Einführung des Controlling im Rechenzentrum der Technischen Universität Hamburg-Harburg mit der Software SAP R3

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1 Zwischenbericht Einführung des Controlling im Rechenzentrum der Technischen Universität Hamburg-Harburg mit der Software SAP R3 von Dipl-Volkswirtin Christine Weispfennig - 1 -

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung I. Controlling im Spannungsfeld von Kameralistik und kaufmännischem Rechnungswesen a. Kameralistik versus kaufm. Rechnungswesen b. Das Neue Kommunale Rechnungswesen c. Der Investitionsbegriff II. Die Einbindung des Rechenzentrums III. Aufbau der Stammdatenstrukturen a. Kostenstellen b. Kostenträger c. Kostenarten IV. Verrechnungskonzept a. Verrechung der Gemeinkosten auf Kostenträger b. Verrechnung auf Kostenverursacher Leistungsverrechnung- V. Umsetzung des Konzeptes in SAP R3 a. Stammdaten b. Verrechnung der Gemeinkosten auf Kostenträger c. Verrechnung auf Kostenverursacher Leistungsverrechnung- Anhang - 2 -

3 Einleitung Die Einführung eines IT-Controlling in einer Hochschule stellt den Controller vor eine besondere Herausforderung, da es sich hierbei um eine neue betriebswirtschaftliche Disziplin handelt. Auch das Umfeld im öffentlichen Dienst, insbesondere die kameralen Strukturen, erschweren nicht nur die Umsetzung sondern auch die Erstellung eines geeigneten Konzeptes. Daher erfordert diese Aufgabe auch ein hohes Maß an Kreativität. Die von der betriebswirtschaftlichen Lehre vorgegebenen Pfade können nicht immer eingehalten werden. Die IT-Kosten sind in einer Technischen Hochschule ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Gleichzeitig sind Forschung und Lehre ohne eine hervorragende Unterstützung der IT nicht denkbar. Will eine Hochschule dem härter werdenden Konkurrenzkampf bestehend, so muss sie den Forschern und den Studierenden erstklassige Bedingungen bieten. Die Rechenzentren sind hier wichtige Dienstleister. Um in Zukunft diese Dienste auch bei angespannter Finanzlage gut und besser anbieten zu können, ist es wichtig die Ressourcen schonend und Zielgerichtet einzusetzen. Das IT-Controlling bietet hier die Möglichkeit Kostenverursacher und Leistungsbringer zu identifizieren, rechtzeitig Fehlentwicklungen zu erkennen und Maßnahmen zur Gegensteuerung zu empfehlen. Insbesondere die Zusammenarbeit mit einem noch aufzubauenden Qualitätsmanagement ist hier von Bedeutung. Die Rahmenbedingungen für dieses Projekt waren vorgegeben. Die Technische Universität Hamburg-Harburg hat zum Januar 2003 das kaufmännische Rechnungswesen mit der Software SAP R3 eingeführt. Das Controlling-Konzept des Rechenzentrums muss sich daher in das Gesamtgefüge einpassen. Als dezentrales Controlling liefert es nicht nur Daten für eine interne Steuerung sondern auch für die weitere Verwendung der Daten im zentralen Controlling. In diesem Konzept wird auf die vorliegende Problematik eingegangen und ein Lösungsansatz vorgeschlagen. Vorab ist es notwendig auf die Definition von Controlling einzugehen, da leider auch heute noch dieser Begriff fehl interpretiert wird. Diese Fehlinterpretation hat auch mit der sprachlichen Ähnlichkeit mit dem deutschen Wort Kontrolle zu tun. Dieses Vorurteil wird gewiss noch dadurch verstärkt, dass ein Controller oft nachfragen und recherchieren muss, damit er (oder auch sie) das Zahlenmaterial und die Abläufe besser verstehen kann. Aus dem Englischen übersetzt bedeutet es aber regeln, steuern (to control). Diese Übersetzung kommt der tatsächlichen Aufgabe des Controllings erheblich näher. Sehr anschaulich lassen sich die Aufgaben des Controllers mit den Aufgaben eines Navigators auf einem Schiff vergleichen (siehe Abbildung 1). Wie sehen diese Aufgaben nun aus? Als erstes erhält der Navigator eine klare Zielvorgabe des Kapitän s, daraufhin errechnet er den Kurs zur Zielerreichung, wobei der Navigator auch stets die an Bord befindlichen Ressourcen berücksichtigt. Während der Fahrt berichtet der Navigator regelmäßig über den aktuellen Standort, schafft also Transparenz. Gerät das Schiff in schlechtes Wetter, so wird der Navigator unter Umständen auch einen neuen Kurs berechnen. Je schlechter die Bedingungen zur Zielerreichung sind, desto öfter wird der Navigator nachrechnen und falls erforderlich, Maßnahmen zur Gegensteuerung veranlassen. Im übertragenen Sinne lassen sich diese Aufgaben auch dem Controller zuordnen. Dem Controller werden die Ziele von der Unternehmensleitung vorgegeben. Statt eines Sturmes mit 12 Bft hat der Controller mit Umsatzeinbrüchen, Zinserhöhungen oder Budgetkürzungen zu kämpfen. Das Controlling sollte sich als stets als eine interne Beratung verstehen, die mit allen Bereichen des - 3 -

