Handbuch Termine/Fristen

Handbuch Termine/Fristen

I TERMINE / FRISTEN Seite 01 01 Allgemeines 02 a) Hinweise zur Regressgefahr 02 b) Vorbereitende Arbeiten 03 c) Einstellungen 04 1 Frist neu 06 2 Termin neu 08 3 Wiedervorlage neu 11 4 Terminkalender 12 a) Kalenderansichten 13 b) Kalendereinstellungen 16 c) Kalenderfunktionen 16 5 Aktenkalender 18 6 Tageskalender 19 7 Fristenliste 20 a) Frist ändern/löschen 21 b) Fristen drucken 22 c) Fristenkette/Gruppe von Fristenketten anlegen und bearbeiten 24 8 Terminliste 25 9 Wiedervorlagenliste 25 a) Wiedervorlagen filtern 26 b) Wiedervorlagen anzeigen 27 c) Toolbar 28 10 Protokoll 28 a) Mit Filter arbeiten 29 b) Ergebnisübersicht

II Seite 30 11 Jahresübersicht 31 12 Synchronisation Stand: 07.01.2013 Zuletzt bearbeitet von: Andrea Brandenburg, Petra Seidler

1 TERMINE / FRISTEN Abb. 1: PD 8, Untermenü Termine/Fristen Allgemeines Termine/Fristen bietet eine speziell auf die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien zugeschnittene Terminverwaltung. Sämtliche Kanzleitermine, insbesondere Gerichtstermine, Fristen, Wiedervorlagen und aktenbezogene Besprechungstermine, können hier erfasst und bearbeitet werden. Mit praktischen Programmfunktionen, wie z. B. Tageskalender und Aktenkalender, besteht die Möglichkeit, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. Für jede Frist sollte auch eine sog. Vorfrist eingetragen werden. Die Vorfrist ist ein Zeitpunkt, an dem ein Sachbearbeiter auf das bevorstehende Ende einer Frist hingewiesen wird. Diese Vorfrist soll sicherstellen, dass auch für den Fall von Unregelmäßigkeiten ( ) noch eine ausreichende Überprüfungs- und Bearbeitungszeit bis zum Ablauf der zu wahrenden Frist verbleibt, so der 6. Zivilsenat des BGH im Beschluss vom 17. Februar 2009, - Az.: VI ZB 33/0. Weitere Fundstellen: u. a. NJW 2008, 3439 f., NJW 1994, 2551. Es kann mit einer oder mit mehreren Fristen gearbeitet werden. Im Fall von mehreren Fristen, z. B. bei der Abfolge der Berufungsfrist und der darauf folgenden Begründungsfrist, geschieht dies über eine sog. Fristenkette. Der Begriff Fristenkette steht für mehrere einzelne Fristen, die das gleiche auslösende Ereignis (Zustellung) haben. Fristenketten können einer Gruppe zugeordnet werden. In den Einstellungen, Termine/Fristen, Karteikarte Fristen ist zu entscheiden wie Vorfristen behandelt werden sollen und ob nur mit einer Fristenkette oder mit Gruppen von Fristenketten gearbeitet werden soll. Mit dem Terminkalender werden die Termine der ra-micro Benutzer komfortabel verwaltet. Darüber hinaus bietet ra-micro - derzeit noch beschränkt für den eigenen Kalender - die Möglichkeit der Synchronisation mit

2 einem webbasierten Kalender, dem Google-Kalender an, über den ein weiterer Abgleich mit den mobilen Geräten erfolgen kann. Auch für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Mandanten stehen entsprechende Programmfunktionen zur Verfügung: Per E-Brief oder E-Mail oder SMS können Termine weitergeleitet werden. a) Hinweise zur Regressgefahr Es ist zu berücksichtigen, dass insbesondere die elektronische Fristenkontrolle spezifische Fehlermöglichkeiten mit sich führt. Dies ergibt sich allein schon aus der Überlegung, dass bei einem technischen Defekt mit Datenverlust jedenfalls alle notierten Fristen bis zur letzten Datensicherung verloren sind. Diese müssen zwangsläufig rekonstruierbar sein. Im Anschluss an die Rechtsprechung des BGH ist dringend zu empfehlen, mit der Programmfunktion 10 Protokoll zu überprüfen, ob alle Fristen korrekt eingegeben und vom Programm ausgeführt worden sind. Die Anforderungen an die Büroorganisation einer Anwaltskanzlei für Störfälle eines elektronischen Fristenkalenders sind hoch, so der 7. Zivilsenat des BGH - Az.: VII ZB 31/95 -, Fundstellen: u. a. in NJW 1997, 327; MDR 1997, 297; AnwBl. 1997, 122. Nach der Rechtsprechung darf eine elektronische Kalenderführung keine hinter einem manuell geführten Papierkalender zurückbleibende Sicherheit bieten. Daher werden Fristen im Programm keinesfalls gelöscht, sondern mit dem Vermerk gelöscht bzw. erledigt gekennzeichnet. b) Vorbereitende Arbeiten Allen Benutzern steht automatisch ein Kalender zur Verfügung. Um mit einem allgemeinen Kalender für die gesamte Kanzlei zu arbeiten, kann sich die Kanzlei als Benutzer anlegen. Der dann für die Kanzlei automatisch angelegte Kalender steht dann ebenfalls in der Terminverwaltung zur Verfügung. In der Rechteverwaltung wird festgelegt, welche Programm-Funktionen einem Benutzer zur Verfügung stehen sollen. Bei Benutzern, die am Modul Termine/Fristen keine oder nur wenige Rechte haben sollen, sind in der Rechteverwaltung die entsprechenden Rechte zu entfernen. Abb. 2: Ausschnitt aus der Rechteverwaltung, Termine/Fristen Für die Arbeit mit Termine/Fristen werden folgende Auswahlmasken und Standardtexte von ra-micro ausgeliefert : gtzettel.msk (Terminzettel Gerichtstermin), gtbrief.msk (Terminmitteilung Gerichtstermin), atzettel.msk (Terminzettel allgemeiner Termin), atbrief.msk (Terminmitteilung allgemeiner Termin), textka1.rtf (Terminzettel allgemeiner Termin), textka2.rtf (Terminmitteilung allgemeiner Termin), textkg1.rtf (Terminzettel Gerichtstermin, textkg2.rtf (Terminmitteilung Gerichtstermin). Um Standardtexte an die Kanzleierfordernisse anzupassen, ist im Modul Schriftverkehr, 5 Standardtexte aufzurufen. Mit Termine/Fristen und anschließend Bearbeiten/Auswerten können Programmtexte bearbeitet werden.

3 c) Einstellungen Für den Bereich Termine/Fristen stehen unter Kanzlei, Einstellungen, Fristen/Wiedervorlagen folgende zwei Karteikarten zur Verfügung: Fristen, Wiedervorlagen. Einzelheiten können im Handbuch Kanzlei im Kapitel Einstellungen nachgelesen werden. Anpassungen von Einstellungen der Terminverwaltung sind direkt im Terminkalender vorzunehmen. Weitere Einzelheiten hierzu sind dem Kapitel 4 Terminkalender zu entnehmen.

