Digitale Bestandserhaltung von Dokumenten Merkblatt: Pflege, Handhabung und Lagerung von austauschbaren Speichermedien

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1 Digitale Bestandserhaltung von Dokumenten Merkblatt: 3 Pflege, Handhabung und Lagerung von

2 Dokumentkontrolle Verfasser: Adrian Brown, Digital Archives Analyst Dokumentreferenz DPGN-03 Ausgabe: 1 Ausgabedatum: 27. Juni 2003 THE NATIONAL ARCHIVES 2003 Seite 2 of 10

3 Inhalt 1 EINLEITUNG SPEICHERMEDIENTYPEN Flexible magnetische Disketten Magnetbänder Optische Disks Festspeichermedien PFLEGE UND HANDHABUNG Flexible magnetische Disketten Magnetbandkassetten Magnetbandrollen Optische Disks Festspeichermedien LAGERUNGSUMGEBUNG Kurzfristige Medienlagerung Langfristige Medienlagerung BIBLIOGRAFIE...10 Seite 3 of 10

4 1 Einleitung Diese Ausführung stellt eines der Merkblätter einer vom Digital Preservation Department des The National Archives herausgegebenen Reihe dar. Die Merkblätter geben allgemeine Hinweise und Leitlinien im Hinblick auf die Bestandserhaltung und das Management von elektronischen Dokumenten. Es richtet sich an all jene, die mit der Erstellung und Erhaltung von Dokumenten zu tun haben, die über lange Zeiträume hinweg vorgehalten werden müssen. Dieses Merkblatt gibt Hinweise zur Pflege, Handhabung und Lagerung austauschbarer Speichermedien. Elektronische Speichermedien sind anfällig hinsichtlich Beschädigungen durch unsachgemäße Handhabung oder ungeeignete Lagerbedingungen. Fundierte Fachkenntnisse über den richtigen Umgang und die erforderlichen Lagerungsbedingungen für alle verwendeten Medientypen sind daher erforderlich. 2 Speichermedientypen Um Problemen eines vorzeitigen Veraltens von Medien zu begegnen, ist es ratsam, Medien zu verwenden, die auf ausgereiften und marktgängigen Technologien beruhen. Die effektive Lebensdauer eines jeden elektronischen Speichermediums wird bestimmt zum einen durch seine physische Lebensdauer und zum anderen durch die allgemeine Geläufigkeit der Technologie, die für den Datenzugang erforderlich ist. Übersteigt die Lebensdauer von Medien in großem Stil die sie unterstützende Hardware, sind solche Medien als redundant anzusehen. Für archivarische Zwecke ist in der Praxis eine Medienlebensdauer von 10 Jahren ausreichend vorausgesetzt, es finden in regelmäßigen zeitlichen Abständen Erneuerungen der Trägermedien statt. Damit einher geht die Datenerneuerung entweder in Form von Kopien desselben Formats oder die Daten werden auf neue Medienformate übertragen. Hinweise zur Auswahl von zu verwendenden Speichermedien für die langzeitliche Bestandserhaltung von Dokumenten gibt Merkblatt 2 dieser Richtlinienreihe. In diesem Abschnitt folgt ein Überblick über die derzeit wichtigsten Arten austauschbarer Speichermedien: 2.1 Flexible magnetische Disketten Dieses Speichermedium besteht aus einer flexiblen Magnetscheibe, die in einem festen oder halbfesten Gehäuse untergebracht ist. Der zur Zeit am meisten verbreitete Diskettentyp ist die 3,5 Floppy Disk, wenngleich auch andere Formate wie die Iomega Zip Disk und die Superdisk Anwendung finden. Die gegenwärtigen Speicherkapazitäten für diese Medien reichen von 1,44 MB bis 250 MB. Die größerformatigen Floppy Disks mit 5,25 und 8 sind mittlerweile veraltet und sollen nicht mehr eingesetzt werden. Alle noch auf solchen Medien gespeicherten Daten müssen auf neuere Medien kopiert werden. Aufgrund ihrer Störungsanfälligkeit, Anfälligkeit für unbeabsichtigtes Löschen und der kurzen Lebensdauer (oftmals weniger als fünf Jahre) dürfen flexible Magnetdisketten nur für die kurzfristige Datenspeicherung verwendet werden. Sie sind für die langfristige Bestandserhaltung von Daten nicht geeignet. Seite 4 of 10

