BESCHREIBUNG. Neues Reservierungsmodul

Transkript

1 BESCHREIBUNG Neues Reservierungsmodul

2 Casablanca Hotelsoftware Reservierungsmodul (Letzte Aktualisierung: ) 1 Inhaltsverzeichnis 2 Reservierung anlegen Reservierung Angebot am Zimmerplan aufziehen Reservierungsdaten auswählen Personengruppe hinzufügen Arrangement hinzufügen Zimmer Hinzufügen Zimmeranzahl eingeben Zimmer auswählen Zimmernummer eingeben Zimmerfilter Zimmernummer ändern Preise ändern Zimmerbemerkung hinzufügen Gruppenreservierung Reservierung erstellen Gruppennamen Weitere Optionen Technische Beschreibung Linke Seite Buttons... 21

3 2 Reservierung anlegen 2.1 Reservierung Angebot am Zimmerplan aufziehen Sie bekommen eine Buchungsanfrage für einen gewünschten Zeitraum. Danach wechseln Sie ins Casablanca und ziehen die gewünschte Zeit im Zimmerplan auf. Nachdem die Maus losgelassen wurde, öffnet sich das Reservierungsmodul Reservierungsdaten auswählen Anschließend wird direkt die Gästekartei geöffnet, um den gewünschten Gast auszuwählen. Hier können Sie entweder die Informationen des Gastes eingeben, oder falls der Gast schon in der Gästekartei vorhanden ist, diesen auswählen.

4 Falls der Gast schon vorhanden ist, kann man hier neben dem Feld Nachname den gelben Smiley auswählen und aus der Liste einen Kunden wählen. Ebenso ist es möglich, nach vorhandenen Gästen zu suchen, indem mindestens die ersten drei Buchstaben seines Nachnamens eingegeben werden. Anschließend bestätigen Sie die Auswahl des Gasts mit OK. Nachdem die Gästekartei geschlossen wurde, können nun alle Informationen der Reservierung in der Reservierungsmaske eingegeben werden. Die Ankunft und Abreise wurde schon automatisch vom Zimmerplan übernommen. Falls erwünscht, kann hier noch direkt das Datum verändert werden, oder die Anzahl der Tage dieser Reservierung angepasst werden.

5 Im obigen Beispiel wurde im Feld Reservierungsart die Option ausgewählt. Das bedeutet, dass diese Reservierungsanfrage über einging. Diese Information ist für Marketingstatistiken. Mit der Option Personengruppe wird beim Zuweisen des Zimmers der Preis ermittelt. Hier verwenden wir zum Beispiel Erwachsene. Im Feld Belegung können wir entweder die Option Standard (in den Stammdaten vordefinierte Belegung OHNE Zustellbetten) oder die Option mit Zustellbetten (in den Stammdaten vordefinierte Belegung MIT Zustellbetten) auswählen bzw. eine Belegung zwischen 1 und 20 für die Zimmer vorgeben. Im Feld Arrangement wählen wir in unserem Beispiel die Option HP (Halbpension) aus. In der Dropdown-Liste (Liste, die bei Klick herunterklappt) werden alle Arrangements aufgelistet, die im ausgewählten Zeitraum vorhanden sind. Falls ein Arrangement außerhalb der ausgewählten Saison verwendet werden soll, kann das Auge neben dem grünen + angeklickt werden. Wenn dieses blau hinterlegt ist, werden alle Arrangements in der Liste angezeigt. Mit dem grünen + kann der Reservierung ein Arrangementwechsel hinzugefügt werden. Im Feld Preis können wir entweder die Option laut Stammdaten (in den Stammdaten vordefinierte Preise) auswählen oder direkt den Preis pro Person bzw. den Preis pro Zimmer eingeben. Falls erwünscht, kann der Reservierung noch ein Rabatt hinzugefügt werden. Zuletzt wählen wir im Feld Status die Option Reserviert aus. Nun haben wir alle benötigten Informationen für die Reservierung eingegeben und bestätigen die Auswahl mit Zuweisen.

6 Nun sehen wir rechts die Reservierung mit allen Informationen. Falls alles korrekt ausgewählt wurde und nichts mehr hinzugefügt werden muss, können wir die Reservierung mit OK speichern. Nun sehen wir die angelegte Reservierung am Zimmerplan.

