Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (zum Verbleib beim Bieter bestimmt)

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1 Deutsche Zentrale für Tourismus e. V. Beethovenstraße Frankfurt am Main Frankfurt/Main, Oktober 2018 Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (zum Verbleib beim Bieter bestimmt) Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für die Unterstützung bei der Presse und PR-Arbeit (gem. 14 (3) Nr. 2 VgV) Anlagen: - Angebotsvordruck mit Leistungsbeschreibung und -verzeichnis sowie Agenturvertrag Sehr geehrte Damen und Herren, die Deutsche Zentrale für Tourismus e. V. beabsichtigt, die in beiliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen zu vergeben. Sie werden gebeten, ein entsprechendes Angebot abzugeben. 1. Angaben zur ausgeschriebenen Leistung 1.1. Beschreibung des Auftragsgegenstandes Die zentrale Zielsetzung der DZT e.v. lautet: positive Imagebildung für das Reiseland Deutschland und Förderung des Reiseaufkommens nach Deutschland. Um diese zu erreichen, bedarf es einer professionellen Außendarstellung der DZT e.v. und ihrer Aktivitäten. Medien und Multiplikatoren müssen kontinuierlich und bestmöglich über die Ausrichtung und Aktivitäten der DZT e.v. zur Darstellung des Reiselandes Deutschland sowie über Neuigkeiten und Themen zum Reiseland Deutschland informiert werden, um dadurch die Unternehmensziele zu erreichen. Für eine professionelle Beratung und Unterstützung im Presse- und PR-Bereich der DZT e.v. wird ein geeigneter Dienstleister gesucht Leistungsort: Frankfurt am Main 1.3. Ausführungsfrist/Leistungszeitraum Vertragsbeginn: Vertragsende: Aufteilung in Lose Es ist eine Aufteilung in Lose vorgesehen. Es kann für mehrere oder alle Lose geboten werden. Die Vergabe der Lose kann an verschiedene Bieter oder eine Gesamtbeauftragung an einen Bieter erfolgen. Seite 1 von 10

2 2. Hinweise zum Vergabeverfahren 2.1. Art der Vergabe: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (gem. 14 (3) Nr. 2 VgV) Die DZT e.v. behält sich vor, ohne Verhandlungen auf eines der Hauptangebote/Nebenangebote den Zuschlag zu erteilen Stelle, die den Zuschlag erteilt: s.o Auskünfte Bei inhaltlichen Fragen wenden Sie sich bitte an: Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Leiterin Presse & Public Affairs Frau Martina Binhack Beethovenstraße Frankfurt am Main, Deutschland martina.binhack@germany.travel Bei formellen Fragen wenden Sie sich bitte an: Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Vergabestelle Beethovenstraße Frankfurt am Main vergabestelle@germany.travel Fragen der Bieter zum Vergabeverfahren oder zu den Verdingungsunterlagen sind bis spätestens zehn Tage vor Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer 3.6 ausschließlich schriftlich an die o. g. Stellen zu richten Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, die die Preisermittlung beeinflussen können, so wird ein entsprechender Hinweis an die unter Ziffer 2.3 genannten Stellen erbeten Öffnung der Angebote Die Öffnung der Angebote erfolgt voraussichtlich am Zuschlagskriterien & Wertung Der Zuschlag erfolgt nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Folende Zuschlagskriterien wurden festgelegt: Bewertungsskala für das Los Unternehmens-PR Bewertungskriterien Journalistische Kompetenz: 100 Punkte - Zentrale thematische Inhalte erfasst - Themen zielgruppenspezifisch dargestellt - Texte im Sinn der Corporate Communications mit imagefördernder Wirkung Seite 2 von 10

