Beitragsinkasso Online Applikation für Unternehmen, die sich dem GAV gegenüber als vertragstreu erklärt haben Kurzanleitung 08.03.2011 Seite 1
1 Start Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt über: http://www.berufsamt.ch/apl Sie haben die folgenden Bearbeitungsoptionen: Sprache wechseln, indem Sie oben rechts auf die gewünschte Sprache klicken Falls Sie ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie den Link Passwort vergessen an. Sie können sich dann ein neues Passwort setzen. Sie können sich anmelden. Beim Nutzernamen geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, danach das Passwort. 08.03.2011 Seite 2
2 Wichtige Informationen Wichtige Informationen des Berufsamtes finden Sie unmittelbar nach erfolgreicher Anmeldung auf dem Startbildschirm. 08.03.2011 Seite 3
3 Stammdaten Ihrer Firma bearbeiten Um die Stammdaten Ihrer Firma zu bearbeiten, klicken Sie im Hauptmenü auf Stammdaten. Hier können Sie die folgenden Angaben bearbeiten: Grunddaten der Firma (Firma) Grunddaten der für Personalbelange zuständigen Person (Ansprechpartner Personal) Grunddaten der für Finanzfragen zuständigen Person (Ansprechpartner Finanzen) Diese Angaben sind nur auszufüllen, wenn sich zwei verschiedene Personen um Personal und Finanzen kümmern. Ist nur eine Person zuständig, so können diese Daten weggelassen werden. Rechnungsadresse Diese Angaben sind nur auszufüllen, wenn die Rechnungsadresse von der Firmenadresse abweicht. 08.03.2011 Seite 4
Lieferadresse Diese Angaben sind nur auszufüllen, wenn die Lieferadresse von der Firmenadresse abweicht. An die Lieferadresse werden beispielsweise die GAVs oder das Druckereiverzeichnis geschickt. Folgende Felder haben eine spezielle Bedeutung: Postfach Klicken Sie die Checkbox Postfach an, wenn Sie wollen, dass wir Ihnen Post ans Postfach schicken. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Postfachnummer anzugeben. Ort Zusatz Falls Sie eine andere als die übliche Schreibweise für Postleitzahl und Ort verwenden, so geben Sie diese Schreibweise hier an. Zum Beispiel Bern 23. Sprache Wenn Sie die Sprache ändern, so wird die Benutzeroberfläche beim nächsten Login automatisch in dieser Sprache angezeigt. 08.03.2011 Seite 5
4 Personal deklarieren Um Ihr Personal für die laufende Abrechungsperiode zu deklarieren, klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag Personaldeklaration. 08.03.2011 Seite 6
4.1 Bestätigung E-Mail Empfang "Aufforderung zur Datenerfassung" Im Herbst jeden Jahres werden Sie eine E-Mail erhalten, welche Sie auffordert, Ihr personal zu deklarieren. Sobald Sie diese E-Mail-Nachricht erhalten haben, sollten Sie sich am System anmelden und den Link Bestätigung E-Mail Empfang anklicken. Auf diese Weise wissen wir, dass Sie unsere E-Mail-Nachricht bekommen haben und sie bei Ihnen nicht im Spamfilter verschwunden ist. Klicken Sie auf OK, um den Empfang des E-Mails zu bestätigen 08.03.2011 Seite 7
4.2 Personal deklarieren Um Ihr Personal zu deklarieren, klicken Sie auf den Link Mitarbeiter. Sie haben nun die folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten: Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen Einen bestehenden Mitarbeiter bearbeiten Eine provisorische Abrechnung anzeigen Dazu klicken Sie auf den Link Provisorische Abrechnung oder Defintive Abrechnung rechts oben. 08.03.2011 Seite 8
4.3 Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen Klicken Sie auf den Link Mitarbeiter hinzufügen Hier können Sie die Daten für einen neuen Mitarbeiter erfassen. Das Austrittsdatum geben Sie nur dann an, wenn der Mitarbeiter nicht mehr in der Firma arbeitet. Er wird dann in der nächsten Abrechnungsperiode nicht mehr in der Liste aufgeführt. Beschäftigungsprozente: Hier geben Sie eine Zahl wie 20 oder 80 oder 100 ein. Bemerkungen: Dieses Feld können Sie nutzen, um Bemerkungen zum Mitarbeiter anzubringen. 08.03.2011 Seite 9
