Beilage C INVWIN KURZANLEITUNG Letztfassung 23.5.2007 AD Gerlinde König 1
Sie haben bereits das Programm angekauft und durch die Firma SCIO installieren lassen? Sie haben bereits von der Budgetabteilung des Stadtschulrates die Datei invbase.zip * übermittelt bekommen? Dann machen Sie bitte folgendes: Nach dem Entzippen mittels Doppelklick auf die Datei invbase.zip sehen Sie 2 Dateien: objects.dat und objects.idx. Markieren Sie beide Dateien und gehen Sie auf Extrahieren. *beinhaltet bereits die Kennzahlen und FIBU-Konten für AHS, Kennzahlen für die Zweckeb. Gebarung müssen separat eingegeben werden, siehe ab Seite 12. Andere Schultypen müssen lediglich bei den FIBU-Konten den finanzgesetzlichen Ansatz bzw. gegebenenfalls die VA-Konten ändern, siehe Seite13 2
Bei Extrahieren nach geben Sie als Pfad C:\Invwin\invbase ein. Wählen Sie Alle Dateien, bei Dateien überschreiben setzen Sie ein Häkchen und gehen nochmals auf Extrahieren. 3
Buchungen-Kostenstelle Buchungen-FIBU-Konto Buchungen-Standort Zuweisen Buchungen-Inventarkonto Ausscheiden Kostenstellen Ändern FIBU-Konten Neu Standort-Konten Ausgänge Inventar-Konten Ergänzungen Ergänzen Hilfe Kontext Hier sehen Sie die wichtigsten BUTTONS der Menüleiste. Zum erstmaligen Öffnen wurde ein Zugang mit Benutzernamen und Passwort jeweils start eingestellt. Dieser Benutzer sollte auf einen echten Benutzer geändert oder gesperrt werden. Die genaue Vorgangsweise sehen Sie auf den nächsten Seiten. 4
Anlegen Ihrer Dienststellendaten Über die Menüpunkte Anzeigen und Dienststellen. 5
Dienststelle, ändern. 6
..gelangen Sie in die Bildschirmmaske Daten der Dienststelle, welche Sie ausfüllen. Achten Sie darauf, dass bei Übernahme in FIBU-Konten unbedingt ein Häkchen gesetzt ist, Pauschal- und kalk. Abschreibung muss ausgewählt sein sowie ein Häkchen bei Übernahmsphase. Als Endtermin ist jener Termin zu verstehen, bis zu welchem die händischen Inventaraufzeichnungen gelten sollen. Alle bis zum Endtermin händisch erfassten Daten sind in EXCEL zu erfassen (=Altbestand) und nach INVWIN zu importieren. Der Import dieser Daten kann aber auch noch nach diesem Endtermin erfolgen (=Übernahmsphase). Wenn der Altbestand komplett importiert ist, ist das Häkchen bei Übernahmsphase zu entfernen. D. h., Sie können sich mit dem Import ruhig Zeit nehmen, denn: Während der Übernahmsphase können Sie auch bereits neu einlangende Gegenstände buchen! Siehe Seite 19! 7
Bei Anklicken des Feldes Art der Inventarnummer können Sie den Aufbau der Inventarnummer selbst bestimmen. 8
Anlegen Ihrer Benutzerdaten Unter dem Menüpunkt Anzeigen, Benutzer 9
.. Benutzer, ändern.. 10
..müssen Sie den Benutzer anlegen bzw. von start auf irgendeinen Benutzer- und Anmeldenamen abändern. Es können auch mehrere Benutzer angelegt werden. Sie haben die Möglichkeit die Funktionen Hauptverwalterin, Anwenderin, Datenerfasserin und Datenauswerterin auszuwählen, welche alle unterschiedliche Rechte haben. Mittels Pfeilen können Sie die Rechte der /des Benutzer(s) festlegen. 11
Hier sehen Sie die von uns vorgegebene Inventarkontenübersicht. Sollten Sie noch weitere Untergliederungen der RIM-Kennzahlen brauchen, können Sie diese natürlich selbst anlegen. Sollten Sie einmal eine RIM-Kennzahl bei der Zweckgebundenen Gebarung oder einem anderen finanzgesetzlichen Ansatz (z. B.1220, 1286) benötigen, müssen Sie diese auf jeden Fall gemeinsam mit dem entsprechenden Ansatz neu anlegen. Dazu müssen Sie den benötigten Ansatz samt benötigten Kontierungen bei den FIBU-Konten neu anlegen, siehe dazu nächste Seite! 12