3 Inhaltliche Relevanz/Bezug zu Thema Deutschland-Incoming: 100 Punkte - Stellenwert Deutschland-Incoming adäquat dargestellt - Aussagen durch statistisches Material/Studien korrekt belegt Stil/Grammatik/Orthographie: 100 Punkte - Sprachliche Ausdrucksfähigkeit - Stil und Korrektheit des Textes Stufen ungenügend Arbeitsproben nicht den Anforderungen entsprechen. Wenn die Bedeutung des Deutschland-Incomings nur untergeordnet zum Ausdruck kommt und Aussagen nicht fundiert dargestellt werden. Wenn die Arbeitsproben die Unterkriterien nicht erfüllen. befriedigend Arbeitsproben im Allgemeinen den Anforderungskriterien entsprechen. Wenn die Praxisbeispiele Unzulänglichkeiten aufweisen, aber den Anforderungskriterien im Wesentlichen entsprechen. gut Arbeitsproben den Anforderungen voll entsprechen. den Stellenwert des Deutschland-Incomings gut darstellen und durch fundiertes Material gestützt sind. die Erwartungen erfüllen. sehr gut Arbeitspro- Punktevergabe Journalistische Inhaltliche Relevanz/Bezuthographilegten Stil/Grammatik/Or- Erfüllungsgrad der festge- Kompetenz Kriterien zu Thema Deutschland- Incoming Die einzelnen Unterkriterien werden nicht erfüllt: Zentrale thematische Inhalte werden außer Acht gelassen, Zielgruppenansprache erfolgt nicht in gewünschtem Maße, Texte werden nicht im Sinn eines der zentralen Ziele "Imageförderung des Reiselandes Deutschland" erstellt. Die einzelnen Unterkriterien werden nicht erfüllt. Es fehlt eine adäquate Darstellung des Stellenwerts des Deutschland-Incomings - Aussagen werden nicht durch statistisches Material/Studien gestützt. Die einzelnen Unterkriterien werden nicht erfüllt. Mängel im Hinblick auf Stil und Korrektheit des Textes sind hoch Die Arbeitsproben weisen in Bezug auf die einzelnen Unterkriterien leichte Mängel auf, aber im Ganzen wird auf die Unterkriterien eingegangen. Zentrale thematische Inhalte werden teilweise dargestellt, Zielgruppenansprache ist zum Teil gegeben; es bestehen Unzulänglichkeiten im Hinblick auf imagefördernde Wirkung im Sinne der Corporate Communication. Die einzelnen Unterkriterien werden zum großen Teil erfüllt. Die Bedeutung des Deutschland-Incomings wird berücksichtigt, es liegen Angaben zur Manifestierung der Aussagen vor, aber es werden z.b. keine üblichen und anerkannten Studien genutzt. Die einzelnen Unterkriterien werden im Allgemeinen erfüllt. Leichte Mängel hinsichtlich Stil und Grammatik/Orthographie sind vorhanden Die Anforderungen in den Unterkriterien werden größtenteils erfüllt. Zentrale Inhalte sind vorhanden, Zielgruppenansprache ist berücksichtigt, positive Darstellung des Produktes Reiseland Deutschland ist gegeben. Die Arbeitsproben erfüllen die definierten Kriterien umfänglich. Die Bedeutung des Deutschland-Incomings wird im Sinn der Corporate Communication dargestellt und mit guten und renommierten Quellen und statistischen Aussagen gestützt. Die Arbeitsproben erfüllen die definierten Kriterien umfänglich. Stil und Korrektheit entsprechen den Erwartungen Die Textbeispiele übertreffen die Erwartungen im Hinblick auf eine professionelle Darstellung zentraler thematischer Inhalte und Seite 3 von 10

4 ben die Anforderungen übertreffen. die Erwartungen hinsichtlich inhaltlicher Relevanz und Darstellung des Deutschland- Incomings in hohem Maße erfüllen. die Anforderung in hohem Maße übertreffen. Zielgruppenansprache, z.b. durch besondere kausale Darstellung und Erklärung von Inhalten, Einordnung in Kontexte und dadurch großes Potenzial in der Generierung von Aufmerksamkeit bei den Medien. Die Arbeitsproben erfüllen die Unterkriterien außerordentlich: Es werden kreative Ansätze zur Darstellung des Stellenwerts des Deutschland-Incomings auf Basis fundierter Quellen und Hintergrundinformationen auf hohem Niveau erarbeitet. Alle Kriterien sind außerordentlich gut erfüllt. Die Arbeitsproben zeichnen sich durch eine besondere Ausdrucksfähigkeit, stilistische Darstellung und absolut fehlerfreie Erstellung der Texte aus. Bewertungsskala für das Los Beratung/Krisen-PR, B2B-Facebook Bewertungskriterium Qualität und Relevanz Postings für DZT-B2B- Account : 100 Punkte - zielgruppengerechte Umsetzung - Kreativität - Stil/Grammatik/Orthographie Stufen ungenügend die Unterkriterien nicht erfüllen. befriedigend Die Arbeitsproben erfüllen die Unterkriterien zum Teil. sehr gut Die Arbeitsproben erfüllen die Anforderung in hohem Maße. Punktevergabe Qualität und Relevanz Postings für DZT-B2B- Erfüllungsgrad der festgelegten Kriterien Account 0 Die einzelnen Unterkriterien werden nicht erfüllt. Keine ausreichend zielgruppengerechte Umsetzung, keine kreative Umsetzung von Inhalten und unzulängliches Ergebnis im Hinblick auf Stil, Grammatik und Orthographie. 50 Die einzelnen Unterkriterien werden zum größten Teil erfüllt. Überwiegend zielgruppengerechte und kreative Umsetzung von Postings, leichte Mängel hinsichtlich Stil und Grammatik/Orthographie sind vorhanden. 100 Alle Unterkriterien sind außerordentlich gut erfüllt. Die Arbeitsproben zeichnen sich durch eine absolut zielgruppenaffine und kreative Umsetzung aus. Stil und Richtigkeit der Postings erfüllen die Erwartungen voll. Bewertungsskala für das Los Redaktion 360 Bewertungskriterien Journalistische Kompetenz: 100 Punkte - Zentrale thematische Inhalte erfasst - Themen zielgruppenspezifisch dargestellt - Texte im Sinne der Corporate Communications mit imagefördernder Wirkung Seite 4 von 10

