Customer Story: ZF Friedrichshafen AG

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1 Customer Story: ZF Friedrichshafen AG Mit Lösungen von MEGA schafft ZF Transparenz und Planbarkeit für sein weltweites Applikationsund Technologieportfolio

2 ZIELE Effizientes Management von weit über tausend Softwareprodukten Überblick und Kontrolle über Applikationen und Technologien Unterstützung von IT- und Enterprise-Architekturmanagement Portfolioinformationen konzernweit zur Verfügung stellen Die Softwarebeschaffung optimieren und standardisieren IT-Standardisierung und Compliance verbessern ERGEBNISSE Transparenz über das weltweite Applikations- und Technologieportfolio und seine Nutzung Mehr Daten in besserer Qualität Aussagekräftige Reports und Analysen für fundierte Entscheidungen (im Intranet verfügbar) Unterstützung für IT-Architekten, Manager, Projektleiter, Applikationsverantwortliche und IT-Audits Höherer Standardisierungsgrad der IT-Landschaft Gezielte Verbesserung der Prozessunterstützung durch SW-Produkte Auf einen Blick Als weltweit tätiger Technologiekonzern mit etwa 230 Standorten nutzt ZF derzeit ca Softwareprodukte aller Art Tendenz steigend. Deshalb suchte die Abteilung für IT-Architekturmanagement (ITAM) von ZF eine Lösung, die sie dabei unterstützt, den Überblick über die IT-Lösungen des Konzerns zu behalten und den weiteren Ausbau der IT-Landschaft strategisch zu planen. Mit Lösungen aus dem HOPEX-Portfolio von MEGA profitiert ZF heute von einer völlig neuen Transparenz bei Applikationen und Technologien, optimierter Softwarebeschaffung, besserer Standardisierung und einer effizienteren Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die IT. Wir brauchten mehr Übersicht und Transparenz für eine zweckmäßig organisierte Beschaffung. Vor allem aber ging es uns um eine effiziente Softwareunterstützung: über die gesamte Prozesslandschaft hinweg und konzernweit an allen Standorten.

3 Die Herausforderung Als weltweit tätiger Technologiekonzern mit einem sehr breiten Lösungsspektrum und etwa 230 Standorten in rund 40 Ländern benötigt ZF eine Vielzahl verschiedenster Softwarelösungen. Derzeit nutzt das Unternehmen ca Softwareprodukte aller Art von klassischen Office- und Kommunikationswerkzeugen über Softwareunterstützung für Verwaltung, Entwicklung, Produktion und Logistik bis hin zu speziellen Programmen etwa für die Messtechnik in den Forschungslaboren. Und die Zahl der Applikationen wächst: Die Digitalisierung und Zukunftsthemen wie autonomes Fahren stellen immer höhere Anforderungen an die IT-Unterstützung, erklärt bei der ZF Friedrichshafen AG. Unser Anspruch ist die Technologieführerschaft. Deshalb benötigen wir vor allem im Bereich Forschung und Entwicklung viele Softwarelösungen. Lange Zeit fehlte es dabei an Transparenz: Niemand wusste genau, welche Lösungen im Einsatz waren, welche Abteilungen und Standorte diese nutzten und welche Prozesse dadurch abgebildet werden konnten. Die Folge waren unnötige Mehrfachbeschaffungen, aber auch Schwierigkeiten beim Datenaustausch, bei den unternehmensweiten Standardisierungsbemühungen oder bei der Sicherstellung von Compliance- Anforderungen. Zudem gab es unerkannte Lücken bei der Prozessunterstützung: Für manche Funktionen und Abläufe waren gar keine Werkzeuge oder nur veraltete Lösungen verfügbar, für andere gab es gleich mehrere Alternativen, deren Nutzung den Mitarbeitern überlassen war. Die neue Lösung: Auswahlkriterien Deshalb haben wir vor zehn Jahren 2007 angefangen, uns mit IT-Architekturmanagement zu beschäftigen, erinnert sich Walter Geirhos. Eine erste, 2008 angeschaffte Software, noch ohne Datenbankunterstützung, kam aber bald an ihre Grenzen, vor allem nachdem der Konzern 2011 einen umfangreichen Reorganisationsprozess gestartet hatte. Um die damit einhergehende Umgestaltung der IT zu unterstützen, wollte das ITAM-Team von Walter Geirhos den kompletten Bestand an bei ZF eingesetzten Applikationen und Technologien katalogisieren und den weltweiten Prozessen und Organisationseinheiten des Unternehmens zuordnen können. Das Ziel: eine strategische IT-Bebauungsplanung für die ZF-Lösungsarchitektur, welche eine zielgerichtete, effiziente und agile Entwicklung der konzernweiten IT-Landschaft sicherstellt. Eine neue Lösung für das IT-Architektur- und Portfoliomanagement sollte dabei z.b. helfen, Fragen zu Ist- Bebauung zu beantworten: 1. Welche Softwareprodukte haben wir an welchem Standort und in welcher Berichtseinheit im Einsatz? 2. Welche Geschäftsprozesse werden bereits durch Softwareprodukte unterstützt und welche nicht? Der Auswahlprozess begann im ersten Halbjahr Wir haben uns im Rahmen einer Ausschreibung alle führenden Tools angesehen, berichtet Walter Geirhos. Nur die Lösung von MEGA entsprach unseren Erwartungen. Anzeige von Anwendungen, die Geschäftsprozesse in HOPEX IT Portfolio Management unterstützen Die für diese Abbildung verwendeten Daten basieren nicht auf ZF-Daten

