Oracle White Paper März Realitätsnahere Prognosen: Getrennte Beurteilung von Chancen und Risiken sowie Unsicherheit

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1 Oracle White Paper März 2009 Realitätsnahere Prognosen: Getrennte Beurteilung von Chancen und Risiken sowie Unsicherheit

2 Executive Summary In diesem White Paper werden anhand eines Beispiels die Vorteile des Risikoregisters von Primavera Risk Analysis von Oracle erörtert. Dazu zählen ein besseres Verständnis für Chancen und Risiken, eine genauere Planung, bessere Kommunikation und eine bessere Position bei Verhandlungen sowie Risikominimierung und management. Dieses Dokument zeigt außerdem, wie ein Risikoregister unangemessenen Pessimismus beim Erstellen von Prognosen vermeiden kann. Einführung Unternehmen setzen Primavera Risk Analysis ein, um realitätsnahere Prognosen zu erstellen. Die Lösung bietet eine Risikoanalyse über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts und ermöglicht Risikomanagement für Kosten und Terminplanung. Mit dem Einsatz der Risikoregister- Funktion von Primavera Risk Analysis sind Sie in der Lage, einzelnen Aktivitäten im Projekt genauer das entsprechende Risiko zuzuordnen. Setzen Sie dabei kein Risikoregister ein, können Sie Risiko ausschließlich über Drei-Punkt- Schätzung beschreiben. Obwohl dies besser ist als nur Ein-Punkt-Schätzungen zu erstellen, erlaubt es ihnen nicht, die Gründe für die unterschiedlichen Ergebnisse bei den Drei-Punkt- Schätzungen herauszuarbeiten. 1

3 Realitätsnahere Prognosen ohne getrennte Betrachtung von Chancen und Risiken sowie Unsicherheit Nehmen wir einmal an, Ihr Team muss die Dauer von Aufgabe A und das entsprechende Risiko bestimmen. Sie selbst haben für die Aufgabe eine Dauer von zehn Tagen festgelegt und gehen davon aus, dass dieser Zeitraum auch am wahrscheinlichsten ist. Ihre Prognose für die optimale Dauer beträgt acht Tage. Um aber den Faktor Unsicherheit einzubeziehen, haben Sie die Möglichkeit einkalkuliert, dass sich die Aufgabe auch deutlich verzögern könnte, im schlimmsten Fall sogar auf 45 Tage. Deshalb verwenden Sie diesen Wert als Maximalwert in Ihrer Drei-Punkt-Schätzung (siehe Abbildung 1). Abbildung 1: Der optimale, wahrscheinlichste und längste Zeitraum werden in eine Drei-Punkt-Schätzung eingegeben. Obwohl es sich dabei um eine worst case -Schätzung handelt, wird sich ihr Team wahrscheinlich gesträubt haben, der Maximalschätzung von 45 Tagen zuzustimmen, denn dies wirft natürlich kein gutes Licht auf das Team. Es kennt wahrscheinlich Beispiele aus der Vergangenheit, bei denen diese worst case -Schätzungen dazu geführt haben, dass die Wahrscheinlichkeit, dass der Abschlusstermin gehalten werden kann, gleich Null kalkuliert wurde. Ohne Risikoregister könnte diese worst case -Schätzung von 45 Tagen allerdings negative Auswirkungen auf die Terminplanung haben. Getrennte Betrachtung von Chancen und Risiken sowie Unsicherheit Mit dem Risikoregister von Primavera Risk Analysis können Sie genauere Aussagen über die Unsicherheit treffen, die Aufgabe A umgibt. Ihr Team weiß, dass der worst case von 45 Tagen nur erreicht wird, wenn ein bestimmter Vorfall eintritt. Diesen Vorfall können Sie in das Risikoregister aufnehmen und ihn getrennt betrachten ihn beurteilen, kommunizieren und die Wahrscheinlichkeit seines Auftretens minimieren ihn besser bewältigen, indem sie spezielle Verantwortlichkeiten delegieren. Mit dem Risikoregister von Primavera Risk Analysis können Sie genauere Aussagen über die Unsicherheit treffen, die eine bestimmte Aufgabe umgibt. Nach einer genauen Betrachtung des Risikovorfalls schätzt Ihr Team, dass er mit einer Wahrscheinlichkeit von fünf Prozent auch wirklich eintritt. Die Verzögerung, die er verursacht, wird mit 20 bis 30 Tagen prognostiziert. Diese Daten werden nun in das Risikoregister aufgenommen (siehe Abbildung 2). Abbildung 2: Das Risikoregister wird verwendet, um die Wahrscheinlichkeit extremer Verzögerungen besser einschätzen zu können. 2

