W2P-Manual für Besteller

Transkript

1 Helvetia Schweiz W2P-Manual für Besteller Dies ist ein interaktives Dokument. Benutzen Sie die hilfreichen Links, um schnell an Querverweise und weitere Informationen zu gelangen. Ihre Schweizer Versicherung.

2 Inhalt. 1 W2P-Zugang 2 Navigation 3 Übersicht Neues Werbemittel erstellen Werbemittel-Vorlage auswählen Werbemittel-Vorlage bearbeiten Werbemittel bestellen 5 Offene Werbemittel-Bestellung bearbeiten 6 Übersicht über Bestellungen 7 PIN-Code 8 Benutzereinstellungen 9 W2P-Hilfe Mit einem Klick auf das gewünschte Thema gelangen Sie direkt an die entsprechende Stelle im Manual. 2

3 1 W2P-Zugang 1 W2P-Zugang. Zugang zum W2P W2P-Login-Seite K oder K Direkt aus dem «Werbemittel-Manual für den Aussendienst» über den jeweiligen Direktlink Das WebtoPrint (W2P)-Tool funktioniert in allen gängigen Browsern. Bei Erscheinen eines Security Warning Wichtig ist, dass JavaScript und Cookies aktiviert sind, ein PDF-Viewer (z.b. Acrobat Reader) als Browser-Plugin installiert ist und ein allfälliger Pop-up-Blocker für die Seite «helvetiaw2p.brix.ch» deaktiviert ist. Durch Klick auf den Link «Systemanforderungen» am unteren Rand der LoginMaske können Sie testen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. «Allow» auswählen. Die W2P-Login-Seite erscheint jetzt in der bei Ihnen eingestellten Browser-Sprache. Verwenden Sie für den Zugang bitte Ihren bisherigen W2PBenutzernamen und geben Sie beim ersten Einloggen das Passwort «changeme» ein. Sie werden aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Bitte prüfen Sie nun Ihre persönlichen Benutzereinstellungen. Wenn Sie noch nicht über einen Benutzernamen verfügen, wenden Sie sich bitte an: K branding-vm@helvetia.ch, Tel Sollten Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben, klicken Sie bitte auf «Passwort vergessen?». Nach der Eingabe des Benutzernamens oder der -Adresse, die in Ihrem Benutzer-Account hinterlegt ist, erhalten Sie via einen Link, den Sie bestätigen müssen, um ein neues Passwort zu erstellen. Nach fünf erfolglosen Login-Versuchen wird Ihr Account für eine Stunde gesperrt. 3

4 2 Navigation 2 Navigation. Folgende Menüpunkte stehen Ihnen zur Auswahl: «Übersicht» «Neu» «Bearbeiten» Siehe Kapitel 3 «Übersicht» Siehe Kapitel «Neues Werbemittel erstellen» Siehe Kapitel.2 «Werbemittel-Vorlage In der Kopfzeile erscheinen bei allen Benutzern: links in der Mitte rechts die aktuelle brix:papilio-version Systemmeldungen der Name des eingeloggten Benutzers sowie Icons für Schnellzugriffe auf die Menüpunkte «Einstellungen», «Hilfe» und «Abmelden». bearbeiten» «Bestellungen» Siehe Kapitel 6 «Übersicht über Bestellungen» Die Anzahl im blauen Feld zeigt an, wie viele Bestellungen noch nicht heruntergeladen wurden. Um das System vor fremdem Zugriff zu schützen, sollten Sie die Anwendung immer mit einem Klick auf «Abmelden» verlassen. Nach 30 Minuten ohne Benutzerinteraktion erfolgt ein Session Timeout. Sie werden aufgefordert, sich neu einzuloggen. Nicht gespeicherte Daten gehen verloren. «Einstellungen» Siehe Kapitel 8 «Benutzereinstellungen» «Hilfe» «Abmelden» Anzeige des W2P-Manuals und der Release Notes Beenden der Anwendung

5 3 Übersicht 3 Übersicht. Nach erfolgreicher Anmeldung wird immer zuerst die «Übersicht» angezeigt. In den einzelnen Boxen werden jeweils die letzten zehn Bestellungen abhängig vom aktuellen Status wie folgt dargestellt: Neuigkeiten Falls vorhanden werden hier aktuelle Informationen angezeigt. Kürzlich bearbeitet Werbemittel, die erstellt und zwischengespeichert, aber noch nicht bestellt wurden. Die folgenden Boxen können vom Benutzer mittels Drag-anddrop (Ziehen mit der Maus) nach Belieben angeordnet werden. Ein Klick auf das Icon danordnung zurück. In Bearbeitung durch Branding Bestellungen, die gegenwärtig in der Grafik in Bearbeitung sind. setzt die Anzeige auf die Standar Lieferung offen Fertige Bestellungen, die noch nicht heruntergeladen wurden. Abgeschlossen Werbemittel, die bestellt und bereits heruntergeladen wurden. 5

