Neubau einer 2-Feld-Sporthalle einschl. Freiflächengestaltung an der Ernst-Pinkert-Grundschule in Leipzig

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1 Durchführung eines Verhandlungsverfahrens zur Vergabe der Objektplanung Gebäude LP 1 bis LP 9 Neubau einer 2-Feld-Sporthalle einschl. Freiflächengestaltung an der Ernst-Pinkert-Grundschule in Leipzig Hinweise und Festlegungen des Auftraggebers zur Wertung der Zuschlagskriterien Erstellt von: Funke Management + Bauberatung Fon Holbeinstraße 31 Fax Leipzig kontakt@funke-mb.de <P108_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_171018> Seite 1 von 8

2 Inhaltsverzeichnis Deckblatt Seite 1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 1 Zuschlagskriterien Seite 3 2 Anforderungen und Wertung der Zuschlagskriterien Seite Zuschlagskriterium Preis Seite Zuschlagskriterium Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung Seite Zuschlagskriterium Projektabwicklung Seite Zuschlagskriterium Methoden zur Kostensicherung Seite Zuschlagskriterium Methoden zur Terminsicherung Seite Zuschlagskriterium Verfügbarkeit Projektteam Seite Zuschlagskriterium Gesamteindruck der Präsentation Seite 7 3 Gesamtbewertung Seite 7 4 Organisatorische Hinweise zum Auftragsgespräch (Vergabeverhandlung) Seite Datum und Ort Seite Ablauf Seite Teilnehmer Seite Sonstige organisatorische Hinweise Seite 8 5 Sonstiges Seite 8 <P108_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_171018> Seite 2 von 8

3 1 Zuschlagskriterien Die Zuschlagserteilung erfolgt nach folgenden Kriterien: Kriterium 1: Preis 30 % Kriterium 2: Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung 20 % Kriterium 3: Projektabwicklung 10 % Kriterium 4: Methoden zur Kostensicherung 10 % Kriterium 5 Methoden zur Terminsicherung 10 % Kriterium 6: Verfügbarkeit Projektteam 10 % Kriterium 7: Gesamteindruck der Präsentation 10 % Die Anforderungen an die Angebote der Bieter und Wertung der genannten Kriterien wird in den folgenden Punkten beschrieben. 2 Anforderungen und Wertung der Zuschlagskriterien 2.1 Zuschlagskriterium 1 Preis (Honorarangebot) Die Wertung des Honorarangebotes (maximal 30 Punkte) erfolgt gemäß den angebotenen Konditionen zum Honorarsatz, der Nebenkostenpauschale sowie den Honorarangeboten zu den besonderen Leistungen wie folgt: Honorarsatz Objektplanung: Mindestsatz Mittelsatz Höchstsatz Nebenkostenpauschale: bis 1 % ab 5 % 20,0 Punkte 10,0 Punkte 0,0 Punkte 10,0 Punkte 0,0 Punkte 2.2 Zuschlagskriterium 2 Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung In der Aufgabenstellung und den Vorgaben zu den baulichen Standards wird umfangreich die Planungsaufgabe beschrieben. Aufgabe des ausgewählten Bewerbers ist es, sich damit auseinanderzusetzen und zu erläutern, welche Herangehensweise es an die Planung gibt und welche Schwierigkeiten, Konfliktpotentiale gesehen werden. Gefordert wurden keine Unterlagen, die zu einer gemäß HOAI honorarpflichtigen Leistungen führen. Die Bewertung der Aussagen dazu erfolgt nach folgendem Schema: 20,0 Punkte: Die Planung wurde in sehr hohem Maße erläutert, Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden in vollem Umfang erläutert und dazu realistische Lösungswege auch hinsichtlich des Projektablaufes aufgezeigt. <P108_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_171018> Seite 3 von 8