4 Danach teilen Sie dem Risiko einen Auswirkungsgrad für Aufgabe A zu (siehe Abbildung 3). Abbildung 3: Der Auswirkungsgrad des Risikos wird im Risikoregister vergeben. Allerdings wissen Sie, dass dieser Vorfall nicht der einzige Grund für eine Verzögerung bei Aufgabe A sein kann. Selbst ohne diesen Vorfall geht Ihr Team davon aus, dass die Aufgabe um bis zu fünf Tage verzögert werden könnte. Sie passen deshalb Ihre ursprüngliche Drei-Punkt-Schätzung entsprechend an, wissen aber, dass die zusätzliche Verzögerung im Risikoregister sicher abgelegt ist. Abbildung 4: Die Drei-Punkt-Schätzung wird mit der wahrscheinlicheren Verzögerung von nur fünf Tagen aktualisiert. Das Projektteam ist sicher mit dieser weniger extremen Schätzung wie in Abbildung 4 dargestellt zufrieden. Es hat die wirkliche worst case -Schätzung nicht einfach ignoriert, sondern hatte Gelegenheit, sich über deren Wahrscheinlichkeit seine Gedanken zu machen und sie in einen realen Kontext zu setzen. Ein eigenes Risikoregister verbessert Ihre Stellung bei Vertragsverhandlungen, da Sie in der Lage sind, bestimmte Risiken in den Vertrag aufzunehmen bzw. auszuschließen. Darüber hinaus können Sie verhandeln, welche Partei das Risiko trägt. Darüber hinaus verbessern Sie Ihre Projektdokumentation und bewertung. Das oben beschriebene Einrichten und Führen eines Risikoregisters bietet weitere Vorteile. Ein eigenes Risikoregister verbessert Ihre Stellung bei Vertragsverhandlungen, da Sie in der Lage sind, bestimmte Risiken in den Vertrag aufzunehmen bzw. auszuschließen. Darüber hinaus können Sie verhandeln, welche Partei das Risiko trägt. Außerdem verbessern Sie Ihre Projektdokumentation und bewertung. Viele Projektplaner legen sogar die Projektkontingenz auf der Grundlage der Ergebnisse der Risikoanalyse fest. Damit deckt die Kontingenz genau die Risiken ab, die vorher im Risikoregister ermittelt wurden. Wie Risiken, Chancen und Unsicherheit kombiniert werden Wenn Sie dazu bereit sind, die Risikoanalyse über Primavera Risk Analysis zu erstellen, wird das Programm den Risikovorfall automatisch in die Aufgabe selbst einbetten. Abbildung 5: Das Balkendiagramm in Primavera Risk Analysis zeigt, wie der Risikovorfall die Aufgabe verzögert. 3

5 Das Projektbalkendiagramm oder Gantt-Diagramm wie in Abbildung 5 dargestellt zeigt, wie der Vorfall die Aufgabe verzögert. Es gibt die Dauer des Vorfalls mit Null an, da Sie ja davon ausgehen, dass er nicht eintreten wird. Dieses einfache Beispiel zeigt nicht, wie Primavera Risk Analysis sowohl Chancen als auch Risiken behandelt. Es zeigt auch nicht, wie ein Risiko (oder eine Chance) mehrere Aufgaben beeinflusst oder wie viele Risiken (oder Chancen) eine Aufgabe beeinflussen. Welche Kombinationen aus Chancen und Risiken auch immer unterschiedliche Aufgaben im Projekt beeinflussen, die Software wird sie automatisch kombinieren und sie mit der Unsicherheit einer jeden Aufgabe verschmelzen, um letztendlich eine realitätsnahe Prognose zu erstellen. Welche Kombinationen aus Chancen und Risiken auch immer unterschiedliche Aufgaben im Projekt beeinflussen, die Software wird sie automatisch kombinieren und sie mit der Unsicherheit einer jeden Aufgabe verschmelzen, um letztendlich eine realitätsnahe Prognose zu erstellen. Vermeiden Sie unnötigen Pessimismus Unabhängig von den Vorteilen, die bereits genannt wurden, versetzt Sie der Einsatz eines Risikoregisters zum Bestimmen individueller Vorfälle in die Lage, Risiko viel realitätsnaher zuordnen zu können. Der Unterschied kann dabei beeindruckend sein. Wenn Sie daran scheitern, Ihre Risiken getrennt zu betrachten, wird Ihre Prognose viel zu pessimistisch ausfallen. Wird im oben genannten Beispiel der Vorfall nicht getrennt behandelt, ergibt sich für die Zeitdauer von Aufgabe A eine Dreiecksverteilung (siehe Abbildung 6). Abbildung 6: Wird der Risikovorfall nicht von der Aufgabe getrennt betrachtet, ergibt sich für die Dauer eine Dreiecksverteilung. Wenn Sie allerdings den Risikovorfall getrennt betrachten und ihn in das Risikoregister eintragen, sieht die Verteilung für die Dauer von Aufgabe A völlig anders aus. Die Balken ganz links in Abbildung 7 entsprechen den Fällen, in denen der Vorfall nicht eintritt. Dagegen entspricht der Bereich ganz rechts im Diagramm den Fällen, in denen der Vorfall eintritt. 4

