Quartalsberichterstattung und Quartalsprozesse

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Jutta Kästner
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1 Quartalsberichterstattung und Quartalsprozesse W. Nicolai Seite 1

2 Abschluss- und Berichtspflichten Quartal Jahr quantitativ quantitativ narrativ HGB Abschluss fakultativ Abschluss Geschäftsbericht IFRS Quartalsbericht Abschluss fakultativ (Halbjahr obligatorisch) Abschluss Finanzbericht Solvency II QRTs QRTs SFCR (Öffentlichkeit) RSR (Aufsicht) ORSA-Bericht (Aufsicht) Seite 2

3 Neue Anforderung: jährliche Prozesse UND Quartalsprozesse Pflicht Steuern, Ziel erreichen U.U. Pflicht: Q2/Q4 Gruppe (Financial Stability) HGB/IFRS- Jahresabschluss Quartalsdaten als Frühindikator für Jahresdaten HGB/IFRS- Quartalsabschluss (kumulierte Daten) ergänzt durch Prognose zum Jahresende Konsistenz! Konsistenz! Jahresmeldungen Solvency II (SFCR, RSR, QRTs) Pflicht Konsistenz! Quartalsdaten als aktueller Zwischenstatus Nebenbedingung (z.b. Solvaquote) einhalten Quartalsmeldungen Solvency II (QRTs) ergänzt durch Prognose der Solva-Situation zum Jahresende Pflicht Seite 3

4 Zusätzlich zu den fachlichen Herausforderungen entsteht durch kurze Abgabefristen erheblicher Zeitdruck QRT-Abgabefristen für Einzelgesellschaften (Wochen nach Ultimo) Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez QRT Quartal QRT Jahr Übergangsphase endgültig Gruppen: + 6 Wochen Seite 4

5 Warum Quartalsabschlüsse? Konsistenz sicherstellen: Im Berichtswesen gemäß Solvency II sind Quartalsmeldungen erforderlich, die in engem Zusammenhang mit HGB- Begriffen stehen und z.t. sogar mit diesen übereinstimmen. Somit besteht der Zwang, zumindest Teile eines Quartals-HGB-Abschlusses zu erstellen. Werden die HGB- und die QRT-Werte in einem vollständigen, integrierten Prozess ermittelt, so ist Konsistenz deutlich leichter zu erreichen. Kosten sparen: Die simultane Ermittlung von HGB- und QRT-Daten in einem einheitlichen und vollständigen Prozess reduziert die Komplexität und damit die Fehleranfälligkeit und spart auf Dauer Ressourcen. Steuerung ermöglichen: Wird das Unternehmen primär nach HGB oder IFRS gesteuert, so sind insbesondere unterjährige Informationen zu den jeweiligen Erfolgsgrößen erforderlich, um einen qualifizierten Controlling- Prozess zu ermöglichen. Diese liefert ein Quartalsabschluss in Verbindung mit einer Prognose für die relevanten Erfolgsgrößen. Seite 5

6 Charakteristisch für Quartalsprozesse (HGB/IFRS und QRT): Die meisten benötigten unterjährigen Daten existieren bisher nicht und müssen neu ermittelt werden. Anspruch an Datenqualität geringer als bei den entsprechenden Jahresabschlüssen aus Zeit-und Kapazitätsgründen nicht anders möglich bzw. wirtschaftlich vertretbar Schätz- und Näherungsverfahren seitens der Aufsicht akzeptiert wirtschaftliche Aussage steht im Vordergrund und nicht die ordnungsmäßige Rechnungslegung HGB/IFRS-Quartalsabschluss soll Indikation für das zu erwartende Jahresergebnis liefern Quartals-QRTs sollen einen Zwischenstatus der Solvabilitätssituation liefern Prozesseffizienz und Termintreue gehen vor Datenqualität Seite 6

7 Steuerungsprinzip Um Steuerung zu ermöglichen ist es erforderlich, die ermittelten Quartalswerte um Prognosewerte zum Jahresende zu ergänzen PLAN Prognose Ist Prognose Ist Prognose Steuerungsmaßnahmen Steuerungsmaßnahmen Steuerungsmaßnahmen Ist Ist Seite 7

8 Beispiel für Berichtsformat GuV-Report zur Steuerung geeignete Form Quartal II kum. Jahr Name Gesellschaft Lfd. Jahr Prognose Plan Abweichung GuV HGB Prognose 14 / Plan 14 Tsd. Euro Tsd. Euro Tsd. Euro Tsd. Euro % I. Versicherungstechnische Rechnung 1. Verdiente Beiträge f.e.r a) Gebuchte Bruttobeiträge b) Abgegebene Rückversicherungsbeiträge c) Veränderung der Bruttobeitragsüberträge d) o o o 11. Versicherungstechnisches Ergebnis f.e.r II. Nichtversicherungstechnische Rechnung 1. Erträge aus Kapitalanlagen o o o 9. Jahresüberschuss Seite 8