4 1 Frist Neu Abb. 3: Kachel 1 Frist neu Abb. 4: Fristen eingeben, hervorgehoben: Akten-SB Die Aktennummer wird eingegeben, zu der die Frist notiert werden soll. Anhand der nun angezeigten Aktenkurzbezeichnung kann die Richtigkeit der Aktennummer kontrolliert werden. Außerdem werden alle bereits zu dieser Akte eingetragenen Fristen angezeigt. Bei Aktenzeichen kann das Aktenzeichen des Gerichts oder der Behörde eingegeben werden, bei Bemerkung kann eine Kurzbeschreibung zur Akte oder zur Frist notiert werden. Schließlich wird der Aktensachbearbeiter ausgewählt, in dessen Kalender die Frist notiert werden soll. Es können mehrere Aktensachbearbeiter auswählt werden. Fristbeginn ist das Zustellungsdatum. Zu beachten ist, dass der Begriff Fristbeginn im technischen Sinne verstanden wird. Es ist also das Datum des fristauslösenden Ereignisses (z. B. Zustellung) gemeint und nicht, wie 187 I BGB vermuten lassen könnte, der darauf folgende Tag. 187 I BGB verschiebt nicht den Fristbeginn um einen Tag. Die Vorschrift regelt nur, dass der Tag des Fristbeginns nicht in die Fristberechnung einfließt. Beispiel: Ist der Tag der Zustellung Dienstag, der 15. April 2012, so wird als Fristbeginn der 15. April 2012 eingetragen. Das Fristende einer Monatsfrist wird dann mit Donnerstag, dem 15. Mai 2012 berechnet. Fristen aus einer Fristenkette können automatisch berechnet werden. Der Fristbeginn wird eingetragen. Die entsprechende Fristenkette bzw. Fristengruppe mit Fristenkette wird markiert. Daraufhin werden automatisch die zu dieser Fristenkette gehöhrenden Fristen berechnet, z. B. Berufungsfrist und Begründungsfrist mitsamt der dazugehörigen Vorfristen, sofern diese hinterlegt wurden.

5 Unter Bearbeiten können Fristenketten angelegt werden. Wenn in den Einstellungen die Option Gruppen von Fristenketten gewählt wurde, können die anzulegenden Fristenketten gruppiert werden, um eine bessere Übersichtlichkeit zu schaffen. Abb. 5: Fristenketten bearbeiten, hervorgehoben: Namenseingabe Im Feld Name wird die neue Fristenkette erstellt, z. B. B/BB für Berufung und Berufungsbegründung. Im Feld Zeitlicher Ablauf werden sämtliche Fristen die zu dieser Fristenkette gehören sollen, angelegt. Im Beispiel wären das die Berufung mit einer Frist von einem Monat und die Berufungsbegründung mit zwei Monaten. Alternativ kann auch die Einstellung verwendet werden. In diesem Fall muss der Fristbeginn und das Fristende manuell eingetragen werden. Dies bedeutet, dass das Datum des Fristablaufs vorher selbst berechnet werden muss. Bei Fristgrund kann eintragen werden, wie die Frist bezeichnet werden soll, z. B. Replik.

6 2 Termin neu Abb. 6: Kachel 2 Termin neu Abb. 7: Maske Gerichtstermin, Allgemeiner Termin Mit der Termin-Eingabemaske können neue Termine schnell und einfach erfasst werden. Es ist zunächst zwischen Allgemeiner Termin und Gerichtstermin auszuwählen. Alle Termine können zu einer bereits angelegten Akte gespeichert werden. Sofern eine Aktennummer eingetragen wird, wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung mit dargestellt. Gerichtstermine können nur zu einer bestehenden Akte notiert werden. Betreff steht zur freien Verfügung, um weitere Informationen mit aufzunehmen. Der Anzeigetext wird automatisch aus der eingegebenen Aktennummer, der Aktenkurzbezeichnung sowie des Betreffs generiert. Der Anzeigetext ist der Text, der im Kalenderblatt des Terminkalenders sichtbar ist und der bei der Synchronisation als Termintext abgeglichen wird. Nachdem der Beginn und das Ende des Termins eingetragen worden ist, besteht über die Erinnerungsfunktion die Möglichkeit, zum Termin eine Erinnerung festzulegen. In den Einstellungen des ra-micro 8 Kalenders kann über Optionen die Erinnerungszeit für jeden Neueintrag voreingestellt werden. Diese Voreinstellung wird bei

7 jeder Neueingabe eines Termins berücksichtig, kann aber auch jederzeit im Bereich Erinnerung manuell geändert werden. Sofern ein Gerichtstermin eingetragen wird, stehen unter Gericht die in der Akte hinterlegten Gerichte zur Auswahl zur Verfügung. Mit Auswahl eines bereits bestehenden Gerichts wird die Adresse des Gerichts als Ort und das Gerichts-Aktenzeichen automatisch übernommen. Ferner kann der Raum/Saal des Gerichtstermins eingetragen werden. Sofern das persönliche Erscheinen der Partei angeordnet worden ist, kann dies angehakt werden. Mit dem Link Auf Karte anzeigen öffnet sich der integrierte Routenplaner. Ausgangspunkt ist die Kanzleiadresse mit der Nummer 1. Der Routenplaner zeigt nicht nur den Weg in einer Karte an, sondern zusätzlich die Entfernung in Kilometern sowie die erforderliche Fahrtzeit zum Terminort. Dieser Routenplan kann auch über als Karte gedruckt werden. Abb. 8: Karte mit Routenplaner Unter Kalender ist über die Auswahlbox der Kalender auszuwählen, in welchen der neue Termin übernommen werden soll. Abb. 9: Ausschnitt aus der Maske Gerichtstermin, hervorgehoben: Kalenderauswahlbox Alle Termine können grundsätzlich einer Farbkategorie zugeordnet werden. Der Termin wird sodann im Terminkalender entsprechend farblich dargestellt. Sofern dem Kalender eine Farbe zugeordnet wurde, überschreibt die Farbkategorie die Kalenderfarbe. Kategorien können entweder beim Termineintrag selbst unter Kategorie oder nachträglich über das per Rechtsklick aufrufbare Kontextmenü, dort mit der Funktion Kategorisieren oder in den Einstellungen des Terminkalenders unter Optionen ausgewählt werden. Bei Notizen kann ein individueller Text hinterlegt werden. Der Termin kann per E-Mail, E-Brief oder rmo SMS versendet werden. Es können Terminzettel bzw. Terminnachrichten gedruckt werden. Allgemeine Termine werden im Kalender mit einem blauen Balken am linken Rand angezeigt, Gerichtstermine mit einem gelben Balken, sodass sofort erkannt werden kann, wann Gerichtstermine anstehen.