6 Abbildung 7: Wird der Risikovorfall gesondert von der Aufgabe in einem Risikoregister betrachtet, berücksichtigt die Verteilung der Dauer viel genauer die Wahrscheinlichkeit, dass der Vorfall auch wirklich eintritt. Wie der Vergleich in Abbildung 8 zeigt, ist der Unterschied zwischen den beiden Verteilungen deutlich. Wenn Sie das Risiko nicht getrennt betrachten, legen Sie eine nicht notwendige pessimistische Prognose fest, die durch die dunkelblauen Balken im Diagramm dargestellt werden. Abbildung 8: Die dunkelblauen Balken zeigen den nicht notwendigen Pessimismus bei einer Drei-Punkt-Schätzung, bei der kein Risikoregister zum Einsatz kommt. 5

7 Fazit Obwohl Drei-Punkt-Schätzungen einen Schritt nach vorne im Vergleich zu Ein-Punkt-Schätzungen bedeuten, können Sie noch zuverlässigere, genauere Prognosen abgeben, wenn sie ein Risikoregister einsetzen. Durch die getrennte Betrachtung von Risiken und Chancen und die Aufnahme in ein Risikoregister, sind Sie in der Lage, Chancen und Risiken getrennt zuzuordnen, ein noch besseres Verständnis für Risikovorfälle zu erzielen, z.b. welche Ursachen oder Auswirkungen sie haben, Risiken einzuschätzen, sie an das Management zu kommunizieren und einen Plan zu entwickeln, sie zu minimieren, Ihre Position bei Vertragsverhandlungen zu verbessern, wohl definierte Kontingenzpläne zu erstellen und verfügbar zu machen, zu pessimistische Risikoanalyseergebnisse zu eliminieren. Primavera Risk Analysis von Oracle ist eine Risikoanalyse-Komplettlösung, die das Risikomanagement für Kosten und Terminplanung integriert. Es bietet umfassende Möglichkeiten, um statistische Sicherheiten für den erfolgreichen Projektabschluss zu bestimmen sowie schnelle und einfache Techniken zum Festlegen von Kontingenzen und Risikoplänen. Darüber hinaus bietet die Lösung einen objektiven Überblick über die Kontingenzen, die für die Unsicherheit bei Kosten und Terminplan berücksichtigt werden müssen und analysiert die Kosteneffizienz von Risikoplänen. Diese gesamten Ergebnisse bilden die Grundlage für einen risikobereinigten Projektplan die Norm im heutigen Planungs- und Terminierungsprozess. 6

8 Realitätsnahere Prognosen: Getrennte Beurteilung von Chancen und Risiken sowie Unsicherheit März 2009 Oracle Deutschland GmbH Riesstraße 25 D München Tel.: Oracle Software (Schweiz) GmbH Täfernstrasse 4 CH-5405 Baden-Dättwil Tel.: Oracle Austria GmbH IZD Tower WagramerStraße A-1223 Wien Tel.: Oracle setzt sich dafür ein, Verfahren und Produkte zu entwickeln, die helfen die Umwelt zu schützen 2009, Oracle und/oder seine Tochterunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken bereitgestellt. Inhaltliche Änderungen bleiben vorbehalten. Oracle garantiert nicht für die Fehlerfreiheit des Dokuments. Das Dokument unterliegt keinerlei mündlicher oder gesetzlicher Garantie oder Gewährleistung, auch nicht der Gewährleistung der allgemeinen Gebrauchstauglichkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Oracle übernimmt keinerlei Haftung für dieses Dokument. Aus dem Dokument entstehen keinerlei direkte oder indirekte vertragliche Pflichten. Das Dokument darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung weder elektronisch noch mechanisch für irgendeinen Zweck kopiert oder weitergegeben werden. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation und/oder ihrer Tochterunternehmen. Andere Namen können Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein. XXXX