Qualitätsmanagement kurz und bündig

Zusammenfassung zum Seminar vom 06.04.2011 Qualitätsmanagement kurz und bündig 1 Qualitätsmanagement was soll das Ganze 2 Der Standard ISO 9001 3 QM ein Werkzeugkasten 4 Prozessorientierung 5 Verbesserung 6 Auditierung 7 Randbedingungen für den Erfolg Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung Sie erreichen mich telefonisch unter Tel: 0241-45083142 oder per E-Mail: info@yasko.biz Weitere Informationen zu meinem Leistungsangebot finden Sie unter http://www.yasko.biz/ Zusammenfassung 11.04.2011 Münker YASKO Consulting Seite 1/ 8

1 Qualitätsmanagement was soll das Ganze Vor einer Einführung von Qualitätsmanagement muss geklärt werden, welche Ziele mit Qualitätsmanagement für das Unternehmen erreicht werden können, erreicht werden sollen. Eigene Fragen und Vorbehalte, wie auch die Fragen und Vorbehalte in der Belegschaft müssen beantwortet werden. Häufige ablehnende Kommentare sind: Das kostet doch nur Geld und hält mich von der Arbeit ab!! Wir wollen Profit machen und keine Formblätter ausfüllen!! Außerdem habe ich immer Wichtigeres zu tun! Stört Qualitätsmanagement aber wirklich bei der wichtigen Arbeit? Aus welchen Gründen setzt sich dann Qualitätsmanagement immer weiter durch, wird in immer mehr Unternehmen eingeführt und umgesetzt? Was ist wichtige Arbeit? Sind es immer die im operativen Geschäft dringend zu erledigen Aufgaben, oder auch grundlegende strategische oder organisatorische Überlegungen? Das wesentliche Ziel eines Unternehmens ist es, Geld zu verdienen. Qualitätsmanagement unterstützt Unternehmen bei dieser Zielerreichung, indem es regelmäßig Zeiten für grundlegende Überlegungen einfordert und gleichzeitig mit seinen Anforderungen Unternehmen dabei unterstützt, alle wesentlichen Themen zu berücksichtigen. Weitere Vorbehalte zur Umsetzung von Qualitätsmanagement im Unternehmen sind: das ist nur etwas für große Firmen das ist mit hohem Aufwand verbunden es erlaubt keinen eigenen Arbeitsstil es bedeutet jede Menge Dokumentation es muss heutzutage in elektronischer Form dargestellt werden Ein wichtiger Grundsatz ist, dass Qualitätsmanagement angemessen für das Unternehmen umgesetzt werden muss. Dies bedeutet, dass im Aufbau und in der Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems immer die Notwendigkeiten und der Nutzen für das Unternehmen berücksichtigt werden müssen. Das Qualitätsmanagementsystem muss auf die Bedürfnisse einen Unternehmens zugeschnitten werden. In der Folge sind die Systeme in Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Branche im Umfang und in der Detaillierung sehr verschieden. Auch kleinste Unternehmen können mit einem schlanken Qualitätsmanagement von den Vorteilen dieses Systems profitieren. Zusammenfassung 11.04.2011 Münker YASKO Consulting Seite 2/ 8