5 Inhaltliche Relevanz/Bezug zu Sonderthema DZT 360 Deutschland-Incoming: 100 Punkte - Stellenwert Deutschland-Incoming adäquat dargestellt - Material/Studien/Hintergrundinformationen korrekt belegt Stil/Grammatik/Orthographie: 100 Punkte - Sprachliche Ausdrucksfähigkeit - Stil und Korrektheit des Textes Stufen ungenügend Arbeitsproben nicht den Anforderungen entsprechen. Wenn die Bedeutung des Sonderthemas/ Deutschland-Incomings nur untergeordnet zum Ausdruck kommt und Aussagen nicht fundiert dargestellt werden. die Unterkriterien nicht erfüllen. befriedigend Arbeitsproben im Allgemeinen den Anforderungskriterien entsprechen. Wenn die Praxisbeispiele Unzulänglichkeiten aufweisen, aber den Anforderungskriterien im Wesentlichen entsprechen. gut Arbeitsproben den Anforderungen voll entsprechen. Wenn die Arbeitsproben den Stellenwert des Deutschland-Incomings/Sonderthemas gut darstellen und durch fundiertes Material gestützt sind. die Erwartungen erfüllen. Punktevergabe Journalistische Inhaltliche Relevanz/Bezutik/Orthographilegten Stil/Gramma- Erfüllungsgrad der festge- Kompetenz Kriterien zu Sonderthema DZT 360 Deutschland- Incoming Die einzelnen Unterkriterien werden nicht erfüllt: Zentrale thematische Inhalte werden außer Acht gelassen, Zielgruppenansprache erfolgt nicht in gewünschtem Maße, Texte werden nicht im Sinn eines der zentralen Ziele "Imageförderung des Reiselandes Deutschland" erstellt. Die einzelnen Unterkriterien werden nicht erfüllt. Es fehlen eine adäquate Darstellung des Stellenwerts des Deutschland-Incomings/wesentliche Informationen zum Sonderthema - Aussagen werden nicht durch statistisches Material/Studien/Hintergrundinformationen gestützt. Die einzelnen Unterkriterien werden nicht erfüllt. Mängel im Hinblick auf Stil und Korrektheit des Textes sind hoch Die Arbeitsproben weisen in Bezug auf die einzelnen Unterkriterien leichte Mängel auf, aber im Ganzen wird auf die Unterkriterien eingegangen. Zentrale thematische Inhalte werden teilweise dargestellt, Zielgruppenansprache ist zum Teil gegeben; es bestehen Unzulänglichkeiten im Hinblick auf imagefördernde Wirkung im Sinne der Corporate Communication. Die einzelnen Unterkriterien werden zum großen Teil erfüllt. Die Bedeutung des Deutschland-Incomings wird berücksichtigt, es liegen Angaben zur Manifestierung der Aussagen vor, aber es werden z.b. keine üblichen und anerkannten Studien und Hintergrundinformationen genutzt. Die einzelnen Unterkriterien werden im Allgemeinen erfüllt. Leichte Mängel hinsichtlich Stil und Grammatik/Orthographie sind vorhanden Die Anforderungen in den Unterkriterien werden gut erfüllt. Zentrale Inhalte sind vorhanden, Zielgruppenansprache ist berücksichtigt, positive Darstellung des Produktes Reiseland Deutschland ist gegeben. Die Arbeitsproben erfüllen die definierten Kriterien umfänglich. Die Bedeutung des Deutschland-Incomings wird im Sinn der Corporate Communication dargestellt und mit guten und renommierten Quellen und statistischen Aussagen gestützt. Die Arbeitsproben erfüllen die definierten Kriterien umfänglich. Stil und Korrektheit entsprechen den Erwartungen. Seite 5 von 10