4 15,0 Punkte: Die Planung wurde gut erläutert, auf wesentliche Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurde eingegangen. Lösungswege wurden dazu aufgezeigt. 10,0 Punkte: Die Planung wurde gut erläutert, auf Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurde nur unwesentlich eingegangen. Lösungswege wurden kaum aufgezeigt. 5,0 Punkte: Die Planung wurde nur im geringem Umfang erläutert, auf Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurde nicht eingegangen. 0,0 Punkte: Die Planung wurde nicht erläutert. Eine Auseinandersetzung mit der Aufgabe hat nicht stattgefunden. 2.3 Zuschlagskriterium 3 - Projektabwicklung Es ist eine Darstellung der vorgesehenen Aktivitäten zur Projektabwicklung und eingesetzter Hilfsmittel zur Verdeutlichung des vorgesehenen Ablaufs gefordert. Erwartet werden dazu Aussagen zur geplanten Projektorganisation insbesondere der Kommunikationsstruktur, zu Kosten- und Terminmanagement und zu Risiken in der Projektabwicklung. Neben den Ausführungen dazu werden auch die dafür vorgesehenen Hilfsmittel (ggf. Organisationshandbuch, Besprechungsablauf, Schnittstellenliste, Berichtswesen etc.) aus einem vergleichbarem Projekt vorgestellt. Ziel der Ausführungen soll es sein, dass der AG eine klare Vorstellung zur vorgesehenen Projektorganisation des Bieters erhält. Bewertet wird, ob die geplante Projektabwicklung und Organisation einschließlich einzusetzender Hilfsmittel eine optimale Umsetzung (in Planungs- und Ausführungsphase) des Vorhabens erwarten lassen. Die Bewertung der Aussagen dazu erfolgt nach folgendem Schema: 10,0 Punkte: Der Bieter hat alle wesentlichen Gesichtspunkte der geplanten Projektabwicklung (Orga., Kosten, Termine) mit qualitativ hohem Umfang vorgestellt. Auf Risiken in der Projektabwicklung wurde eingegangen. Basierend auf Erfahrungen aus einem vergleichbaren Projekt wurde die geplante Projektabwicklung sehr gut vorgestellt. 7,5 Punkte: Der Bieter hat alle wesentlichen Gesichtspunkte der geplanten Projektabwicklung (Orga., Kosten, Termine) mit im Wesentlichen allgemein gültigen Aussagen erläutert. Auf Risiken in der Projektabwicklung wurde eingegangen. Anhand eines vergleichbaren Projektes wurde die geplante Projektabwicklung vorgestellt. 5,0 Punkte: Der Bieter hat seine geplante Projektabwicklung (Orga., Kosten, Termine) mit im Wesentlichen allgemein gültigen Aussagen erläutert. Auf Risiken in der Projektabwicklung wurde kaum eingegangen. Anhand eines vergleichbaren Projektes wurde die geplante Projektabwicklung vorgestellt. 2,5 Punkte: Der Bieter hat seine geplante Projektabwicklung mit im Wesentlichen allgemein gültigen Aussagen und unvollständig erläutert. Auf Risiken in der Projektabwicklung wurde kaum eingegangen. Die Erläuterungen erfolgten nicht mit einem vergleichbaren Projekt. 0,0 Punkte: Der Bieter hat die Projektorganisation nicht erläutert. <P108_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_171018> Seite 4 von 8

5 2.4 Zuschlagskriterium 4 - Methoden zur Kostensicherung In der Präsentation der Methoden zur Kostensicherung werden Erläuterungen zur Planung und Überwachung der Kosten erwartet sowie die Darstellung der dafür eingesetzten Instrumente und Vorgehensweise. Es sind Erläuterungen wichtig, wie die Gesamtkosten in allen Leistungsphasen aufgestellt und überwacht werden und wie bei Abweichungen von Vorgaben reagiert wird. Die vorgesehenen Hilfsmittel/Instrumente zum Kostenmanagement einschl. des Berichtswesens und Kostenänderungsmanagements können an einem Vergleichsobjekt dargestellt werden. Bewertet wird, ob mit dieser Methodik eine ausreichende Kostensicherheit während allen Leistungsphasen erreichbar scheint. Die Bewertung der Aussagen dazu erfolgt nach folgendem Schema: 10,0 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Kosten je Leistungsphase sehr gut erläutert. Es wurde auf Risiken beim Kostenmanagement eingegangen und Lösungsvorschläge vorgestellt. Das Berichtswesen, Kostenänderungsmanagement sowie die vorgestellten Hilfmittel/Instrumente zum Kostenmanagement lassen die gestellten Kostenziele sicher erreichen. 7,5 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Kosten je Leistungsphase erläutert. Die Aussagen zu Kostenrisiken, Berichtswesen, Kostenänderungsmanagement sowie die vorgestellten Hilfmittel/Instrumente zum Kostenmanagement lassen die gestellten Kostenziele erreichen. 5,0 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Kosten erläutert. Die Aussagen zu Kostenrisiken, Berichtswesen, Kostenänderungsmanagement sowie die vorgestellten Hilfmittel/Instrumente zum Kostenmanagement lassen zwar wahrscheinlich die gestellten Kostenziele erreichen, jedoch wurden nicht alle Leistungsphasen oder die geforderten Angaben zum Berichtswesen, Änderungsmanagemen etc. benannt. 2,5 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Kosten erläutert. Die Aussagen zu Kostenrisiken, Berichtswesen, Kostenänderungsmanagement sowie die vorgestellten Hilfmittel/Instrumente zum Kostenmanagement lassen nur unter zu erwartenden Schwierigkeiten die gestellten Kostenziele erreichen, bzw. es wurden nicht alle Leistungsphasen oder die geforderten Angaben zum Berichtswesen, Änderungsmanagemen etc. benannt. 0,0 Punkte: Der Bieter hat die Methoden zur Kostensicherung nicht erläutert. 2.5 Zuschlagskriterium 5 - Methoden zur Terminsicherung In der Präsentation der Methoden zur Terminsicherung werden Erläuterungen zur Planung und Überwachung der Termine im Planungszeitraum (Planung der Planung, insbesondere Planung der Ausschreibungs- und Vergabetermine) sowie des Bauablaufes erwartet. Es sind Erläuterungen wichtig, wie die Termine in allen Leistungsphasen aufgestellt und überwacht werden und wie bei Abweichungen von Vorgaben reagiert wird. Außerdem ist darzustellen, in welcher Quantität und in welcher Qualität der AG über den Terminstand informiert werden. Auch hierzu können die vorgesehenen Hilfsmittel/Instrumente an einem Vergleichsobjekt dargestellt werden. Bewertet wird, welche Terminsicherheit mit den vorgestellten Methoden und Instrumenten erreicht wird. Die Bewertung der Aussagen dazu erfolgt nach folgendem Schema: <P108_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_171018> Seite 5 von 8