4 Unternehmens (oder Hochschule) kommuniziert und unabhängig agieren kann. Besonders wichtig ist hier die organisatorische Anbindung des Controllings im Unternehmen. Leider gibt es Unternehmen, welche das Controlling organisatorisch mit der Innenrevision verkoppeln. Dies ist ein elementarer Fehler, da die Innenrevision den Part der Kontrolle erfüllen muss. Für eine effektive Erfüllung der Aufgaben des Controllings ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Controller nicht als Feind gesehen wird. Der Controller sollte sich nicht nur als Berater für das Management sondern auch für die Fachabteilungen sehen und gesehen werden, da das Controlling immer abhängig von Informationen aus anderen Abteilungen sein wird. Was ist Controlling wirklich? (frei nach dem Controller-Leitbild der IGC) Der Navigator (Jules Verne) Zielvorgabe vom Kapitän Geschäftsprozessmanagement Wählt den besten Weg bei knappen Ressourcen Berechnet den Kurs Zukunftsorientiert Planung strategisch und operativ Kosten-/Leistungsrechnung Zielvereinbarungen/ strategisch/operativ Findet Untiefen Soll/Ist-Analysen und zeigt Kursänderungen auf Projektmanagement Reporting Reagiert bei Kursabweichungen Berichtet über den aktuellen Standort (Transparenz) Abbildung 1 Auf den nächsten Seiten wird der Begriff Controlling, so wie oben beschrieben, verwendet

5 I. Controlling im Spannungsfeld von Kameralistik und Kaufmännischem Rechnungswesen a. Kameralistik versus kaufmännisches Rechnungswesen Die beiden Rechnungswesentypen Kaufmännisches Rechnungswesen und die Kameralistik, welche ausschließlich in der Öffentlichen Wirtschaft verwendet wird, sind in ihrer Anwendung und in ihrer Aussagekraft sehr unterschiedlich. Die Kameralistik wurde entwickelt um eine Gesamtwirtschaftliche Steuerung zu ermöglichen. Hierbei orientiert sich die Mittelveranschlagung nach den staatlichen Aufgaben und nicht nach Ergebnissen. Das Rechnungswesen in der Privatwirtschaft richtet sich nach Erfordernissen des Nachweises für die Einzelwirtschaftliche Rentabilität und Wirtschaftlichkeit. Für die reine Kontrolle des Haushalt-Vollzuges reicht eine Einnahmen- und Ausgaben- Rechnung, welche sich in der einfachen Darstellung Einseitiger Konten widerspiegelt. Im Kaufmännischen Rechnungswesen werden stets zwei Konten (Soll und Haben) gebucht und mehrere Nebenbücher geführt (z. B. Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung). Nur das führen von Nebenbüchern ermöglicht eine Unterscheidung von Ausgabe und Aufwand. Am einfachsten lässt sich dies anhand der Anlagenbuchhaltung erläutern. Wird eine Investition getätigt (hier zum Beispiel neue Hardware gekauft), so findet sich in der kameralen Sichtweise nur die Ausgabe für diese Investition in dem Anschaffungsjahr wieder. Im kaufm. Rechnungswesen wird im gleichen Jahr in der Bilanz die Ausgabe ausgewiesen und der Anlagenzugang. Des Weiteren wird der Werteverzehr durch die Abschreibungen im Jahr der Anschaffung und in den folgenden Jahren ausgewiesen, bis die Summe der Abschreibungen gleich dem Anschaffungswert ist. Hierdurch wird in jedem Jahr der Werteverzehr ausgewiesen und der zukünftige Bedarf transparent. Dies ermöglicht eine langfristige Planung der Ressourcen und einen Ausweis des Refinanzierungsbedarfs. Fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen sind nur auf Grundlage von sicheren Daten möglich. Gerade die Service-Einrichtungen von Hochschulen, zu denen auch die Rechenzentren gehören, werden mit Outsourcing-Ideen konfrontiert. Ein Kostenvergleich ist aber nur möglich, wenn das Zahlenmaterial auf ähnlichen Grundlagen beruht. Berechnet z. B. ein Copy-Shop seine Preise aufgrund von Vollkosten incl. Abschreibungen und kalk. Zinsen, so muss dies auch das Rechenzentrum tun. Werden keine Kosten für Investitionen berücksichtigt so werden die Leistungen des Rechenzentrums zu billig angeboten. Beruhen diese Berechnungen hingegen ausschließlich auf den kameralen Daten (z. B. im gleichen Jahr wurde ein Drucker neu angeschafft), welche die Ausgaben und nicht den Aufwand enthalten, so sind die Kosten für das Rechenzentrum zu hoch berechnet

