Karl Schubert Schule Leipzig, Freie Waldorfschule e.v.: Neubau einer Mehrzweckhalle für Sport und Veranstaltungen mit Werkstätten

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1 Durchführung eines Verhandlungsverfahrens zur LP 1 bis LP 9 Karl Schubert Schule Leipzig, Freie Waldorfschule e.v.: Neubau einer Mehrzweckhalle für Sport und Hinweise und Festlegungen des Auftraggebers zur Wertung der Zuschlagskriterien Erstellt von: Funke Management + Bauberatung Fon Holbeinstraße 31 Fax Leipzig kontakt@funke-mb.de <P116_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_180308> Seite 1 von 8

2 Inhaltsverzeichnis Deckblatt Seite 1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 1 Zuschlagskriterien Seite 3 2 Anforderungen und Wertung der Zuschlagskriterien Seite Zuschlagskriterium 1 Preis (Honorarangebot) Seite Zuschlagskriterium 2 Konzeptidee Seite Zuschlagskriterium 3 Methoden zur Kosten- und Terminsicherung Seite Zuschlagskriterium 4 Verfügbarkeit Projektteam Seite Zuschlagskriterium 5 Gesamteindruck der Präsentation Seite 6 3 Gesamtbewertung Seite 7 4 Organisatorische Hinweise zum Auftragsgespräch (Vergabeverhandlung) Seite Datum und Ort Seite Ablauf Seite Teilnehmer Seite Sonstige organisatorische Hinweise Seite 8 5 Sonstiges Seite 8 <P116_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_180308> Seite 2 von 8

3 1 Zuschlagskriterien Die Zuschlagserteilung erfolgt nach folgenden Kriterien: Kriterium 1: Preis 35 % Kriterium 2: Konzeptidee 40 % Kriterium 3: Methoden zur Kosten- und Terminsicherung 10 % Kriterium 4: Verfügbarkeit Projektteam 10 % Kriterium 5: Gesamteindruck der Präsentation 5 % Die Anforderungen an die Angebote der Bieter und Wertung der genannten Kriterien wird in den folgenden Punkten beschrieben. 2 Anforderungen und Wertung der Zuschlagskriterien 2.1 Zuschlagskriterium 1 Preis (Honorarangebot) Die Wertung des Honorarangebotes (maximal 35 Punkte) erfolgt gemäß den angebotenen Konditionen zum Honorarsatz, der Nebenkostenpauschale sowie den Honorarangeboten zu den besonderen Leistungen wie folgt: Honorarsatz Objektplanung: Mindestsatz Mittelsatz Höchstsatz 30,0 Punkte 15,0 Punkte 0,0 Punkte Nebenkostenpauschale: bis 1 % 5,0 Punkte ab 5 % 0,0 Punkte Zwischenwerte werden durch lineare Interpolation ermittelt. 2.2 Zuschlagskriterium 2 Konzeptidee Der Auftraggeber hat eine umfangreiche Aufgabenstellung entwickelt. Diese liegt den Ausschreibungsunterlagen bei und wird Vertragsbestandteil. Anhand dieser Aufgabenstellung erstellt der ausgewählte Bewerber eine Konzeptidee und präsentiert diese im Rahmen der Vergabeverhandlung. Dabei ist dem AG die städtebauliche Einbindung auf dem Schulgelände, räumliche und funktionale Anordnung und die Wirtschaftlichkeit des Planungsansatzes wichtig. Weitere Hinweise zu den Anforderungen und dem Umfang der Konzeptidee befinden sich in der Aufgabenstellung und den dazugehörigen Anlagen. Gefordert werden jedoch keine Details oder ausgearbeitete Lösungsvorschläge, die zu gemäß HOAI honorarpflichtigen Leistungen führen. Bewertet wird, wie der Bieter die Aufgabenstellung erfasst hat, welche Ansätze er hinsichtlich städtebaulicher Einbindung, räumlicher und funktionaler Anordnung, der Wirtschaftlichkeit sowie gestalterischen Aspekten getroffen hat. Die Konzeptidee ist vorab in Papierform und digital auf einer CD oder DVD bis spätestens (14:00 Uhr) bei Funke Management + Bauberatung einzureichen. <P116_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_180308> Seite 3 von 8

