Microsoft Office Excel für Windows W-EX2003FORM. Autor: Christian Münster. Inhaltliches Lektorat: Peter Wies

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1 W-EX2003FORM Autor: Christian Münster Inhaltliches Lektorat: Peter Wies Überarbeitete Ausgabe vom 23. Mai 2007 by HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office Excel 2003 für Windows Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. W-EX2003FORM Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.

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3 INHALTSVERZEICHNIS Microsoft Office Excel Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen 1 Zweck und Aufbau eines Formulars Was Sie wissen sollten Grundlagen zu Formularen Allgemeine Vorgehensweise bei der Erstellung eines Formulars Einfaches Formular für eine Hotelrechnung erstellen Ein Formular für eine Hotelrechnung entwickeln Formularentwurf in Excel umsetzen Formular gestalten Informationen für den Ausdruck ergänzen Druckseite anpassen Schnellübersicht Übung Formular für eine Hotelrechnung optimieren Zahlenwerte individuell formatieren Eingabezellen kennzeichnen Formular schützen Formular-Tabellenblatt nutzen Schnellübersicht Übung Ausfüllhilfen für ein Zeiterfassungsformular Tabellen mit Kommentaren versehen Das Ausfüllen wichtiger Eingabefelder sicherstellen Fehlerhafte Eingaben verhindern Schnellübersicht Übung Komfortable Eingabe ermöglichen Das Ausfüllen eines Formulars mit Steuerelementen erleichtern Formular für den Wintercheck mit Steuerelementen ausstatten Zahlenwerte mit Bildlaufleisten und Drehfeldern verändern Monat und Jahr über ein Kombinationsfeld auswählen Kontrollfelder zum Abhaken der Checklistenpunkte Das Formular mit weiteren Steuerelementen vervollständigen Schnellübersicht Übung Formulardaten in eine (separate) Tabelle übertragen Daten in ein Formular eingeben und in eine Liste einfügen Die Datenbankfunktionalität von Excel Preisliste mithilfe der Datenmaske bearbeiten Eine individuelle Dateneingabemaske erstellen Makroaufzeichnung vorbereiten Arbeitsschritte als Makro aufzeichnen Makros ausführen und testen Schaltfläche zum Einfügen des Datensatzes in die Mitgliederliste erstellen Abschlussarbeiten durchführen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis Formularvorlage für einen Kostenvoranschlag bereitstellen Vorlagen für Formulare Formular als Mustervorlage bereitstellen und verwenden Formularvorlage bearbeiten Mitgelieferte Mustervorlagen nutzen Schnellübersicht Übung... 43

4 1 Microsoft Office Excel Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen 1 Zweck und Aufbau eines Formulars In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit dieser Unterlage arbeiten können was man unter einem Formular versteht 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen der Unterlage Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die einzelnen Kapitel enthalten Übungen, anhand deren Sie die erlernten Kapitelinhalte einüben können. Die Notizfelder in der Unterlage geben Ihnen die Möglichkeit, eigene Anmerkungen und Erkenntnisse sowie praktische Arbeitstechniken einzutragen. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Menüpunkte immer in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift bezeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen wie Schaltflächen, Dialogfenster, Symbolleisten etc. verweisen auf Menüs bzw. Menüpunkte (z. B. DATEI - SCHLIESSEN). kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen, eigene Symbolleisten etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Übungsdateien Die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien sind auf der Website des HERDT-Verlags im Internet unter zu finden. 4