Mit der Umsetzung von Qualitätsmanagement in Unternehmen wird in folgenden Bereichen ein Nutzen erzielt: 1. Loyalität der Kunden 2. Arbeitsergebnisse 3. Reaktionen auf Marktchancen 4. Kosten und Zykluszeiten 5. Prozesse 6. organisatorische Fähigkeiten 7. Motivation der Beschäftigten 8. Vertrauen der interessierten Parteien 9. Reduziertes Produkthaftungsrisiko 2 Der Standard ISO 9001 Der aktuelle, international anerkannte Standard ist die Version DIN EN ISO 9001:2008. Der Standard basiert auf acht Grundsätzen. Die zu erfüllenden Anforderungen sind in fünf Kapiteln festgelegt. Acht Grundsätze Kapitel der ISO 9001:2008 1. Kundenorientierung 2. Führung 3. Einbeziehung der Personen 4. Prozessorientierter Ansatz 5. Systemorientierter Managementansatz 6. Ständige Verbesserung 7. Sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung 8. Lieferantenbeziehung zum gegenseitigen Nutzen 1. Anwendungsbereich 2. Normative Verweise 3. Begriffe 4. Dokumentation 5. Verantwortung der Leitung 6. Management von Ressourcen 7. Produktrealisierung 8. Messung, Analyse und Verbesserung Ein Qualitätsmanagementsystem muss folgende Punkte sichtbar darstellen: Messbare Ziele und Strategien zur Zielerreichung Prozessorientierung einschließlich einer Prozessmessung Ständige Verbesserung Kundenorientierung Zusammenfassung 11.04.2011 Münker YASKO Consulting Seite 3/ 8

3 QM ein Werkzeugkasten Der wesentliche Grundsatz eine angemessene Umsetzung von Qualitätsmanagement im Unternehmen wird über das Beispiel eines Werkzeugkastens deutlich. Ein kleines Unternehmen benötigt eher einen kleinen Werkzeugkasten mit einfachen Werkzeugen. Für ein großes Unternehmen wird der Werkzeugkasten größer sein und möglicherweise auch einige komplexe Werkzeuge enthalten. Das Beispiel Werkzeugkasten verdeutlicht auch eine weitere Idee des Qualitätsmanagements. Über die Vorgaben im Standard, ist festgelegt, welche Werkzeuge bereitgestellt werden müssen. Auf Grundlage dieser Vorgaben ist eine neutrale Überprüfung auf Vollständigkeit möglich und überraschende Erwartungshaltungen (was noch enthalten sein sollte) werden vermieden. Bei der individuellen Gestaltung der Werkzeuge stehen folgende Überlegungen im Vordergrund: Wozu brauchen wir diese Werkzeuge Was wollen wir mit diesen Werkzeugen erreichen Wie müssen die Werkzeuge gestaltet sein, damit erreicht werden kann: Nachhaltigkeit Effizienzsteigerung Verbesserung der Margen Bei der Beantwortung dieser Fragen sollten von der Unternehmensleitung die Personen mit einbezogen werden, die später diese Werkzeuge benutzen werden. 3.1 Dokumentation Die geforderte Dokumentation umfasst: Qualitätsmanagementhandbuch Prozesse Arbeitsbeschreibungen Formblätter, Checklisten Akten, Unterlagen, Protokolle - Nachweise Dabei wird unterschieden in Vorgabedokumente und Nachweisdokumente. Vorgabedokumente enthalten Beschreibungen, wie Arbeiten durchzuführen sind. Über Nachweisdokumente werden die durchgeführten Arbeiten, ihre Ergebnisse und die Einhaltung von Vereinbarungen nachgewiesen. Mit der im Qualitätsmanagement geforderten Dokumentation sollen drei Ziele erreicht werden: 1. Wiederholbarkeit von Tätigkeiten durch Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formblätter 2. Effizienzsteigerung durch das Vermeiden von Doppelarbeit, von Unklarheiten und in der Folge möglicherweise Auseinandersetzungen zwischen den Beschäftigten 3. Beweisführung durch das Erstellen von Nachweisen (z.b: ausgefüllte Formblätter oder Berichte) Zusammenfassung 11.04.2011 Münker YASKO Consulting Seite 4/ 8