7 2.2 Personengruppe hinzufügen Wenn wir einem Zimmer eine weitere Personengruppe hinzufügen möchten, markieren wir das entsprechende Zimmer und können anschließend mit einem Rechtsklick und der Option Personengruppe hinzufügen die passende Personengruppe auswählen. Mit einem Doppelklick auf die Anzahl der Kinder können wir diesen Wert bearbeiten und von 1 auf 2 erhöhen und mit einem Doppelklick auf den Preis pro Person können wir diesen von beispielsweise Euro 30,00 auf Euro 25,00 abändern. Nachdem alle gewünschten Informationen angepasst wurden, speichern wir die Änderungen mit OK. 2.3 Arrangement hinzufügen Wenn wir einem Zimmer ein weiteres Arrangement hinzufügen möchten, markieren wir das entsprechende Zimmer und können anschließend mit einem Rechtsklick und der Option Arrangement hinzufügen das Einstellungsfenster öffnen. In diesem Fenster können wir nun links den Zeitraum des neuen Arrangements festlegen. Anschließend muss rechts nur noch das gewünschte Arragement ausgewählt und die Auswahl mit OK bestätigt werden.

8 Nun wird das neue Arrangement direkt unter der bestehenden Reservierung angezeigt. Das + Symbol zeigt an, dass dieses Arrangement neu hinzugefügt und noch nicht abgespeichert wurde. Sollte es vorkommen, dass ein Gast innerhalb seines Aufenthaltes einen Arrangementwechsel benötigt, ist es möglich innerhalb der Reservierung ein Arrangement einzuschieben. Hierzu öffnen wir wieder das Fenster Arragement hinzufügen und wählen den Zeitraum, der innerhalb der vorhandenen Reservierung liegt. Nun muss nur wieder rechts das neue Arragement ausgewählt werden und die Auswahl mit Ok bestätigt werden.

9 Das neue Arragement wurde hinzugefügt. Gleichzeitig wurde das alte Arragement für den restlichen Zeitraum hinzugefügt.

10 2.4 Zimmer Hinzufügen Um einer bereits bestehenden Reservierung ein Zimmer hinzuzufügen, öffnen wir die zu verändernde Reservierung. In der linken Spalte können wie auch beim normalen Anlegen die gewünschten Informationen eingegeben werden. Neu ist aber der Bereich unter dem Zimmerfilter. Hier sehen wir alle Zimmertypen und die Anzahl der Zimmer, die für den ausgewählten Zeitraum frei sind. Es gibt hier 3 Möglichkeiten Zimmer auszuwählen Zimmeranzahl eingeben In diesem Beispiel wollen wir der Reservierung zwei Doppelzimmer hinzufügen. Also geben wir in dem Kästchen neben der Abkürzung DZ die Zahl 2 ein und bestätigen die Auswahl mit Zuweisen.

11 Anschließend sehen wir sofort rechts die neuen Zimmer. Die Zimmer wurden vom Programm selbst ausgewählt. Nach Überprüfung der Reservierung, kann diese mit Ok gespeichert werden Zimmer auswählen Mit dem + neben dem Zimmertyp, wird ein neues Fenster geöffnet, wo alle Zimmer, die zu diesem Zeitraum frei sind, angezeigt werden. Hier können in der linken Spalte mehrere Zimmer ausgewählt werden und mit Ok zugewiesen werden.

12 2.4.3 Zimmernummer eingeben Falls ein spezifisches Zimmer direkt hinzugefügt werden soll, kann in diesem Feld die Zimmernummer eingegeben werden. Mit der Enter-Taste wird das Zimmer zugewiesen. Falls das Zimmer in diesem Zeitraum besetzt ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. 2.5 Zimmerfilter Mit dem Zimmerfilter kann eingeschränkt werden, welche Zimmer in der Liste darunter angezeigt werden sollen. Dieser Filter ist sehr nützlich, falls man ein Zimmer in einem bestimmten Stock oder Gebäude suchen will. Die Option Ohne Zimmernummer bewirkt, dass beim Zuweisen der Zimmer keine Zimmernummern zugewiesen werden.