4 Die Konzeptidee wird mit maximal 40 Punkten bewertet, die sich auf die Unterkriterien städtebauliche Einbindung auf dem Schulgelände sowie räumliche und funktionale Anordnung mit jeweils 15 Punkten und Wirtschaftlichkeit des Planungsansatzes mit 10 Punkten aufteilen. Die Bewertung der Aussagen zur städtebaulichen Einbindung auf dem Schulgelände erfolgt nach folgendem Schema: 15,0 Punkte: Die Anordnung des Gebäudes und der Freiflächen auf dem Schulgelände lassen eine sehr effiziente Grundstücksnutzung erwarten. Das Gesamtkonzept für das Schulgelände ist überzeugend dargestellt. Die Gebäudegestaltung passt sich in die vorhandene umgebende Bebauung sehr gut ein und stellt gleichzeitig einen gestalterisch sehr wertvollen Baukörper dar. Bauplanungsrechtliche Rahmenbedingungen wurden berücksichtigt. Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden in vollem Umfang erläutert und realistische Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt. 12,0 Punkte: Die Anordnung des Gebäudes und der Freiflächen auf dem Schulgelände lassen eine gute Grundstücksnutzung erwarten. Das Gesamtkonzept für das Schulgelände ist überzeugend dargestellt. Die Gebäudegestaltung passt sich in die vorhandene umgebende Bebauung gut ein und stellt gleichzeitig einen gestalterisch wertvollen Baukörper dar. Bauplanungsrechtliche Rahmenbedingungen wurden berücksichtigt. Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden erläutert und realistische Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt. 8,0 Punkte: Die Anordnung des Gebäudes auf dem Schulgelände nutzt das Grundstück nicht optimal aus. Das Gesamtkonzept für das Schulgelände wurde lückenhaft dargestellt. Die Gebäudegestaltung passt sich mit Einschränkungen in die vorhandene umgebende Bebauung ein. Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden erläutert. 4,0 Punkte: Die Anordnung des Gebäudes auf dem Schulgelände lassen eine uneffektiven Grundstücksnutzung erwarten. Die Gebäudegestaltung stört das Gesamtbild mit der vorhandenen umgebenden Bebauung. Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden kaum erläutert. 0,0 Punkte: Der Bieter hat die Aufgabenstellung nicht erkannt. Eine Auseinandersetzung mit der Aufgabe hat scheinbar nicht stattgefunden. Die Bewertung der Aussagen zur räumlichen und funktionalen Anordnung erfolgt nach folgendem Schema: 15,0 Punkte: In sehr hoher Qualität wurden die Anforderungen an das Raumprogamm umgesetzt. Die Gebäudestruktur und die funktionalen Abläufe im Innenraum lassen einen sehr effektiven Betrieb erwarten. Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden in vollem Umfang erläutert und realistische Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt. 12,0 Punkte: In guter Qualität wurden die Anforderungen an das Raumprogamm umgesetzt. Die Gebäudestruktur und die funktionalen Abläufe im Innenraum lassen einen effektiven Betrieb erwarten. Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden erläutert und realistische Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt. 8,0 Punkte: Die Anforderungen an das Raumprogamm wurden gut umgesetzt. Die Gebäudestruktur und die funktionalen Abläufe im Innenraum lassen einen störungsarmen Betrieb erwarten. Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden erläutert. 4,0 Punkte: Die Anforderungen an das Raumprogamm wurden mit Einschränkungen umgesetzt. Die Gebäudestruktur und die funktionalen Abläufe im Innenraum lassen einen störungsanfälligen, uneffektiven Betrieb erwarten. Schwierigkeiten und Konfliktpotentiale wurden kaum erläutert. 0,0 Punkte: Der Bieter hat die Aufgabenstellung nicht erkannt. Eine Auseinandersetzung mit der Aufgabe hat scheinbar nicht stattgefunden. <P116_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_180308> Seite 4 von 8

