Datenschutzbeauftragter DSB - Schw/Sp. Stuttgart, 25. Oktober SAP-Konferenz bei den Technischen Werken der Stadt Stuttgart AG

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1 Datenschutzbeauftragter DSB - Schw/Sp Stuttgart, 25. Oktober 1995 ANLAG.E. SAP-Konferenz bei den Technischen Werken der Stadt Stuttgart AG Thema: Ankündigung einer SAP-Einführung Datenschutzrechtliche Belange bei der Einführung Dauer: ca. 45 Minuten A) Einleitung Informationen müssen anwender- und bedarfsgerecht am Arbeitsplatz bereitgestellt werden. Neue Informations- und Kommunikationstechniken tragen dieser Notwendigkeit Rechnung. ' Neben den klassischen Großrechnern werden verstärkt Bereichs- und Arbeitsplatzrechner eingesetzt. Moderne Netze (lokale, nationale, internationale) und Werkzeuge ermöglichen deren Verbindung nicht nur untereinander, sondern auch mit der 'Außenwelt'. Programme, Anwendungen und Datenbestände können so bereichs- und unternehmensübergreifend genutzt werden. Im Unternehmen erfolgt die Eingabe von Daten, deren Speicherung und Bereitstellung oftmals 'Vor Ort' (Zeiterfassung, Stammdatenänderungen, Abrechnungsdaten u.ä.). Gab es bisher eine Trennung zwischen zwischen Informationsanbietern und -nutzern, so treten heute nahezu alle Bereiche eines Unternehmens als Infomationsanbieter, -nutzer und/oder -verarbeiter auf. Wir befinden uns derzeit im Übergang zur Informationsgesellschaft; in den Auswirkungen vergleichbar mit der industriellen Revolution. Daten und Informationen gehören inzwischen zu den Produktionsfaktoren. Ihr sachgerechter und wirtschaftlicher Austausch im Unternehmen und mit der 'Außenwelt' ist wichtige, eigentlich unabdingabare Voraussetzung, um am Markt bestehen zu können

2 - 2 - B} Allgemeines zu SAP SAP unterstützt diese Entwicklung und Bedürfnisse mit folgenden integrierbaren betriebswirtschaftliehen Standardanwendungen: - Finanzwesen, Controlling, Anlagenwirtschaft - Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktionsplanung - Qualitätsmanagement, Instandhaltung - Projektmanagement - Personalwirtschaft Alle diese Standardanwendungen sind datenschutzrechtlich relevant, insbesondere natürlich die Anwendung 'Personalwirtschaft'. Im Prinzip ergeben sich durch den Einsatz dieser Standardanwendungen keine grundsätzlich neuen datenschutzrechtlichen Probleme. Dies gilt auch fdr die Anwendung Personalwirtschaft im Verhältnis zu anderen Personalinformationssystemen, deshalb werden im folgenden Personalinformationssysteme im allgemeinen betrachtet. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen/personenbeziehbaren Daten unter Einsatz von Personalinformationssystemen hat gegenüber der manuellen folgende Vorteile: ~ - Schutz durch die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG} zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener/personenbeziehbarer Daten (bei der manuell geführten Personalakte nur Verpflichtung zur sorgfältigen Aufbewahrung und vertraulichen Behandlung) - 3 -

3 Schutz durch Mitbestimmungs-/Mitwirkungs-/Mitgestaltungsrechte der Arbeitnehmvertretung, insbesondere BetrVG 75 Schutz/Förderung der freien Entfaltung der Persönlichkeit 80 Überwachungs-/Kontrollfunktion bzg. der Einhaltung der Normen des Datenschutzrechts 87 Mitbestimmung bei technischen Leistungs-/Verhaltenskontrollen durch automatische Personaldatenverarbeitung 94 Mitbestimmung bei formalisierter Personaldatenerhebung - bessere Datensicherung, weil automatisiert und nicht von manuellem Eingriff abhängig ~ - Zugriffsschutz anhand automatisierter Zugriffsverfahren - Nachvollziehbarkeit der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung durch automatische Protokollierung der Aktivitäten wef/wann/welche Daten eingegeben hat Aufbewahrung der Informationen in automatisierten systemimmanenten Protokolldateien (! Problem: mögliche Leistungs-/Verhaltenskontrolle!!) C) Besondere Gefährdung durch Personalinformationssysteme - Personenenbezogene/personenbeziehbare Daten werden nicht nur gelegentlich, sondern ständig erhoben und verarbeitet unmittelbar im Personalinformationssystem durch manuelle Eingabe durch automatisierte Zuführung aus anderen automatisierten Verfahren Welche Daten im einzelnen erhoben, verarbeitet (gespeichert, verändert, übermittelt, gesperrt, gelöscht) und genutzt (ausgewertet, angezeigt u.ä.) werden, ist für den Arbeitnehmer i.d.r. nicht wahrnehmbar