6 Ein Vergleich sei hier auch noch in Tabellarischer Form angeführt: Kameralistik Doppik Budgetverwaltung, Kontrolle des Haushalt-Vollzugs Mittelverwertung Nachweis von Einhaltung der Haushalts-ansätze (insbesondere Haushaltsausgleich und SOLL/IST- Nachweis) Gesamtwirtschaftliche Steuerung (Mittelveranschlagung ist Aufgaben- und nicht Ergebnisorientiert) Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung mit Teilverbundenen Vermögens- und Schuldnachweisen Einseitige Konten (entweder Einnahmen oder Ausgaben) Mehrspaltige Konten (SOLL/IST/REST) Ein Hauptbuch Periodenbezogen (Jahresbezug) Aufwandsminimierung Kosten- und Leistungsrechnung Buchhaltungspflicht Nachweis des kaufmännischen Erfolgs (durch Erreichung von Leistungs- und Finanzzielen) Einzelwirtschaftliche Rentabilität und Wirtschaftlichkeit Vollverbundene kaufm. Erfolgs- und Bestandsrechnung mit Ein-/Auszahlungen, Einnahmen/Ausgaben, Erträgen und Aufwendungen, Leistungen und Kosten Zweiseitige Konten (Soll und Haben) Einspaltige Konten (nur IST) Ein Hauptbuch und mehrere Nebenbücher (Debitoren-, Kreditoren-, Anlagenbuchhaltung) Periodenübergreifend (insbesondere durch die Bilanzierung) Deckungsbeitragsoptimierung Tab. 1: Vergleichende Darstellung von Kameralistik und Doppik In der Lehre gibt es Ansätze die Kameralistik um kostenrechnungsrelevante Daten zu erweitern, damit ähnliche Aussagen wie im kaufm. Rechnungswesen getroffen werden können. Dies ist allerdings nicht empfehlenswert. durch Integration betriebswirtschaftlicher Elemente ist diese (die Betriebskameralistik) umfassender aber auch komplizierter als die kaufmännische Buchführung (bis zu fünf Buchungen für eine Vorgang) und dadurch auch nicht so übersichtlich wie die kaufm. Buchführung. 1 Auch ein übliches Argument gegen die Einführung einer kaufm. Buchführung und damit von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, die Hochschulen seien keine Gewinnorientierten Unternehmen, kann man so nicht gelten lassen. Diese Annäherung an gängige betriebswirtschaftliche Lösungen, die vorrangig für den Einsatz in Gewinnorientierten privatwirtschaftlichen Unternehmen entwickelt wurden, darf nicht zu dem Fehlschluss führen, dass mit einer Verwendung derartiger Instrumente in öffentlichen Verwaltungen zugleich auch die Übernahme des privatbetrieblichen Gewinnziels zwangsläufig 1 Gornas, J.: Kostenrechnung für die öffentliche Verwaltung - 6 -

7 verbunden sei. Vielmehr geht es hierbei ausschließlich um die Buchungslogik, die Art und Weise der Verarbeitung des Buchungsstoffs 2 b. Das Neue Kommunale Rechnungswesen Die zurzeit aktuellste Rechnungswesen Variante für den öffentlichen Sektor bietet das Neue Kommunale Rechnungswesen. Eine Aufarbeitung dieses Ansatzes für Hochschulen findet man in der Dissertation von Tim Eberhardt Informationssysteme für Hochschulen von Januar Dieser Ansatz baut auf drei Komponenten auf: 1. Vermögensrechnung 2. Ergebnisrechnung 3. Finanzrechnung Ad 1: Die Vermögensrechnung des Neuen Kommunalen Rechnungswesens ist eine Gegenüberstellung des Vermögens und der Schulden inklusive aller Gegenbuchungen ergebniswirksamer Transaktionen der Ergebnisrechnung. Anders als die kaufmännische Rechnungslegung differenziert sie zwischen Verwaltungsvermögen und realisierbarem Vermögen. 3 Ad 2: Die Ergebnisrechnung erfasst alle ergebniswirksamen Transaktionen einer Rechnungsperiode und bildet die Reinvermögensänderung (Saldo der Vermögensrechnung) ab. Sie ist das Pendant zur kaufmännischen Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach dem Gesamtkostenverfahren. 4 Ad 3: Die Finanzrechnung, die im kaufmännischen Rechnungswesen als Kapitalflussrechnung ergänzend aus der Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz abgeleitet werden kann und nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, bildet im Neuen Kommunalen Rechnungswesen einen integralen Bestandteil des Rechnungssystems. 5 Im Vergleich zum kaufmännischen Rechnungswesen, welches in der Bilanz das gesamte Anlage- und Umlaufvermögen ausweist, wird für die Hochschulen nach Verwaltungsvermögen und tatsächlich realisierbarem Vermögen differenziert. Das realisierbare Vermögen beinhaltet alle Vermögensbestandteile, die in liquide Mittel umgewandelt werden können, ohne das die Hochschule in der Erfüllung ihrer Aufgaben beschränkt wird. Als Beispiel sei hier genannt die Veräußerung von nicht genutzten Immobilien oder Anlagen. 6 Die von K. Lüder in Konzeptionelle Grundlagen des Neuen Kommunalen Rechnungswesen (Speyerer Verfahren) entwickelte Rechnungswesen Strukturen, wurden von T. Eberhardt für die Hochschulen angepasst und werden wie in den folgenden Tabellen dargestellt: 2 Dr. Mahnkopf, R. Stadtdirektor von München- : Beitrag zu den 19. Saarbrücker Arbeitstagen 5/7. Oktober 1998; Neues Kommunales Rechnungswesen eine neue Methodik für ein anspruchsvolles Verwaltungsinformationssystem 3 Eberhardt, Tim: Informationssysteme für Hochschulen, in DUV 2003, Seite Eberhardt, Tim:, Seite Eberhardt, Tim:, Seite vgl.: Lüder, K.: Konzeptionelle Grundlagen des Neuen Kommunalen Rechnungswesens (Speyerer Verfahren), Stuttgart 1999, S

8 A B Vermögensrechnung Schulden Geldschulden +Transferverbindlichkeiten +Verbindlichkeiten aus Leistungen +Pensionsrückstellungen (sofern Hochschulen Personalhoheit bekommen) +sonstige Rückstellungen Realisierbares Vermögen Sachvermögen +Finanzvermögen Finanzanlagen Transferforderungen Forderungen aus Leistungen Sonstige Forderungen Liquide Mittel Sonstiges Finanzvermögen (sofern möglich) C Nettogesamtschulden (A B) D E F Verwaltungsvermögen immaterielles Vermögen +Sachvermögen Gewöhnliches Sachanlagenvermögen Vorräte +Finanzanlagen (sofern möglich) Abgrenzungsposten Aktive Rechnungsabgrenzung -Passive Rechnungsabgrenzung Nettoposition (B+D+E-A) Basis-Reinvermögen +Rücklagen Rücklagen aus Überschüssen des ordentlichen Ergebnisses Rücklagen aus Überschüssen des realisierten a.o. Ergebnisses Bewertungsrücklage Sonstige Rücklagen +Ergebnisvortrag ins Folgejahr +Sonderposten für Investitionszuweisungen und -beiträge Tab.: 2: Vermögensrechnung für Hochschulen in Staffelform 7 7 Eberhardt, Tim: Informationssysteme für Hochschulen, in DUV 2003, Seite