5 2.2 Magnetbänder Magnetbänder umfassen eine Reihe von Medien, die aus einer magnetischen Aufnahmeschicht über einem flexiblen Substrat bestehen, zumeist Polyäthylen- Naphthalat. Die verschiedenen derzeit gebräuchlichen Magnetbänder sind alle mit einem Gehäuse verkleidet und bestehen entweder aus einer oder bei Kassetten aus zwei Wickelspulen. Eine der am häufigsten gebrauchten Niedrigkapazitätbandtypen ist das Digital Audio Tape (DAT), obgleich Hochkapazitätsformate wie Digital Linear Tape (DLT) und Linear Tape Open (LTO) gemeinhin als die stabilsten und langlebigsten Bandformate angesehen werden. Diese können bei sachgemäßer Lagerung und Behandlung eine Haltbarkeitsdauer von über 30 Jahren aufweisen. Viele Magnetbandtechnologien unterstützen Komprimierungsfunktionen zur Erhöhung der Speicherkapazität. Die entsprechenden Speicherkapazitäten reichen von 200 MB bis 400 MB (komprimiert). Magnetbänder auf offenen Wickelspulen sind mittlerweile veraltet und sollten auf anderen Trägermedien erneuert werden. 2.3 Optische Disks Die am meisten verbreitete Form der optischen Disk ist die Compact Disc. Diese gibt es im Read-only-Format (CD-ROM), als einmal beschreibbare - recordable (CD-R) und als wiederbeschreibbare - rewritable (CD-RW). Recordable CDs bestehen aus einer eingefärbten Schicht und einer reflektierenden Metallbeschichtung über einem farblosen Polycarbonat-Substrat. CDs gibt es in verschiedenen Kombinationen von verwendeten Metallen und Färbungen. In neuesten Untersuchungen haben sich CD-R-Medien mit einer goldreflektierenden Beschichtung und phtalozyanin-basierten Färbung (oftmals auch als Gold/Gold -CDs bezeichnet) als die dauerhaftesten CD-R erwiesen und sind auch für archivarische Zwecke geeignet. Über die Lebenserwartung von CD-R gibt es widersprüchliche Angaben. Allgemein ist man sich aber darüber einig, dass ihre Nutzungsdauer länger ist als die damit in Verbindung stehende Technologie. Daher können diese Medien auch für Zwecke der Bestandserhaltung von Daten empfohlen werden. CD-R bieten Speicherkapazitäten von 650 MB bis 700 MB. CD-RW basiert auf einem anderen Aufnahmeverfahren als CD-R und ist daher für die archivarische Speicherung nicht geeignet. Die Digital Versatile Disc (DVD) ist eine relativ neue Entwicklung und in folgenden Formaten verfügbar: Read-only (DVD-ROM), Recordable (DVD-R und DVD+R) sowie eine Reihe von wiederbeschreibbaren Formaten (DVD-RAM, DVD-RW und DVD+RW). Andere Varianten umfassen einfache und doppelseitige CDs sowie Dual Recording Layer pro Seite. Einmal beschreibbare Formate verwenden organische Färbungen, ähnlich den CD-R, allerdings sind nicht alle Varianten auf dem Markt erhältlich. Wiederbeschreibbare Formate nutzen die Phasenwechseltechnologie. Eine Ausnahme ist DVD-RAM, die eine Kombination aus Phasenwechsel und magnetisch-optischer Technologie verwendet. Die entsprechenden Speicherkapazitäten reichen von 4,7 GB bis 9,4 GB. Die archivarischen Qualitäten von DVDs sind noch nicht vollständig einschätzbar. Bei deren Verwendung gelten allerdings die Empfehlungen, die auch für CDs zur Anwendung kommen. 2.4 Festspeichermedien Seite 5 of 10