6 sehr gut Arbeitsproben die Anforderungen übertreffen. Wenn die Arbeitsproben die Erwartungen hinsichtlich inhaltlicher Relevanz und Darstellung des Deutschland-Incomings/Sonderthemas in hohem Maße erfüllen. Wenn die Arbeitsproben die Anforderung in hohem Maße übertreffen Die Arbeitsporben übertreffen die Erwartungen im Hinblick auf eine professionelle Darstellung zentraler thematischer Inhalte und Zielgruppenansprache, z.b. durch besondere kausale Darstellung und Erklärung von Inhalten, Einordnung in Kontexte und dadurch großes Potenzial in der Generierung von Aufmerksamkeit bei den Medien. Die Arbeitsproben erfüllen die Unterkriterien außerordentlich: Es werden kreative Ansätze zur Darstellung des Stellenwerts des Deutschland-Incomings/Sonderthemas auf Basis fundierter Quellen und Hintergrundinformationen auf hohem Niveau erarbeitet. Alle Kriterien sind außerordentlich gut erfüllt. Die Arbeitsproben zeichnen sich durch eine besondere Ausdrucksfähigkeit, stilistische Darstellung und absolut fehlerfreie Erstellung der Texte aus. Bewertungsskala für das Los Organisation von Pressekonferenzen/PR-Events Bewertungskriterium Konzept digitale Unternehmenspositionierung : 100 Punkte - Konzept state of the art in der internationalen Medienarbeit - Relevanz für Unternehmenspositionierung Punktevergabe Stufen Konzept digitale Unternehmenspositionierung Erfüllungsgrad der festgelegten Kriterien ungenügend Konzept erfüllt die Anforderungen hinsichtlich zeitgemäßer Darstellung und relevanter Bedeutung nicht. befriedigend Konzept erfüllt die Anforderungen hinsichtlich zeitgemäßer Darstellung und relevanter Bedeutung zum Teil. sehr gut Konzept erfüllt die Anforderungen hinsichtlich zeitgemäßer Darstellung und relevanter Bedeutung in vollem Umfang. 0 Die Unterkriterien werden nicht erfüllt. Keine ausreichend professionelle und zeitgemäße Ausrichtung des Konzepts. Keine Relevanz für Unternehmenspositionierung. 50 Die Unterkriterien werden zum größten Teil erfüllt. Die Umsetzung entspricht den Erwartungen hinsichtlich Qualität und Relevanz aber nicht in vollem Maße. 100 Das Konzept zeichnet sich durch hohe Qualität in der Zielgruppenansprache im Hinblick auf moderne digitale Unternehmenskommunikation aus und ist in hohem Maße für den Bereich Corporate Communication relevant Für die Bewertung ist die Referenzwertmethode vorgesehen. Hierbei gilt: Z Angebot = WF Leistung * L Angebot - WF Preis * P Angebot L Referenzwert P Referenzwert Z: Kennzahl für Leistungspreisbewertung des zu bewertenden Angebots WF: Wertigkeitsfaktor L: Leistungspunktzahl P: Preis Das Angebot mit dem höchsten Wert Z erhält den Zuschlag. Seite 6 von 10