9 Ergebnisrechnung + Staatliche Mittelzuweisungen + Studiengebühren + Erträge aus entgeltlich abgegebenen Leistungen + Finanzerträge (soweit zulässig) + Aktivierte Eigenleistungen + Sonstige ordentliche Erträge = Ordentliche Erträge Personalaufwendungen (inkl. Aufwendungen für Altersversorgung) Materialaufwendungen Sachaufwendungen Planmäßige Abschreibungen Zinsen und ähnliche Aufwendungen Sonstige ordentliche Aufwendungen = Ordentliches Jahresergebnis + außerordentliches Ergebnis +realisiertes a.o. Ergebnis +realisierte a.o. Erträge - realisiert a.o. Aufwendungen +Bewertungsergebnis +Werterhöhungen von Gegenständen des realisierbaren Vermögens - Wertminderungen von Gegenständen des realisierbaren Vermögens = Jahresergebnis (+Ergebnisvortrag = Gesamtergebnis) Tab. 3: Grundstruktur einer Ergebnisrechung für Hochschulen 8 8 Eberhardt, Tim: Informationssysteme für Hochschulen, in DUV 2003, S

10 Finanzrechnung + Empfangene Finanzmittelzuweisungen (soweit nicht für Investitionen), differenziert nach staatlichen Geldern und Drittmitteln + Gebühren, Beiträge + Privatrechtliche Leistungsentgelte + Kostenerstattungen, Kostenumlagen + Zinsen und ähnliche Einzahlungen + Sonstige Einzahlungen aus laufender Geschäftstätigkeit 7 + Einzahlungen aus laufender Geschäftstätigkeit 8 Personal (sofern Personalhoheit vorliegt), untergliedert 9 Versorgung Sach- und Dienstleistungen, untergliedert Zinsen und ähnliche Auszahlungen Geleistete Zuschüsse an Beteiligungen Sonstige Auszahlungen aus laufender Geschäftstätigkeit 14 = Cash Flow (Zahlungsmittelüberschuss/-defizit aus laufender Geschäftstätigkeit) 15 + Empfangene Investitionszuweisungen und beiträge 16 + Einzahlungen aus Deinvestitionen 17 Investitionsauszahlungen 18 = Finanzmittelüberschuss/-fehlbedarf 19 + Aufnahme von Geldschulden 20 Tilgung von Geldschulden 21 = Änderung des Bestandes an liquiden Mitteln 22 + Einzahlungen aus Auflösung von Liquiditätsreserven 23 + Auszahlungen aus Zuführung zu Liquiditätsreserven 24 = Änderung des Bestandes an Zahlungsmitteln 25 + Anfangsbestand an Zahlungsmitteln 26 = Endbestand an Zahlungsmitteln Tab. 4: Grundstruktur einer Finanzrechnung für Hochschulen 9 9 Eberhardt, Tim: Informationssystem für Hochschulen, in DUV 2003, S

11 c. Der Investitionsbegriff Die Darstellung von Eberhardt ist nicht unproblematisch und erfordert einige Erläuterungen. Wichtig ist unter anderem eine genaue Bestimmung des Investitionsbegriffs. Die kaufmännische Definition und das Kamerale Verständnis von Investitionen gehen nicht konform. Für den kaufmännischen Investitionsbegriff gibt es klare Definitionen, nach dem es sich hierbei um eine Zielgerichtete, i. d. R. langfristige Kapitalbindung zur Erwirtschaftung zukünftiger autonomer Erträge handelt. 10 Diese Ertragssicht kann so selbstverständlich nicht für Hochschulen gelten. Im folgendem wird versucht eine klare Definition herauszuarbeiten. Lt. Art 30 GG ist: Die Ausübung der staatlichen Befugnisse und die Erfüllung der staatlichen Aufgaben ist Sache der Länder, soweit das Grundgesetz keine andere Regelung trifft oder zulässt. Aus diesem Grundgesetz leitet sich die Zuständigkeit der Länder für Hochschulen ab. Daher referiert die Definition von Investitionen an Hochschulen auf der Landeshaushaltsordnung, welche in 18 wie folgt lautet: Einnahmen aus Krediten dürfen grundsätzlich nur bis zur Höhe der Summe der Ausgaben für Investitionen in den Haushaltsplan eingestellt werden (vgl. hier auch Art 115 GG). Welche Auswirkung hat dies auf die praktische Anwendung? Wie bereits erwähnt, orientiert sich die Mittelveranschlagung in den öffentlichen Haushalten nach den Aufgaben. Dies bezieht sich auch auf die Investitionen, für die ein Investitionshaushalt aufgestellt wird, welcher sich in einem Finanzierungsplan wieder findet. Mittel, die für die übliche jährliche Bewirtschaftung bereitgestellt werden (im Erfolgsplan ausgewiesen), sind im kameralen Sinne keine Investitionen. Für das kaufmännische Verständnis von Investitionen ist es nicht von Bedeutung aus welchen Mitteln diese finanziert werden oder für welche Aufgaben diese vorgesehen sind. In der Doppik ist die zeitliche Betrachtungsweise ausschlaggebend, die von einer langfristigeren Nutzung ausgeht, bei der sich der Werteverzehr über mehrere Jahre erstreckt. Dies sei noch an einem praktischen Beispiel verdeutlicht: Im Rechenzentrum soll ein PC zum Preis von 1.200,- Euro angeschafft werden. Aus kaufmännischer Sicht ist dies eine Investition. Der Wert der Anschaffung wird in der Bilanz in das Aktivvermögen aufgenommen, in der Gegenbuchung wird entweder das Umlaufvermögen reduziert oder die Verbindlichkeiten (z.b. bei Kreditaufnahme) erhöht. Der Werteverzehr erstreckt sich in der Regel auf vier Jahre, so dass die Abschreibungen in Höhe von 300,- Euro über vier Jahre zu verteilen sind (bei Anschaffung in der ersten Jahreshälfte). In der Kameralistik ist hingegen zu überlegen, aus welchen Mitteln diese Anschaffung bezahlt wurde. Nur bei der Bezahlung aus dem Investitionshaushalt wird dieser PC als Investition betrachtet. Üblich ist für Ausgaben aus dem Erfolgsplan eine Grenze von 5.000,- Euro zu setzen. Umgekehrt werden aus dem kameralen Investitionshaushalt Ausgaben getätigt, die aus kaufmännischer Sicht keine Investitionen sind. So kann, zum Beispiel, der Erhaltungsaufwand eines Gebäudes (z. B. ein Neuanstrich) durchaus im Investitionshaushalt wieder gefunden werden. Dieses wäre aus kaufm. Sicht ein Aufwand und keine Investition. Im Weiteren wird der Begriff Investitionen stets aus der kaufmännischen Sicht verwendet. 10 Gabler Wirtschaftslexikon, 13. Auflage, S