4 Inventarisierung und Bewertung des IT-Portfolios in HOPEX IT Portfolio Management Die für diese Abbildung verwendeten Daten basieren nicht auf ZF-Daten Warum MEGA? Die HOPEX-Plattform von MEGA überzeugte das Team von Walter Geirhos nicht nur mit ihrer modernen Technologie, einem breiten Funktionsspektrum und Datenbankunterstützung für sehr komplexe Darstellungen. Wichtig waren ZF u. a. ebenso eine hohe Benutzerfreundlichkeit und ein abgestuftes Rechtekonzept, damit auch Projektleiter und Applikationsverantwortliche damit arbeiten, Informationen abrufen und Daten einpflegen können. Auch die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen leicht zu implementieren, sprach für die Lösungen von MEGA. ZF entschied sich für die folgenden MEGA-Lösungen: HOPEX IT Architecture HOPEX IT Portfolio Management (ITPM) HOPEX IT Architecture dient der Erstellung navigierbarer grafischer Modelle von IT-Landschaft, Anwendungen und Infrastrukturen. Die Lösung bietet IT-Architekten zahlreiche Modellvorlagen, grafische Werkzeuge und Suchfunktionen und bringt zudem bereits eine Vielzahl von Berichtsvorlagen und Analysen für Entscheider mit. Die MEGA-Lösung für das IT-Portfoliomanagement schließlich unterstützt Unternehmen dabei, ihre IT-Lösungsbestände zu erfassen, zu bewerten und ihrer Strategie entsprechend weiterzuentwickeln, um die IT-Landschaft zu modernisieren, Kosten zu reduzieren und flexibler zu werden. Mit Hilfe der MEGA-Lösungen kartographieren wir die bestehende IT-Landschaft, entwerfen ein Bild unserer Ziellandschaft und vergleichen beide Karten. So sehen wir, in welche Richtung wir gehen bzw. bauen müssen.

5 Ergebnisse Ein maßgeschneidertes Datenmodell und Funktionen wie die datenbankgestützte Prüfung von Abhängigkeiten halfen, Daten schnell ins neue System zu bringen und dabei die Datenqualität entscheidend zu verbessern. Heute läuft nahezu jede Softwarebeschaffung bei ZF über die Abteilung von Walter Geirhos: Will ein Bereich eine neue Lösung einführen, bewerten die IT-Architekten von ZF anhand der Informationen aus der HOPEX-Plattform, ob dieses Vorhaben einen Beitrag zum definierten Zielbild der IT-Landschaft und zur Umsetzung der langfristigen IT-Strategie des Unternehmens leistet. Auch die Projektleiter können sich mit wenigen Klicks darüber informieren, was eventuell woanders schon für vergleichbare Anforderungen eingesetzt wird. Bereits vorhandene Erfahrungen mit Lösungen und Herstellern helfen bei der Bewertung neuer Anschaffungen. Mit den Daten und Reports aus den MEGA-Lösungen können Projektleiter und Manager fundierte Investitionsentscheidungen treffen. Die neue Transparenz ist konzernweit spürbar: Aus den MEGA-Lösungen heraus werden regelmäßig aktuelle Bestandslisten im Intranet publiziert, die bereits von vielen Mitarbeitern genutzt werden. Auch die Zielbilder selbst inkl. IT-Strategie, Standards und Roadmaps entstehen mit Hilfe der Informationen aus MEGA HOPEX. Sie werden mit dem Ist-Zustand abgeglichen, um Redundanzen oder noch nicht abgedeckte Anforderungen zu identifizieren. Ein weiterer wichtiger Vorteil der neuen Lösung: Die in den Zielbildern definierten Standards können nun endlich wirksam durchgesetzt werden. Das betrifft die Anschaffung neuer Lösungen ebenso wie gezielte Audits zur Einhaltung von Standards und Compliance-Anforderungen. Immer häufiger kommen auch vom CIO schon Anfragen, was wir schon von einem bestimmten Anbieter im Einsatz haben. Mit den Lösungen von MEGA sind wir da jederzeit auskunftsfähig. Ausblick Wir sind insgesamt sehr zufrieden mit der Lösung von MEGA, resümiert Walter Geirhos. Die erste Lernphase haben wir inzwischen abgeschlossen. Jetzt geht es darum, die Lösung und unsere Planungsprozesse kontinuierlich zu verbessern. Geplant ist beispielsweise die Nutzung von Capability Maps für die IT-Zielbebauungsplanung. Sie sollen insbesondere dabei helfen, die IT-Landschaft des 2014 übernommenen Zulieferkonzerns TRW Automotive zu integrieren. Ansonsten ist man bei ZF derzeit dabei, Erfahrungen zu sammeln und Ergänzungswünsche zusammenzutragen, die dann Schritt für Schritt umgesetzt werden. Entscheidend sind Transparenz und Überblick, zu wissen, in welche Richtung wir gehen müssen. Das Wissen über den Status quo und die Zielarchitektur spart Millionen.

6 Über ZF Friedrichshafen AG Als führender Technologiekonzern in der Antriebs- und Fahrwerktechnik sowie der aktiven und passiven Sicherheitstechnik zählt ZF Friedrichshafen zu den weltweit größten Automobilzulieferern. Zum Produktspektrum von ZF gehören u. a. Getriebesysteme und Antriebsmodule, Achs- und Lenksysteme sowie Fahrwerk- und Sicherheitskomponenten für PKW und NutZFahrzeuge, aber auch Systeme und Antriebstechnik für Industrie, Marine, Luftfahrt, Windkraft oder E-Mobility. Mit Mitarbeitern an rund 230 Standorten in nahezu 40 Ländern erwirtschaftet das Unternehmen einen Umsatz von jährlich ca. 35 Milliarden Euro. - info.de@mega.com MEGA International September 2017