Verwaltung geht heute ganz anders. Mit Das gilt für uns und natürlich auch für Sie. Einerseits haben sowohl wir als auch Sie moderne EDV- Systeme, andererseits sortieren wir seit vielen Jahren Briefe, Rechnungen und sonstige Belege in Archivordnern und hoffen darauf, dass die jeweils handelnde Person das Alphabet kennt. Wir in unserer Kanzlei haben im Jahre 2009 begonnen, die gesamte Ablage anfangs nur für unsere internen Arbeitsabläufe beleglos zu organisieren. Nunmehr möchten wir auch Ihnen anbieten, dieses Ablagesystem durch unsere mykanzlei-lösungen selbst online zu nutzen. Unsere Vorteile für Sie: Ihre heutige Ablage wird in weiten Teilen überflüssig. Sie suchen nichts mehr, im Gegenteil, Sie haben alle gewünschten Dokumente in Sekunden zur Verfügung, per Mausklick eben. Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung ist sofort nach Fertigstellung in Ihrem kennwortgeschützten mykanzlei-portal verfügbar und nicht wie früher ggf. erst bei Abholung des Fibu-Ordners. Wir informieren Sie per Email, wenn von uns neue Dokumente bereitgestellt wurden. Wir garantieren und sichern Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (derzeit 10 Jahre). Wir verwalten die steuerrelevanten Belege für den Betriebsprüfer, er kommt zu uns, nicht zu Ihnen. Ein Klick und Sie wissen, welchen Artikel Sie wann, zu welchem Preis, bei welchem Lieferanten eingekauft haben. Wir verwalten Ihre Verträge und überwachen die Kündigungsfristen, das spart Geld und Ärger. Einfach. Sicher. Immer erreichbar. Wo Sie sind - und ein Internetzugang - sind auch Ihre Daten und Dokumente. Egal ob auf Ihrem PC oder Smartphone, im Büro, zu Hause oder mobil unterwegs. mykanzlei ist immer für Sie da. Sprechen Sie mit uns: 02 71-3 84 23 2
Was ändert sich für Sie? Der gesamte Verwaltungsablauf schrumpft auf ein Minimum: 1 Tagespost öffnen Posteingang prüfen und bearbeiten, wie immer. Posteingang (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen etc.) einscannen* Belege in die offene Archivschachtel legen, bis sie voll ist, dann die nächste Schachtel verwenden. Posteingang per Klick zu mykanzlei übertragen 2 Der Posteingang ist nur ein Beispiel. So verfahren Sie, wenn Sie möchten, mit jedem Beleg/Dokument. Sie laden ein kleines Programm von unserer Homepage auf Ihren PC, das mit wenigen Klicks installiert wird. Sofort danach sind Sie bei uns, bei mykanzlei und Ihren Dokumenten. 3 *Den erforderlichen Scanner bekommen Sie aus unserem Servicepool: - TOP Scanner mit 40 Seiten pro Minute - Duplex Scanwerk für Vorder- und Rückseite in einem Durchgang - Stapelscanner für 40 Blätter Stapelzufuhr - Anlieferung in Ihr Unternehmen - Vor Ort Service - Online Installation - Vor Ort Treiberinstallation - Kurzeinweisung - Austauschservice nach 36 Monaten - Scansoftware nach den Vorschriften der Finanzverwaltung (GDPdU) 4 3
Wo sind ihre Daten? Ein Klick zu Direkt über unsere Internetseite rufen Sie, nach Ihrem persönlichen Login, Ihr Datenarchiv auf unserem WebServer auf. Gehen Sie dazu einfach auf mykanzlei. Sie haben rund um die Uhr Zugriff auf Ihr persönliches mykanzlei-netarchiv, vorausgesetzt, Sie verfügen über einen Internetzugang. Die individuell für Sie eingerichtete Infrastruktur ist nahezu unbegrenzt skalierbar und führt Sie immer schnell und sicher zu allen Verträgen, Dokumenten und Buchungsbelegen. Entweder gehen Sie über die für Sie angelegte Struktur oder über die integrierte Volltextsuche. Warum Volltextsuche? Weil Sie zum Beispiel nach einer Serien nummer suchen, um die Lieferantenrechnung