6 Festspeichergeräte nutzen Flash Memory-Systeme. Beispiele hierfür sind CompactFlash, SmartMedia, PCMCIA-Karten, die für Laptops verwendet werden, Digitalkameras und andere Peripheriegeräte. Die entsprechenden Speicherkapazitäten reichen von 32 MB bis 512 MB. Über die archivarischen Eigenschaften von Festspeichermedien gibt es noch keine gesicherten Erkenntnisse. Sie sollten daher nicht für langfristige Speichererfordernisse genutzt werden und Daten baldmöglichst auf andere Speichermedien transferiert werden. 3 Pflege und Handhabung Die Medien müssen stets in den geeigneten Hüllen gelagert werden. Zum Beispiel dienen die Behältnisse vieler Arten von Bandkassetten dazu, die Gefahr der Beschädigung durch magnetische Felder zu verringern und sollten daher auch verwendet werden. Qualitätshüllen für Archivzwecke (hergestellt aus Hartpolyester, der keine chemischen Substanzen ausdünstet, die die Medien schädigen könnten) werden daher wo immer möglich empfohlen. Für optische CDs sollten feste Kassettenhüllen verwendet werden und keine elastischen Schutzhüllen. Dies sorgt für einen besseren physischen Schutz gegen Beschädigung. Die Medien müssen in den zugehörigen Behältnissen gelagert sein, wenn sie nicht gerade verwendet werden. Sie dürfen nicht unnötigerweise in Laufwerken verbleiben, denn dadurch können sowohl durch Wärme als auch durch mechanische Einwirkungen verursachte Beschädigungen entstehen. Medien dürfen weiterhin nicht mit Flüssigkeiten, Staub oder Rauch in Berührung kommen und nicht extremer Wärme oder direktem Sonnenlicht ausgesetzt sein. Alle Medientypen müssen aufrecht gelagert werden. Der Lagerbereich muss dem Standard BS 5454:2000 gerecht werden. Dabei kann es sich beispielsweise um einen feuerfesten Datentresor handeln. Es ist wichtig, dass alle gelagerten Medien regelmäßig auf ihren Zustand überprüft werden (ein Sechsmonats-Rhythmus wird empfohlen). Die Medien müssen visuell auf Beschädigungen hin überprüft werden und es müssen Zufallsstichproben in Bezug auf die Lesbarkeit der Medien erfolgen. Magnetische Medien müssen von potenziellen Quellen magnetischer Felder ferngehalten werden. Dazu gehören auch elektrische Anlagen. Die Medien müssen zur Stabilisierung der Effekte von Unterschieden in Temperatur und relativer Luftfeuchtigkeit vor Verwendung mindestens 24 Stunden lang im Verwendungsbereich akklimatisiert werden. Laufwerke müssen regelmäßig gewartet und gereinigt werden, um Beschädigungen der Medien zu vermeiden. Zusätzlich sind die folgenden medienspezifischen Richtlinien zu beachten: Seite 6 of 10

7 3.1 Flexible magnetische Disketten Alle flexiblen magnetischen Disketten müssen in Übereinstimmung mit dem Standard BS 4783, Teil 3, 1988 behandelt werden. Insbesondere sind folgende Verhaltensregeln zu beachten: Das Diskettengehäuse darf niemals geöffnet und die Diskettenoberfläche berührt werden. Etiketten dürfen nur innerhalb des hierfür vorgesehenen Etikettenbereichs angebracht werden. Bei archivarischen Daten gilt: Sofort nach der Beschreibung des Mediums muss der Schreibschutz aktiviert werden. 3.2 Magnetbandkassetten Alle Magnetbandkassetten müssen in Übereinstimmung mit den Standards BS 4783, Teil 4, 1988; BS 4783, Teil 5, 1991 und BS 4783, Teil 8, 1994 behandelt werden. Insbesondere sind folgende Verhaltensregeln zu beachten: Magnetbandkassetten dürfen nicht geöffnet und die Bandoberfläche nicht berührt werden. Etiketten dürfen nur innerhalb des vom Hersteller vorgesehenen Etikettenbereichs angebracht werden. Vor Benutzung der Bänder müssen diese zum Zweck des Ausgleichs der Bandspannung einmal vollständig vor- und zurückgespult werden. Nach Verwendung muss das Band wieder vollständig aufgespult werden. Bandkassetten müssen ebenfalls in einem 12-Monatsrhythmus einmal vollständig vor- und zurückgespult werden. Bei archivarischen Daten gilt: Sofort nach der Beschreibung des Mediums muss der Schreibschutz aktiviert werden. 3.3 Magnetbandrollen Alle Magnetbandrollen müssen in Übereinstimmung mit dem Standard BS 4783, Teil 2, 1988 behandelt werden. Insbesondere sind folgende Verhaltensregeln zu beachten: Rollen dürfen nur angefasst werden, wenn sie sich in ihrer Schutzhülle befinden, oder andernfalls an der Rollennabe. Die Bandoberfläche darf nie berührt werden. Etiketten dürfen nur innerhalb des hierfür vorgesehenen Etikettenbereichs angebracht werden, normalerweise am Frontflansch der Rolle. Seite 7 of 10