8 3 Wiedervorlage neu Abb. 10: Kachel 3 Wiedervorlage neu Abb. 11: Maske Wiedervorlagen Mit dieser Programmfunktion können aktenbezogen bis zu zwei Wiedervorlagen eingegeben, gelöscht, angezeigt und gedruckt werden. Wenn die Aktenverwaltung auf SQL umgestellt ist, können bis zu neun Wiedervorlagen eingegeben, bearbeitet oder gelöscht werden. Wiedervorlagen zu einer bestimmten Akte können auch über die Maske Frist neu, dort durch Aufruf Wiedervorlage in der Toolbar eingetragen werden. Wiedervorlagensachbearbeiter Jedem Sachbearbeiter, der Wiedervorlagen bearbeiten soll, muss ein Wiedervorlagen-Sachbearbeiterkürzel zugeordnet werden. Die Zuordnung eines Wiedervorlagen-Sachbearbeiterkürzels kann in der Benutzerverwaltung unter vorgenommen werden. Unter Bearbeiter kann dann eine Wiedervorlage dem bestimmten Wiedervorlage-Sachbearbeiter zugeordnet werden. Wiedervorlagen werden stets unter Angabe des entsprechenden Wiedervorlagen-Sachbearbeiters angezeigt und gedruckt. Wiedervorlagen eingeben Nach Eingabe der Aktennummer werden der entsprechende Aktensachbearbeiter, das Referat und die Aktenkurzbezeichnung angezeigt. Wurden zu einer Aktennummer schon vorher Wiedervorlagen erfasst, werden die bereits vorhandenen Daten in den Eingabefeldern aufgerufen und können bei Bedarf bearbeitet werden. Bei Datum wird eingetragen, wann die Wiedervorlage erfolgen soll. Soll ein bestehendes Wiedervorlagedatum um eine Woche oder einen Monat vorgetragen werden, kann über bzw. das Datum entsprechend geändert werden.

9 Soll eine bestehende Wiedervorlage vorverlegt werden, wird gewählt. In der aufgerufenen Maske Wiedervorlage vortragen kann mit ein konkretes Datum für die Wiedervorlage angegeben oder mit eingestellt werden, in wie vielen Tagen, Wochen oder Monaten eine Wiedervorlage erfolgen soll. Abb. 12: Wiedervorlage vortragen Neben dem Datum wird stets der entsprechende Wochentag angezeigt, damit Einträge auf Sonn- oder Samstage vermieden werden können. Wenn ein Wochentag auf einen Feiertag fällt, wird dieser rot dargestellt. Soll die Wiedervorlage auf einen Feier- oder Wochenendtag eingetragen werden, ist im Programmbereich Kanzlei unter Einstellungen, Wiedervorlagen/Frist, auf der Karteikarte Wiedervorlagen, die Option WV-Datum nicht ändern zu wählen. Mit Grund wird der Wiedervorlagegrund gewählt. Die Auswahlliste der Wiedervorlagegründe kann erweitert oder geändert werden, indem der Editiermodus (Komfobox) mit aufgerufen wird. Für die einzelnen Wiedervorlagegründe dürfen maximal 50 Zeichen pro Zeile belegt werden. Es können bis zu 99 Wiedervorlagegründe gespeichert werden. Neue Wiedervorlagegründe können nur an die bestehende Liste angefügt werden. Da sich die Nummer des Wiedervorlagegrundes aus der Zeile ergibt, in der sich der Wiedervorlagegrund befindet, können keine Zeilen entfernt werden. Eine Änderung der Auswahlmaske textwv.msk wirkt sich auch auf schon eingetragene Wiedervorlagen aus! Individuelle Wiedervorlagegründe können in das Eingabefeld Grund manuell eingegeben werden. Es muss immer ein Grund eingegeben sein. In den Einstellungen unter Kanzlei, Einstellungen, Wiedervorlagen/Fristen, Karteikarte Wiedervorlagen kann ein Grund gewählt werden, der standardmäßig vorgeschlagen wird. Nachdem mit Bearbeiter ein Wiedervorlagen-Sachbearbeiter gewählt wurde, wird mit Rhythmus der gewünschte Wiedervorlageturnus gewählt. Der Wiedervorlageturnus kann mit folgenden Intervallen gewählt werden: einmalig, täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich. Es kann auch eingegeben werden, nach wie vielen Tagen die Wiedervorlage erfolgen soll. Möglich sind 1 99 Tage. Der Vortrag der Wiedervorlage auf den eingetragenen Rhythmus erfolgt jeweils nach erreichtem Wiedervorlagedatum und Druck der Wiedervorlagenliste. Um den zusätzlichen Zeitaufwand und die dadurch beanspruchte Zeit zu erfassen, können die Eingabefelder unter erweitert werden Bei Zeitaufwand kann die voraussichtliche Bearbeitungszeit für die Wiedervorlage eingegeben werden. Bei belegte Zeit wird die mit Wiedervorlagen belegte Zeit für diesen Wiedervorlagensachbearbeiter an diesem Tag angezeigt. Zwischen den Datum-Eingabefeldern in 1. Wiedervorlage und 2. Wiedervorlage kann mit der Tastenkombination S1 oder S2 vor- bzw. zurückgeblättert werden. Wiedervorlage löschen Mit kann eine eingetragene Wiedervorlage gelöscht werden. Gelöschte Wiedervorlagen können unter, eingesehen und dort bei Bedarf endgültig unter gelöscht werden.

10 Wiedervorlagen eingeben mit Aktenverwaltung auf SQL Abb. 13: Maske Wiedervorlagen bei Aktenverwaltung auf SQL Bei Aktenverwaltung auf SQL können bis zu neun Wiedervorlagen pro Akte erfasst werden, anstelle von 2 Wiedervorlagen ohne Aktenverwaltung auf SQL. Deshalb ist die Eingabemaske auch wie sich aus Abb. 11 ergibt anders gestaltet. Bei Aktennummer/Nachname wird die Nummer der Akte eingegeben. Unter Wiedervorlagen sieht man die bereits bestehenden Wiedervorlagen zu der ausgewählten Akte. Über die Schaltfläche Neu kann eine neue Wiedervorlage erfasst werden. Werden bestehende Wiedervorlagen markiert, können diese über die entsprechenden Schaltflächen bearbeitet bzw. gelöscht werden. Kurzbrief zur Wiedervorlage erstellen Um einen Kurzbrief zur Wiedervorlage zu erfassen, wird gewählt. Diese Programmfunktion dient der zeitsparenden Erstellung eines Anschreibens. Die hier erfassten und optional gespeicherten Kurzbriefe können in der eingestellten Textverarbeitung aufgerufen, weiterbearbeitet und gedruckt werden. Der Kurzbrief kann auch direkt gedruckt werden, wenn Speichern in der Kurzbriefmaske abgewählt wird. Wiedervorlage per E-Brief/E-Mail versenden Neu eingetragene und bearbeitete Wiedervorlagen können aus der Eingabemaske Wiedervorlagen per E-Brief versandt werden. Im E-Brief können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Es kann beispielsweise die Bearbeitung eines standardmäßig mitgelieferten Textes erfolgen. Für die Nutzung des E-Briefes ist zunächst die Hinterlegung mindestens eines entsprechenden E-Mail Kontos erforderlich. Die Hinterlegung erfolgt über die E-Mail Konten des Moduls E-Workflow. Die Wiedervorlagen können auch per E-Mail - als Alternative zum E-Brief versandt werden. Auf dem jeweiligen Rechner muss Microsoft Outlook installiert sein. Die zur Adresse des Auftraggebers vermerkte E-Mail Adresse wird vorgeschlagen. Der Wiedervorlagen-Rhythmus, das Datum der Wiedervorlage und der Wiedervorlagegrund sowie die Aktennummer werden als Betreff der E-Mail übernommen. Sind zu der Akte zwei Wiedervorlagen vermerkt, werden der E-Mail zwei Anlagen beigefügt. Im Betreff der jeweiligen Anlage sind die jeweiligen Wiedervorlagedaten und die Aktennummer angegeben.