6 10,0 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Termine im Planungszeitraum sowie des Bauablaufes im Detail sehr gut erläutert. Anhand eines vergleichbaren Projektes wurde die geplante Terminsicherung sehr gut vorgestellt. 5,0 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Termine im Planungszeitraum sowie des Bauablaufes im Detail mit im Wesentlichen allgemein gütigen Aussagen erläutert. Die Erläuterungen erfolgten nicht mit einem vergleichbaren Projekt. 0,0 Punkte: Der Bieter hat die Methoden zur Terminsicherung nicht erläutert. 2.6 Zuschlagskriterium 6 - Verfügbarkeit Projektteam Insbesondere in der Zeit der Bauausführung ist eine zeitnahe Verfügbarkeit auf der Baustelle, die Anwesenheit der Objektüberwachung und ggf. die Besetzung des Baustellenbüros von ausschlaggebender Bedeutung. Aber auch sofort nach Auftragserteilung ist das Planungsteam bereits komplett gefordert, um die Planung so termingerecht voranzutreiben, dass ohne Verzögerung die Vorplanung erarbeitet werden kann. Die Verfügbarkeit ist auch in einem Personaleinsatzplan darzustellen mit Angabe der monatlichen Einsatzdauer der Teammitglieder in den Leistungsphasen. Entfernungen zwischen dem Standort des Bieters und dem Sitz des AG dürfen nicht den Projektablauf gefährden. Bewertet wird, wie der Bieter sicherstellt, dass er auch bei größeren Entfernungen zum Standort des AG bzw. zur Baustelle die notwendige Verfügbarkeit in der Planungsphase und während der Objektüberwachung gewährleistet, damit es zu keinen Gefährdungen des Projektablaufes kommen kann sowie ob mittels Personaleinsatzplanung ggf. Stellvertreterreglungen eine für den gesamten Projektablauf notwendige Verfügbarkeit des Projektteams realisiert werden kann. Die Bewertung der Aussagen dazu erfolgt nach folgendem Schema: 10,0 Punkte: Der Bieter hat die Verfügbarkeit des Projektteams in einem Personaleinsatzplan mit Angabe der monatlichen Einsatzdauer der Teammitglieder in den Leistungsphasen sehr gut dargestellt. Es wurde eine Stellvertreterreglung des Projektteams für den gesamten Projektablauf erläutert. Die notwendige Verfügbarkeit am Standort des AG bzw. zur Baustelle in der Planungsphase und während der Objektüberwachung ist gewährleistet. 5,0 Punkte: Der Bieter hat die Verfügbarkeit des Projektteams in einem Personaleinsatzplan gut dargestellt. Auf eine Stellvertreterreglung des Projektteams wurde nicht näher eingegangen. Die notwendige Verfügbarkeit am Standort des AG bzw. zur Baustelle in der Planungsphase und während der Objektüberwachung ist gewährleistet. 0,0 Punkte: Der Bieter hat die Verfügbarkeit des Projektteams nicht erläutert. <P108_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_171018> Seite 6 von 8

