EDV-Service Olaf Börner myfactory.schnellkalkulation Inhaltsverzeichnis Zweck des Zusatzmoduls... 1 Grundeinstellungen... 2 Kalkulation im Artikelstamm... 3 Detaillierte Untersetzung... 4 Kalkulation im Beleg... 5 Speicherung kalkulierter Preise... 6 Auswertungen... 7 Installation des Zusatzmoduls... 9 Zweck des Zusatzmoduls Das Zusatzmodul myfactory.schnellkalkulation dient zur schnellen und komfortablen Vorkalkulation von Artikeln. Folgende Daten können festgelegt werden: - Basisdaten: Stundensatz, Interner Verrechnunsssatz, Aufschläge - Je Artikel kann im Artikelstamm eine Kalkulation als Ausgangsbasis hinterlegt werden. - Zur Kalkulation können neben Minutenwerten bis zu 4 frei definierbare Kostenartengruppen verwendet werden - Detaillierte Untersetzung auf jede einzelne Kostenartengruppe - Detaillierte Untersetzungen können aus anderen Artikeln, kompletten Stücklisten oder, bei vorhandenen PPS-Lizenzen, auch aus Produktionsaufträgen entnommen werden - Schnelle Nachkalkulation im Beleg über Positionsbrowser - Druckbare Kalkulationsübersichten - Kalkulationen werden im Beleg dauerhaft gespeichert Prinzipieller Ablauf: Nach Wahl eines Artikels im Beleg steht die Funktion Schnellkalkulation für die Belegposition zur Verfügung. Die Kalkulation erfolgt nach den frei definierbaren Kostenartengruppen aus dem myfactory-stamm. Jede Kostenart kann durch beliebig viele Artikel aus dem Stamm detailliert untersetzt werden. Die Bepreisung geschieht dabei vollkommen separat je Belegposition. Die Kalkulation inkl. der Detaildaten wird mit Preisen und Aufschlägen dauerhaft im Beleg je Position gespeichert. Eine Speicherung der Kalkulationsdaten im Kalk. EK1/2 bzw. VK im Artikelstamm ist ebenfalls möglich. Kalkulationen können im Artikelstamm gespeichert oder aus dem Artikelstamm übernommen werden. Für den Verkaufsbeleg steht eine positionsweise oder eine summarische Übersicht mit allen Kalkulationsdaten zur Verfügung.
Grundeinstellungen Die Grundeinstellungen finden Sie unter dem Menüpunkt: Stammdaten > Grundlagen > Kalkulation > Konfiguration Artikelkalkulation Abbildung 1: Platzierung im Menü Abbildung 2: Konfigurationsdialog In diesem Konfigurationsdialog hinterlegen Sie Ihren Stundenverrechnungssatz sowie Ihren internen Stundenverrechnungssatz. Diese bieten die Grundlage für jede neue Artikelkalkulation und können selbstverständlich innerhalb der Kalkulation übersteuert werden. Der interne Stundenverrechnungssatz dient hierbei als Basis zur Kostenbestimmung, während der Stundenverrechnungssatz zusammen mit dem internen die Basis für den Kostenaufschlag bietet. Zusätzlich zu den fest definierten Kostenarten Lohn und Material, haben Sie die Möglichkeit noch vier weitere Kostenartengruppen zur Untersetzung Ihrer Kalkulation zu wählen.
Kalkulation im Artikelstamm Wie auf dem nachfolgenden Bildschirmfoto zu erkennen, integriert sich die Artikelkalkulation als Zusatzreiter in den Artikelstamm. Abbildung 3: Artikelkalkulation im Artikelstamm Wenn zu einem Artikel noch keine Kalkulation existiert erzeugen Sie eine neue Kalkulation über die Schaltfläche. Der darauffolgende Bildschirm präsentiert die Artikelkalkulation mit Ihren Voreinstellungen aus der Grundeinstellung. Die Materialkosten werden mit dem internen Wert vorbelegt und können angepasst werden. Die eigentliche Kalkulation unterteilt sich in drei Bereiche: - Lohnkalkulation - Material- und sonstige Kosten - Gesamtrabatt Die Lohnkosten können Sie anhand der einzelnen Verrechnungssätze und des Minutenwertes bestimmen. Der Minutenwert des Artikels bezieht sich immer auf eine Basismengeneinheit (Stück etc.) und beschreibt die Dauer in Minuten die für diesen Artikel benötigt wird. Als Multiplikator steht Ihnen noch das Eingabefeld: Mann pro Einheit zur Verfügung. Wenn Sie die Lohnkosten manuell eingeben wird der Minutenwert automatisch angepasst. So erhalten Sie auch eine zeitliche Übersicht über Ihr Projekt.