11 4 Terminkalender Abb. 14: Kachel 4 Terminkalender Abb. 15: Maske ra-micro 8 Kalender Für jeden Benutzer, der in Kanzlei, Benutzerverwaltung angelegt ist, steht automatisch ein ra-micro 8 Kalender zur Verfügung. Zusätzlich können Eigene Kalender angelegt werden. Alle angelegten Kalender können in der Ansicht an- bzw. abgewählt werden. Mit Rechtsklick auf die Zeitspalte links am Kalenderblatt kann aus einer Auswahlliste ein Zeitintervall für die Darstellung des Kalenderblattes gewählt werden. Zwischen verschiedenen Kalendertagen kann entweder oben im Kalenderblatt über die Pfeiltasten oder links unten in der Monatsanzeige gewechselt werden. Die Maske Termin kann auch im Monatskalender selbst zu einem bestimmten Datum aufgerufen werden. Durch eine Freigabe des Kalenders in der Dropbox kann auf diesen jederzeit von unterwegs zugegriffen werden. Zudem kann der eigene Kalender mit einem Google-Kalender über ein bestehendes Google-Internet-Konto synchronisiert werden. Unter Kanzlei, Benutzerverwaltung, Rechteverwaltung, sind auf der Karteikarte Termine/Fristen die Rechte für das Bearbeiten von Fristen, das Bearbeiten/Löschen von Gerichtsterminen sowie das Löschen von Terminen zu vergeben. Dazu sind Verwalterrechte notwendig.

12 a) Kalenderansichten Im ra-micro 8 Kalender stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung. Es kann zwischen einer Tages-, einer Wochen-, einer Monats- sowie einer Listenansicht gewählt werden: Bei Wahl der Listenansicht werden Allgemeine Termine und Gerichtstermine als Liste untereinander dargestellt. Dabei kann die Sortierung über die Spaltenköpfe nach Akte/Titel/Orte/Beginn/Ende/Kalender geändert werden. Abb. 16: Ausschnitt: Listenansicht des ra-micro 8 Kalenders Sind mehrere Kalender geöffnet, können diese entweder nebeneinander, wie in der Abb. 13 oder über überlagert dargestellt werden: auch Abb. 17: Mehrere Kalender werden überlagert dargestellt

13 b) Kalendereinstellungen Abb. 18: Maske Einstellungen bearbeiten Um die Einstellungen am Kalender anzupassen wird über im Kalender die Einstellungsmaske aufgerufen. Hierüber können Einstellungen zum RA-MICRO Kalender, zu Eigenen Kalendern und allgemeine Optionen festgelegt sowie das Protokoll aufgerufen werden. Ein Teil dieser Einstellungen kann auch über das Kontextmenü per rechter Maustaste nach Markierung eines schon angelegten Kalenders aufgerufen werden. In diesem Kontextmenü kann auch die Anzeige einzelner Kalender ausgewählt werden. Abb. 19: Ausschnitt aus dem ra-micro 8 Kalender, hervorgehoben: Kontextmenü nach Markierung eines Kalenders

14 RA-MICRO Kalender Unter RA-MICRO Kalender können alle Kalender an- und abgewählt werden, die in der Ansicht angezeigt werden sollen. Um die Einstellungen zu bearbeiten, ist zuvor der Kalender zu markieren. Über öffnet sich folgende Maske: Eigene Kalender Abb. 20: RA-MICRO 8 Kalender, Einstellungen, Eigenschaften, KK Allgemein Allgemein Auf der Karteikarte Allgemein wird der Benutzername, der Kalendertyp und der Speicherort angezeigt. Es kann gewählt werden, ob Terminerinnerungen angezeigt werden und welche Farbe der Kalender verwenden soll. Standardmäßig ist der ra-micro Kalender grün. Eine individuelle Farbwahl bietet den Vorteil, dass die Einträge aus dem eigenen Kalender auf einen Blick an der entsprechenden Farbe erkannt werden können. Freigabe Auf der Karteikarte Freigabe besteht die Möglichkeit, den RA-MICRO Kalender sich selbst oder Dritten als Abonnement zur Verfügung zu stellen. Der RA-MICRO Kalender wird dann als Internetkalender in der Dropbox gespeichert. Der Link aus dem Public-Ordner der Dropbox kann dann jedem per E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Das Abonnement kann im eigenen (Handy-)Kalender angenommen werden, sofern das ICal-Format unterstützt wird. Bei diesem Internetkalender handelt es sich um eine reine Leseansicht. Aktualisierungen können automatisch gespeichert werden. Abb. 21: RA-MICRO 8 Kalender, Einstellungen bearbeiten, Eigene Kalender

15 Unter Eigene Kalender kann mit Neu ein eigener Kalender angelegt werden. Hier können z. B. Kalender mit ausschließlich privaten Terminen mit verwaltet werden. Eigene Kalender werden in ra-micro nur dem Benutzer angezeigt, der ihn auch angelegt hat. Im Gegensatz dazu sind RA-MICRO Kalender von allen Benutzern einsehbar. Sobald unter Neu ein Name eingegeben wird, legt sich der private Kalender automatisch an. Er kann mit Löschen wieder entfernt werden. Unter Eigenschaften können auch hier die gleichen Einstellungen - wie soeben bei RA-MICRO Kalender beschrieben vorgenommen werden, z. B. Terminerinnerungen, Kalenderfarbe und Freigabe. Optionen Abb. 22: ra-micro 8 Kalender, Einstellungen bearbeiten, Optionen Farbschema Mit Farbschema kann bestimmt werden, ob der Kalender in einer hellen oder dunklen Ansicht starten soll. Kategorien für Termine Mit Kategorien für Termine kann bestimmten Terminkategorien eine Farbe zugeordnet werden. Somit können bestimmte immer wiederkehrende Terminarten, wie z.b. Außer Haus Termine oder Geburtstage bereits an ihrer Farbe schnell erkannt werden. Abb. 23: Einstellungen, Optionen, Kategorien für Termine Arbeitszeiten Mit Arbeitszeiten können die Bürozeiten festgelegt werden. Im Kalender werden die Zeiten außerhalb der Arbeitszeit dann farblich gekennzeichnet.

