern. Im Info Tab finden Sie Ihre Kontoinformationen und die installierte Sharefile Client Version. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 20 / 28

8.2. App Sharefile Drive Mapper Nach der Installation von Sharefile Drive Mapper sehen Sie Ihre Sharefile Dateien im Windows Explorer als eigenes Laufwerk. Klicken Sie darauf, um auf Ihre ShareFile-Daten zuzugreifen. Sie sehen anschliessend die folgenden drei ShareFile-Ordner: - Eigene Ordner - Favoritenordner - Freigegebene Ordner - Netzwerkfreigaben Klicken Sie auf den gewünschten Ordner um die Dateien zu öffnen. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 21 / 28

8.3. Freigabe von Dateien an Dritte 1. Öffnen Sie innerhalb des ShareFile-Ordners den gewünschten Ordner. 2. Klicken Sie auf die Datei, für welche Sie einen Link per E-Mail schicken möchten, mit rechter Maustaste. 3. Indem Sie auf Copy ShareFile link to clipboard klicken, wird der Link in die Zwischenablage kopiert. Sie können diesen anschliessend in einem E-Mail einfügen. 4. Wenn Sie auf E-Mail ShareFile Link klicken, öffnet sich automatisch ein neues E-Mail, welches den Link beinhaltet. 5. Mit Check out können Sie eine Datei auschecken damit andere Benutzer informiert werden, dass gerade eine Änderung am Dokument stattfindet. Danach kann die Datei über das gleiche Menü wieder zur Verfügung gestellt werden (Check in) 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 22 / 28

8.4. Sharefile Outlook-Plugin Mit dem ShareFile Outlook Plug-in können Sie Links in Dateien einfügen, neue Dateien hochladen und senden und Dateien direkt von Microsoft Outlook anfordern. Nach dem Download kann dieses Tool durch Eingabe des Benutzernamens, des Kennworts und der Unterdomäne des Kontos im Setup- Fenster mit Ihrem Konto verknüpft werden. Ausserdem können Sie wählen, alle Anlagen mit ShareFile statt über den internen E-Mail-Server zu senden. Bitte beachten Sie die Systemvoraussetzungen um das Outlook Plugin verwenden zu können. Sie finden diese Informationen in Ihrem Sharefile Account (über Browser) unter dem Menü App. 8.4.1. Erstsetup nach Installation Nach der Installation hat es im Outlook ein neues Sharefile Icon Beim ersten Start oder bei Klick auf Plug-In-Optionen können Sie folgende Optionen einstellen: 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 23 / 28

Allgemein Anlagen: wann sollen E-Mail Anlagen über Sharefile gesendet werden. Soll im E-Mail ein Sharefile Symbol angezeigt werden. Ablaufrichtlinie: Wie lange soll eine Verlinkung zu einer Anlage im Sharefile gültig sein. Anfügen von Dateien (Empfänger erhält einen Link zur gesendeten Anlage) Sicherheit: Kann der Empfänger die Anlagen einfach herunterladen (anonymen Zugriff), oder muss man ein Sharefile Konto haben (Anmelden) oder muss man persönliche Angaben machen (Namen und E-Mail-Adresse eingeben). Benachrichtigungen: Möchten Sie benachrichtigt werden wenn jemand eine Anlage herunterlädt? Ein = Meldung wird gesendet. Downloads: Wie oft darf ein Empfänger die Sharefile Anlage herunterladen. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 24 / 28

Anfordern von Dateien (Empfänger sendet Ihnen Dateien durch bereitgestellten Link) Sicherheit: Kann der Empfänger die Anlagen einfach hochladen (anonymen Zugriff), oder muss man ein Sharefile Konto haben (Anmelden) oder muss man persönliche Angaben machen (Namen und E-Mail-Adresse eingeben). Benachrichtigungen: Möchten Sie benachrichtigt werden wenn jemand eine Anlage hochgeladen hat? Ein = Meldung wird gesendet. Uploadspeicherort: In welchen Ordner sollen bereitgestellte Dateien gespeichert werden. Ohne Angaben landet es in der Dateibox. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 25 / 28