13 2.6 Zimmernummer ändern Um bei einem zugewiesenen Zimmer die Zimmernummer zu wechseln, muss nur ein Doppelklick auf die Zimmernummer betätigt werden. Nun ist es möglich, aus der einer Liste das gewünschte Zimmer auszuwählen. Es werden hier nur Zimmernummern angezeigt, die für den ausgewählten Zeitraum auch tatsächlich frei sind. Die zwei Zahlen neben der Zimmernummer besagen, wieviele Tage vor und nach der Reservierung auf diesem Zimmer noch frei sind. Im Fall von Zimmernummer 106 sind null Tage vor der Reservierung frei und zwei Tage nach der Reservierung. (Info: Mit diesen Werten kann die Reservierung an den bestmöglichen Platz am Zimmerplan gesetzt werden, um kleine Lücken zu vermeiden und den Betrieb optimal auszulasten.) Nun muss die Auswahl nur noch mit Ok bestätigt werden, um die Änderung zu sichern.

14 2.7 Preise ändern Wenn wir die Daten von mehreren Zimmern bzw. Personengruppen auf einmal ändern möchten, markieren wir die entsprechenden Zeilen und können die Werte anschließend in der untersten Zeile anpassen. Mehrere Zimmer können entweder über die Kästchen links markiert werden, oder indem die STRG Taste gehalten wird und die gewünschten Zeilen angeklickt werden. Wir machen dazu einen Doppelklick auf den Wert in der Spalte Preis pro Personen und überschreiben den alten Preis von Euro 60,00 mit dem neuen Preis von Euro 45,00. Diese Änderung bestätigen wir anschließend mit der Taste Enter oder mit dem kleinen grünen Hacken in der gleichen Zeile. Falls in einem Feld nur Unterstriche und keine genauen Werte vorhanden sind, bedeutet dies, dass bei den markierten Zimmern nicht gleiche Werte vorhanden sind. In diesem Beispiel sind die Anreise und Abreisezeiten, sowie der Gesamtpreis eines Zimmers nicht gleich. Es ist trotzdem möglich, den Wert mit einem Doppelklick einheitlich für alle markierten Zimmer zu ändern. Wenn wir die Daten von einem Zimmer bzw. einer Personengruppe ändern möchten, können diese direkt mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Wert angepasst werden. Wir ändern in unserem Beispiel den Preis für das Einzelzimmer auf 0, da es sich hier um den Freiplatz handelt.

15 2.8 Zimmerbemerkung hinzufügen Über das rote i rechts neben der Reservierung kann eine Zimmerbemerkung hinzugefügt werden. 3 Gruppenreservierung 3.1 Reservierung erstellen Um eine Gruppenreservierung zu erstellen, gehen wir nach dem gleichen Schema vor, wie bei einer normalen Reservierung. (Ziehen am Zimmerplan im gewünschten Zeitraum) Nur mit dem Unterschied, dass wir die Shift-Taste (Großschreibtaste) gedrückt halten. Wenn man nun die Maustaste loslässt, erscheint noch nicht das Reservierungsmodul und es können weitere Zimmer aufgezogen werden. Wenn alle Zimmer richtig eingetragen wurden, kann die Shift-Taste losgelassen werden und es öffnet sich das Reservierungsmodul. Wenn Sie auf den Button Neu (Gruppe) klicken gelangen Sie ebenfalls zur Gruppenreservierung. Wenn Sie mit gedrückter linker Maustaste, bei der Zimmeranzahl entlang fahren, können Sie ebenfalls die Gruppenreservierung öffnen.

16 Nachdem die linke Maustaste losgelassen wurde, öffnet sich die Gruppenreservierung. Hier geben wir nun wie auch bei einer normalen Reservierung alle Informationen ein. Falls die Variante mit der Shift-Taste verwendet wurden, werden bereits die ausgewählten Zimmer verwendet. Wenn hingegen die Zimmeranzahlleiste verwendet wurde, müssen die Zimmer selbst angegeben werden. Falls wir zum Beispiel dieser Gruppenreservierung drei Doppelzimmer zuweisen wollen, geben wir die Anzahl in dem Kästchen neben der Abkürzung DZ ein. Wenn alle notwendigen Informationen eingegeben wurden, klicken wir auf Zuweisen, um die Auswahl zu bestätigen. (Hier gibt es die gleichen Möglichkeiten wie beim Zimmer hinzufügen) Anschließend werden rechts die zugewiesenen Zimmer angezeigt. Falls noch Daten zu verändern sind, ist dies natürlich auch, wie bereits in den anderen Punkten erklärt, durch einen Doppelklick auf das jeweilige Feld möglich. Ansonsten kann die Reservierung mit Ok gespeichert werden.