8 3.4 Optische Disks Alle optischen Disks müssen in Übereinstimmung mit den Standards BS 4783, Teil 6, 1993 und BS 4783, Teil 7, 1993 behandelt werden. Insbesondere sind folgende Verhaltensregeln zu beachten: CDs dürfen nur an den Rändern oder in der Mitte angefasst werden, und die Datenaufzeichnungsfläche darf nicht berührt werden. Es ist zu beachten, dass die obere Fläche einer optischen Disk die Datenträgerschicht darstellt. Diese ist daher auch die empfindlichste CD-Komponente. Allerdings kann auch die darunter liegende Polykarbonat-Schicht durch Kratzer oder Flecken beschädigt werden. Aufkleber dürfen auf CDs nicht angebracht werden, weil diese die Massebalance der Scheibe beeinflussen und die Datenschicht beschädigen können. CDs können auf ihrer Oberseite mit einem weichen wasserlöslichen Filzstift beschrieben werden. Bei Bedarf kann die untere Polykarbonat-Schicht der CD mit einem fusselfreien Tuch, das mit einem geeigneten Reinigungsmittels angefeuchtet worden ist, gereinigt werden, wobei von innen nach außen gewischt werden muss (nicht spiralförmig). 3.5 Festspeichermedien Alle Festspeichermedien müssen mit der nötigen Sorgfalt behandelt werden. Insbesondere sind folgende Verhaltensregeln zu beachten: Die Medien dürfen nur an ihren Rändern angefasst werden und die Goldkontakte dürfen nicht berührt werden. Etiketten dürfen nur innerhalb des hierfür vorgesehenen Etikettenbereichs angebracht werden. Seite 8 of 10

9 4 Lagerungsumgebung Alle Materialien müssen in einer Umgebung gelagert werden, die Schutz bietet vor direkter Sonneneinstrahlung und ultraviolettem Licht, und deren Raumluft frei ist von chemischen oder anderen Partikeln. Die Lagerungsumgebung darf auch nicht starken Schwankungen von entweder Temperatur oder Luftfeuchtigkeit ausgesetzt sein. In den Lagerungsbereichen für magnetische Medien dürfen keine größeren elektrischen Geräte oder Anlagen untergebracht sein, die magnetische Felder verursachen, und der Streuwert an umgebender Magnetfeldintensität darf 4000 Ampere / Meter nicht übersteigen. Im Folgenden werden Empfehlungen hinsichtlich der zu beachtenden Umgebungsbedingungen, sowohl für die kurz- als auch für die langfristige Medienlagerung, abgegeben. Hinweis: Bei elektronischen Medien sind unter langfristiger Lagerung unter Umständen Zeiträume von unter 5 Jahren zu verstehen. 4.1 Kurzfristige Medienlagerung Medium Temperatur Relative Luftfeuchtigkeit Flexible magnetische Disketten 10-51,5ºC 20-80% Digital Audio Tape (DAT) 5-45ºC 20-80% Digital Linear Tape (DLT) 16-32ºC 20-80% Ultrium Linear Tape Open (LTO) 16-32ºC 10-80% Andere Magnetbandkassetten 10-45ºC 20-80% CD-ROM/R/RW 10-50ºC 10-80% DVD-ROM/R/+R/RAM/RW/+RW 10-50ºC 10-80% Festspeichermedien 10-50ºC 20-80% Gemischte Sammlungen 16-32ºC 20-80% Seite 9 of 10

10 4.2 Langfristige Medienlagerung Medium Temperatur Relative Luftfeuchtigkeit Flexible magnetische Disketten 18-22ºC 35-45% Digital Audio Tape (DAT) 5-32ºC 20-60% Digital Linear Tape (DLT) 18-26ºC 40-60% Ultrium Linear Tape Open (LTO) 16-32ºC 20-80% Andere Magnetbandkassetten 18-22ºC 35-45% CD-ROM/R/RW 18-22ºC 35-45% DVD-ROM/R/+R/RAM/RW/+RW 18-22ºC 35-45% Festspeichermedien 18-22ºC 35-45% Gemischte Sammlungen 18-22ºC 35-45% 5 Bibliografie Standard BS 4783: Storage, transportation and maintenance of media for use in data processing and information storage (Lagerung, Transport und Unterhalt von Medien, die für die Datenverarbeitung und Informationsspeicherung genutzt werden) auf Englisch, Teil 2, 1988: Empfehlungen für Magnetbänder und offene Wickelspulen Teil 3, 1988: Empfehlungen für flexible Diskettenkartuschen Teil 4, 1988: Empfehlungen für Magnetbandkartuschen und Kassetten Teil 5, 1991: Empfehlungen für 12,7 mm Magnetbandkassetten für den Datenaustausch, Aufzeichnung mit 1491 Datenbytes pro Millimeter auf 18 Datenspuren. Teil 6, 1993: Empfehlungen für optische Diskkartuschen Teil 7, 1993: Empfehlungen für optische Datendisks (CD-ROM) Teil 8, 1994: Empfehlungen für 4 mm und 8 mm Helical Scan Tape-Kartuschen BS 5454:2000, Lagerung und Bereitstellung von archivarischen Dokumenten Seite 10 of 10