16 Erinnerungen Mit Erinnerungen wird zunächst festgelegt, welche Zeitspanne automatisch in das Fenster Terminneueintrag gezogen werden soll. Wenn diese Terminerinnerungen angezeigt werden sollen, muss beim RA-MICRO Kalender oder beim Eigenen Kalender die entsprechende Wahl Terminerinnerungen anzeigen getroffen werden. Weiterhin kann bestimmt werden, ob ein Erinnerungssound abgespielt werden soll. Wenn dies gewünscht ist, kann eine Sounddatei gewählt werden. Protokoll Abb. 24: Maske Protokoll Das Protokoll im ra-micro 8 Kalender ermöglicht einen Überblick, welche Termine erfasst, geändert und gelöscht wurden. Es kann nach Kalendern und Zeiträumen listen. Somit ist eine effiziente Kontrolle insbesondere darüber gewährleistet, welcher Benutzer wann, welche Termine und von welchem PC aus eingetragen, bearbeitet oder gelöscht hat. Innerhalb des Ergebnisses kann nach Spalten sortiert werden. Der markierte Eintrag wird im unteren Bereich ausführlich dargestellt. Auch die Änderung sowie das Löschen von Fristen und Wiedervorlagen werden im ra-micro Programm protokolliert. Das Protokoll ist im Programmbereich Termine/Fristen über 10 Protokoll aufzurufen. c) Kalenderfunktionen Neue Termine eintragen Über Neu in der Toolbar des ra-micro 8 Kalenders wird die Maske Termin aufgerufen und ein neuer Termin kann eingetragen werden. Ein neuer Termin kann auch eintragen werden, indem im Kalender zur entsprechenden Uhrzeit geklickt und die Maske Termin aufgerufen wird. Weitere Einzelheiten zum Eintragen neuer Termine sind dem Kapitel Termin neu dieses Handbuches zu entnehmen. Termin suchen Durch Eingabe eines Stichwortes bei kann ein bestimmter Termin in allen Kalendern gesucht werden. Der Termin kann aufgerufen und ggf. in der Maske Termin bearbeitet werden. Synchronisieren Über wird die Synchronisation eines eigenen Kalenders mit einem Google Kalender vorbereitet. Weitere Informationen zur Synchronisation sind in diesem Handbuch im Kapitel 12 Synchronisation enthalten.

17 Wiedervorlagenliste/Fristenliste/Jahresübersicht Aus dem ra-micro 8 Kalender heraus kann die Wiedervorlagenliste aufgerufen werden, um eingetragene Wiedervorlagen einzusehen. Unter Fristenliste werden sämtliche Fristen für den Tag angezeigt, unabhängig davon, welche Kalender ausgewählt sind. Die Fristenliste kann nach Aktensachbearbeitern sortiert werden. Mit Jahresübersicht wird ein Jahreskalender angezeigt. Bei Markierung eines Zeitraumes wird die Anzahl der Tage in der Statusleiste angezeigt. Drucken Mit Drucken in der Toolbar kann eine Terminliste für einen auszuwählenden Kalender in einem bestimmten Zeitraum gedruckt werden. Es kann gewählt werden, ob Allgemeine Termine und/oder Gerichtstermine einbezogen werden sollen. Im Kalender kann über das Kontextmenü eines bestehenden Termins ein Terminzettel oder eine Terminbestätigung gedruckt werden. Es sind jeweils Textbausteine (textka1 und textka2) als Vorschlag hinterlegt. Eigene Textbausteine können ausgewählt werden. Bei der Terminbestätigung können der Briefkopf und die Grußformel mit ausgewählt werden. Kontextmenü zu einem bestehenden Termin Über das Kontextmenü eines bestehenden Termins, welches über die rechte Maustaste geöffnet wird, kann der Termin geöffnet und bearbeitet werden. Abb. 25: Kontextmenü zu einem bestehenden Termin Hierüber kann auch das E-Akte-Fenster oder die Mandatsinfo aufgerufen werden. Abb. 26: Mandatsinfo Die Mandatsinfo zeigt die zum Termin zugehörige Akte, die Adresse des Mandanten, den Finanzstatus zum Mandanten bezüglich Auslagen, Gebühren und Fremdgeld sowie die zur Akte gespeicherten Termine. Gibt es zu diesem Mandanten weitere Akten, werden diese im unteren Bereich aufgeführt. Ein Wechsel zu den verknüpften Akten ist möglich. Zudem kann über das Kontextmenü der Termin gedruckt, per E-Mail, E-Brief oder rmo SMS versandt, eine Farbkategorie hinzugefügt und der Termin gelöscht werden.

18 5 Aktenkalender Abb. 27: Kachel 5 Aktenkalender Abb. 28: Maske Aktenkalender Der Aktenkalender zeigt eine Übersicht aller Termine zu einer Akte an: Gerichtstermine, Allgemeine Termine und Fristen. Über das Kontextmenü können neue Termine angelegt werden. Bestehende Termine können nach Aufruf geöffnet und bearbeitet werden. Fristen werden lediglich angezeigt. Eine Bearbeitung kann ausschließlich über die Programmfunktion Fristenliste erfolgen. Die Anzahl der Termintypen wird neben der Überschrift angezeigt. Die Spalten können individuell sortiert werden. Über in der Toolbar kann das Wiedervorlagenfenster aufgerufen und neue Wiedervorlagen können zur Akte eingegeben oder bereits eingetragene Wiedervorlagen bearbeitet werden.

19 6 Tageskalender Abb. 29: Kachel 6 Tageskalender Abb. 30: Tageskalender Mit dem Tageskalender können alle eingetragenen Tagestermine in die Kategorien Gerichtstermine, Allgemeine Termine und Fristen eingesehen werden. Diese Tagesübersicht bezieht sich auf alle Kalender, welche im Bereich Einstellungen aktiviert worden sind. Über das Kontextmenü können auch hier neue Termine angelegt werden. Bestehende Termine können aufgerufen und bearbeitet werden. Fristen werden lediglich angezeigt. Eine Bearbeitung kann ausschließlich über die Programmfunktion Fristenliste erfolgen. Die Anzahl der Termintypen wird neben der Überschrift angezeigt. Es ist möglich, die Spalten individuell zu sortieren. Über kann die Wiedervorlagenliste eingesehen werden. Im Programmbereich Kanzlei, Einstellungen, Allgemeine Einstellungen, Bereich Programmstart wird gewählt, ob der Tageskalender automatisch bei Programmstart angezeigt werden soll. So werden alle für den Tag wichtigen Termine bereits beim ra-micro Programmstart sichtbar.