5 Die Bewertung der Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Planungsansatzes erfolgt nach folgendem Schema: 10,0 Punkte: Die wahrscheinlichen Investitions- und Betriebskosten lassen ein sehr wirtschaftliches Ergebnis erwarten. Der Kostenrahmen wurde eingehalten sowie auf Kostenrisiken wurde hingewiesen. 5,0 Punkte: Die wahrscheinlichen Investitions- und Betriebskosten lassen ein durchschnittliches Ergebnis erwarten. Der Kostenrahmen wurde bewertet sowie auf Kostenrisiken wurde hingewiesen. 0,0 Punkte: Es wird kein wirtschaftliches Gesamtergebnis erwartet. Die Planungsansätze übersteigen wesentlich die geplanten Investitionskosten. 2.3 Zuschlagskriterium 3 - Methoden zur Kosten- und Terminsicherung In der Präsentation der Methoden zur Kosten- und Terminsicherung werden Erläuterungen zur Planung und Überwachung der Kosten und Termine im Planungszeitraum und während des Bauablaufes erwartet sowie die Darstellung der dafür eingesetzten Instrumente und Vorgehensweise. Es sind Erläuterungen wichtig, wie die Gesamtkosten und Terminpläne in allen Leistungsphasen aufgestellt und überwacht werden bzw. wie bei Abweichungen von Vorgaben reagiert wird. Die vorgesehenen Hilfsmittel/Instrumente zum Kostenmanagement einschl. des Berichtswesens und Kostenänderungsmanagements können an einem Vergleichsobjekt dargestellt werden. Außerdem ist darzustellen, in welcher Quantität und in welcher Qualität der AG über den Terminstand informiert wird. Auch hierzu können die vorgesehenen Hilfsmittel/Instrumente an einem Vergleichsobjekt dargestellt werden. Bewertet wird, ob mit dieser Methodik eine ausreichende Kosten- und Terminsicherheit während allen Leistungsphasen erreicht wird. Die Bewertung der Aussagen dazu erfolgt nach folgendem Schema: 10,0 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Kosten und Terminpläne je Leistungsphase im Detail sehr gut erläutert. Es wurde auf Risiken beim Kosten- und Terminmanagement eingegangen und Lösungsvorschläge vorgestellt. Das Berichtswesen, Kostenänderungsmanagement sowie die vorgestellten Hilfmittel / Instrumente zum Kostenund Terminmanagement lassen die gestellten Ziele sicher erreichen. 7,5 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Kosten und Terminpläne je Leistungsphase erläutert. Die Aussagen zu Kostenrisiken, Berichtswesen, Kostenänderungsmanagement sowie die vorgestellten Hilfmittel / Instrumente zum Kosten- und Terminmanagement lassen die gestellten Ziele erreichen. 5,0 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Kosten und Terminpläne erläutert. Die Aussagen zu Kostenrisiken, Berichtswesen, Kostenänderungsmanagement sowie die vorgestellten Hilfmittel / Instrumente zum Kosten- und Terminmanagement lassen zwar wahrscheinlich die gestellten Ziele erreichen, jedoch wurden nicht alle Leistungsphasen oder die geforderten Angaben zum Berichtswesen, Änderungsmanagemen etc. benannt. 2,5 Punkte: Der Bieter hat die Planung und Überwachung der Kosten und Terminpläne kaum erläutert. Die Aussagen zu Kostenrisiken, Berichtswesen, Kostenänderungsmanagement sowie die vorgestellten Hilfmittel / Instrumente zum Kosten- und Terminmanagement lassen nur unter zu erwartenden Schwierigkeiten die gestellten Ziele erreichen, bzw. es wurden nicht alle Leistungsphasen oder die geforderten Angaben zum Berichtswesen, Änderungsmanagemen etc. benannt. 0,0 Punkte: Der Bieter hat die Methoden zur Kosten- und Terminsicherung nicht erläutert. <P116_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_180308> Seite 5 von 8