17 3.2 Gruppennamen Will man zusätzlich die richtigen Gästenamen in den einzelnen Zimmern angeben, können wir das gleich oder zu einem späteren Zeitpunkt machen. Dies geschieht über einen Rechtsklick auf die Reservierung Meldewesen / Gruppennamen. Es erscheint ein Fenster, in dem alle Zimmer und Personen separat aufgelistet sind. Wollen wir den einzelnen Zimmern nun Namen zuteilen, geben wir immer in der Zeile der Zimmernummer den jeweiligen Namen an. Ist der Gast schon angelegt worden und man kommt zum Nachnamen, erscheint wieder die Autosuche. Ist der Gast noch nicht eingetragen, springt man mit der Enter- oder Tab-Taste weiter und es erscheint das Fenster, wo wir die Adresse bzw. die Motive des Hauptgastes übernehmen können. (Gleich wie bei der Eingabe von Kontaktpersonen) Wenn der Gast eingegeben wurde, kann er hinten mit einem X als nicht selektierbarer Gast markiert werden. (Bekommt keine Newsletter, Serienbriefe etc ) Unter Stammdaten kann auch noch eingestellt werden, ob die Person standardmäßig als nicht selektierbar angelegt werden soll. Unter der Menüleiste finden Sie den Punkt Optionen hier können Sie einstellen, dass neue Gäste nicht selektierbar sind. Sind beim Hauptgast schon Kontaktpersonen angelegt worden, können diese auch schnell über den grauen Smiley ausgewählt werden. Ist der Gast hier nicht verfügbar, klicken wir auf den Button Andere. Es öffnet sich eine neue Gästemaske zur Eingabe des neuen Gastes. Wurden bei allen Zimmern die Namen richtig eingeben, sehen wir auch auf den Reservierungspfeilen nun überall die richtigen Namen angezeigt.

18 4 Weitere Optionen Wir aktivieren die Option Option verfällt, wenn wir ein Verfallsdatum für diese Reservierung auf Option festlegen möchten. Wir aktivieren die Option Anzahlung, wenn wir einen Anzahlungsbetrag für diese Reservierung festlegen möchten und geben anschließend das Datum ein, bis zu dem die Anzahlung getätigt werden muss. Wir können im Feld B.def. Res.-Nr. (Benutzerdefinierte Reservierungsnummer) noch eine interne Kennzeichnung für die Reservierung eingeben. Mit einem Klick auf den Button Kontaktperson (Gelber Smiley) können wir die Gästekartei öffnen und eine Kontaktperson für diese Reservierung auswählen. Wir können im Feld Reservierungsbemerkung noch eine Bemerkung zu dieser Reservierung eingeben.

19 5 Technische Beschreibung Hier werden die verschiedenen Buttons, Felder und Option des Reservierungsmoduls aufgelistet und beschrieben. 5.1 Linke Seite Ankunft In diesem Feld können wir das Anreisedatum entweder direkt eingegeben, oder über das Kalendersymbol auswählen. Abreise In diesem Feld können wir das Abreisedatum entweder direkt eingegeben, oder über das Kalendersymbol auswählen. Gast Mit einem Klick auf diesen Button können wir die Gästekartei öffnen und den Hauptgast der Reservierung auswählen. Reservierungsart In diesem Feld können wir die Reservierungsart auswählen. Personengruppe In diesem Feld können wir die Personengruppe auswählen. Belegung In diesem Feld können wir die Option Standard auswählen (Die Belegung wird aus der in den Stammdaten festgelegten Belegung OHNE Zustellbetten übernommen) die Option mit Zustellbetten auswählen (Die Belegung wird aus der in den Stammdaten festgelegten Belegung MIT Zustellbetten übernommen) eine selbst definierte Belegung zwischen 1 und 20 festlegen.