12 II. Die Einbindung des Rechenzentrums Die Technische Universität Hamburg-Harburg wurde 1978 gegründet. Die Kernaufgaben dieser Hochschule sind Lehre, Forschung und Technologietransfer. Nach 93 des Hamburger Hochschulgesetzes dürfen die Hochschulen, zur Erbringung von Dienstleistungen, Betriebseinheiten bilden. Eine solche Betriebseinheit ist das Rechenzentrum der TU Hamburg- Harburg. Kurz nach der Gründung der TU wurde das Rechenzentrum 1981 ins Leben gerufen. Die Aufgaben definieren sich wie folgt: Das Rechenzentrum betreibt die zentralen und verteilten Computersysteme für Forschung und Lehre sowie das hochschulweite Rechnernetz. Über einen Anschluß an das nationale Wissenschaftsnetz (WIN) ist für jeden TU-Angehörigen der Zugang zum Internet gegeben. Als zentraler Dienstleister bietet das Rechenzentrum ein umfangreiches Schulungs- und Beratungsangebot und koordiniert die hochschulweite Netz-, System- und Softwareplanung. 11 Das Rechenzentrum hat zurzeit 39 Mitarbeiter. Von diesen arbeiten einige in Teilzeit. Außerdem gibt es noch einen Mitarbeiter für ein Projekt, so dass insgesamt 40 Personen im Rechenzentrum arbeiten. Diese sind organisatorisch in vier Einheiten zugeordnet. Die Gruppen sind: 1. Lehre und Studium, 2. IT-Infrastruktur, 3. Verwaltungs-DV und 4. Leitung und Verwaltung des RZ. Das Rechenzentrum betreut 13 Pools mit 150 Arbeitsplatzrechnern, welche sich an drei Standorten befinden. Es werden 6 verschiedene Betriebssysteme, 90 Anwenderprogramme und ca. 30 Campuslizenzen und PD-Programme (Public Domain) administriert. Die Öffnungszeiten richten sich nach den Vorlesungszeiten und der Vorlesungsfreien Zeit (in Klammern). Die Rechner-Pools sind von 7.30 bis Uhr (7.30 bis Uhr) geöffnet, das User Service Center von 9.00 bis und bis (9.00 bis Uhr) und der Druckservice für Großformate durchgängig von 9.00 bis Uhr und von bis Uhr. Diese festen Öffnungszeiten führen zu einer Bindung der Mitarbeiter, welche wieder Auswirkungen auf andere Dienste hat. 11 Homepage des RZ:

13 III. Aufbau der Stammdatenstrukturen a. Kostenstellen Der erste Schritt hin zu einer Kostenrechnung ist die genaue Definition von Stammdaten. Hierbei muss besondere Sorgfalt aufgewendet werden, da alle weiteren Be- und Verrechnungen auf diese aufbauen, außerdem unterliegen Stammdaten per definitionem keiner kurzfristigen Veränderung, sind also zumindest mittelfristig bindend. Kostenstellen sollen die Frage beantworten, wo im Betrieb (der Einrichtung) die Kosten entstanden sind. Die Kostenstellen des Rechenzentrums wurden daher von der Organisationsstruktur abgeleitet. Organigramm Verwaltung Geschäftsstelle NN Organisation NN Finanzmanagement/Controlling NN Leitung NN Projektstellen NN Leitung NN IT-Infrastruktur Netzmanagement NN Netzbetreuung NN Netzbetreuung NN Postmaster NN Management IT-Sicherheit NN System-Sicherheit NN System-Management NN System-Management NN usw. Lehre und Studium Leitung NN Wiss. Rechnen/HLRN NN Software-Management NN Datenbank-Anwendungen NN System-Administration NN System-Administration NN USC, PC-Software NN IT-Grundkurse, E-Learning NN usw. Hieraus ergeben sich folgende Kostenstellen: RZ Leitung und Verwaltung IT-Infrastruktur Lehre und Studium