Einfügen von Links Darstellung: Soll der Link zur Anlage als Text oder als einen Banner gesendet werden? Text für Textlink kann angepasst werden. Standardsprache Deutsch kann geändert werden. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 26 / 28

8.4.2. Verwenden des Plug-ins Beim Abfassen von E-Mail-Nachrichten werden 2 neue Schaltflächen in der Symbolleiste angezeigt: Datei anhängen, Datei anfordern: Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, wird ein temporärer (nicht funktionierender) Link mit der Standardmaske oder dem Standardschema in die E-Mail eingefügt, die bzw. das Sie im Dialogfeld "Optionen" festgelegt haben. Der Link wird nach dem Klicken auf "Senden" funktionsfähig. Wenn Sie für eine bestimmte E-Mail nicht die Standardmaske sondern einen anderen Linktext verwenden möchten, schreiben Sie zuerst Ihre Nachricht, markieren Sie den Teil der Nachricht, den Sie in einen Link umwandeln möchten (anklickbar) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche. Wenn Sie für eine bestimmte E-Mail nicht die im Dialogfeld "Optionen" festgelegten Standardoptionen sondern andere ShareFile-Optionen verwenden möchten (z. B. Sie möchten den Ablauf des Links oder die Einstellung für Benachrichtigungen ändern), klicken Sie auf das Dropdown- Listenfeld neben der gewünschten Funktion und wählen Sie Optionen ändern. Die geänderten Optionen gelten nur für den Link, für den sie festgelegt wurden. Von Sharefile Senden Mit der Schaltfläche "Von ShareFile senden" hängen Sie Dateien an, die bereits in Ihrem ShareFile-Konto vorhanden sind. Eine Strukturansicht Ihres ShareFile-Kontos wird angezeigt, die Sie durchsuchen können. Sie können mehrere Dateien und Ordner markieren, die angehängt werden. Datei anhängen Wählen Sie diese Option, um auf dem Computer gespeicherte Dateien mit ShareFile zu senden. Sie können mehrere Dateien auswählen, wenn Sie bei der Dateiauswahl die STRG-Taste drücken. Dateien, die mit dieser Methode hochgeladen werden, befinden sich in Ihrer File Box. Sie sollten grosse Dateien (mehr als 500 MB) nicht über das Outlook Plug-in zu Ihrem ShareFile-Konto hochladen. Sie erhalten bessere und zuverlässigere Ergebnisse, wenn Sie sich normal an ShareFile anmelden und den Enhanced Java Upload verwenden. So können Sie grosse Dateien, die bereits zu Ihrem ShareFile-Konto hochgeladen wurden, mit "Von ShareFile senden" anhängen. E-Mails, die mit "Datei senden" verschickt werden, bleiben länger als normal nach dem Klicken auf "Senden" im Postausgang, während 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 27 / 28

Datei anfordern die Dateien zu ShareFile hochgeladen werden. Die Dauer hängt von der Geschwindigkeit der Internetverbindung und der Grösse der Anlagen ab. Wählen Sie diese Option, um einen Link einzufügen, auf den Empfänger klicken und dann Dateien an Sie hochladen können. Hochgeladene Dateien befinden sich in Ihrer Dateibox. Wenn Sie den Zielordner für die hochgeladenen Dateien ändern möchten, klicken Sie beim Öffnen einer neuen Nachricht auf das Dropdown-Listenfeld neben "Datei anfordern" und wählen Sie Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden. 8.4.3. Verwenden von Senden an mit dem Sharefile Outlook Plug-in Sie können Dateien auch mit dem Outlook Plug-in senden, indem Sie im Windows-Explorer oder auf dem Desktop mit der rechten Maustaste auf sie klicken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen einer Datei oder eines Ordners und zeigen Sie im geöffneten Dropdownmenü mit dem Mauszeiger auf Senden an. Klicken Sie im Menü, das rechts geöffnet wird, auf E-Mail-Empfänger mit ShareFile. Eine neue Outlook-Nachricht mit einem Link zu der Datei wird geöffnet. 08.01.2018, \\tacifs01\tal_rio$\tnt\dokumentationen\21_sharefile_xenmobile\_word-handbuecher\sharefile - Benutzerhandbuch.docx Seite 28 / 28