6 2.4 Zuschlagskriterium 4 - Verfügbarkeit Projektteam Sofort nach Auftragserteilung ist das Planungsteam bereits komplett gefordert, um die Planung so termingerecht voranzutreiben, dass ohne Verzögerung die Vorplanung erarbeitet werden kann. In der Zeit der Bauausführung ist eine zeitnahe Verfügbarkeit auf der Baustelle, die Anwesenheit der Objektüberwachung und ggf. die Besetzung des Baustellenbüros von ausschlaggebender Bedeutung. Die Verfügbarkeit ist in einem Personaleinsatzplan mit Angabe der monatlichen Einsatzdauer der Teammitglieder in den Leistungsphasen darzustellen. Entfernungen zwischen dem Standort des Bieters und dem Sitz des AG dürfen nicht den Projektablauf gefährden. Bewertet wird, wie der Bieter sicherstellt, dass er auch bei größeren Entfernungen zum Standort des AG bzw. zur Baustelle die notwendige Verfügbarkeit in der Planungsphase und während der Objektüberwachung gewährleistet, damit es zu keinen Gefährdungen des Projektablaufes kommen kann sowie ob mittels Personaleinsatzplanung ggf. Stellvertreterreglungen eine für den gesamten Projektablauf notwendige Verfügbarkeit des Projektteams realisiert werden kann. Die Bewertung der Aussagen dazu erfolgt nach folgendem Schema: 10,0 Punkte: Der Bieter hat die Verfügbarkeit des Projektteams in einem Personaleinsatzplan mit Angabe der monatlichen Einsatzdauer der Teammitglieder in den Leistungsphasen sehr gut dargestellt. Es wurde eine Stellvertreterreglung des Projektteams für den gesamten Projektablauf erläutert. Die notwendige Verfügbarkeit am Standort des AG bzw. zur Baustelle in der Planungsphase und während der Objektüberwachung ist gewährleistet. 5,0 Punkte: Der Bieter hat die Verfügbarkeit des Projektteams in einem Personaleinsatzplan gut dargestellt. Auf eine Stellvertreterreglung des Projektteams wurde nicht näher eingegangen. Die notwendige Verfügbarkeit am Standort des AG bzw. zur Baustelle in der Planungsphase und während der Objektüberwachung ist gewährleistet. 0,0 Punkte: Der Bieter hat die Verfügbarkeit des Projektteams nicht erläutert. 2.5 Zuschlagskriterium 5 - Gesamteindruck der Präsentation In der späteren Planungsarbeit wird es notwendig sein, dass die unterschiedlichsten Sachverhalte präzise analysiert, kurz und prägnant dargestellt werden und gegenüber Planungsbeteiligten vertreten werden. Es wird davon ausgegangen, dass ein Bieter, der sich in der Präsentation gut strukturiert, teamfähig und interessant darstellt, sich auch in seiner Planungsarbeit so verhält. Bewertet wird die diesbezügliche Qualität der Präsentation: 5,0 Punkte: Die Präsentation war sehr gut strukturiert und nachvollziehbar. Die einzelnen Zuschlagskriterien wurden kurz und prägnant und verständlich dargestellt. Der Projektleiter hat die anwesenden Teammitglieder sehr gut in die Präsentation eingebunden. 2,5 Punkte: Die Präsentation war nicht gut strukturiert, in Teilen unpräzise, unverständlich oder die anwesenden Teammitglieder waren nicht in die Präsentation eingebunden. 0,0 Punkte: Die Präsentation war ohne sinnvolle Struktur, geforderte Aussagen fehlten oder der Projektleiter und die anwesenden Teamitglieder hatten kaum Aussagen getroffen. <P116_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_180308> Seite 6 von 8