14 Diese recht einfach gewählte Struktur hat den Vorteil, dass eine Zuordnung auf Kostenstellenverantwortliche unproblematisch ist. Die Bestimmung von Kostenstellenverantwortlichen ist unumgänglich, da nur so eine Umsetzung von Veränderungen in der Kostenstruktur, bzw. in der Kostenhöhe, umsetzbar ist. Des Weiteren wurden hiermit auch die, in der Dienstvereinbarung mit dem Personalrat genannten, Bedingungen eingehalten. Nach dieser müssen mindestens fünf Personen einer Kostenstelle zugeordnet sein, in Ausnahmen mindestens drei, damit keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind. b. Kostenträgerrechnung Die Wahl der Kostenträger und damit eine Antwort auf die Frage: Wofür sind die Kosten entstanden, erweist sich als erheblich komplexer, da diese sich an den Aufgaben des Rechenzentrums orientieren und daher an den Dienstleistungskatalog 12 angelegt sind. Eine 1:1 Abbildung des Dienstleistungskataloges ist aus praktischen Erwägungen nicht empfehlenswert. Die Anzahl der Kostenträger würde sich erheblich erhöhen. Je größer der Detaillierungsgrad desto größer ist auch der Aufwand bei der Rechnungsbuchung. Für die Akzeptanz und die praktische Umsetzung ist es von immanenter Bedeutung, dass das tägliche Handling mit den zusätzlichen Kontierungen für die Kostenrechnung, möglichst einfach gehalten wird, so dass eine Zuordnung der Rechnungen möglich wird. Dies hat auch den Vorteil, dass der Gemeinkostenanteil klein gehalten wird und dadurch die Aussagefähigkeit der Kostenträgerrechnung sich erhöht, da nur wenige Kosten pauschal oder mit Verrechnungssätzen den Kostenträgern zugeordnet werden. Es ist daher notwendig die einzelnen Dienstleistungen teilweise zusammenzufassen. Die Empfehlung zur Bildung von Kostenträgern lässt sich auf zwei Sätze reduzieren: So detailliert wie möglich, um Aussagen zu erhalten. So aggregiert wie notwendig, um Einzelkostenbuchungen zu ermöglichen. Beispiel: Kostenträger Netz beinhaltet u. a. folgende Dienstleistungen: Bereitstellung Datennetz Netzüberwachung Beschaffung/Installation von Netzkomponenten Netz-Beratung Management/Beratung Sicherheit Netze => siehe hierzu Anhang 2 (Gesamtübersicht der Kostenträger) Aufgrund der genannten Überlegungen ergeben sich für das Rechenzentrum der TU Hamburg- Harburg folgende Kostenträger: Netz E_Mail Win WWW Compute Archiv File D_A4A3 Bereitstellung Datennetz Service Win/Internet-Anschluss Bereitstellung WWW-Service Compute-Service Backup/Archiv-Service File-Service Drucken A4/A3 12 siehe Anhang 1: Dienstleistungskatalog

15 D_A2A0 SW_MGMT Pool_UNX Pool_Win USC E_Learn Drucken A2/A0 Software Betrieb Unix-Pools Betrieb Windows-Pools User Service Center E-Learning c. Kostenarten Kostenarten beschreiben welcher Art die Kosten sind. Die Kostenarten sind in zwei Kategorien zu unterteilen, die Primären Kostenarten und die Sekundären Kostenarten. Erstere leiten sich von den Sachkonten der Finanzbuchhaltung ab, welches wieder ein Argument für das kaufmännische Rechnungswesen ist, da andernfalls für die Kostenrechnung eine zusätzliche, parallele Buchhaltung zur Kameralistik, aufgebaut werden müsste. Da die primären Kostenarten von den Sachkonten der Finanzbuchhaltung abgeleitet werden, ist es für die Vergleichbarkeit (insbesondere im zeitlichen Verlauf, wie z. B. Jahresvergleiche) von besonderer Bedeutung, dass der entstandene Aufwand stets auch die gleichen Sachkonten gebucht wird. Hierfür ist es besonders wichtig, dass ein Kontierungshandbuch geführt wird. Dieses gibt vor, welches Material bzw. welcher Aufwand auf welches Sachkonto zu buchen ist. Für das Rechenzentrum sieht das Kontierungshandbuch (Ausschnitt) wie folgt aus: Stichwort SAKO-Nr.: SAKO-Bezeichnung Abdeckplane Büroverbrauchsmaterial Akku GWG IuK Batterieaustausch Sonstige Fremddienstleistungen Batterien EDV-Verbrauchsmaterial Blattsammlungen Gesetzestexte und Loseblattsammlungen Brandschutz (Reparaturarbeiten) Brand-/Gasschutzanlagen bzl Briefumschläge Büroverbrauchsmaterial Bücher (Nachschlagewerke etc.) A.sonstLehrLernmat Büromaterial Büroverbrauchsmaterial Büromöbel MöbelEinrichtg.bzL CD-ROM EDV-Verbrauchsmaterial Decken öffnen/schließen Sonstige Fremddienstleistungen DLT-Bänder EDV-Verbrauchsmaterial Domain-Namen Anwendervertrag Aufwendungen für Nutzungsrechte Drucker bis Aufwand für DV-Hardware Druckkopf EDV-Verbrauchsmaterial Die Sekundären Kostenarten sind unabhängig von der Buchhaltung und werden ausschließlich für die Kostenrechnung verwendet, hierzu zählen u.a. die Umlagekostenarten. Diese werden benötigt um z. B. die Personalkosten als Gesamtbetrag zu verrechnen. Die Personalkosten setzen sich aus den verschiedensten Kostenarten zusammen (Grundvergütungen, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Lohnnebenkosten). Für Kostenverrechnungen ist es aber nicht immer sinnvoll