Sollten Sie nicht den finanzgesetzlichen Ansatz 1270 bzw. 1272 haben, müssen Sie den Ansatz bei den FIBU-Konten ändern. (F aufrufen, auf ändern gehen und die Änderungen vornehmen). Außerdem müssen Sie hier auch auf jeden Fall die zusätzlich benötigten Ansätze wie 1220 oder 1286 ergänzen (auf neu gehen). Erst dann kann für den jeweils benötigten Ansatz eine Kennzahl angelegt werden. Da das Programm eine Kennzahl samt Gegenstandsart (z. B. 100-01 für Schülertische) numerisch nur einem Ansatz zuordnen kann, empfiehlt sich bei der Anlage einer neuen Kennzahl z. B. für die Zweckgeb. Gebarung neben der Kennzahl ein Z (für Zweckgeb. ) zu schreiben. Siehe nächste Seite! 13
14
15
Anlegen von Kostenstellen Sie haben auch die Möglichkeit, Kostenstellen anzulegen. Jede Kostenstelle (z. B. Verwaltung etc.) muss mit einer 6stelligen Nummer bezeichnet werden. 16
Anlegen von Standorten Beim Menüpunkt S und mit Neu können Sie Ihre Standorte anlegen und gleichzeitig Ihre angelegten Kostenstellen zuweisen! 17
18
Jetzt kann mit dem Buchen begonnen werden! Unter Menüpunkt I können Sie bereits Ihre gewünschte Inventarkennzahl markieren, gehen dann auf BI (=Buchungstableau) und anschließend auf Neu (Sie können aber auch hier die Inventarkennzahl auswählen), füllen die Bildschirmmaske mittels Weiterspringen über die Tabulatortaste aus, bei aktuellen Buchungen müssen Sie einen Beleg anlegen, bei Altdaten (ohne EXCEL-Import) wählen Sie kein Beleg. Ist Ihr Endtermin bereits vorbei, können Sie mit einem Häkchen auswählen zwischen Übernahmsphase (Altdaten) und Echtbetrieb (Neu einlangende Gegenstände). Beachten Sie auch die richtige Auswahl des Zugangskennzeichens (z. B. Haushaltsmittel, Schenkung, Sachgüteraustausch etc.) 19
Der Beleg Bei Belegaussteller geben Sie den Firmennamen ein. Nach dem Speichern des Beleges bzw. nach dem Speichern der kompletten Buchung erscheinen hintereinander am Bildschirm Belegnummer und vergebene Inventarnummer, welche Sie bitte auf der Rechnung vermerken. 20
Ändern von Daten bei einem bereits gebuchten Gegenstand (Buchungsdatum, falscher Betrag, Beschreibung des Gegenstandes) I (gewünschte Kennzahl markieren), BI (Doppelklick auf gewünschte Buchung), ändern 21
Ausscheiden eines Gegenstandes (Ausscheidungsdatum, Ausgangskennzeichen - z. B. Ausscheidung, Sachgüteraustausch, Verkauf, Diebstahl..) I (gewünschte Kennzahl markieren), BI (Doppelklick auf gewünschte Buchung), ausscheiden 22
Gegenstände zuweisen (Standort ändern) Ändern sie den Standort und legen Sie dann fest, ob es eine Umstellung oder eine Korrektur ist (siehe nächste Seite) I (gewünschte Kennzahl markieren), BI (Doppelklick auf gewünschte Buchung), zuweisen 23
Mit Klick durch die rechte Mousetaste auf den Standort (= Individualisierungstabelle) ersehen Sie den Lebenslauf eines Gegenstandes. 24
Buchungen ergänzen Wenn sich z. B. durch die Anschaffung von Zubehör der Buchwert einer bereits bestehenden Buchung ändert. I (gewünschte Kennzahl markieren), BI (Doppelklick auf gewünschte Buchung), ergänzen 25
durch Klick auf I, BI und anschließend auf Ausdrucke kommen Sie zur Inventarbestandsrechnung (=Inventar-Hauptbestandsrechnung) siehe nächste Seite! Die Inventar-Hauptbestandsrechnung (Erfassen d. kompletten Bestandes) ist nur auf ausdrückliche Weisung durch den Stadtschulrat durchzuführen. 26
27
Im Gegensatz zur Inventar-Hauptbestandsrechnung sind jährlich nur die Zugänge ohne haushaltsmäßige Verrechnung (z. B. Schenkungen, Sachgüteraustausch ) sowie die Ausgänge mittels Verzeichnis und Nachweis an den Stadtschulrat für Wien zu melden. Zuerst I, BI und dann Ausdrucke anklicken, dann siehe Grafik! 28
Inhaltsverzeichnis A Anderer finanzgesetzl. Ansatz 12 Ändern 21 Ausgänge 28 Ausscheiden 22 B Beleg 20 Benutzerdaten 9 Buchen 19 Buttons 4 D Dienststellendaten 5 E Endtermin 7 Ergänzen 25 Extrahieren 2,3 I Invbase 2,3 Inventar-Hauptbestandsrechnung 26 Inventarkontenübersicht 12 Inventarnummer 8 K Kostenstellen 16 M Menüleiste 4 N Nachweis 28 R Rechte d. Benutzers 11 S Standorte 17 U Übernahmsphase 7, 19 V Verzeichnis 28 Z Zugänge ohne haushaltsmäßige Verrechnung 28 Zuweisen 23 Zweckgebundene Gebarung 12 f. 29