20 7 Fristenliste Abb. 31: Kachel 7 Fristenliste Abb. 32: Maske Fristen Mit der Programmfunktion Fristenliste können notierte Fristen laufender und/oder abgelegter Akten angezeigt und bearbeitet werden. Die Liste kann individuell erstellt werden nach Datumsbereich, Aktenzeichen, Sachbearbeiter, bzw. Datenpool oder Adressnummer. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob auch die erledigten und gelöschten Fristen eingesehen werden sollen oder die Fristen zu abgelegten Akten. Die Fristen zu abgelegten Akten sind farblich gekennzeichnet, wie sich aus der Legende unten links in der Maske ergibt. Ferner steht die Option Leerzeile zwischen Einträgen drucken zur Verfügung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, sofort eine Liste mit Fristenzetteln zu drucken. Im Menü Ansicht kann die persönliche Ansicht der Tabelle angepasst werden, indem einzelne Spalten hinzuoder abgewählt werden. Alternativ kann diese Einstellung auch aktiviert werden, indem der jeweilige Spaltenkopf markiert wird. Die hier getroffenen Einstellungen werden benutzerbezogen gespeichert. a) Frist ändern/löschen Um einzelne Fristen zu bearbeiten, wird die gewünschte Frist aus der Liste direkt aufgerufen. Darüber hinaus stehen in der aufgerufenen Maske Frist ändern/löschen weitere Möglichkeiten zur Verfügung:

21 Abb. 33: Maske Frist ändern/löschen Im gelben Texteingabefenster kann eine Notiz zur Frist verfasst werden. Notizen zu Fristen werden durch markiert und können über die Fristenliste aufgerufen werden. Um Mandanten oder externe Mitarbeiter schnell über neue Fristen zu informieren, kann die Bearbeitung der Fristen direkt über den E-Brief gesendet werden. Im E-Brief können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Es kann beispielsweise die Bearbeitung eines standardmäßig mitgelieferten Textes erfolgen. Für die Nutzung des E-Briefes ist zunächst die Hinterlegung mindestens eines entsprechenden E-Mail Kontos erforderlich. Die Hinterlegung erfolgt über die E-Mail Konten in E-Workflow. Die bearbeiteten Fristen können auch per E-Mail - als Alternative zum E-Brief versendet werden. Fristen werden als Ganztagesereignisse versandt. Soll eine per E-Mail versandte Frist nach Microsoft Outlook kopiert werden, ist in Outlook der Ordner Kalender als Zielordner zu wählen. Im Betreff der E-Mail und des Ganztagesereignisses werden der Fristablauf, die Fristart, das Aktenzeichen und die in ra-micro eingetragene Bemerkung übernommen. Als Kategorie wird die Bezeichnung Frist verwendet. Mit wird die Frist gelöscht. Gelöschte Fristen werden im Programm als gelöscht gekennzeichnet. Sie werden nicht entfernt. b) Fristen drucken Beim Drucken werden alle Fristen gedruckt, die in der Fristenliste angezeigt werden. Es kann gewählt werden, ob die dazu verfassten Notizen gemeinsam mit den Fristen gedruckt werden sollen. c) Fristenkette/Gruppe von Fristenketten anlegen und bearbeiten Eine Frist kann als Einzeltermin oder als Fristenkette notiert werden. Eine Fristenkette ist eine Zusammenfassung mehrerer Fristen unter einer Kategorie, z. B. die Berufungsfrist und Berufungsbegründungsfrist mit oder ohne die entsprechenden Vorfristen. In die Fristenkette können mehrere Fristen zu einem Fristgrund hinterlegt werden. z. B. im Fall des Rechtsmittels Berufung kann die Berufungsfrist von einem Monat sowie die dazugehörige Berufungsbegründungsfrist von zwei Monaten hinterlegt werden. Ist die Fristenkette Berufung ausgewählt, notiert das Programm an der entsprechenden Stelle im Kalender sowohl die Berufungsfrist als auch die Berufungsbegründungsfrist.

22 Es können gewünschte Vorfristen ebenfalls in die Fristenkette mit eingebunden werden. Die Vorfristen bei einer Fristenkette werden nach dem Zustelldatum aus berechnet. Eine Eingabe etwa eine Woche vor Fristablauf ist nicht möglich. In den Einstellungen, Fristen/Wiedervorlagen, kann auf der Karteikarte Fristen bestimmt werden, dass auch mit Gruppen von Fristenketten gearbeitet werden soll. Eine Gruppe von Fristenketten fasst mehrere Fristenketten zusammen, z. B. können Gruppen für einzelne Rechtsgebiete angelegt werden (Strafrecht, Zivilrecht etc.). Dies erleichtert die Übersicht, falls mit mehreren Fristenketten gearbeitet wird. Anlegen einer neuen Fristenkette Abb. 34: Maske Fristen eingeben Über kann in der Fristenliste die Maske Fristen eingeben aufgerufen werden. Mit wird die Maske Fristenketten bearbeiten aufgerufen. In der Auswahlliste werden bestehende Fristenketten angezeigt, die hierüber auch bearbeitet werden können. Eine neue Fristenkette wird über Neue Fristenkette erstellen angelegt. Sodann legt man die Bezeichnung für die neue Fristenkette fest, z. B. Berufung. Abb. 35: Maske Fristenketten bearbeiten

23 Die neue Fristenkette wird unter Name aufgenommen und im Feld Zeitlicher Ablauf können jetzt die Fristen eingetragen werden. Mit Aufruf von Neue Frist erstellen wird die Maske Neue Frist aufgerufen. Hier wird die eigentliche Frist eingetragen: Ihre Bezeichnung (z. B. Berufung ) und der Zeitraum für den Fristablauf. Abb. 36: Maske Neue Frist Jetzt kann für den entsprechenden Eintrag in der Fristenkette ein weiterer zeitlicher Ablauf notiert werden, z. B. eine nachfolgende Begründungsfrist. Hierzu wird erneut im Feld Zeitlicher Ablauf die Zeile Neue Frist markiert. Es wird sodann wie oben beschrieben vorgegangen. Gruppe von Fristenketten anlegen Abb. 37: Maske Fristenketten bearbeiten Wird mit Gruppen gearbeitet, ist vor Eingabe der Fristenkette eine Gruppe festzulegen, unter der die Fristenkette aufgenommen werden soll. Mit Aufruf von Neue Fristengruppe kann die Bezeichnung der Gruppe festgelegt werden. Abb. 38: Maske Neue Fristengruppe Eine Bezeichnung für die Fristengruppe wird eingegeben, z. B. Strafrecht. Um für die Fristengruppe eine oder mehrere Fristenketten zu erstellen, wird in Name die Zeile Neue Fristenkette erstellen aufgerufen. Zur weiteren Vorgehensweise siehe oben unter Anlegen einer neuen Fristenkette.

24 8 Terminliste Abb. 39: Kachel 8 Terminliste Abb. 40: Maske Terminliste Mit der Programmfunktion Terminliste können Termine eines Benutzers oder mehrerer Benutzer zu einem bestimmten Zeitraum gedruckt werden. Zusätzlich kann gewählt werden, welche Terminarten Allgemeiner Termin und/oder Gerichtstermin gedruckt werden sollen.