16 diese so detailliert durchzuführen, da hierdurch die Anzahl der Daten erheblich erhöht wird, welche zu einem höheren Datenvolumen mit schlechterer Performance führt. Außerdem wird die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit der Kostenstellen-/Kostenträgerberichte verschlechtert. Durch das Einrichten von Umlagekostenarten (hier Umlage der Personalkosten) können diese zusammengefasst und in einer Summe ausgewiesen werden. IV. Verrechnungskonzept a. Verrechung der Gemeinkosten auf Kostenträger Die unter III. definierten Stammdaten ermöglichen eine detailliert Buchung der einzelnen Rechnungen. Das verwendete SAP-System wurde so konfiguriert, dass grundsätzlich, ohne Ausnahmen, alle Stammdaten anzugeben sind. Die Felder für Kostenstelle/-art und träger sind daher als Muß-Felder definiert. In der Kostenrechnung unterscheidet man zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten bzw. zwischen direkten und indirekten Kosten. Für die Einzelkosten gilt, dass diese den Kostenträgern zugeordnet werden können. Gemeinkosten können dies nicht und werden daher gesammelt und später weiterverrechnet. Hier zwei Beispiele:

17 Bei den obigen Beispielen sind die so genannten SKAT-Angaben auf der jeweiligen Rechnung angegeben. S = Sachkonto der Finanzbuchhaltung K = Kostenstelle A = InnenAuftrag T = TU interne Vernummerung Im SAP-System sind die Kostenträger als Innenaufträge angelegt, daher werden diese Begriffe im Folgenden synonym verwendet. Die SKAT-Angaben werden bereits bei der Bestellung angegeben, damit die darauf folgende Rechnungsbearbeitung beschleunigt werden kann. Des weiteren werden vorab die Bestellungen im SAP gebucht, so dass eine Mittelreservierung stattfindet. Diese wird zur Überwachung des vorhandenen Budgets verwendet. Für die Unterscheidung von Gemeinkosten und Einzelkosten wird ein statistischer Innenauftrag 13 angelegt (hier: WIPLAN). Auf diesem werden alle Rechnungen gebucht, die nicht einem der Kostenträger direkt zuzuordnen sind. Hier im Beispiel handelt es sich um eine Bestellung von Verbrauchsmaterial für das Büro. Die Kosten für dieses Material werden als Gemeinkosten auf dem WIPLAN gesammelt und müssen daher von diesem Innenauftrag weiterverrechnet werden. Ein detailliert Zuordnung ist hier weder möglich noch sinnvoll. Alle auf dem statistischen Innenauftrag verbuchten Kosten sind Echt gebuchte Kosten auf einer Kostenstelle und können daher von der Kostenstelle ausgehend weiterverrechnet werden. Umgekehrt verhält es sich mit Kosten, die auf den Innenaufträgen Echt gebucht sind, diese werden statistisch auf einer Kostenstelle mitgebucht und können daher auch nicht weiterverrechnet werden. 13 Auftrag, der nicht kostenwirksam belastet wird. Ein statistischer Auftrag kann nicht abgerechnet werden. Jeder Auftrag in der Kostenrechnung kann als statistischer Auftrag geführt werden. Lt. Glossar SAP R3-17 -

18 Diese Wechselwirkung lässt sich in folgender Graphik gut veranschaulichen: Kostenträger Einzelkosten = Direkt zuzuordnende Kosten Echte Aufträge (SAP): TSR_WWW TSR_Pool_Win TSR_Compute Etc. Statistische Buchungen auf dem Wirtschaftsplan (Wiplan) Kostenstellen Statistische Buchungen auf der zugeordneten Kostenstelle Gemeinkosten = keinem Kostenträger direkt zuzuordnen Echt gebucht auf Kostenstelle Um eine Verrechnung der Personalkosten durchführen zu können, ist es notwendig die geleisteten Arbeitsstunden auf die Kostenträger zuordnen zu können. Hierfür müssen die einzelnen Arbeitszeitanteile jedes Mitarbeiters ermittelt werden. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Diese reichen von minutiösen Aufschreiben bzw. Erfassen in einem System, bis hin zu Schätzungen durch den Vorgesetzten. Für die tatsächliche Zeitaufschreibung ist es notwendig eine Dienstvereinbarung mit dem Personalrat zu vereinbaren 14, da es sich hierbei um eine Mitbestimmungspflichtige Form der Zeiterfassung handelt, die auch zur Leistungsüberprüfung des Einzelnen verwendet werden könnte. Für die Verrechnungen wurde sich dafür entschieden, die Mitarbeiter selber einschätzen zu lassen, wie ihr Arbeitsaufwand aussieht. Diese geschätzten Arbeitszeitanteile wurden in einer Excel-Liste zusammengefasst. 14 lt. 87 HmbPersVG (Hamburgisches Personalvertretungsgesetz)