4 Hinzu kommt, daß Daten langfristig, i.d.r. auch über das Beschäftigungsverhältnis hinaus, gespeichert bleiben, ohne daß ihre Richtigkeit und die Notwendigkeit der Speicherung permanent überprüft wird. Dies kann u.u. für die betriebliche Laufbahn eines Arbeitnehmers fatale Folgen haben. Beispiel: Ein Arbeitnehmer scheidet bereits im Vorfeld einer Stellenvergabe aus, weil über ihn gespeicherte negative Daten zwar zum Zeitpunkt der Speicherung richtig waren, zwischenzeitlich aber nicht mehr den Gegebenheiten entsprechen (und eine Korrektur bzw. Löschung der Daten nicht erfolgte).! Keine Löschautomatik wie sie z.b. in der Verkehrssünderdatei enthalten ist! - Bei den traditionellen (manuellen) Techniken der Überwachung wurden nur einzelne Sachverhalte erfaßt und dargestellt. Mit Personalinformationssystemen können Daten, auch mit solchen aus anderen Anwendungen, 'verknüpft und damit neue Informationen geschaffen werden. Beispiel: Die Verknüpfung von Personaldaten (Lebensalter, Ausbildung, Dauer der Betriebszugehörigkeit) und Betriebsdaten (Funktion im Unternehmen) ermöglicht eine Aussage zur beruflichen Laufbahn. Zusammenfassung: Gefährdungspotential liegt vor allem in den einfachen und vielfältigen Nutzungs-/Auswertungsmöglichkeiten gespeicherter Arbeitnehmerdaten. Durch Verknüpfungen können jederzeit neue Informationen über den einzelnen erzeugt werden. Nicht zuletzt deshalb sind im Personalinformationssystem i.d.r. auch Daten und Informationen über den einzelnen gespeichert, die dieser nicht kennt und die er demzufolge nicht überprüfen und ggf. widerlegen kann. Falsche Beurteilung des einzelnen kann die Folge sein

5 - 5 - Gegenüber der manuellen und der nicht integrierten automatisierten Datenverabeitung bestehen weit mehr Möglichkeiten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle. D) BDSG-Bestimmungen zu den Personalinformationssystemen Das BDSG enthält weder spezielle Vorschriften zu Personalinformationssystemen noch zum Umgang mit Mitarbeiterdaten. Es regelt generell die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten natürlicher Personen ( 4 und 13 BDSB). Insofern ist der Einsatz von Personalinformationssystemen unter dem... Aspekt des Datenschutzes grundsätzlich dann zulässig, wenn damit keine anderen als solche Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, die für das angestrebte bzw. laufende Arbeitsverhältnis oder für die Abwicklung des gekündigten Arbeitsverhältnisses von Bedeutung sind. Daraus 'abgeleitet: Das BDSG ist eine auch zugunsten der Arbeitnehmer geltende Regelung. E) Aufgabe der Arbeitnehmervertretung Wie bereits erwähnt hat die Arbeitnehmervertretung über die Einhaltung der zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Rechtsvorschriften und Normen (also auch BDSG) zu wachen. Um dieser Aufgabe gerecht werden zu können, müssen die Arbeitnehmervertreter aktiv an der Gestaltung der Informations- und Kommunikationsverarbeitung, insbesondere an der Projektarbeit, teilnehmen. Nur so können datenschutzrechtlich relevante Sachverhalte rechtzeitig erkannt und mitgestaltet werden. Die Arbeitnehmervertretung hat sich im besonderen mit folgenden Fragen zu befassen: - Welche Daten werden gespeichert? - Wurden diese Daten rechtmäßig erhoben und werden sie rechtmäßig verarbeitet und genutzt; insbesondere - 6 -