einzusehen. Oder weil Sie wissen wollen, welche Kunden einen bestimmten Artikel gekauft haben. Eventuell auch, um sofort zu sehen, bei wem oder wann Sie einen bestimmten Artikel eingekauft haben. Sie entscheiden über den Umfang der Datenhaltung. mykanzlei-netarchiv ist hier völlig flexibel und individuell gestaltbar. Ein deutsches Rechenzentrum statt einer anonymen Cloud! Das Rechenzentrum der eurodata: Höchste Datensicherheit & Green - IT. Im Rechenzentrum der eurodata, einem der sichersten und modernsten Rechenzentren Europas mit Standort Saarbrücken werden Ihre Daten sicher und professionell aufbewahrt. Hierbei handelt es sich um eine wirkliche Serverlösung OHNE Cloud Technologie. Somit stellen wir u.a. sicher, dass Ihre sensiblen Daten NICHT frei zugänglich sind wie bei anderen Softwarelösungen. Weitere Informationen unter: www.eurodata.eu 4
Was darf es denn für Sie sein? Jeder unserer Mandanten mit laufender Finanzbuchhaltung erhält ab sofort seine Auswertungen im mykanzlei-netarchiv, anstelle des gewohnten Papierausdruckes, bereitgestellt. Natürlich kann mykanzlei-netarchiv noch viel mehr. Unternehmensdokumente/Vertragswesen Gerne stellen wir Ihnen auch diese Dokumente im mykanzlei-netarchiv zur Verfügung. Die ideale Dauerakte für Sie und uns überall und jederzeit einsehbar. Sie möchten den schnellen Zugriff auf eine Kopie der Bilanzen der z. B. letzten drei Jahre? Kein Problem. Dann stellen wir diese bereit. Personal Hier besteht die Möglichkeit, die laufenden Lohn - und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Meldungen, Personal- Stammdaten etc. der Mitarbeiter für Sie bereitzustellen und zu archivieren. Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter papierlos die eigene Lohnabrechnung abrufen können? Mit einem eigenen Mitarbeiterzugang und eigenem Mitarbeiterpasswort ist dies möglich. Natürlich erhält die Person nur Zugang zu den eigenen Lohnunterlagen. Sie entscheiden, welche. Vertrag über die Errichtung einer typisch stillen Gesellschaft zwischen vertreten durch ihren persönlich haftenden Gesellschafter-Geschäftsführer - nachfolgend Inhaberin genannt und Herrn/ Frau, wohnhaft in... - nachfolgend stiller Gesellschafter genannt Vorbemerkungen Die Inhaberin betreibt in Gegenstand des Unternehmens ist Herr/Frau beabsichtigt, sich zur Stärkung des Unternehmenskapitals als stiller Gesellschafter i.s.d. 230ff. HGB am Handelsgewerbe der Inhaberin zu beteiligen. Zu diesem Zweck vereinbaren die Parteien folgendes: 1 Einlage des stillen Gesellschafters Der stille Gesellschafter erbringt eine Bareinlage von Euro ( ). Die Einlage ist sofort fällig. 2 Dauer der Gesellschaft, Geschäftsjahr Die Gesellschaft beginnt am. Sie wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen. Das Geschäftsjahr entspricht dem Geschäftsjahr der Inhaberin. Poolvereinbarung zwischen Herrn A und Herrn B 1. Einheitliche Stimmabgabe Die Vertragsparteien werden in Zukunft bei allen Gesellschafterbeschlüssen der ABCD- GmbH übereinstimmend mit Ja oder Nein stimmen oder sich übereinstimmend der Stimme enthalten. 2. Festlegung des Abstimmungsverhaltens Vor jedem Gesellschafterbeschluss werden die Vertragsparteien ihr Stimmverhalten durch einen zwischen den Vertragsparteien zu treffenden Beschluss festlegen. Der Beschluss wird mit Mehrheit der vorhandenen Stimmen gefasst. Je EUR 100 eines Geschäftsanteils gewähren eine Stimme. 