25 9 Wiedervorlagenliste Abb. 41: Kachel 9 Wiedervorlagenliste Abb. 42: Wiedervorlagenliste Mit der Programmfunktion Wiedervorlagenliste kann eine Übersicht aller erfassten Wiedervorlagen erstellt und gedruckt werden. Eine im Suchergebnis angezeigte Wiedervorlage kann aufgerufen und bearbeitet werden. a) Wiedervorlagen filtern Für die Anzeige bzw. den Druck von Wiedervorlagen stehen zahlreiche Filtermöglichkeiten zur Verfügung: Datum Im Bereich Datum kann festgelegt werden, für welchen Zeitraum die Wiedervorlagen angezeigt werden sollen. Die Einstellung alle bis heute wird gewählt, um alle Wiedervorlagen bis zum aktuellen Tag anzeigen zu lassen. Alternativ dazu können auch die Wiedervorlagen eines vorgegebenen Zeitraumes eingesehen werden. Akten Im Bereich Akten kann gewählt werden, ob Wiedervorlagen eines bestimmten Aktenbereichs eingesehen oder ob nur einzelne Akten ausgewählt werden sollen. Standardmäßig ist die Einstellung Bereich von mit der ersten bis zur letzten Akte voreingestellt. Mit Auswahl können einzelne Akten herausgesucht werden.

26 Weitere Filtermöglichkeiten Auftraggeber: Filtert die Anzeige der Wiedervorlagen nach dem Auftraggeber. Sind mit diesem Mandanten Wiedervorlagen verknüpft, werden diese angezeigt. Wenn diese Einstellung gewählt und ein Name eingegeben wird, wird unter dem Feld Adresse die entsprechende Adressnummer eingeblendet. Sollten zu dem eingegebenen Namen verschiedene Adressen existieren, steht eine Auswahlliste zur Verfügung, aus der der gewünschte Auftraggeber ausgewählt werden kann. Referat: Ist diese Einstellung gewählt, werden nur bestimmte Referate nach Akten mit Wiedervorlagen durchsucht. Der gewünschte Referatsbereich wird mit den eingeblendeten Eingabefeldern von Nummer und bis Nummer erfasst. Sachbearbeiter: Filtert die Wiedervorlagenanzeige nach Akten bestimmter Sachbearbeiter. Eine Liste zur Auswahl der Wiedervorlagensachbearbeiter wird eingeblendet. Anwaltsakten: Ist diese Einstellung gewählt, werden nur Anwaltsakten nach Wiedervorlagen durchsucht. Notarakten: Damit wird ausschließlich nach Notarakten mit vorhandenen Wiedervorlagen gesucht. Aktenkennzeichen: Bei Auswahl dieser Einstellung werden nur Wiedervorlagen für Akten mit einem bestimmten Aktenkennzeichen angezeigt. Ein entsprechendes Eingabefeld wird eingeblendet. Wiedervorlagegrund: Die Wiedervorlagen können nach einem bestimmten Wiedervorlagegrund gefiltert werden. Wenn diese Einstellung gewählt wird, öffnet sich die Liste der vorhandenen Wiedervorlagegründe, aus der der gewünschte Grund ausgewählt werden kann. Optionen für Anzeige und Druck Mit Optionen stehen weitere Einstellungsmöglichkeiten für die Anzeige bzw. den Druck von Wiedervorlagen zur Verfügung: Aktensachbearbeiter anzeigen: Standardmäßig umfasst die Anzeige bzw. der Druck der Wiedervorlagen in der Spalte SB nur das Kürzel des Wiedervorlagen-Sachbearbeiters. Diese Einstellung wird gewählt, um neben dem Kürzel des Wiedervorlage-Sachbearbeiters zusätzlich das Kürzel des Aktensachbearbeiters anzuzeigen. Aktenlangbezeichnung anzeigen: Zusätzlich zur Aktenkurzbezeichnung wird nach Wahl dieser Einstellung auch die im Programmbereich Akten vermerkte Aktenbezeichnung angezeigt bzw. gedruckt. Ist diese Einstellung gesetzt, wird auch der Aktenstandort mit angezeigt. bezogen auf Zeitraum zukünftige WV auch anzeigen: Diese Einstellung wird gewählt, um auch zukünftige zu den gewählten Akten eingetragene Wiedervorlagen einzusehen bzw. zu drucken. In diesem Fall liegen die eingetragenen Wiedervorlagen also nach dem gewählten Zeitraum. So werden auch die noch anstehenden Wiedervorlagen mit angezeigt und gedruckt. Wiedervorlagen zu abgelegten Akten zusätzlich anzeigen: Diese Einstellung wird gewählt, wenn sich die Liste der Wiedervorlagen auf laufende und abgelegte Akten beziehen soll. Nur Wiedervorlagen zu abgelegten Akten anzeigen: Sollen Wiedervorlagen auch zu abgelegten Akten geführt werden oder soll überprüft werden, ob zu abgelegten Akten etwa noch Wiedervorlagen offen sind, kann diese Einstellung gewählt werden. In diesem Fall werden die zu den ausgewählten Akten eingetragenen Wiedervorlagen auch dann angezeigt bzw. gedruckt, wenn diese Akten bereits abgelegt worden sind. 2. WV anzeigen: Diese Einstellung wird gewählt, um auch die 2. Wiedervorlage einzusehen. b) Wiedervorlagen anzeigen Die Angaben werden mit bestätigt, um die Wiedervorlagen entsprechend der Auswahl anzuzeigen. Die Wiedervorlagen werden aufsteigend nach Aktennummer sortiert angezeigt. Markierte Wiedervorlagen können vorgetragen werden. Nach Aufruf der einzelnen Wiedervorlage kann diese bearbeitet werden. In der Wiedervorlagenliste kann im Kontextmenü ebenfalls ein Vortrag der Wiedervorlagen vorgenommen werden. Sie können bearbeitet werden und die E-Akte kann ebenfalls im Kontextmenü aufgerufen werden. Die in der Tabellenübersicht angezeigten Wiedervorlagen können gedruckt werden. Dabei muss festgelegt werden, ob die gedruckten Wiedervorlagen, deren Datum erreicht oder überschritten ist und bei denen ein Rhythmus angegeben wurde, vorgetragen bzw. gelöscht werden sollen. Mit Ja werden diese Wiedervorlagen vorgetragen bzw. gelöscht.