6 Neues Werbemittel erstellen..1 Werbemittel-Vorlage auswählen Menüpunkt Neues Werbemittel erstellen «Neu» wählen. Sie gelangen zu einer Übersicht aller im W2P angebotenen Werbemittelvorlagen. Sie haben nun die Möglichkeit, sich die Vorlagen wie folgt anzeigen zu lassen. Über die Pfadanzeige können Sie jederzeit wieder zurücknavigieren. Tablet-Darstellung Listen-Darstellung 6

7 Neues Werbemittel erstellen Baumstruktur Wählen Sie nun Ihre gewünschte Vorlage aus. 7

8 Neues Werbemittel erstellen Formatfilter Formatfilter für Themen- und Kleinserate Der Formatfilter ermöglicht es Ihnen, direkt mögliche Inseratvorlagen mittels Format zu suchen. Geben Sie auf der Eingabemaske einfach das gewünschte Inseratformat an. Es erscheint eine Liste der möglichen Inseratvarianten, welche nun direkt angewählt werden können. 8

9 .2 Neues Werbemittel erstellen Werbemittel-Vorlage bearbeiten K Überschreiben Sie bei jeder Bestellung den Vorgabewert für Dateiname möglichst eindeutig. (Empfehlung: Absenderagentur plus Art des Werbemittels). K Wählen Sie die Sprache des Werbemittels. K Legen Sie das Format innerhalb des von der Grafik definierten Ranges fest ( mögliche Formatanpassung erfassen) nur bei bestimmten Vorlagen, z.b. Inseraten, möglich. Erfassen Sie die restlichen Felder. Diese können oder müssen entsprechend den CI/CD-Richtlinien ausgewählt und/oder überschrieben werden. 9

10 Neues Werbemittel erstellen Feldoptionen K Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet. K Bestimmte Eingabefelder stehen in Abhängigkeit zu anderen gewählten Werten. Die Auswahl der Headline ist beispielsweise abhängig vom ausgewählten Thema. K Die Checkbox bei Personalisierung sorgt dafür, dass überflüssige Felder aus der Erfassungsmaske verschwinden, wenn kein/-e Mitarbeiter/-in angezeigt werden soll. 10

11 Neues Werbemittel erstellen K Bei mehrzeiligen Textfeldern kann das Eingabefeld durch Ziehen an der Ecke unten rechts vergrössert werden. K Die Anzahl verbleibender Zeichen wird angezeigt. K Bei überschreibbaren Texten kann mittels Klick auf der zuletzt erfasste Wert angezeigt werden. Sie können diesen bei Bedarf mittel Drag-and-drop in das Textfeld kopieren. K Ein Klick auf führt zum Wiederherstellen des Vorgabewerts/Standardtextes. 11

12 K Bei Drop-down-Listen mit hinterlegten Texten kann der Inhalt bei bestimmten Werten überschrieben werden (z.b. Eingabefeld FINMA). K Durch Klick auf ein Feld erscheint, sofern vorhanden, ein Hilfetext neben dem Eingabefeld. Neues Werbemittel erstellen Bei mehrseitigen Werbemitteln müssen alle Seiten erfasst werden, bevor weitere Schritte ausgeführt werden können. K Für die Selektion von Bildern besteht sowohl die Möglichkeit der direkten Auswahl aus der Drop-down-Liste als auch die optische Auswahlmöglichkeit aus der Übersicht aller ver fügbaren Bilder durch Klick auf, z.b. Themenbilder oder Mitarbeitende. 12

13 Sofern das Werbemittel direkt im W2P und nicht durch Branding erstellt wird, zeigt die Live-Vorschau alle Feldangaben, welche Sie eingeben umgehend an. Sie haben aber die Möglichkeit die «Live-Vorschau» mittels der Checkbox «Live-Vorschau: Aktualisieren» während der Bearbeitung auszuschalten. (z.b. bei langsamer Internetverbindung). Für die weitere Bearbeitung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: «Speichern» Speichern des Werbemittels (dieses erscheint nun mit der von Ihnen gewählten Bezeichnung beim Punkt «Übersicht» unter Kürzlich bearbeitet). Wir empfehlen regelmässig zu speichern. Neues Werbemittel erstellen «Abbrechen» Zur Übersicht der offenen Bestellungen zurückkehren. Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren. «Vorschau» Anzeige einer PDF-Vorschau des Werbemittels in Arbeit. Auch wenn die «Live-Vorschau» jeweils beim Verlassen eines Eingabefelds nachgeführt wird, empfehlen wir, vor der Bestellung die PDF-Vorschau zu prüfen. «Bestellen» Weiter zur Bestellung. 13

