Aufforderung zur Einreichung eines Erstangebotes mit Lösungsvorschlag sowie Einladung zum Verhandlungsgespräch über Planungsleistungen nach VgV

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1 Xy Architekten GmbH Xy Straße xxxxx Sowieso Stuttgart, Neubau Wohnraum für Studierende mit Kindertageseinrichtung auf dem Universitätscampus Stuttgart-Vaihingen am Standort Universitätsstraße - Objektplanung Gebäude Bekanntmachungsnummer 2017/S vom Aufforderung zur Einreichung eines Erstangebotes mit Lösungsvorschlag sowie Einladung zum Verhandlungsgespräch über Planungsleistungen nach VgV Sehr geehrte Damen und Herren, das Studierendenwerk Stuttgart beabsichtigt, die Objektplanung Gebäude, Leistungsphasen 1-9, gemäß HOAI, für den Neubau eines Studierendenwohnheims mit Kindertagesstätte, zu beauftragen. Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die Vergabestelle aufgrund Ihrer Bewerbung zu o.g. Projekt entschieden hat, Sie neben anderen zur Angebotsabgabe mit Lösungsvorschlag aufzufordern sowie zum Verhandlungsgespräch einzuladen. Es werden 7 Bewerber zur Einreichung eines Erstangebots mit Lösungsvorschlag aufgefordert und zum Verhandlungsgespräch eingeladen. Abgabe Lösungsvorschlag Maßgeblich hierfür ist das Dokument Bekanntgabe und Auslobung (Anlage 1): Für die Erarbeitung des Lösungsvorschlags sind die Allgemeinen Verfahrensbedingungen (Teil A), die Bestandsbeschreibung (Teil B) sowie die Planungsaufgabe (Teil C) des Dokuments Bekanntgabe und Auslobung (Anlage 1) Grundlage. Die Planungsunterlagen (Teil D) können unter folgendem Link heruntergeladen werden: Link Seite 1 von 6

2 Das Grundlagenmodell aus Gips wird den Bietern ab dem per Spedition zugesandt. Die die Abgabe des Lösungsvorschlags (anonymisierte Pläne und Unterlagen) erfolgt anonym: Tag: bis spätestens Ostendstraße Stuttgart Die die Abgabe des Lösungsvorschlags (anonymisiertes Modell) erfolgt anonym: Tag: bis spätestens Ostendstraße Stuttgart Abgabe Erstangebot (Formular Erstangebot Anlage 2): Tag: bis spätestens Ostendstraße Stuttgart Das Erstangebot (Formular Erstangebot Anlage 2) ist in einem verschlossenen Umschlag, mit dem beigefügten Adressetikett bei schreiberplan einzureichen. Die Zustellung per Fax oder ist nicht zulässig. Die in der Honorarangebotstabelle dargestellten anrechenbaren Herstellungskosten für die Kostengruppen sind von der Auftraggeberin als Angebotsbasis in Anlage 2 verbindlich festgelegt. Sie dürfen nicht verändert werden. Diese Angebotsbasis dient der Vergleichbarkeit aller Angebote. Das nach der Abgabe des Erstangebots stattfindende Verhandlungsgespräch dient der Ermittlung des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft, der in Hinblick auf die gestellte Aufgabe am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte und qualitätvolle Leistung bietet. Das Verhandlungsgespräch findet statt: Tag: Uhrzeit: 11:00 Uhr Ort: xx Bitte melden Sie sich im Vorzimmer xxxxxxxxx, Sie werden dann zum Gespräch abgeholt. Seite 2 von 6

3 Geplanter Ablauf des Präsentations- / Verhandlungsgesprächs: Ca. 45 Minuten Präsentation des Bieters Ca. 15 Minuten Rückfragen, Dialog/Diskussion mit dem Auswahlgremium, Verhandlung Eine zeitliche Verzögerung des Verhandlungsbeginns ist nicht ausgeschlossen. Erforderlich ist das persönliche Erscheinen mindestens eines Büroinhabers bzw. bevollmächtigten Vertreters (Hauptunternehmen), ggf. des Büroinhabers bzw. bevollmächtigter Vertreter des Mitglieds der Bietergemeinschaft, ggf. des Büroinhabers bzw. bevollmächtigter Vertreter des Nachunternehmens sowie den/die für diesen Auftrag verantwortliche(n) Projektleiter. Die Präsentation des Bieters soll die im Folgenden genannten Inhalte/Zuschlagskriterien behandeln: Personelle Besetzung / Leistungsfähigkeit Vorstellung des Unternehmens/Büros bzw. der Unternehmen/Büros und des Büroinhabers bzw. bei Bietergemeinschaften und/oder Nachunternehmen je ein Büroinhaber der beteiligten Büros 1 3 % Persönliche Vorstellung mit kurzer Darlegung der persönlichen Erfahrung (u.a. Berufsjahre, Kenntnisse, Referenzprojekte ) Vorstellung des Projektteams Persönliche Vorstellung des Projektleiters, ggf. stellvertretender Projektleiter, Projektbearbeiter, mit kurzer Darlegung der persönlichen Erfahrung (u.a. Berufsjahre, Kenntnisse, Referenzprojekt ) sowie Einbindung in andere Projekte (zeitliche Verfügbarkeit). 3 % Ablauforganisation und Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams und Ablauforganisation mit den Planungsbeteiligten. 4,5% Darstellung der Aufteilung von Auftragsanteile bei Bietergemeinschaften bzw. bei Hinzuziehung eines Nachunternehmers. Darstellung der kurzfristigen Verfügbarkeit vor Ort und örtliche Präsenz in Planungs- und Ausführungsphasen sowie Bauleitung. 4, Bewertung mit 5,4,3,2,1,0 Punkten Hinweis, für diesen Themenblock sind 15 Minuten angesetzt. Seite 3 von 6