7 3 Gesamtbewertung Insgesamt werden 100 Punkte vergeben. Rundungen erfolgen auf die erste Kommastelle. Die maximale Gesamtpunktzahl verteilt sich wie folgt auf die Zuschlagskriterien: - 1. Preis (Honorarangebot ) 35 Punkte - 2. Konzeptidee 40 Punkte - 3. Methoden zur Kosten- und Terminsicherung 10 Punkte - 4. Verfügbarkeit Projektteam 10 Punkte - 5. Gesamteindruck der Präsentation 5 Punkte Der Mittelwert aller Einzelbewertungen der Mitglieder des Wertungsgremiums ergibt die Punktzahl des jeweiligen Kriteriums. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl (Summe der Bewertung aller 5 Kriterien) erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit erhält der Bieter mit dem niedrigsten Gesamtangebot den Zuschlag. Kann auch danach noch kein Zuschlag erteilt werden, erhält der Bieter mit den niedrigsten Stundensätzen den Zuschlag. Dabei werden die Stundensätze beginnend ab Projektleiter bis Stundensatz für sonstige Mitarbeiter jeweils verglichen. Wären auch diese Stundensätze identisch, erfolgt die Entscheidung im Losverfahren zwischen den Bestbietern. 4 Organisatorische Hinweise zum Auftragsgespräch (Vergabeverhandlung) 4.1 Datum und Ort Termin: voraussichtlich am Der genaue Termin wird mit dem Anschreiben Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt. Ort: in den Räumen der Karl Schubert Schule Leipzig Der genaue Ort ist dem Anschreiben Aufforderung zur Angebotsabgabe zu entnehmen. 4.2 Ablauf Folgender Ablauf ist vorgesehen: - Begrüßung und Vorstellung der Anwesenden Vertreter des AG (ca. 5 Minuten) - Bieterpräsentation (maximal 30 Minuten) - Klärung evtl. bestehender Fragen zur Präsentation, Projektabwicklung, Angeboten, Vertragskonditionen etc.(ca. 20 Minuten) - Vorlesung des Protokolls durch den Versammlungsleiter, Ausdruck, Unterzeichnung und Vervielfältigung des Protokolls zur Vergabeverhandlung (ca. 5 Minuten) 4.3 Teilnehmer Als Vergabegremium besteht aus Vertretern der Karl Schubert Schule Freien Waldorfschule e.v.. Die Moderation und Protokollierung wird FMB, Herr Funke vornehmen. Ggf. können als Gäste weitere Vertreter des oben genannten Personenkreises anwesend sein. <P116_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_180308> Seite 7 von 8

8 Seitens der Bieter ist es notwendig, dass eine Person anwesend ist, die befugt ist, bindende Geschäftserklärungen abzugeben. Wünschenswert wäre es, wenn der Projektleiter anwesend ist und ggf. mit Einbindung weiterer Teammitglieder die Projektabwicklung präsentiert. 4.4 Sonstige organisatorische Hinweise Die Aussagen zur geplanten Projektabwicklung sind in einer maximal 30-minütigen Präsentation vom Bieter vorzutragen. Ein Beamer wird seitens des AG gestellt. Ein Laptop ist vom Bieter selbst mitzubringen. Die Präsentation ist als Farbausdruck in 8-facher Ausfertigung (geheftet oder gebunden) und digital auf CD vor Beginn der Präsentation zu übergeben. 5 Sonstiges Für die Ausarbeitung des Honorarangebotes und der Präsentation im Auftragsgespräch sowie für die Teilnahme an der Vergabeverhandlung erfolgt eine einmalige Aufwandsentschädigung von 4.000,00 EUR brutto durch den Auftraggeber. Die Vergütung erfolgt auf Vorlage einer Rechnung zum Abschluß des Verfahrens. <P116_Anforderungen+Wertung_Präsi+Angebot_180308> Seite 8 von 8