14 .3 Neues Werbemittel erstellen Werbemittel bestellen Nach erfolgter Prüfung Ihres erstellten Werbemittels über die Vorschau-Funktion können Sie es nun bestellen. Überprüfen Sie, ob Sie den Eintrag für Dateiname bereits angepasst haben (Empfehlung: Absenderagentur plus Art des Werbemittels). Abschliessend können Sie hier eine Bemerkung platzieren (z.b. «MA-Bilddaten sind unterwegs» o.ä.) und wählen, ob Sie eine «Bestellbestätigung per » erhalten wollen. 1

15 5 5 Offene Werbemittel-Bestellung bearbeiten Offene Werbemittel-Bestellung bearbeiten. Menüpunkt «Bearbeiten» wählen. Sie gelangen zur Liste der zwischengespeicherten offenen Bestellungen. Diese Liste kann durch Klick auf den Spaltentitel sortiert werden. Mittels des filtern. Suchfelds können Sie die Tabelleneinträge Folgende Aktionen stehen Ihnen dabei zur Auswahl: «Bearbeiten» (Bestellung dito.2 «Werbemittel-Vorlage bearbeiten») «Klonen» (editierbare Kopie erstellen und Bestellung anschliessend dito.2 «Werbemittel-Vorlage bearbeiten» bearbeiten) «Löschen» (zwischengespeichertes Werbemittel löschen) 15

16 6 6 Übersicht über Bestellungen Übersicht über Bestellungen. Menüpunkt «Bestellungen» wählen. Folgende Aktionen stehen Ihnen dabei zur Auswahl: Sie gelangen zu einer Übersicht aller Bestellungen, die über Ihren Account getätigt wurden. «Info» Übersicht der Bestelldetails. Wie bei der Liste der offenen Bestellungen (vgl. Kapitel 5 «Herunterladen» Es erscheint ein Dialog zum Herunterladen des PDF. «Offene Werbemittel-Bestellung bearbeiten») kann auch hier durch Klick auf den Spaltentitel sortiert und mittels des Suchfelds gefiltert werden. «PIN-Code» Siehe Kapitel 7 «PIN-Code». Die blaue Markierung bedeutet, dass bereits ein PINCode angelegt wurde. «Klonen» Anlegen einer Kopie mit gleichem Inhalt, der angepasst werden kann. Sollten bei Auswahllisten bestimmte Inhalte nicht mehr gültig sein, muss eine neue Auswahl getroffen werden. «Löschen» Nach einer Bestätigungsaufforderung wird die Bestellung gelöscht. 16

17 7 PIN-Code 7 PIN-Code. Da einige der generierten Druck-PDFs sehr gross sind und somit nicht via verschickt werden können, bieten wir die Möglichkeit, einen PIN-Code zu generieren und diesen zu verschicken. Sie können direkt auf «per verschicken» klicken, um Ihr Mail-Programm zu starten. Sobald der Empfänger die Druckdaten heruntergeladen hat, verschiebt das System Ihre Bestellung in Abgeschlossen. Da Sie keine Kontrolle darüber haben, was mit dem verschickten Link passiert, empfehlen wir, die Liste Abgeschlossen regelmässig zu prüfen und dort die nochp aktiven PIN-Codes (blaue Markierung ) zu löschen. 17

18 8 Benutzereinstellungen 8 Benutzereinstellungen. Menüpunkt «Einstellungen» wählen. Sie gelangen zu Ihren Benutzerdaten sowie persönlichen Einstellungen und können diese anpassen. Diese Daten werden bei neuen Bestellungen automatisch als Standardwerte angezeigt, die Sie während der Bearbeitung des Werbemittels jeweils abändern können. Bitte überprüfen Sie zwischendurch, ob Ihre Daten noch aktuell sind. 18

19 9 W2P-Hilfe 9 W2P-Hilfe. Brauchen Sie Hilfe bei der Nutzung des W2P-Tools? Dann wenden Sie sich bitte an branding-vm@helvetia.ch, Tel , die Sie gerne unterstützen. 19

20 Helvetia Versicherungen Branding Schweiz St. Alban-Anlage 26, 002 Basel T , branding-vm@helvetia.ch Ihre Schweizer Versicherung.