Einsatz von Kennzahlen zur Steuerung und Beratung Deutscher Auslandsschulen

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1 Einsatz von Kennzahlen zur Steuerung und Beratung Deutscher Auslandsschulen Basel, Die ZfA betreut mit knapp 90 Mitarbeitern/innen mehr als 140 Deutsche Auslandsschulen Schülerinnen und Schüler, davon ¼ deutsche Schüler ¾ nichtdeutsche Schüler rund Sprachdiplomschulen (DSD-Schulen) Deutschlerner Rund Abiturprüfungen pro Jahr DSD-Prüfungen Seite: 2 1

2 Reform der Förderung nach ASchulG Outputorientierung der Förderung Flexiblisierung des Lehrereinsatzes Stärkung der Eigenverantwortung durch Gewährung von Budgets Erhöhung der Planungssicherheit Administrative Vereinfachung Seite: 3 Vor. für Förderfähigkeit Testat Wirtschaftsprüfer (Inhalte) Haushaltsabschluss der vergangenen Jahres erfolgte ordnungsgemäß Die Angaben aus dem Antrag stimmen mit den Wirtschaftsplänen der Schule für den beantragten Förderzeitraum überein Die Finanzplanung für den schulischen Betrieb ist für den beantragten Förderzeitraum plausibel begründet, d.h. es gibt keine Anhaltspunkte für die Fehlerhaftigkeit der Planung Seite: 4 2

3 Qualitätsmanagement 0 0, , ,5 Schulischer Aktionsplan Peer Review Zeitachse Jahre Schulen und Selbstevaluation Prozessbegleitung BLI 1 BLI 2 Inspektion Zielvereinbarung Anlage zum Fördervertrag Bilanzbesuch Schulaufsicht Bund Fördervertrag bildet Basis für Förderentscheidungen und -auflagen) Prüfungsbesuch Prüfungsbesuch Prüfungsbesuch Prüfungsbesuch und Länder Seite: 5... und zusätzlich Weltkongress (alle 4 Jahre) Regionale Tagungen Schulleitertagungen Hilfestellungen in Krisensituationen Betriebswirtschaftliche Beratung Beratung bei Schulneugründungen Regionale LehrerInnen- Fortbildung Schulinterne Fortbildung Vorbereitung von Lehrkräften Fortbildungen für Vorstandsmitglieder Fortbildungen für neue und erfahrene VerwaltungsleiterInnen Fortbildung für Leiter berufsbildender Schulen Seite: 6 3

4 Vielseitige Aufgabengebiete der Verwaltung einer Auslandsschule Personalmanagement (Personalwesen bzw. verwaltung) Finanzmanagement - Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Buchführung, Inventar, Jahresbilanz, GuV - Rechnung, sowie Kostenstellenrechnung) - Haushaltserstellung - Controlling Einkauf, Beschaffung Marketing, Öffentlichkeitsarbeit Eventmanagement (Sommerfest, Weihnachtsbasar, etc.) Facility Management + ggf. Bauaufsicht Krisenmanagement IT Management (Schulverwaltungssoftware, Netzwerke) Andere Dienstleistungen (Transport, Kantine, AG, Sommercamp, etc.) Ggf. Alumni Verein (Networking), Datenschutz Seite: 7 BLI PQM Merkmal 13 Ressourcen verwalten 13.1 Schulträger verfügt über ein schlüssiges Controllingsystem 13.2 Schule ist kundenorientiert ausgerichtet 13.3 Schulträger nutzt Möglichkeiten zur Erschließung zusätzlicher Finanzressourcen 13.4 Schulträger verfügt über eine schlüssige Finanzplanung mit mittelfr. Perspektive 13.5 Schulträger entscheidet über langfristige Strukturentwicklungen auf der Basis professioneller Marktanalysen Seite: 8 4

5 13.1 Schulträger verfügt über ein schlüssiges Controllingsystem Indikatoren: Mittelfristige Finanzplanung (3 Jahre) Kennzahlen zur Planung, Steuerung und Analyse der Ergebnisse/Prozesse Daraus folgt für den Inspektor: finanzwirtschaftliche Analyse/Bewertung der DAS Welche Zahlen sind wo, wann und in welcher Qualität verfügbar? Welche Aussagen lassen sich aus dem vorhandenen Zahlenmaterial machen? Welche Werte, Zahlen und Kennziffern sind notwendig? Welche Erfassungs- und Dokumentationssysteme sind für unsere Schule sinnvoll? DAS sind sehr heterogen und die betriebswirtschaftlichen Instrumente entsprechend unterschiedlich ausgeprägt* Seite: 9 Beispiel: Kennzahlen der Zentralstelle für das Auslandsschulwesen Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Pädagogische Kennzahlen Lehrerintensität Schulgelddeckungsgrad Sach- / Verw. -kostenquotient Investitionsquote I und II Vorsorgequotient Schulzielerfolgsquotient HZB DSD II Sek. I Nachfragequotient Nachhaltigkeitsquotient Qualifizierungsquotient Seite: 10 5

6 Weitere Auswertungsmöglichkeiten Weitere mögliche Kerndaten Einnahmen-/Ausgabenvergleich Vormonat/Vorjahr/Quartal Schulküche (Schüler, ADLK, Gäste) Offene Forderungen (Quote, Liste) Schülerstatistiken je Abteilung, Analyse der Abgänge) Seite: 11 Beispiel: verwendete Kennzahlen (monatl.) der Deutschen Schule Malaga Seite: 12 6

7 13.2 Schule ist kundenorientiert ausgerichtet Indikatoren: Organisationsuntersuchung liegt vor Verwaltungsbereich wird regelmäßig geschult Verbesserungsmaßnahmen zur Kundenorientierung werden dokumentiert Seite: 13 Beispiel: Ansprechpartner Verwaltung Deutsche Schule Dubai Seite: 14 7

8 Beispiel: Schulgeldordnung Deutsche Schule Z (Auszug) Seite: 15 Beispiel: Prozessbeschreibung Schulanmeldung Deutsche Schule V Seite: 16 8

9 Beispiel: Kommunikationsmodellprozess Deutsche Schule K (Auszug) Seite: Schulträger nutzt Möglichkeiten zur Erschließung zusätzlicher Finanzressourcen Indikatoren: Konzept zum Fundraising Schaffung zusätzlicher Finanzressourcen durch Spenden, Sponsoring, Dienstleistungen und Vermietungen Seite: 18 9

10 Beispiel: Präsentation potentieller Sponsoren Deutsche Schule X (Auszug) X Seite: 19 Beispiel: Sponsorenkonzept Deutsche Schule Dubai (Auszug) Seite: 20 10

11 Beispiel: Werbung am Schulbus Deutsche Schule Malaga nach CI Seite: Schulträger verfügt über eine schlüssige Finanzplanung mit mittelfristiger Perspektive Indikatoren: Liquiditätsplanung für das aktuelle Haushaltsjahr Vorausschauende und regelmäßige Soll-Ist Vergleiche Seite: 22 11

12 Beispiel: Liquiditätsplanung / Cashflow Deutsche Schule P Seite: 23 Beispiel: Soll-Ist Analyse Deutsche Schule P Seite: 24 12

13 13.5 Schulträger entscheidet über langfristige Strukturentwicklungen auf der Basis professioneller Marktanalysen Indikatoren: Nachfrageentwicklung wird systematisch erhoben und ausgewertet Marktanalyse mit Schlussfolgerungen liegt vor Seite: 25 Beispiel: SWOT-Analyse Deutsche Schule D X lokalen Seite: 26 13

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite: 27 14