Einsatz von freiwilligen Mitarbeitenden P:\INTRANET\FREIWILLIGE\Freiwilligen_Konzept

Transkript

1 Konzept Einsatz von freiwilligen Mitarbeitenden Januar 2015 Alili Mehmet Babic Amra Balmer Daniel Graf Astrid Odobasic Milena Schilke Gabriela Tremp Doris

2 Inhalt Vorwort / Einleitung Definition Erwartungen und Anforderungen Einsatzmöglichkeiten Kategorien Organisatorisches Zuständigkeiten Zuständigkeit Freiwillige Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care Funktionen und Aufgaben Administratives Wertschätzung der Freiwilligen Rechte und Plichten Aufgaben Sozialzeitausweis Spesenregelung Versicherung Aufhebung der Vereinbarung Weiterbildung Budget Anhang... 9

3 Seite 1 Vorwort / Einleitung Freiwilligenarbeit erhöht die Lebensqualität im Heimalltag. Freiwillige leisten einen wichtigen Beitrag bei der Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner. Sie helfen mit, dass Bedürfnisse und Wünsche der Bewohnerinnen und Bewohner erfüllt werden können und das Leben im Heim lebendiger und vielfältiger wird. 1 Definition Freiwilligenarbeit ist ein gesellschaftlicher Beitrag an Mitmensch und Umwelt. Sie schliesst freiwilliges und ehrenamtliches Engagement ein und umfasst jegliche Formen unentgeltlich geleisteter selbstbestimmter Einsätze ausserhalb der Kernfamilie. Freiwilligenarbeit tritt nicht in Konkurrenz zu bezahlter Arbeit. Leistungen, die für Menschen und Umwelt unaufschiebbar und unabdingbar sind, müssen mit bezahlter Arbeit erbracht werden. 2 Erwartungen und Anforderungen Grundsätzlich kann sich jede Person für einen freiwilligen Einsatz im Pflegeheim St.Otmar melden. Wichtig ist, dass die gegenseitigen Erwartungen frühzeitig formuliert werden. Zudem muss sich die freiwillige Person an die Rechte und Pflichten halten, die weiter unten beschrieben sind. Der Einsatz sollte laut Benevol-Empfehlung nicht mehr als 6 Stunden pro Woche sein. Meldet sich eine Person auf ein von uns formuliertes Inserat, wird erwartet, dass die dort beschriebenen Anforderungen erfüllt werden. 3 Einsatzmöglichkeiten Freiwillige Arbeit kann in praktisch allen Bereichen des Pflegeheims St. Otmar geleistet werden. Es kann auch vorkommen, dass eine freiwillige Person bestimmte Fähigkeiten mitbringt, für welche erst ein Platz innerhalb unserer Organisation geschaffen werden muss. Vorausgesetzt es besteht ein Bedarf unsererseits. Mögliche Bereiche: - Pflege-Wohngruppe (Einzel, Gruppen) - Aktivierung im Atelier (Einzel, Gruppen) - Ausflüge, externe Begleitungen - Wohngruppen übergreifend / Haus - Otmarcafé - Unterhalt, Reinigung - Weitere 3.1 Kategorien Im Haus bestehen folgende Kategorien von Freiwilligen: Freiwillige MA (Mitarbeitende): Die Mehrheit der Freiwilligen fällt unter diese Gruppe. Es besteht ein niederschwelliges allgemeines Anforderungsprofil. Gewisse interne Weiterbildungen sind erwünscht. Es gilt das allgemeine Spesenreglement. Die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten ist keine Grundvoraussetzung. Freiwillige Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care Eine kleine auserwählte Gruppe fällt unter diese Kategorie. Es besteht ein spezifisches Anforderungsprofil. Gewisse interne, manchmal auch externe Weiterbildungen sind obligatorisch. Bei Be-