27 Ob die Wiedervorlagen vorgetragen oder gelöscht werden, hängt vom Wiedervorlagenturnus ab, der bei der Eingabe der Wiedervorlage eingetragen wurde. Eine einmalige Wiedervorlage, deren Datum erreicht oder überschritten ist, wird nach dem Druck gelöscht. Wurde ein anderer Wiedervorlageturnus gewählt, so wird die gedruckte Wiedervorlage auf das nächste Wiedervorlagedatum vorgetragen. Mit kann die Liste der Wiedervorlagen in eine Excel-Datei exportiert werden. Die Daten stehen im Verzeichnis ra\export\[benutzernummer], z. B. j:\ra\export\44 in der Excel-Datei wvliste.xls zur Verfügung. Entsprechend der Vorgehensweise beim Druck können die Wiedervorlagen auch nach dem Export nach MS Excel gelöscht bzw. vorgetragen werden. c) Toolbar Abb. 43: Wiedervorlagenliste-Toolbar Mit kann das grau unterlegte Eingabefeld für Filter und Optionen für eine bessere Übersicht aus- und wieder eingeblendet werden. wird gewählt, um die Programmfunktion Aktenregister aufzurufen. Mit der Programmfunktion Aktenregister können alle Akten aus dem Aktenbestand herausgesucht werden, zu denen keine Wiedervorlage eingetragen worden ist. Um zu diesen Akten eine Wiedervorlage einzutragen, kann aus dem Aktenregister heraus zu jeder Akte die Akteninfo sowie von dieser heraus das Wiedervorlagen Fenster aufgerufen werden, in dem schließlich die Wiedervorlagen eingetragen werden. Unter stehen verschiedene Druckoptionen zur Auswahl. Hier kann mit WV-Sachbearbeiter getrennt drucken festgelegt werden, ob für jeden Sachbearbeiter ein gesonderter Druck erfolgen soll. Wurde die Einstellung Statistische Auswertung für Sachbearbeiter gewählt, wird eine tabellarische Aufstellung gedruckt. In dieser werden für jeden Wiedervorlagen-Sachbearbeiter die Anzahl der für ihn eingetragenen Wiedervorlagen und der hierfür veranschlagte Zeitaufwand angegeben. Ferner gibt es die Einstellungen, ob im Querdruckformat gedruckt werden soll, oder ob Leerzeilen zwischen den Einträgen für handschriftliche Bemerkungen berücksichtigt werden sollen. Über können gelöschte Wiedervorlagen eingesehen und endgültig gelöscht werden. Abb. 44: Maske gelöschte Wiedervorlagen Mit lassen sich die zuvor gelöschten Wiedervorlagen endgültig entfernen. Vor der endgültigen Löschung der Wiedervorlagen-Sicherungsdatei erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage. Ferner lassen sich die in dieser Maske angezeigten Wiedervorlagen auch drucken.

28 10 Protokoll Abb. 45: Kachel 10 Protokoll Abb. 46: Maske Protokoll Fristen/WV Mit der Programmfunktion Protokoll können Fristen und Wiedervorlagen überprüft werden. Neueinträge, Änderungen und Löschungen können angezeigt und gedruckt werden. Das Protokoll gewährleistet somit eine gute Kontrolle insbesondere darüber, welcher Benutzer (stets erkennbar am Sachbearbeiter-Kennzeichen) wann, welche Fristen oder Wiedervorlagen bearbeitet hat und ob alle Eingaben im Programm korrekt erfasst worden sind. Das Protokoll über alle anderen Termine die weder Fristen noch Wiedervorlagen sind, ist im ra-micro 8 Kalender integriert und kann von dort aus über die Einstellungen des Kalenders aufgerufen werden. a) Mit Filter arbeiten Für die Anzeige und den Druck der Protokollierung von Neueinträgen, Änderungen und Löschungen stehen zahlreiche Filtermöglichkeiten zur Verfügung: Alle Akten/Aktennummernbereich Mit Alle Akten wird ein Protokoll für alle Akten erstellt. Mit Aktennummernbereich wird das Protokoll für einen Bereich erstellt, der in den Eingabefeldern Akte von und Akte bis festgelegt wird. In diese Felder werden die Aktennummern des gewünschten Bereichs eingegeben.

29 Heute/Datumsbereich/Alle Mit Heute wird das Protokoll zum aktuellen Datum erstellt. Bei der Einstellung Datumsbereich kann festgelegt werden, welcher protokollierte Zeitraum angezeigt und gedruckt werden soll. In die Eingabefelder wird der gewünschte Datumsbereich entweder manuell im Format ttmmjj eingegeben oder mit, die Kalenderanzeige geöffnet und das Datum ausgewählt. Bei der Einstellung Alle umfasst das Protokoll den Datumsbereich aller angelegten Akten. b) Ergebnisübersicht Das Datum und die Zeitspalte beziehen sich auf den Zeitpunkt des Speichervorgangs. Die Spalte Akte und Kurzbezeichnung zeigt die Aktennummer an, zu der gespeichert wurde. Unter Aktion wird angezeigt, welche Änderung hinsichtlich des Eintrags vorgenommen worden ist, dies können sein: Neueinträge, Änderungen oder Löschungen. Unter Benutzer wird das Namenskürzel (2-stelliges Diktatzeichen) des Benutzers angegeben, der den Eintrag bearbeitet hat. Die den Kürzeln zugeordneten Namen können in der Benutzerverwaltung eingesehen werden. In der Spalte Bezeichnung wird - soweit vorhanden - die Bezeichnung des Frist- bzw. Wiedervorlagegrundes angegeben. Unter Termin wird schließlich das Datum der Frist bzw. der Wiedervorlage angegeben.

30 11 Jahresübersicht Abb. 47: Kachel 11 Jahresübersicht Abb. 48: Jahresübersicht Mit der Jahresübersicht wird ein Jahreskalender angezeigt. Mit den Pfeilen links und rechts kann jahresweise geblättert werden. Für eine manuelle Fristenberechnung nach Tagen wird bei Markierung eines Zeitraumes die Anzahl der markierten Tage in der Statusleiste links unten - wie in der Abbildung 18 Tage - angezeigt.

31 12 Synchronisation Abb. 49: Kachel 12 Synchronisation Abb. 50: Synchronisation Derzeit unterstützt ra-micro nur die Synchronisation des selbst angelegten Eigenen Kalenders mit einem Google-Kalender. Synchronisationszuordnungen des Eigenen Kalenders mit einem Google-Kalender kann über angelegt werden. Voraussetzung ist, dass bereits ein Google-Account besteht und eine Anmeldung bei Google erfolgt ist. Damit der eigene Kalender auf den Google Kalender zugreifen kann ist zunächst der Zugriff im Google Kalender zu erlauben. Abb. 51: Ausschnitt aus dem Google-Account, Zugriff erlauben

32 Nachdem bei Google Zugriff erlauben bestätigt worden ist, wird die Synchronisation des eigenen Kalenders sowie des Google-Kalenders in der sich dann öffnenden Maske Synchronisation mit Google bestätigt. Sofern mehrere Eigene Kalender sowie mehrere Google Kalender bestehen, sind diese über die Auswahlliste auszuwählen. Abb. 52: Maske Synchronisieren mit Google Ein Google-Kalender kann jeweils nur mit einem Eigenen Kalender synchronisiert werden, damit es nicht zu Doppelungen kommt. Bestehende Zuordnungen können über gelöscht werden. Die Synchronisation kann manuell über angestoßen werden. Automatisch wird eine Synchronisation alle drei Minuten durchgeführt. Die Synchronisation kann jederzeit für den einzelnen Arbeitsplatz abgewählt werden. Abb. 53: Maske Synchronisation

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