7 Folgende Referenzwerte wurden definiert: Los Unternehmens-PR L = 225 Punkte (von 300 Punkten) P = EUR ,- (netto) p.a. Los Beratung/Krisen-PR, B2B-Facebook L = 75 Punkte (von 100 Punkten) P = EUR ,- (netto) p.a. Los Redaktion 360 L = 225 Punkte (von 300 Punkten) P = EUR ,- (netto) p.a. Los Organisation von Pressekonferenzen/PR-Events L = 75 Punkte (von 100 Punkten) P = EUR ,- (netto) p.a Folgende Wertigkeitsfaktoren wurden festgelegt: 1. Leistung (Wertigkeitsfaktor 70%) 2. Preis (Wertigkeitsfaktor 30%) Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote Es wird darauf hingewiesen, dass der Bieter über eine Nichtberücksichtigung informiert wird (gemäß 134 GWB) Datenschutzklausel Die von den Bietern erbetenen personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert Hinweis, sofern kein Angebot abgegeben wird Es steht Interessenten frei auf diese Aufforderung zur Angebotsabgabe kein Angebot abzugeben. Für diesen Fall wird um eine kurze Mitteilung an die unter Ziffer 2.3 benannten Stellen gebeten. 3. Angebots- und Bewerbungsbedingungen 3.1. Form und Inhalt der Angebote Äußere Form Schriftliche Angebote sind als solche zu kennzeichnen und in einem fest verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift Angebot Unterstützung bei der Presse und PR- Arbeit bei der unter Ziffer 3.6 angegebenen Stelle einzureichen. Digitale Angebote sind nicht zugelassen. Seite 7 von 10

8 Änderungen, Ergänzungen und Erläuterungen Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf besonderer Anlage beigefügt werden. Änderungen des Bieters an seinen Unterlagen müssen zweifelsfrei sein. Änderungen, Ergänzungen und Erläuterungen in Form eines Nebenangebots laut Ziffer 3.5 sind möglich Unterschrift Preise Die Angebote müssen unterschrieben sein; der Name des/der Unterzeichnenden ist anzugeben. Preise sind in EUR anzugeben. Ergibt sich bei einzelnen Leistungspositionen ein Widerspruch zwischen dem vom Bieter angegebenen Einheitspreis und dem von Ihm eingetragenen Gesamtpreis, gilt der Einheitspreis. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlich jeweils vorgeschriebenen Umsatzsteuer Beizufügende Unterlagen Angebotsvordruck (Seiten 1-19 inkl. Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis sowie Agenturvertrag) Kostenerstattung Die Angebotserstellung wird nicht vergütet. Die Vervielfältigungskosten für die Versendung dieser Vergabeunterlagen werden nicht erstattet Urheberrechte Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen Nebenangebote/Änderungsvorschläge Nebenangebote oder Änderungsvorschläge sind zulässig. Nebenangebote müssen alle im Leistungsverzeichnis angegebenen Anforderungen erfüllen Abgabe der Angebote Angebote müssen voraussichtlich bis zum , 12:00 Uhr bei der folgenden Stelle abgegeben werden: Deutsche Zentrale für Tourismus e. V. Vergabestelle Stichwort: Angebot Unterstützung bei der Presse und PR-Arbeit Beethovenstraße Frankfurt am Main Später eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes sind bis zum Ende der unter Ziffer 3.6 genannten Angebotsfrist in entsprechender Form wie das Angebot einzureichen. Seite 8 von 10

9 Bis zum Ende der Angebotsfrist kann das Angebot schriftlich zurückgezogen werden. Danach ist der Bieter bis zum Ablauf der Bindefrist gemäß Ziffer 5.0. an sein Angebot gebunden Bietergemeinschaften Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen Sprache Die Angebote sowie sämtliche beizubringende Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer anderen Sprache abgefasst ist, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung beizufügen Aufklärungspflicht Nach Öffnung der Angebote können von den Bietern Aufklärungen und Angaben verlangt werden, um Zweifel über die Angebote oder den Bieter zu beheben Antikorruptionsrichtlinie Gemäß der Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung vom 30. Juli 2004 erklärt sich der Bieter bereit, seine Beschäftigten, die bei der Leistungserstellung mitwirken, nach dem Verpflichtungsgesetz auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten aus dem Auftrag zu verpflichten Zahlungsbedingungen Siehe Agenturvertrag Bindefrist Besondere Vertragsbedingungen 6.1 Dem Vertragsverhältnis liegen in folgender Reihenfolge zugrunde: das Zuschlagsschreiben / der Agenturvertrag; die Angebotsaufforderung, inkl. dieser Bes. Vertragsbedingungen; etwaige Erläuterungsprotokolle von Aufklärungsgesprächen; die VOL/B in der jeweils bei Vertragsschluss gültigen Fassung; das vom Bieter ausgefüllte Angebot, insbesondere die Leistungsbeschreibung inkl. Leistungsverzeichnis Seite 9 von 10

10 6.2 Abweichungen bedürfen der schriftlichen Vereinbarung. Die Geltung von AGB des Auftragnehmers ist ausgeschlossen Wir freuen uns auf Ihr Angebot und verbleiben mit besten Grüßen -Vergabestelle- Seite 10 von 10