2.1.5 Visum- und Kompetenzregelung

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1 Führungshandbuch Organisatorische Führung Seite 1 von 6 1. Allgemeines Die Verarbeitung der Kreditorenbelege (Rechnungen) erfolgt zweistufig: Stufe 1: Belegkontrolle Stufe 2: Belegverbuchung Für jede Stufe wird ein separater Stempel (Kontrollstempel bzw. Buchungsstempel) in blauer Farbe verwendet. Beschaffung und Bewirtschaftung erfolgen durch das Kassieramt. Die Rechnungsadresse für sämtliche Rechnungen hat wie folgt zu lauten: Primarschulgemeinde Muolen Name des Auftragserteilers Dorfstrasse Muolen Der Rechnungsempfänger ist verantwortlich für die raschmögliche, korrekte Weiterleitung der Rechnung und die Behandlung allfälliger Mahnungen.

2 Führungshandbuch Organisatorische Führung Seite 2 von 6 2. Visumsregelung Kontrollstempel Der Kontrollstempel darf nur auf Original-Rechnungen angebracht werden. Nach Möglichkeit ist der Stempel unten rechts, notfalls unten links auf der Rechnung anzubringen. Der Stempel ist wenn möglich mit blauem Kugelschreiber und gut leserlich auszufüllen. Das vorgesehene Buchungskonto kann unterhalb des Stempels und ausschliesslich mit Bleistift notiert werden. Eingang: Materielle Kontrolle Rechnerische Kontrolle Auftragserteilung Zahlungsfreigabe Bedeutung der Begriffe des Kontrollstempels: Feld Beschreibung Verantwortlich Eingang Datum des Posteinganges der Rechnung. Kassieramt Ressortleiter Materielle Kontrolle Visum für sachliche Kontrolle. Die gelieferte Ware oder die erbrachte Dienstleistung hat bezüglich Qualität, Menge, Preis, Konditionen (Rabatt, Skonto) der Bestellung/dem Vertrag zu entsprechen. Abnehmer der Ware Rechnerische Kontrolle Visum für die rechnerische Kontrolle der Faktura. Kassieramt Auftragserteilung Zahlungsfreigabe Visum des Bestellers der Ware oder Dienstleistung gemäss Finanzkompetenzregelung. Diese Person ist für die Kontierung und die Kreditkontrolle verantwortlich. Visum der Person, welche die Faktura zur Zahlung freigeben darf. Ressortleiter Schulpräsidium

3 Führungshandbuch Organisatorische Führung Seite 3 von 6 Buchungsstempel Der Buchungsstempel wird ausschliesslich von der Kassieramt oben rechts auf der Rechnung angebracht und ausgefüllt. Beleg-Nr. Soll Haben Datum: Bedeutung der Begriffe des Buchungsstempels: Feld Beschreibung Verantwortlich Beleg-Nr. laufende Nummer gemäss Belegkontrolle Kassieramt Soll/Haben Buchungskonto Kassieramt Datum Valuta Zahlungsinstitut Kassieramt

4 Führungshandbuch Organisatorische Führung Seite 4 von 6 3. Finanzkompetenzen Die Finanzkompetenz des Schulrates ist im Art. 19 der Schulgemeindeordnung (FHB 2.1.2) geregelt. Der Schulrat beschliesst, dass die Ressortleiter eine Kreditkompetenz in der Höhe der von der Bürgerschaft beschlossenen Vorschlagspositionen, maximal aber Fr. 10'000.00, zu erteilen. Die Aufträge über Fr. 10' werden weiterhin vom Schulrat im entsprechenden Vergabeverfahren nach der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen erteilt. Es ist durch die Ressortleiter auf ein bestmögliches Preis Leistungsverhältnis zu achten. Wo nötig sind mehrere Konkurrenzofferten einzuholen. Mit der Delegation der Kreditkompetenz wird auch ein Teil der Verantwortung delegiert. Die Ressortleiter haben dem Schulrat bei allfälliger Unstimmigkeit entsprechend Rechenschaft abzulegen.

5 Führungshandbuch Organisatorische Führung Seite 5 von 6 4. Zuteilung der Konten in die einzelnen Ressorts Der Schulrat organisiert sich im Ressortsystem. Für jedes Schulratsmitglied ist mindestens ein Ressort zugeteilt. Folgende Konten sind in die Ressorts eingeteilt: Konto Text Ressort 1100 Bürgschaft, Geschäftsprüfung Präsidium 1120 Schulrat, Kommissionen uns Schulverwaltung Präsidium 1200 Kindergarten Präsidium (ohne Pauschalkredite Schulleitung) 1210 Primarstufe Präsidium (ohne Pauschalkredite Schulleitung) 1270 Sonderpädagogische Massnahmen Präsidium (ohne Pauschalkredite Schulleitung) 1290 Informatik Schule Informatik 1300 Schulreisen Schulleitung 1310 Sportanlässe während der Schulzeit Schulleitung 1320 Obligatorische Sportwochen Schulleitung 1340 Besondere Veranstaltungen Schulleitung 1400 Schularztdienst Schulleitung 1410 Schulzahnpflege Schulleitung 1420 Schulpsychologischer Dienst Schulleitung 1450 Schülertransporte Betrieb und Qualität 1460 Schülerverpflegung und Betreuung Sozial- und Elternarbeit 1470 Freiwilliger Schulbetriebsaufwand Schulleitung 1480 Übriger Schulbetriebsaufwand Finanzen 1500 Betrieb und Unterhalt der Schulanlagen Infrastruktur 1510 Miet- und Benützungsentschädigung Schulanlage Finanzen 1900 Steuerbedarf Finanzen 1910 Schulgelder Finanzen 1950 Zinsen Finanzen 1990 Abschreibungen Finanzen Der Ressortverantwortliche hat die Finanzkompetenz in seinem Ressort im Rahmen des von der Bürgerschaft bewilligten Voranschlages. Weitergehende Finanzkompetenzen sind im Abs. 3 dieser Visum- und Kompetenzregelung beschrieben.

6 Führungshandbuch Organisatorische Führung Seite 6 von 6 5. Visumliste Name, Vorname Ressort Visum Eggenberger Roger Präsidium, Finanzen Germann Walter Infrastruktur Baumann Simone Sozial- und Elternarbeit/Visitationen Vizepräsidium Beer Heidi Betrieb und Qualität Kempf Wisi Sozial- und Elternarbeit/Visitationen Informatik Noger Simon Schulleitung Wild Cornelia Aktuariat Wirth Esther Kassieramt