3.2 Verantwortung der Leitung Die Leitung ist verantwortlich dafür, das Unternehmen gemäß seinem Zweck auszurichten. Im Qualitätsmanagement sind folgende Verpflichtungen festgelegt und nachzuweisen: Selbstverpflichtung zu QM Bereitstellung von Ressourcen Kundenorientierung Qualitätspolitik und Ziele festlegen Qualitätsmanagement Beauftragten benennen Interne Kommunikation sicherstellen Verantwortung und Befugnisse festlegen Bewertung des Qualitätsmanagement Systems 3.3 Management von Ressourcen Für den Erfolg eines Unternehmens sind die Planung und die rechtzeitige Bereitstellung von Ressourcen erforderlich. Darunter sind die materiellen Ressourcen wie z.b.: Räumlichkeiten, Arbeitsplatz, und immateriellen Ressourcen wie den Aufgaben entsprechend ausgebildete Beschäftigte zu verstehen. Schulungsplanung und die anschließende Bewertung von durchgeführten Schulungen sind nachweisbar durchzuführen 3.4 Produktrealisierung Das Kapitel Produktrealisierung ist das umfangreichste Kapitel in der ISO 9001. Es ist unterteilt in die Unterkapitel: Planung Entwicklung Beschaffung Produktion Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln Innerhalb dieser Kapitel sind die Anforderungen an die geschäftsspezifischen und damit ergebnisrelevanten Prozesse enthalten. Die Umsetzung der Anforderungen dieser Kapitel orientiert sich stark am Unternehmen, seiner Größe und der Komplexität der internen Abläufe. Auf Grund dieser individuellen Ausgestaltung sind zu Kapitel 7 Ausschlüsse möglich. Zusammenfassung 11.04.2011 Münker YASKO Consulting Seite 5/ 8

3.5 Messung, Analyse und Verbesserung Kontinuierliche Verbesserung ist die Basis für einen dauerhaften unternehmerischen Erfolg. Grundlage für Verbesserung ist eine genaue Kenntnis der aktuellen Situation und der tatsächlichen Zielerreichung. In einem nächsten Schritt müssen die in diesem Zusammenhang vorhandenen Daten analysiert werden und in der Folge Maßnahmen zur Verbesserung festgelegt und umgesetzt werden. Folgende Punkte werden in der ISO 9001 hierzu aufgeführt: Erfassen der Kundenzufriedenheit Durchführen Internes Audit Überwachung und Messung von Prozessen Lenkung fehlerhafter Produkte Analyse vorliegender Daten Identifizieren von Verbesserungsbedarf und in der Folge Planung um Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen 4 Prozessorientierung Eine wesentliche Anforderung der ISO 9001 ist die prozessorientierte Darstellung der Arbeitsabläufe und ihres Zusammenwirkens. Dabei orientieren sich die Prozesse an den Kundenbedürfnissen, von Kundenanforderung zu Kundenzufriedenheit. Prozesse werden abteilungsübergreifend beschrieben. So wird erreicht, dass die kritischen Schnittstellen z.b. bezüglich Weitergabe und Erhalt von Informationen, über Abteilungsgrenzen hinaus, betrachtet und festgelegt werden und dabei das Ergebnis im Vordergrund steht. Eine übersichtliche Darstellung der wesentlichen Hauptprozesse erfolgt über eine Prozesslandschaft. Für jeden Prozess wird ein Prozesseigner festgelegt. Dieser sollte die meisten personellen Ressourcen im Prozess platziert haben und am meisten darunter leiden, wenn dieser Prozess schlecht funktioniert. Der Prozesseigner ist verantwortlich für die Erstellung, Einführung, Überwachung und Verbesserung des Prozesses. Dazu benötigt er die erforderlichen Kompetenzen und Weisungsbefugnisse. Mit der Prozessorientierung sind Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten übersichtlich strukturiert und damit schnell erfassbar beschrieben. Gleichzeitig werden zu jedem Prozess messbare Ziele festgelegt, die zu definierten Zeitpunkten auf ihre Erreichung hin überprüft werden. So können zu jedem Prozess Daten erfasst werden, die für eine weitere Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen genutzt werden können. Für den Beginn ist es sinnvoll Daten zu entscheidenden, kritischen Prozessen zu erfassen. Davon ausgehend kann die Datenerfassung systematisch erweitert werden. Die Ergebnisse sollten in einer Übersicht dargestellt werden. Zusammenfassung 11.04.2011 Münker YASKO Consulting Seite 6/ 8