7 2.7 Zuschlagskriterium 7 - Gesamteindruck der Präsentation In der späteren Planungsarbeit wird es notwendig sein, dass die unterschiedlichsten Sachverhalte präzise analysiert, kurz und prägnant dargestellt werden und gegenüber Planungsbeteiligten vertreten werden. Es wird davon ausgegangen, dass ein Bieter, der sich in der Präsentation gut strukturiert, teamfähig und interessant darstellt, sich auch in seiner Planungsarbeit so verhält. Bewertet wird die diesbezügliche Qualität der Präsentation: 10,0 Punkte: Die Präsentation war sehr gut strukturiert und nachvollziehbar. Die einzelnen Zuschlagskriterien wurden kurz und prägnant und verständlich dargestellt. Der Projektleiter hat die anwesenden Teammitglieder sehr gut in die Präsentation eingebunden. 5,0 Punkte: Die Präsentation war nicht gut strukturiert, in Teilen unpräzise, unverständlich oder die anwesenden Teammitglieder waren nicht in die Präsentation eingebunden. 0,0 Punkte: Die Präsentation war ohne sinnvolle Struktur, geforderte Aussagen fehlten oder der Projektleiter und die anwesenden Teamitglieder hatten kaum Aussagen getroffen. 3 Gesamtbewertung Insgesamt werden 100 Punkte vergeben. Rundungen erfolgen auf die erste Kommastelle. Die maximale Gesamtpunktzahl verteilt sich wie folgt auf die Zuschlagskriterien: - 1. Preis (Honorarangebot ) 30 Punkte - 2. Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung 20 Punkte - 3. Projektabwicklung 10 Punkte - 4. Methoden zur Kostensicherung 10 Punkte - 5. Methoden zur Terminsicherung 10 Punkte - 6. Verfügbarkeit Projektteam 10 Punkte - 7. Gesamteindruck der Präsentation 10 Punkte Der Mittelwert aller Einzelbewertungen der Mitglieder des Wertungsgremiums ergibt die Punktzahl des jeweiligen Kriteriums. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl (Summe der Bewertung aller 7 Kriterien) erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit erhält der Bieter mit dem niedrigsten Gesamtangebot den Zuschlag. Kann auch danach noch kein Zuschlag erteilt werden, erhält der Bieter mit den niedrigsten Stundensätzen den Zuschlag. Dabei werden die Stundensätze beginnend ab Projektleiter bis Stundensatz für sonstige Mitarbeiter jeweils verglichen. Wären auch diese Stundensätze identisch, erfolgt die Entscheidung im Losverfahren zwischen den Bestbietern. 4 Organisatorische Hinweise zum Auftragsgespräch (Vergabeverhandlung) 4.1 Datum und Ort Termin: voraussichtlich am Der genaue Termin wird mit dem Anschreiben Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt. Ort: Raum B im Haus B. Amt für Gebäudemanagement Leipzig, Prager Str in Leipzig. <P108_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_171018> Seite 7 von 8

8 4.2 Ablauf Folgender Ablauf ist vorgesehen: - Begrüßung und Vorstellung der Anwesenden Vertreter des AG (ca. 5 Minuten) - Bieterpräsentation (maximal 30 Minuten) - Klärung evtl. bestehender Fragen zur Präsentation, Projektabwicklung, Angeboten, Vertragskonditionen etc.(ca. 20 Minuten) - Vorlesung des Protokolls durch den Versammlungsleiter, Ausdruck, Unterzeichnung und Vervielfältigung des Protokolls zur Vergabeverhandlung (ca. 5 Minuten) 4.3 Teilnehmer Als Vergabegremium werden Vertreter der Stadt Leipzig wertend tätig werden. Ggf. können als Gäste weitere Vertreter der Stadt Leipzig anwesend sein. Seitens der Bieter ist es notwendig, dass eine Person anwesend ist, die befugt ist, bindende Geschäftserklärungen abzugeben. Wünschenswert wäre es, wenn der Projektleiter anwesend ist und ggf. mit Einbindung weiterer Teammitglieder die Projektabwicklung präsentiert. 4.4 Sonstige organisatorische Hinweise Die Aussagen zur geplanten Projektabwicklung sind in einer maximal 30-minütigen Präsentation vom Bieter vorzutragen. Ein Beamer (mit VGN-Kabel) wird seitens des AG gestellt. Ein Laptop ist vom Bieter selbst mitzubringen. Die Präsentation ist als Farbausdruck in x-facher Ausfertigung (geheftet oder gebunden) und digital auf CD vor Beginn der Präsentation zu übergeben. 5 Sonstiges Für die Ausarbeitung des Honorarangebotes und der Präsentation im Auftragsgespräch sowie für die Teilnahme an der Vergabeverhandlung erfolgt keine Aufwandsentschädigung durch den Auftraggeber. <P108_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_171018> Seite 8 von 8