4 Seite 2 darf werden Einsätze in der Nacht geleistet. Es gilt das angepasste Spesenreglement. Die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten ist eine Grundvoraussetzung. Siehe Anhang Aufnahmegespräch Interessenten Freiwillige Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care : - Spezifisches Anforderungsprofil Freiwillige Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care : - Rahmenkonzept Freiwillige Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care : - Richtlinien pflegerische Handreichungen Freiwillige Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care : Freiwillige vom HEKS Eine sehr kleine Zahl von Freiwilligen fällt unter diese Gruppe. Zeitweise bestehen auch keine Vereinbarungen mit solchen Freiwilligen im Haus. Sie werden vom Hilfswerk der Evangelischen Kirchen der Schweiz (HEKS) vermittelt. Es werden Personen vermittelt die ausschliesslich von der Sozialhilfe leben und auf diesem Weg eine sinnvolle Beschäftigung suchen. Es besteht ein niederschwelliges allgemeines Anforderungsprofil. Gewisse interne Weiterbildungen sind erwünscht. Es gilt das allgemeine Spesenreglement mit der Ausnahme, dass persönliche Fahrspesen (z.b. Busbillet) bei diesen Personen mit 7.- pro Einsatztag übernommen werden. Die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten ist keine Grundvoraussetzung. Freiwillige Kirchenhelfer Einsatz, Koordination und Bewirtschaftung wird durch die Pfarrei St.Otmar geregelt. Einmal im Jahr werden diese Freiwilligen vom Team Pflegeheim St.Otmar zu einem internen Dankeschön-Essen eingeladen. Verantwortlich für die Einladung ist die Koordinationsstelle Freiwillige (KO_FR). Freiwillige in der Zeitvorsorge Thema momentan nicht aktuell im Pflegeheim St. Otmar 4 Organisatorisches Das Pflegeheim St.Otmar ist Mitglied bei Benevol und bezahlt einen jährlichen Mitgliederbeitrag. Dafür erhalten wir Zugang zur Internetplattform benevol-jobs, auf welcher wir für die Suche von Freiwilligen kostenlos Inserate aufschalten können. Als Mitglied haben wir zudem die Möglichkeit, Inserate sporadisch im St. Galler Tagblatt kostenlos zu veröffentlichen. Benevol bietet viele Hilfsmittel, wie zum Beispiel Checklisten, Empfehlungen, Weiterbildungen etc. Auch kostengünstige Kurse und Austauschmöglichkeiten für die Verantwortlichen der Freiwilligen werden regelmässig von Benevol organisiert. 4.1 Zuständigkeiten Der strategische Entscheid Freiwillige Mitarbeitende zu beschäftigen liegt bei der Heimleitung. Für die Koordination und die administrativen Belange der Freiwilligen ist die Koordinationsstelle Freiwillige MA = KO_FR zuständig. In jedem Einsatzbereich gibt es eine Freiwillige MA-Verantwortliche der Bereiche (FV_BE). Diese ist zuständig für die inhaltlichen Belange der freiwilligen Tätigkeit. Sie ist direkte Ansprechperson der freiwilligen Personen in ihrem Einsatzbereich. Bei Fragen oder Problemen kann sich die FV_BE jederzeit an die KO_FR wenden. Zudem führt sie die freiwilligen Personen in ihre Tätigkeiten ein und führt bei Bedarf Auswertungsgespräche. In der folgenden Funktionsbeschreibung sind die einzelnen Aufgaben detailliert aufgeführt.

5 Seite Zuständigkeit Freiwillige Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care Ansprechpersonen für Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care sind die jeweiligen Verantwortlichen Palliative Care der Bereiche. Detaillierte Angaben finden sich im Konzept Palliative Care.

6 Seite Funktionen und Aufgaben Heimleitung Koordinationsstelle Freiwillige MA (KO_FR) Strategischer Entscheid (Freiwillige Arbeit) Bewilligung Freiwilligen Budget Bedarfsabklärung Konzeption Jährliche Budgeteingabe Rekrutierung Inserate / Anfragen Freiwillige MA Verantwortliche, der Bereiche (FV_BE) Melden Bedarf an Koordinationsstelle Leitung Pflege und Betreuung Beratung Beratung Support Visieren der Vereinbarung Auswahlverfahren Schnuppereinsätze koordiniert mit den Verantwortlichen der Bereiche (Schweigepflichtformular) Schriftliche Vereinbarung Information an alle Bereiche über neue Freiwillige MA per Mail Administrative Arbeiten. Adressliste auf Server aktualisieren. Stundenblätter vorbereiten Namensschild abgeben Unterstützung der Verantwortlichen und der Freiwilligen MA nach Bedarf Gespräche und Troubleshooting bei Bedarf Begleiten der Freiwilligen bei Schnuppereinsatz Freiwillige Person führt die Stundenblätter selbständig. Verantwortliche gibt die ausgefüllten Stundenblätter an Koordinationsstelle (alle 3 Monate) Einführung in die Tätigkeit der Freiwilligen Person. Ansprechperson bei Fragen und Unklarheiten Bei Bedarf kann die Koordinationsstelle dazu gezogen werden Gespräche mit den Freiwilligen des eigenen Bereiches Gespräche mit den Freiwilligen bei Bedarf