5 Zweck und Aufbau eines Formulars 1 Hinweis zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen der Unterlage wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Excel 2003 unter dem Betriebssystem Windows XP Professional (Service Pack 2) und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Zielsetzung der Unterlage Im Rahmen dieses Workshops wird anhand exemplarisch ausgewählter Beispiele dargestellt, wie sich in Excel auf der Basis eines Tabellenblatts Formulare erstellen und gestalten lassen. Dabei erfahren Sie beispielsweise, wie Sie leicht bedienbare Formulare in Excel erstellen wie Sie Formulare gegen versehentliche Änderungen schützen wie Sie die Formatierungsmöglichkeiten von Excel geschickt ausnutzen wie Sie eine komfortable Dateneingabe über Steuerelemente im Tabellenblatt ermöglichen wie Sie die Funktionalität Ihrer Formulare durch einfach aufzuzeichnende Makros erweitern Die Programmierung mithilfe der Programmiersprache Visual Basic for Application (VBA) ist nicht Bestandteil dieser Unterlage. Vorausgesetzte Kenntnisse Um die Inhalte der vorliegenden Unterlage problemlos nachvollziehen zu können, sollten Sie bereits über folgende Excel-Grundkenntnisse verfügen: Tabellen erstellen und bearbeiten Zellen formatieren Mit Formeln und Funktionen arbeiten 1.2 Grundlagen zu Formularen Was ist ein Formular? Formulare sind standardisierte, besonders gestaltete Dokumente, die der Eingabe bzw. der Erfassung von Daten dienen. Beispiele für Formulare finden sich in allen Bereichen: Finanzen: Überweisungsformular, Kreditantrag Behörden: Lohnsteuerkarte, Steuererklärung, Fahrzeugschein Beruf: Zeiterfassung, Antrag auf Reisekostenerstattung Privat: Mietverträge, Lottoschein In der EDV werden Formulare in elektronischer Form zur Verfügung gestellt, wie z. B. Eingabeformulare in Programmen, Bestellformulare, Kontaktformulare, Formulare für Gästebucheinträge. Formulare können auch lediglich in gedruckter Form vorliegen. 5

6 1 Microsoft Office Excel Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen Vorteile der Formularerstellung in Excel In Zellen lassen sich Daten direkt am Bildschirm eingeben. Zellen können beschreibende Texte aufnehmen Die Zellinhalte lassen sich formatieren, und es können z. B. Bilder eingefügt werden. Formeln gestatten es, die eingegebenen Daten sofort auszuwerten. Tabellenblätter lassen sich ausdrucken. Mit speziellen Steuerelementen wie z. B. Kontrollfeldern und Listenfeldern können Sie Formulare erstellen, die komfortabel ausgefüllt werden können. Durch Blattschutz lassen sich Formulare vor versehentlichen Änderungen schützen. Arbeitsmappen mit ausgefüllten Formularen können Sie durch Speichern auf einfache Weise archivieren. Mithilfe von Gültigkeitsprüfungen kann sichergestellt werden, dass die eingegebenen Daten einem bestimmten Wertebereich entsprechen. Einfaches Formular mit Tabellenzellen als Eingabefeldern Ein Excel-Tabellenblatt stellt mit den darin enthaltenen Zellen bereits ein einfaches Formular dar. Ein Formular mit Steuerelementen Das Formular im Ausdruck 6

7 Zweck und Aufbau eines Formulars Allgemeine Vorgehensweise bei der Erstellung eines Formulars Vom Entwurf zum Formular Sie sollten das Formular zunächst auf einem Blatt Papier skizzieren, bevor Sie es in Excel umsetzen. Die Skizze sollte folgende Fragen beantworten: Welche Informationen (wie z. B. Text) sollen fest im Formular enthalten sein? Welche Felder sind für die Eingaben vorgesehen? Welche Werte sollen aus den Eingaben berechnet werden? Die Umsetzung des Formulars auf der Basis des Entwurfs erfolgt in drei Phasen: Tabellenblatt erstellen Öffnen Sie in Excel ein neues Tabellenblatt. Geben Sie die feststehenden Informationen ein. Füllen Sie die als Eingabefelder dienenden Zellen zunächst mit Beispielwerten. Erstellen Sie in den entsprechenden Zellen die Formeln zur Berechnung einzelner Werte. Tabellenblatt formatieren Gestalten Sie das Tabellenblatt nach Ihren Wünschen. Ergänzen Sie - falls erforderlich - weitere Überschriften. Fügen Sie gegebenenfalls Firmenlogo und -name ein. Legen Sie die gewünschte Schrift fest, und wählen Sie eventuell einen farbigen Hintergrund. Funktionsweise sicherstellen Prüfen Sie anhand anderer Eingabewerte die korrekte Funktion der Formeln. Prüfen Sie - falls erforderlich - auch das Erscheinungsbild im Ausdruck. Tipps für die Gestaltung des Formulars Achten Sie auf eine übersichtliche Anordnung der Eingabe- und Informationselemente. Setzen Sie Hintergrund-, Schriftfarben und zusätzliche Linien sparsam ein. Beachten Sie, dass in einigen Formularen, beispielsweise auf Rechnungen, bestimmte Angaben stehen müssen, da sie gesetzlich vorgeschrieben sind. Eintragungen wie Bankverbindungen oder der Name des Geschäftsführers lassen sich gut in der Fußzeile platzieren. Notizen 7