20 Arrangement In diesem Feld können wir das Arrangement auswählen. In der Dropdown-Liste werden nur Arrangements angezeigt, die in der ausgewählten Saison vorhanden sind. Mit einem Klick auf das Auge, so das dieses Blau hinterlegt ist, können alle Arrangements angezeigt werden. Mit dem grünen + Symbol kann ein Arrangementswechsel hinzugefügt werden. Preis In diesem Feld können wir die Option laut Stammdaten auswählen (Die Preise werden aus den in den Stammdaten festgelegten Zimmerpreisen übernommen) den Preis pro Person für die Zimmer dieser Buchung eingeben den Preis pro Zimmer für diese Buchung eingeben Rabatt In diesem Feld können wir der Reservierung einen Rabatt geben. Status In diesem Feld können wir den Reservierungsstatus auswählen. Zimmerfilter In diesem Feld können wir die Option Deaktiviert auswählen (Es werden alle Zimmer nach den Zimmertypen zusammengefasst dargestellt) die Option Ohne Zimmernummer auswählen (Es wird den Zimmern keine Zimmernummer zugeteilt) die Option Gebäude auswählen (Die Zimmer werden pro Gebäude nach den Zimmertypen zusammengefasst dargestellt) die Option Gebäude und Stockwerke auswählen (Die Zimmer werden pro Gebäude und pro Stockwerk nach den Zimmertypen zusammengefasst dargestellt) Option verfällt Aktivieren wir diese Option, können wir das Verfallsdatum der Option festlegen. Anzahlung Aktivieren wir diese Option können wir einen Anzahlungsbetrag und das Datum festlegen, bis zu welchem die Anzahlung getätigt werden muss.

21 B.def. Res.-Nr. In diesem Feld können wir eine benutzerdefinierte Reservierungsnummer eingeben. Kontaktperson Mit einem Klick auf diesen Button können wir die Gästekartei öffnen und eine Kontaktperson für die Reservierung auswählen. Reservierungsbemerkung In diesem Feld können wir eine Bemerkung für die Reservierung eingeben. 5.2 Buttons Speichern Mit einem Klick auf diesen Button können wir die Reservierung speichern. Wir können zum Speichern auch das Tastaturkürzel Strg+S verwenden. Zu Gästeblatt-Reservierungsmaske wechseln Mit einem Klick auf diesen Button können wir zu der alten Reservierungsmaske wechseln. Schriftverkehr Mit einem Klick auf diesen Button können wir auf den Schriftverkehr wechseln. Meldewesen/Gruppennamen Mit einen Klick auf diesen Button können wir auf das Meldewesen/Gruppennamen wechseln.

22 Export Mit einem Klick auf diesen Button können wir den Tabelleninhalt als Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx) exportieren. Ansichtseinstellungen Mit einem Klick auf diesen Button können wir die Ansichtseinstellungen bearbeiten. Zum Beispiel können stornierte Reservierungen angezeigt werden. Ein sehr wichtiges Feature ist hier einzustellen. Es ist möglich, die Fixleistungen bei den jeweiligen Zimmern anzeigen zu lassen. Entweden immer, oder wann ein Zimmer markiert wird. Spalten auswählen Mit einem Klick auf diesen Button können wir festlegen, welche Spalten im Reservierungsmodul dargestellt werden soll. Zimmernummern zuordnen Mit einem Klick auf diesen Button können wir allen markierten Zimmern ohne Zimmernummer automatisch eine Zimmernummer zuweisen lassen. Zimmernummern über Zimmerplan zuordnen Mit einem Klick auf diesen Button können wir alle markierten Zimmer ohne Zimmernummer am Zimmerplan direkt ein Zimmer zuteilen. Personengruppe hinzufügen Mit einem Klick auf diesen Button können wir bei einem markierten Zimmer eine weitere Personengruppe hinzufügen.

23 Arrangement hinzufügen Mit einem Klick auf diesen Button können wir bei einem markierten Zimmer oder einer markierten Personengruppe ein weiteres Arrangement hinzufügen bzw. einen Arrangementwechsel einfügen. Fixleistungen bearbeiten Mit einem Klick auf diesen Button können wir die Fixleistungen dieser Reservierung bearbeiten. Stornieren Mit einem Klick auf diesen Button können wir ein oder mehrere markierte Zimmer wieder von der Reservierung stornieren. Wir können damit auch markierte Personengruppen oder Arrangements aus der Reservierung entfernen.