7 Seite 5 Heimleitung Geburtstags- und Jubiläumskarten für die Freiwilligen schreiben und versenden Unterschreiben des Sozialzeitausweises Koordinationsstelle Freiwillige MA (KO_FR) Übertragen der geleisteten Stunden ins EDV System Regelmässige Treffen mit den Verantwortlichen der Bereiche (Austausch, Prozessoptimierung, etc.) Organisieren und einladen der Freiwilligen an ein Jahres-Essen Weihnachtsgeschenke Jubiläumsgeschenke und Abschiedsgeschenke für die Freiwilligen MA organisieren Weiterbildungsangebot für die Freiwilligen koordinieren Bei Beendigung des Freiwilligen Einsatzes: Mutationsmeldung an alle Bereiche per Mail. Abgabe eines Sozialzeitausweises Freiwilligen-Arbeit sichtbar machen durch Artikel im - Jahresbericht - Hauszeitung (Blickwinkel) - Homepage Besucht Weiterbildungen zum Thema Freiwilligen Arbeit Erkennt Handlungsbedarf und klärt diesen mit der Heimleitung, Leitung Pflege und Betreuung und Verantwortlichen der Wohngruppen Freiwillige MA Verantwortliche, der Bereiche (FV_BE) Regelmässige Treffen mit der Koordinationsstelle und den Verantwortlichen der Bereiche Beratung Leitung Pflege und Betreuung Beratung und Support bei Bedarf Abgabe der Parkkarte Beratung / Support

8 Seite Administratives Beim Erstgespräch gibt die KO_FR der interessierten Person eine Informationsmappe ab. (siehe Anhang) Die interessierte Person füllt das Personalblatt aus (siehe Anhang) - Je nach Kategorie braucht es noch weitere Formulare (zb. Freiwillige Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care. (siehe Anhang) Beim ersten Schnuppereinsatz unterschreibt die interessierte Person die Schweigepflicht (siehe Anhang) Nach gegenseitigem Einverständnis wird die Einsatzvereinbarung für freiwillige Mitarbeit von KO_FR erstellt und von der Heimleitung, KO_FR sowie der freiwilligen Person unterzeichnet. Das Original geht an die freiwillige Person; eine Kopie bleibt bei KO_FR. (siehe Anhang) KO_FR gibt das Namensschild an die freiwillige Person ab. Dieses ist bei jedem Einsatz sichtbar zu tragen. KO_FR macht ein Foto der freiwilligen Person und versendet das Bild per Mail mit einer Begrüssung an alle Bereiche KO_FR überträgt die Angaben in die Freiwilligen-Liste auf dem Server P: /Intranet/Freiwillige. Dort ist jeweils die aktuelle Liste als PDF abrufbar: ADRESSLISTE Freiwillige MA AKTUELL KO_FR gibt die auszufüllenden Stundenblätter ab. (Anhang) FV_BE überprüft ob die Stunden korrekt eingetragen werden und gibt das ausgefüllte Stundenblatt unterschrieben in regelmässigen Abständen an KO-FR. KO_FR überträgt die Stunden in das EDV-System KO_FR stellt nach Beendigung des Einsatzes einen Sozialzeitausweis (Formular: Sozialengagiert) aus, der auch von der Heimleitung unterschrieben wird. (Anhang) KO_FR Ist zudem dafür verantwortlich, dass das Namensschild zurückgegeben wird. 4.4 Wertschätzung der Freiwilligen Freiwillige Arbeit ist unbezahlt, jedoch unbezahlbar. Essentiell beim Umgang und Einsatz von Freiwilligen MA ist demnach die entgegengebrachte Wertschätzung. Diese kann inoffiziell, z.b. in Form eines persönlichen Dankes oder einer Einladung an einen Teamanlass geschehen (Verantwortlichkeit FV_BE). Offizielle Regelung im Pflegeheim St.Otmar: Der/Die Freiwillige MA: - Hat eine feste Ansprechperson (FV_BE) - Erhält eine persönliche Geburtstags- / Jubiläumskarte von der Heimleitung - Bekommt Ende Jahr ein Weihnachtgeschenk (KO_FR) - Wird einmal pro Jahr an ein internes Freiwilligen-Essen eingeladen Ein weiteres Mittel um die Freiwilligen zu wertschätzen ist das Sichtbarmachen von freiwilliger Arbeit, dies geschieht auf folgendem Wege: - Willkommensmail mit Foto an alle Bereiche - Freiwilligen-Portrait/ oder Artikel im Blickwinkel - Erwähnung im Jahresbericht mit Angaben zu geleisteten Stunden - Seite auf unserer Homepage (im Aufbau)