6 - 6 - werden nicht mehr benötigte Daten gelöscht und falsche Daten berichtigt (regelmäßige Überprüfung der Notwendigkeit durch den für die Daten Verantwortlichen)? werden Daten rechtmäßig an Dritte (Behörden u.ä.) übermittelt? - Wer ist für die Daten verantwortlich? - Von wem werden welche Daten verarbeitet und genutzt (Bearbeitungsrecht, Erforderlichkeit, Zweckbindung)?. - Sind ausreichende Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen (technische/organisatorische Maßnahmen; Anlage zu 9 BDSG)? - Welche Sonderauswertungen können und werden erstellt und wer ist dafür verantwortlich? Werden die Auswertungen aussagekräftig dokumentiert (einschl. Grund)? Liegt die Zustimmung der Arbeitnehmerverttetung vor? - Wird Leistungs- und Verhaltenskontrolle ausgeschlossen? - Werden betriebliche Regelungen zum Schutz der Daten eingehalten? - Sind die Mitarbeiter über die Bestimmungen des BDSG ausreichend unterrichtet (Rechte, Pflichten, Sanktionen)? In der Regel ist das dafür erforderliche Fachwissen in der Arbeitnehmervertretung ursprünglich zumindest nicht umfänglich vorhanden. Es muß durch aufwendige Schulungsmaßnahmen vermittelt und angeeignet werden. Sofern dies nicht möglich ist, muß sich die Arbeitnehmervertretung interner und/oder externer fachlicher Unterstützung bedienen. Darüber hinaus sollte die Arbeitnehmervertretung auf die Erstellung von Richtlinien und Vereinbarungen zur Informations- und Kommunikationsverarbeitung hinwirken

7 - 7 - Wichtig erscheint vor allem eine Rahmenbetriebsvereinbarung über den Einsatz moderner Informations- und Kommunkikationstechniken, deren Allgemeingüligkeit der künftigen Entwicklung auf diesem Gebiet Rechnung trägt und die nicht ständig neu verhandelt und angepaßt werden muß. Diese Betriebsvereinbarung muß allen an der Informations- und Kommunikationsverarbeitung Beteiligten verinnerlicht werden. Hierzu empfehlen sich insbesondere betriebliche Regelungen zur - Projektarbeit (inkl. Mitwirkung der Arbeitnehmervertretung) - Zuständigkeit bei Planung, Realisierung und Betrieb von Hardund Software (inkl. Mitwirkung der Arbeitnehmvertretung) - Datensicherung/Datensicherheit - Auswertung von Protokolldateien F) Verhältnis Betriebsrat/Datenschutzbeauftragter Die ArHeitnehmervertretung hat - wie bereits mehrfach erwähnt - die Aufgabe, über das Einhalten der zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Rechtsvorschriften (dazu gehört das BDSG) und Betriebsvereinbarungen zu wachen. Der Datenschutzbeauftragte ist verpflichtet, das Einhalten datenschutzrechtlicher Vorschriften (dazu gehören auch solche des BetrVG) sicherzustellen Insofern ergänzen sich beide Aufgaben bzgl. des Schutzes der Arbeitnehmerdaten. Darüberhinaus haben Arbeitnehmervertretung und Datenschutzbeauftragter darüber zu wachen, daß der jeweils andere seine Rechte wahrnehmen kann. Datenschutzrechtlich unzulässig ist Arbeitnehmerdatenverarbeitung z.b. dann, wenn die erforderliche Mitbestimmung seitens der Arbeitnehmervertretung fehlt

8 - 8 - Die Arbeitnehmervertretung kann die Zustimmung zur Arbeitnehmerdatenverarbeitung verweigern, wenn z.b. der Datenschutzbeauftragte sein Beratungs-/Kontrollrecht nicht ausüben konnte. Basis für eine effektive Arbeit im vorgenannten Sinne ist eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit von Arbeitnehmervertretung und Datenschutzbeauftragten und das Wissen beider um ihre Aufgaben beim Schutz der Arbeitnehmerdaten.,