4.4 Bestehenden Mitarbeiter bearbeiten Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters, dessen Daten Sie bearbeiten möchten. Die Eingabefelder sind dieselben wie unter Mitarbeiter hinzufügen. 4.5 Abrechnung ansehen Mit auf den Link Provisorische Abrechnung oder Definitive Abrechnung können Sie jederzeit eine Abrechnung gemäss den bereits erfassten Personaldaten einsehen. Seite 1: Übersicht 08.03.2011 Seite 10
Seite 2: Bildungsbeiträge 08.03.2011 Seite 11
Seite 3: Solidaritätsbeiträge 08.03.2011 Seite 12
4.6 Personaldeklaration abschliessen Sobald Sie Ihr Personal vollständig erfasst und die Daten angepasst haben, können Sie die Rechnung erstellen. Dazu klicken Sie auf den Menüpunkt Status im Hauptmenü Personaldeklaration. Hinweis: Sobald Sie die Datenerfassung als abgeschlossen bestätigt haben, können Sie keine Mitarbeiterdaten für die aktuelle Abrechnungsperiode mehr bearbeiten. 08.03.2011 Seite 13
Um die Vollständigkeit der Datenerfassung zu bestätigen, klicken Sie den Link Erfassung der Mitarbeiter für das laufende Jahr abschliessen. Klicken Sie auf OK um den Abschluss der Datenerfassung zu bestätigen. 08.03.2011 Seite 14
Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt und die Rechnung wird erstellt: Die Rechnung können Sie sofort herunterladen und an die Buchhaltung weiterreichen. 08.03.2011 Seite 15
Das Erfassen und Mutieren von Mitarbeiterdaten ist ab diesem Zeitpunkt gesperrt. Falls Sie trotzdem noch Änderungen an Ihren Daten vornehmen müssen beachten Sie bitte den eingeblendeten Hinweis. 08.03.2011 Seite 16
5 Belege einsehen Sie können alle Ihre Belege einsehen, indem Sie im Hauptmenü Belege die entsprechende Belegkategorie anklicken. 5.1 Abrechnungen Hier können Sie Ihre Abrechnungen abrufen Klicken Sie auf die entsprechende Abrechnung, um Sie herunterzuladen. Die Personaldeklaration steht Ihnen als PDF Datei zum Ausdrucken oder Abspeichern zur Verfügung. 08.03.2011 Seite 17
Seite 1: Übersicht 08.03.2011 Seite 18
Seite 2: Bildungsbeiträge 08.03.2011 Seite 19
Seite 3: Solidaritätsbeiträge 08.03.2011 Seite 20
5.2 Rechnungen Hier können Sie Ihre Rechnungen abrufen. Klicken Sie auf eine Rechnung, um diese herunterzuladen. 08.03.2011 Seite 21
Die Rechnung steht Ihnen als PDF Datei zum Ausdrucken oder Abspeichern zur Verfügung. 08.03.2011 Seite 22
5.3 Konto und Saldo Hier können Sie jederzeit den Stand der Rechnungen und Ihrer geleisteten Zahlungen abrufen. Der Saldo zu Beginn der Übersicht zeigt Ihnen an, welchen Betrag Sie noch nicht bezahlt haben. 08.03.2011 Seite 23
6 Passwort vergessen Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, dann klicken Sie auf den Link Passwort vergessen. Er befindet sich auf der Startseite. Geben Sie hier Ihre E-Mail Adresse ein und klicken sie auf Senden. Sie erhalten von uns umgehend eine E-Mail mit einem Link um Ihr Passwort neu zu setzen. 08.03.2011 Seite 24
Klicken Sie auf diesen Link und geben Sie in der darauf angezeigten Maske ein neues Passwort ein. Das Passwort sollte aus Sicherheitsgründen aus mindestens sechs Zeichen bestehen. Es darf Gross- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Bestätigen Sie das Passwort im zweiten Feld und klicken Sie auf Senden. 08.03.2011 Seite 25
Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, dass das Passwort geändert wurde. Durch Klick auf den Link Zum Login gelangen Sie zur Login-Seite. 08.03.2011 Seite 26