9 Seite 7 5 Rechte und Plichten 5.1 Aufgaben Freiwillige MA orientieren sich an den Vereinbarungen, die sie auf dem Formular Vereinbarung für Freiwillige Mitarbeit unterschrieben haben. Falls sie einen abgemachten Einsatz nicht einhalten können, melden sie sich telefonisch beim Einsatzbereich ab. Weitere Details sind auf dem Merkblatt Freiwilligenarbeit ersichtlich. (siehe auch Anhang) Siehe Anhang 9-11: Vereinbarung / Merkblatt 5.2 Sozialzeitausweis In der Regel wird nach Beendigung des freiwilligen Einsatzes ein sogenannter Sozialzeitausweis ausgestellt (Verantwortlich KO_FR). In diesem Ausweis werden die geleisteten Stunden und eine Tätigkeitsbeschreibung aufgeführt. Zudem werden die Charakterzüge und die Arbeitsleistung der Freiwilligen Person beschrieben. Es geht vor allem darum das Positive zu erwähnen. Negatives soll gar nicht aufgeführt werden. (Anhang 15) 5.3 Spesenregelung Freiwillige Arbeit ist unentgeltlich. Tätigkeitsgebundene Spesen übernimmt das ST.OTMAR (z.b. Öffentliche Verkehrsmittel in Begleitung mit Bewohnenden) (Anmerkung: Die dadurch entstandenen Kosten werden den betroffenen Bewohnenden verrechnet) Wer Bewohnende mit dem eigenen Auto begleitet erhält eine Spezial-Parkkarte und kann pro Km CHF -.75 verrechnen (rosa Formular bei der Verwaltung erhältlich) Die Fahrten erfolgen auf eigenes Risiko. Darin enthalten sind Versicherungsschutz, Unfallrisiko, Pneu-Abnutzung, Benzin und Amortisation. Der Abschluss einer Insassen-Versicherung ist fakultativ. Siehe auch Punkt 5.4. Versicherung. Ausnahmeregelung (Spesen Anreise ) Vorrangig werden freiwillige Dienste ausschliesslich von Personen in Anspruch genommen, die in St.Gallen oder unmittelbarer Nähe wohnhaft sind. Dadurch werden lange Anfahrts- oder Pendelzeiten und die damit verbundenen Auslagen für Transportkosten vermieden. Ausnahmen können gemacht werden, wenn die freiwillige Person über eine spezielle Kompetenz verfügt, die eine längere Anfahrt rechtfertigt. Der Bedarf dieser speziellen Kompetenz für das ST.OTMAR muss nachgewiesen und nachvollziehbar sein. Freiwillige MA, die obige Kriterien erfüllen haben Anspruch auf Spesenzahlung, resp. auf eine festgelegte Pauschale unter folgenden Bedingungen: - Freiwilligeneinsätze sollen im Jahresdurchschnitt auf 6 Stunden pro Woche begrenzt sein (Empfehlung von Benevol). - Mehreinsätze müssen begründet sein und mit den Bezugspersonen besprochen werden - Die gefahrenen KM müssen ausgewiesen sein (Formular) - Die freiwillige Person muss Ihre Reisespesen jeweils Ende Monat mit oben genanntem Formular beantragen (wenn nicht anders vereinbart) - Pro KM wird eine Pauschale abgegolten - Maximal werden pro Jahr 10`000 Kilometer berücksichtigt - Die interessierte freiwillige Person und das ST.OTMAR einigen sich vor der definitiven Vereinbarung über die Spesenregelung