3. Verfügungsbeschränkung Eine Übertragung von Geschäftsanteilen an der Gesellschaft ist nur auf eine Vertragspartei dieser Vereinbarung zulässig. Die Rechte und Pflichten aus dieser Poolvereinbarung gelten für die erwerbende Vertragspartei unverändert fort. Darüber hinaus ist eine Übertragung von Geschäftsanteilen an der Gesellschaft auf einen Dritten nur dann zulässig, wenn der Erwerber dieser Poolvereinbarung schriftlich beitritt und in alle Rechte und Pflichten des übertragenden Gesellschafters eintritt sowie sich gegenüber den übrigen Parteien dieser Vereinbarung seinerseits verpflichtet, die Geschäftsanteile an der Gesellschaft nur auf solche Personen zu übertragen, die dieser Vereinbarung schriftlich beitreten und die Verpflichtungen aus dieser Vereinbarung übernimmt. Überträgt ein Gesellschafter seine Beteiligung an der Gesellschaft auf einen Dritten, so garantiert der jeweils übertragende Gesellschafter im Wege eines selbständigen Garantieversprechens gegenüber den jeweils anderen Vertragsparteien dieser Vereinbarung, dass die erwerbende Person spätestens mit Erwerb der Geschäftsanteile dieser Poolvereinbarung beitritt und in alle Rechte und Pflichten des übertragenden Gesellschafters eintritt. Überträgt der übertragende Gesellschafter nur einen Teil seiner Geschäftsanteile auf einen Dritten, so hat er zu bewirken, dass diese Person dieser Poolvereinbarung beitritt. Der übertragende Gesellschafter und die erwerbende Person sind in diesem Fall Gesamtgläubiger bzw. schuldner hinsichtlich der Rechte und Pflichten des übertragenden Gesellschafters aus dieser Poolvereinbarung. Partnerzugänge/Banken Auf Wunsch richten wir Zugänge für externe Partner ein. Ist zum Beispiel vereinbart, dass die Hausbank die monatlichen Auswertungen erhält, ist dies durch einen Partnerzugang problemlos möglich. Sie bestimmen, ob und welche Daten der Partner bereitgestellt bekommt. Auch Sachbearbeiter Ihres Unternehmens können durch eigene Zugänge mit eigenem Passwort nur für bestimmte Bereiche freigeschaltet werden. BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE AUSWERTUNG 12-Monatsübersicht für den Zeitraum 01.2011 bis 12.2011 -in EUR- Erstellt durch: Sadowski & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft mbh 57080 Siegen Datum: 27.03.2013 Mandant: 65110 Testmandant hmd, 82346 Andechs Seite: 1 Bezeichnung Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Gesamt Warenverkauf Umsatzerlöse 11.241 12.982 26.907 12.153 15.595 14.058 13.042 11.579 23.813 22.529 22.290 22.653 208.843 8400 Erlöse USt allg. 11.241 12.982 26.907 12.153 15.595 14.058 13.042 11.579 23.813 22.529 22.290 22.653 208.843 Gesamtleistung 11.241 12.982 26.907 12.153 15.595 14.058 13.042 11.579 23.813 22.529 22.290 22.653 208.843 Wareneinkauf Wareneinkauf 1.761 1.847 2.725 1.925 1.625 3.072 2.661 2.431 2.848 3.127 3.063 3.409 30.495 3400 Wareneingang VSt allg. 1.761 1.847 2.725 1.925 1.625 3.072 2.661 2.431 2.848 3.127 3.063 3.409 30.495 Summe Wareneinkauf 1.761 1.847 2.725 1.925 1.625 3.072 2.661 2.431 2.848 3.127 3.063 3.409 30.495 ROHERTRAG 9.480 11.136 24.182 10.228 13.970 10.986 10.381 9.148 20.966 19.402 19.227 19.244 178.348 Aufschlagsermittlung in % 538 603 887 531 860 358 390 376 736 620 628 564 585 Kosten Personalkosten 2.264 2.420 2.653 2.724 2.454 2.454 2.346 2.537 3.125 2.876 2.895 2.764 31.513 4120 Gehälter 2.264 2.420 2.653 2.724 2.454 2.454 2.346 2.537 3.125 2.876 2.895 2.664 31.413 4127 Geschäftsführergehälter 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 100 100 Raumkosten 699 737 629 892 832 732 783 1.358 626 626 700 700 9.314 4200 Raumkosten 699 737 629 892 832 732 783 1.358 626 626 700 700 9.314 