4 Lösungsvorschlag Beurteilung/Bewertung des Lösungsvorschlags durch die Jury Vorschlag zur Weiterentwicklung des Lösungsvorschlags % Verbal und/oder in einfachen Skizzen Hinweis, für diesen Themenblock sind 15 Minuten angesetzt. Fachtechnische Lösungsansätze Darstellung eines eigenentwickelten, groben Rahmenterminplans mit Darstellung der Leistungsphasen und Zeitangaben für das Bauvorhaben bis Fertigstellung; Darstellung der Terminsicherung Darstellung der Kostensicherung und -optimierung. Darstellung der Qualitätssicherung, Nachhaltigkeit. 1 Hinweis, für diesen Themenblock sind 10 Minuten angesetzt. Honorarangebot Honorarermittlung auf Basis der HOAI Grundleistungen, Zeithonorare, Nebenkosten, besondere Leistungen Bewertung: - Das im Vergleich günstigste Angebot erhält 7 Punkte. Entsprechend der aufsteigenden Honorarfolge werden die Punkte absteigend vergeben. - Bezüglich der Stundensätze werden jeweils 20 Stunden für Auftragnehmer/in, den/der Projektleiter/in, den/der Ingenieur/in / M.A. B.Sc. und den/der technischen Mitarbeiter/in in Ansatz gebracht und dem Honorarangebotswert aufaddiert. - Die Nebenkostenpauschale wird mit dem Honorarangebotswert aufaddiert. - Besondere Leistungen die zusätzlich zu den Grundleistungen ausgewiesen sind, werden nicht mit dem Honorarangebotswert aufaddiert, sondern lediglich zur Kenntnis genommen. Hinweis, für diesen Themenblock sind 5 Minuten angesetzt. Mit der o.g. Punktevergabe und können maximal 700 Punkte erreicht werden. Seite 4 von 6

5 Im Verhandlungsraum stehen Laptop und Beamer für ppt und pdf-präsentationen zur Verfügung. Für Ihre Sicherheit und um unnötige Verzögerungen zu vermeiden, können Sie Ihre Präsentation vorab bis , 20:00 Uhr per Mail an zu senden, so dass Ihre Präsentation bereits geladen vorliegt. Wir bitten Sie, Ihre Präsentation in zweifacher Ausfertigung in Papierform sowie 2-fach in digitaler Form auf CD-ROM mitzubringen. Die Verhandlungskommission setzt sich wie folgt zusammen: - Tobias M. Burchard, Geschäftsführer Studierendenwerk Stuttgart - Stefan Schneider, Architekt, Leiter Wohnen und Technik, Studierendenwerk Stuttgart - André Völlers, Leiter Sozialwesen, Studierendenwerk Stuttgart - Gabriele Schomakers, Architektin, Bauprojektmanagement, Studierendenwerk Stuttgart - Wolfgang Riehle, Architekt/Stadtplaner, Stuttgart/Reutlingen, Jurymitglied Bitte haben Sie Verständnis, dass Ihre Bewerbungskosten sowie Ihre Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Auftragsgespräch nicht erstattet werden können. Rückfragen richten Sie bitte ausschließlich per Mail an den Verfahrensbetreuer unter sp@schreiberplan.de. Rückfragen werden an alle Bieter gleichlautend beantwortet. Nach durchgeführtem Verhandlungsgespräch wird jedem Bieter/jeder Bietergemeinschaft die Gelegenheit gegeben, auf Basis der Erkenntnisse aus dem Verhandlungsgespräch sein Erstangebot nochmals zu überarbeiten bzw. zu bestätigen. Das endgültige Angebot ist sodann bis zum nachfolgend genannten Termin einzureichen: Abgabe endgültiges Angebot Tag: bis spätestens Ostendstraße 106, Stuttgart Nach Auswertung der endgültigen Angebote werden die nicht berücksichtigten Bieter bzw. Bietergemeinschaften nach 134 GWB informiert. Dieses Schreiben mit den Anlagen: - Bekanntgabe und Auslobung (Anlage 1) - Erstangebot (Anlage 2) erhalten Sie zeitgleich auch in digitaler Form. Seite 5 von 6

6 Bitte bestätigen Sie die Teilnahme am Verhandlungsgespräch mit Nennung der Personen, die ihrerseits am Verhandlungsverfahren teilnehmen werden, bis spätestens per Mail an Vielen Dank! Mit freundlichen Grüßen Dipl.-Ing. Irene Sperl-Schreiber Anlage 1 - Bekanntgabe und Auslobung Anlage 2 - Erstangebot Seite 6 von 6