10 Seite Versicherung Die obligatorische Kranken- und Unfallversicherung ist Sache der Freiwilligen Mitarbeitenden Das Pflegeheim St. Otmar bezahlt eine jährliche Pauschalprämie für die Freiwilligen Mitarbeitenden. Die Versicherungsdeckungen für freiwillige Mitarbeitende umfassen: - Berufshaftpflichtversicherung - Dienstfahrtenkasko-Versicherung (Dienstfahrten mit Privatfahrzeug) - Ergänzende Leistungen bei Betriebsunfall Die Versicherungspolicen können beim Personaldienst eingesehen werden. 5.5 Aufhebung der Vereinbarung Freiwillige MA können jederzeit, innerhalb Wochenfrist, von der Vereinbarung zurücktreten. Sie teilen diese Absicht möglichst unverzüglich der verantwortlichen Person (FV_BE) mit. Diese informiert KO_FR. Hält sich eine freiwillige Person wiederholt nicht an die Vereinbarung oder verstösst in grober Weise gegen die Regeln, kann das Pflegeheim St. Otmar innerhalb einer Woche von der Vereinbarung zurücktreten. Dies kann auch geschehen wenn es unlösbare Probleme gibt, die eine weitere Zusammenarbeit verunmöglichen (nur in Härtefällen). In der Regel wird nach einer einvernehmlichen Lösung gesucht. Wenn ein Freiwilliger MA länger als 12 Monate keinen Einsatz mehr leistet, muss eine neue Vereinbarung ausgehandelt werden. 6 Weiterbildung Das Pflegeheim St.Otmar bietet für die Freiwilligen MA regelmässig interne Weiterbildungen an. Der Besuch dieser Weiterbildungen ist erwünscht und in bestimmten Fällen obligatorisch. Je nach Situation und Einzelfall kann auch eine externe Weiterbildung nötig sein. Das Pflegeheim St.Otmar übernimmt in der Regel die Kosten für die Weiterbildung und stellt eine Bestätigung aus. 7 Budget Die Koordinationsstelle KO_FR gibt jeweils das Budget für das Folgejahr bei der Heimleitung ein. Budgetiert werden in der Regel folgende Posten: Geschenke (Weihnachten etc.) Betrag pro Pers Anlässe / Schulungen / etc. Betrag pro Pers Weiterbildungen (KO_FR) Pauschalbetrag Literatur (KO_FR) Pauschalbetrag Benevol Partnerbeitrag Mitgliederbeitrag Unvorhergesehenes 10% der Gesamtsumme

11 Seite 9 8 Anhang Aufzählung Formulare: Anh.01 Merkblatt Infomappe für Freiwillige Seite 10 Anh.02 Flyer Freiwillige Seite 11 Anh.03 Personalblatt für Freiwillige Seite 12 Anh.04 Schweigepflicht Seite 13 Zusatzblätter für Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care Anh.05.1 Aufnahmegespräch Interessenten Begleiterinnen und Begleiter Seite 14 Palliative Care Anh.05.2 Anforderungsprofil Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care Seite 15 Anh.05.3 Rahmenkonzept Begleiterinnen und Begleiter Palliative Care Seite 16 Anh.05.4 Richtlinie: Pflegerische Handreichungen (Freiwillige in der Palliative Care) Seite 17 Anh.06 Einsatzvereinbarung Seite 18 Anh Merkblatt für Freiwillige und wichtige Hinweise (Doppelblatt) Seite 19 Seite 20 Anh.09 Einsatzplan für freiwillige MA / Stundenblatt Seite 21 Anh.10 Begrüssung neuer Freiwilliger Seite 22 Anh.11 Auswertungsgespräch Freiwillige Seite 23 Anh.12 Sozialzeit-Ausweis Seite 24 Anh.13 Aufnahme Prozess (Flowchart) Seite 25

12 Seite 10 Anhang 01

16 Seite 14 Anhang 05.1