Versicherungen, Beiträge, Abgaben 58 86 226 86 78 1.558 178 178 358 158 158 258 3.374 4360 Versicherungen 58 86 226 86 78 1.558 178 178 358 158 158 258 3.374 Fahrzeugkosten 297 277 330 287 275 348 219 309 346 343 345 346 3.721 4530 Laufende Kfz-Betriebskosten 297 277 330 287 275 348 219 309 346 343 345 346 3.721 Abschreibungen 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 2.400 4830 Abschreibungen auf Sachanlag 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 2.400 Instandhaltung MBG 0 0 0 0 0 0 0 213 0 0 0 0 213 4805 Reparatur/Instandh.Betriebs- u 0 0 0 0 0 0 0 213 0 0 0 0 213 Porto/Telefon 529 163 131 95 86 451 120 158 128 131 125 130 2.246 4920 Telefon 529 163 131 95 86 451 120 158 128 131 125 130 2.246 Bürobedarf 132 97 696 120 144 97 97 111 558 404 97 97 2.647 4930 Bürobedarf 132 97 696 120 144 97 97 111 558 404 97 97 2.647 Rechts- Beratungskosten 348 2.274 138 138 138 138 38 138 138 138 138 138 3.897 4955 Buchführungskosten 348 138 138 138 138 138 38 138 138 138 138 138 1.760 4957 Abschluss- u. Prüfungskosten 0 2.137 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2.137 Sonstige betriebliche Aufwendunge 2.285 194 0 0 0 0 0 1.899 0 0 0 0 4.377 4900 Sonstige betriebliche Aufwend 2.285 194 0 0 0 0 0 1.899 0 0 0 0 4.377 5
Pendelmappe war gestern. Heute ist. mykanzlei-finanzbuchhaltung Alle Belege der Finanzbuchhaltung werden von Ihnen eingescannt und sofort in Ihrer Buchhaltung archiviert Der Beleg ist immer der jeweiligen Buchung zugeordnet. Kein Original-Beleg verlässt Ihr Haus. Zeitersparnis Holen und Bringen der klassischen Pendelmappe ist nicht mehr notwendig. Aktualität Sofort nach Buchung der Unterlagen erhalten Sie eine BWA abrufbar im geschützten mykanzlei-netarchiv. Finanz- und Liquiditätsstatus auf Wunsch tagesaktuell Abrufen der Bankbewegungen mit dem Kontoauszugsmanager somit aktueller Stand der Debitoren und Kreditoren und des Finanzstatus. Revisionssichere Archivierung Die Betriebsprüfung kann kommen ohne die Ordner der letzten 3 Jahre zusammenzustellen. 6
Liquidität und Überblick. Mit. mykanzlei-zahlungsverkehr mykanzlei-mahnwesen Mit mykanzlei-zahlungsverkehr regulieren Sie Ihre Geldgeschäfte auf Grundlage der tagesaktuellen Buchhaltung. Vorbei ist die zeitraubende Tätigkeit, in der Sie neben der Finanzbuchhaltung zu Fuß Ihre Rechnungen überweisen. Vorbei sind die Zeiten der Trennung zwischen unbezahlten und bezahlten Rechnungen in Ihren Unterlagen. Dies übernimmt für Sie mykanzlei-zahlungsverkehr. Voraussetzung ist selbstverständlich eine tagesaktuelle Buchhaltung, z. B. durch unsere Lösung mykanzlei-finanzbuchhaltung. mykanzlei-zahlungsverkehr zeigt Ihnen, welche Rechnungen gerade fällig sind. Kann Skonto gezogen werden? Das System zeigt es an. Sie wollen einen abweichenden Betrag zahlen? Einfach manuell eingeben. Die DTAUS für die Bank wird automatisch generiert. mykanzlei-mahnwesen. Dasselbe System. Mahnungen an Kunden auf Basis der tagesaktuellen Buchhaltung generieren. Wir nennen dies zusammen mit mykanzlei- Finanzbuchhaltung auch das geschlossene System. Digitalisiertes und archiviertes Belegwesen, integriert in die Finanzbuchhaltung und mykanzlei-netarchiv, abgerundet mit dem mykanzlei-zahlungsverkehr und Mahnwesen. 7
Interessiert? Testzugang anfordern: So sehen Sie, wie Ihr mykanzlei aussehen könnte. Kostenlose Beratung wie mykanzlei in Ihrem Unternehmen funktioniert. Sprechen Sie mit uns: 02 71-3 84 23 8 Eiserfelder Straße 339 57080 Siegen Tel. 02 71-3 84 23 Fax 02 71-3 84 25 0 buero@sadowski-steuerberater.de www.sadowski-kollegen.de