5 Ständige Verbesserung Ständig steigender Kostendruck und immer wieder neue Mitbewerber und veränderte Randbedingungen erfordern ständige Verbesserungen im Unternehmen. Hierzu ist erforderlich: 1. Definierte Prozesse werden gelebt, die Zielerreichung gemessen 2. Mängel in den Prozessen werden mitgeteilt (offene Unternehmenskultur) 3. Der Prozesseigner überwacht Prozesse 4. Identifizierte Verbesserungen werden umgesetzt 6 Auditierung Die Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems wird regelmäßig durch interne und externe Audits überprüft. Dabei wird die Umsetzung der Vorgaben überprüft und Verbesserungspotentiale werden festgestellt. Das interne Audit bereitet das externe Audit vor. Hier identifizierte Verbesserungspotentiale können festgehalten und in Abhängigkeit von der Priorität bereits vor dem externen Audit umgesetzt werden. Die regelmäßige Durchführung von Audits bietet folgende Chancen: in festgelegten Zeitabständen wird eine dritte und neutrale Sicht, nicht geprägt vom Alltagsgeschäft, auf das Unternehmen zur Verfügung gestellt. über Vorschläge werden neue Impulse bereitgestellt. Maßnahmen werden systematisch aufgebaut und ihrer Umsetzung verfolgt. es besteht ein reduziertes ertes Risiko, dass gute Ideen und Vorsätze im Tagesgeschäft untergehen und damit verbundene Chancen verpasst werden. Eine gute und wertschätzende Zusammenarbeit des Auditors mit dem Unternehmen und den dort Beschäftigten ermöglicht eine für den langfristigen igen Erfolg erforderliche Offenheit im Umgang miteinander. Zusammenfassung 11.04.2011 Münker YASKO Consulting Seite 7/ 8

7 Randbedingungen für den Erfolg Der wichtigste Grundstein für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement, also ein Qualitätsmanagement, aus dem das Unternehmen Nutzen zieht, ist der Wunsch im Management nach Verbesserung, ist eine für die Beschäftigten erkennbare Selbstverpflichtung des Managements für das Qualitätsmanagement. Bei allem Engagement, muss aber auch von vornherein überlegt werden, wie viel Kapazität neben dem operativen Geschäft für die regelmäßig im Qualitätsmanagement erforderlichen Tätigkeiten vorhanden ist. Dokumentieren und Regeln Sie dort, wo es in Ihrem Unternehmen nutzbringend ist und halten Sie Dokumente und Prozesse kurz und übersichtlich: so lesen Ihre Beschäftigen die Dokumente mit größerer Wahrscheinlichkeit die Pflege der Dokumentation ist weniger aufwändig eine Einschränkung von eigen verantwortlicher Arbeit wird weniger befürchtet und in der Folge ist mit weniger Ablehnung der Umsetzung von Qualitätsmanagement zu rechnen. Gleichzeitig sollten die Dokumentation und die Erstellung der erforderlichen Nachweise für die Beteiligten so praktisch wie möglich abgelegt bzw. erstellbar sein. Bei der Planung und Erstellung des Qualitätsmanagementsystems sollten die Beschäftigten so früh wie möglich einbezogen werden. So können Abwehrhaltung wegen Ängsten oder Wahrung von Interessen vermieden oder verringert werden. Die einzelnen Schritte sind: Bestandsaufnahme Ist-Stand Ermittlung der erforderlichen Maßnahmen für Aufbau und Dokumentation on des QMS Aufwandsabschätzung Umsetzung Bewertung (Internes Audit) Zertifizierung Schenken Sie sich und Ihren Beschäftigten ein gutes Betriebsklima mit einer offenen Unternehmenskultur, indem Sie eine Zukunft in Ihrem Unternehmen mit Qualitätsmanagement wagen! Zusammenfassung 11.04.2011 Münker YASKO Consulting Seite 8/ 8