9 Unterjährige Abschlüsse und Hochrechnungen müssen in einem Prozess erstellt werden: noch keine Werte in Jan. und Feb. Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Monatsabschluss (Year to Date) Hochrechnung (Year) In einer einheitlichen Begriffswelt - nach einheitlicher Systematik auf einheitlicher Datenbasis Seite 9

10 Arbeitsprogramm zur Einführung von Quartalsprozessen 1. Fachkonzept HGB Füllung der Bilanz- und GuV-Positionen, Entwicklung und Dokumentation der Näherungsverfahren 1a. unterjährige Konsolidierung, unterjähr. Konzernabschluss 2. Fachkonzept QRT Füllung der Quartals-QRTs, Entwicklung und Dokumentation der Näherungsverfahren (Solo und Gruppe) 2a. unterjährige SCR- und MCR-Berechnung 3. Festlegung der Aufgabenteilung, Verantwortungsstruktur und Koordinationsfunktionen (für den laufenden Betrieb) 4. Aufbau der Terminpläne (HGB und QRT) z.b. in MS Project 5. Technische Durchführung der Quartalsberechnungen (HGB und QRT) 6. Konzept und Design für internen Gesamtreport entwickeln und seine technische Erstellung organisieren Seite 10

11 Betriebsorganisatorische Voraussetzungen Organisation der abteilungsübergreifenden Kooperation Schaffen der mentalen Voraussetzung Bildung von Gremien, z.b. ALM-Ausschuss, Risikokonferenz Anpassen der Aufbauorganisation Maximierung der Verbundvorteile Minimierung der Schnittstellenverluste Grundlegende Neugestaltung der Prozesse Verbindliche Festlegung der Koordinationsverantwortung Seite 11

12 Instrumente zur finanziellen Berichterstattung und zur Ergebnissteuerung + Prozessbeteiligte (Ist) Rechn. wesen, Steuern Rechnungslegung Abschlüsse (Ist): Bilanz und GuV HGB und IFRS ALM Lebensversicherung MCEV Kapitalanlage Bilanzcontrolling Planung und Hochrechnung: Bilanz und GuV Lebensversicherung Solvabilität Säule 1 Standardformel / QIS Aktuariat HGB und IFRS SST Internes Modell Controlling Operatives Controlling Absatz Bestand Kosten(budgets) Solvabilität Säule 2 Governance RMS (ORSA, ) Risikomanagement Vertrieb, IT, Solvabilität Säule 3 QRT, Seite 12

13 Abteilungsübergreifende Gemeinschaftsaufgaben benötigen einen verantwortlichen Koordinator 1. Rechnungslegungsbezogene Aufgaben, Prozesse und Fragestellungen (Instrumente zur Messung des Periodenerfolgs, traditionelles Meldewesen, quantitatives Meldewesen im Rahmen von Solvency II) Koordinator: Leiter Rechnungswesen 2. Steuerungs- und Risikomanagement-bezogene Aufgaben, Prozesse und Fragestellungen (Instrumente zur strategischen und operativen Unternehmenssteuerung (wertorientiert?) und zur Solvabilitätsüberwachung, qualitatives Meldewesen im Rahmen von Solvency II) Koordinator: Leiter Operatives Controlling/Risikocontrolling Seite 13

14 Instrumente zur finanziellen Berichterstattung und zur Ergebnissteuerung + Prozessbeteiligte (Soll) Rechnungslegung Abschlüsse (Ist): Bilanz und GuV ALM Lebensversicherung Kapitalanlage Rechn. wesen, Steuern HGB und IFRS Bilanzcontrolling Planung und Hochrechnung: Bilanz und GuV MCEV Lebensversicherung Solvabilität Säule 1 Standardformel Aktuariat Vers.math. Funktion HGB und IFRS SST Internes Modell Operatives Controlling Absatz Bestand Kosten(budgets) Vertrieb, IT, Solvabilität Säule 2 Governance RMS (ORSA, ) Solvabilität Säule 3 Compliance -Funktion Interne Revision Wertorient. Steuerung QRT, Operatives Controlling / Risikocontrolling-Funktion Seite 14

15 Thesen zur Diskussion 1. Quartalsberichte (-abschlüsse) sind dazu geeignet Regulatorische Erfordernisse besser zu erfüllen (z.b. Konsistenz) Kosten zu sparen, Effizienz zu steigern Die Unternehmenssteuerung zu verbessern wenn sie auf integrierten Finanzprozessen basieren 2. Dafür müssen die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden: Kurzfristig Instrumente für Prozessmonitoring und controlling etablieren Koordinationsfunktionen und verantwortlichkeiten festlegen Mittelfristig Zusätzlich Aufbauorganisation anpassen Seite 15

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