Die Kalkulation des Materials und der sonstigen Kosten funktioniert nach dem einfachen Prinzip: Eingabe der Kosten und Eingabe eines Aufschlages in EURO oder in % zu den Kosten. Die Aufschläge passen sich je nach Eingabe automatisch an. Wird z.b. ein Prozentwert eingetragen wird der entsprechende Wert in EURO ausgerechnet und eingetragen. Detaillierte Untersetzung Sollte eine Kalkulation feiner strukturiert und untersetzt werden steht die Schaltfläche zur Verfügung. Über diese Schaltfläche öffnet sich ein weiteres Fenster in dem zu dieser Kalkulation weitere Artikel hinzugefügt werden können. Abbildung 4: Detailkalkulation So können Artikelkalkulationen mit spezifischen Artikeln untersetzt und somit fein kalkuliert werden. Über die Option-Schaltfläche werden folgende Optionen bereitgestellt: - Referenzposition: Findet Anwendung bei Belegkalkulationen. Detailkalkulationen aus Belegen werden nicht über das weiterverarbeiten von Belegen kopiert. Über diese Option lassen sich Detailkalkulationen aus der Referenzposition nachladen - Artikelstamm: Über diese Option öffnet sich ein Artikelsuchdialog und es lassen sich Detailkalkulationen des ausgewählten Artikels einfügen - Stückliste: Nach Betätigung dieser Option öffnet sich ein Artikelsuchdialog mit allen Stücklisten des Systems. Nach Auswahl der gewünschten Stückliste, wird diese komplett aufgelöst und die enthaltenen Positionen mit ihren Mengen und Bewertungspreisen eingefügt - Produktionsauftrag PPS: Import aller Positionen eines Produktionsauftrages mit / ohne Unteraufträge - Produktionsauftrag AOP: Import aller Positionen eines Produktionsauftrages der aufgabenorientierten Produktion mit / ohne Unteraufträge Durch Betätigung der Schaltfläche Hauptfenster zurückgeschrieben. werden alle Summen der Detailkalkulation in das
Über die Schaltfläche neuem Einzelpreis bestimmt. werden alle Detailkalkulationspositionen anhand ihrer Bewertungen mit Mit der Schaltfläche lässt sich eine Detailkalkulation auch als neue Stücklistenversion einer ausgewählten Stückliste speichern. Kalkulation im Beleg Die Artikelkalkulation im Beleg erfolgt analog zu der Artikelstammkalkulation. Sie rufen die Schnellkalkulation über das Positionsmenü und den Eintrag Schnellkalkulation oder über die Entitätsschaltfläche des Beleges. Abbildung 5: Aufruf der Kalkulation im Beleg Sie erhalten die Kalkulation nicht in einem Reiter sondern als eigenständiges Fenster. Hier können Sie wie im Artikelstamm die Kalkulation Ihres Artikels vornehmen. Sollte zu diesem Artikel keine Kalkulation vorhanden sein können Sie eine neue Artikelkalkulation anlegen und Ihre Preise kalkulieren. Der Unterschied besteht lediglich in der Speicherung der Kalkulation. Wenn Sie die Kalkulation des Artikels im Beleg speichern erhalten Sie folgende Meldung: Abbildung 6: Hinweis zu Kalkulationsspeicherung Ihre Kalkulation wird immer im Beleg mit gespeichert, Sie erhalten lediglich die Möglichkeit Ihre Belegkalkulation zukünftig im Stamm zu hinterlegen und kann somit als Basis für weitere Kalkulationen verwendet werden. Ihre Stammkalkulation wird bei der Verwendung eines Artikels immer im Beleg gespeichert. So haben Sie die Möglichkeit vergangene Kalkulationen zu prüfen und ggf. wieder zu speichern.
Abbildung 7: Belegkalkulation Im Beleg haben Sie zusätzlich ein kleines Browserfenster mit allen aktuellen Belegpositionen zur Verfügung. Wird eine neue Position ausgewählt wird direkt die dazu gehörende Kalkulation aus dem Beleg geladen. So haben Sie die Möglichkeit Ihre Kalkulationen ohne Unterbrechnung zu prüfen. Bei Wechsel von Positionen werden geänderte Kalkulationen direkt gespeichert. Speicherung kalkulierter Preise Zur Speicherung der kalkulierten Preise bietet Ihnen die untere Funktionsleiste folgende Möglichkeiten Abbildung 8: Funktionsleiste Speicherung zur Roherlösermittlung: Die kalkulierten Kosten können in den Feldern Kalkulatorischer EK, Kalkulatorischer EK 2 und im letzten EK gespeichert werden. Die Auswahl erfolgt über das Auswahlfeld. Speicherung in Preislisten: Der kalkulierte Einzelpreis des Artikels können Sie in einer Ihrer Preislisten speichern. Die Auswahl der Preisliste erfolgt über das Auswahlfeld. Zum Speichern der Kosten oder des kalkulierten Einzelpreises betätigen Sie die Schaltfläche. Möchten Sie lediglich die Kalkulation speichern betätigen Sie bitte die Schaltfläche. Sollten Sie die Kalkulation im Beleg durchgeführt haben, wird der aktuell kalkulierte Einzelpreis als Positionspreis und die Kosten als Artikelbewertung im Beleg abgespeichert.
Auswertungen Als Auswertungsmöglichkeiten stehen Ihnen zwei Standardreports mit vorgefertigtem Layout zur Verfügung. Abbildung 9:Kalkulationsübersicht Beleg gesamt Summarische Übersicht über die Kalkulation des Beleges
Abbildung 10: Kalkulationsübersicht Beleg-Positionen Ausweis der kompletten Artikelkalkulationen jeder einzelnen Position des Beleges. Die Layouts sind entsprechend den Möglichkeiten des Reportdesigners flexibel an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassbar. Die Konfiguration von Reports über den Reportdesigner entnehmen Sie bitte den Handbüchern.
Installation des Zusatzmoduls Das Zusatzmodul wird in Form eines Installationspakets ausgeliefert, dass mit der myfactory.administrator- Anwendung installiert werden kann.