19 Hier ein Ausschnitt: KST/MA MA KTr IT-Infrastruktur Netz User_Ver E_Mail Win WWW Compute Archiv File 1,00 0,33 0,03 0,08 0,08 0,08 0,08 0,08 0,08 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,10 0,55 1,00 1,00 1,00 0,50 0,50 1,00 0,10 0,65 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 1,00 0,20 1,00 0,26 0,01 0,06 0,31 0,01 0,01 1,00 0,03 0,13 0,28 0,38 1,00 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 Summe 11,00 4,05 0,52 1,32 0,69 0,35 0,47 0,45 0,55 %-Anteil KST 100% 36,85% 4,69% 11,97% 6,25% 3,18% 4,24% 4,09% 5,00% Lehre und Studium 1,00 1,00 1,00 1,00 0,50 1,00 0,90 1,00 0,10 0,20 1,00 1,00 0,67 1,00 0,22 1,00 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 1,00 1,00 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 Summe 11,00 0,94 1,05 0,05 0,05 0,55 1,05 0,05 0,25 %-Anteil KST 100% 8,53% 9,52% 0,43% 0,43% 4,97% 9,52% 0,43% 2,25% In jeder Zeile wird die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters abgebildet, so dass in der ersten Spalte die Summe der Arbeitsanteile 1,00 ist (1,00 = ein Kopf). Der Bereich IT-Infrastruktur und der Bereich Lehre und Studium verfügen jeweils über 11 Mitarbeiter. Nicht zuzuordnende Arbeitszeitanteile wurden linear auf alle Kostenträger zugeordnet. Bei Vorgesetzten wurden die Anteile für Gruppenleiterfunktion nur auf die Kostenträger der jeweiligen Gruppe verteilt. Anschließend wurde für jede Gruppe (hier gleich Kostenstelle) der prozentuale Anteil der gesamten Arbeitsleistung ermittelt. (Beispiel: 36,85% der gesamten Arbeitsleistung in der Gruppe für IT-Infrastruktur wird für den Kostenträger Netz aufgewendet). Die Personalkosten der einzelnen Kostenstellen sind bekannt, so dass die Personalkosten pro Kostenträger nun ausgerechnet werden können. Personalkosten je Kostenstelle (Beispieldaten): IT-Infrastruktur Leitung/Verwaltung Lehre und Studium Zwischensumme

20 Die Berechnung der Personalkosten je Kostenträger ergibt: Netz User_Ver E_Mail Win WWW IT-Infrastruktur Lehre und Studium in %-Anteil 24% 7% 7% 4% 4% Die Personalkosten der Kostenstelle Verwaltung werden proportional zu den obigen Personalkostenanteilen berechnet. 24% der Personalkosten Verwaltung entfallen so auf den Kostenträger Netz. Netz User_Ver E_Mail Win WWW PK-Verwaltung Gesamt PK KTr % 7% 7% 4% 4% Die Verrechnung der Sachkosten erweist sich als unkompliziert, da bereits 95% aller Buchungen den Kostenträgern direkt zugeordnet werden konnten. Zur Arbeitserleichterung wurde sich daher dafür entschieden, dass aufwendige Verrechnungsmodelle sich nicht lohnen und die 5% Sach-Gemeinkosten proportional zu den Personalkosten zu verrechnen. Dieser geringe Anteil der Gemeinkosten ergibt sich unter anderem aus der Tatsache, dass das Rechenzentrum bisher noch nicht von anderen Einheiten der TU mit Kosten belastet wird. Hierunter fallen zum Beispiel Telefon- oder Raumkosten. Noch zu klären ist die Verrechnung der Abschreibungen. Diese werden bisher auf den Kostenstellen gebucht und nicht auf den Kostenträgern, obwohl ein großer Anteil der Anlagen Kostenträgern zuzuordnen wäre. Auch wenn dies den üblichen betriebswirtschaftlichen Modellen widerspricht sollte über eine Zuordnung zu Kostenträgern nachgedacht werden. Nur so sind die teilweise recht hohen Investitionskosten (z. B. neues Cluster für Compute-Rechenleistung ca. 2,0 Mio.) transparent zu machen und fließen in die Verrechnungspreise mit ein. Aus den oben genannten Gründen ist die Vollkostenrechnung daher nur als Zwischenergebnis zu betrachten

21 Nach den durchgeführten Verrechnungen ergibt sich folgendes Bild: Netz User_Ver E_Mail Win WWW Compute Gemeinkosten Einzelkosten Personalkosten (PK) PK in % 23,5% 7,2% 6,4% 3,5% 4,2% 2,4% Gesamtkosten (GK) GK in % 26,2% 5,6% 5,3% 2,8% 3,2% 6,7% SW_MGMT Pool_UNX Pool_Win USC Kurse E_Learn Gemeinkosten Einzelkosten Personalkosten (PK) PK in % 3,4% 7,7% 11,8% 11,9% 1,8% 3,2% Gesamtkosten (GK) GK in % 5,6% 6,5% 10,9% 9,4% 1,3% 2,3% b. Verrechnung Kostenverursacher Leistungsverrechnung- Das Konzept für die Leistungsverrechnung wurde teilweise im Arbeitskreis Kosten- und Leistungsrechnung des ZKI 15 erarbeitet. Hierzu gehört auch eine Referenz für einen Dienstleistungskatalog. Da das Rechenzentrum bereits über einen Dienstleistungskatalog verfügt (Anhang 1), musste dieser an die Referenz angepasst werden. Zu dieser Anpassung gehört auch die Zuordnung der Kostenträger zu den einzelnen Diensten. Der Referenzkatalog gliedert sich in 4 Service-Kategorien. Kategorie 1 bezieht sich auf Betrieb und Betreuung, Kategorie 2 auf Beratung und Unterstützung, Kategorie 3 auf Planung, Koordinierung und Management sowie Kategorie 4 auf Projektarbeit. Eine Zuordnung auf Kostenträgern wurde nur für die Kategorie 1 vorgenommen, da diese sich auf die täglichen Aufgaben bezieht. Für die Dienstleistungskategorien 2 bis 4 wurde davon ausgegangen, dass diese sich auf unregelmäßige Arbeiten beziehen. Diese werden daher keinen Kostenträger direkt zugeordnet sondern je nach Aufwand direkt oder per Umlagemodell verrechnet. 15 Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung in Lehre und Forschung

22 Zukünftig ermöglicht der Referenzkatalog Einführung eines Benchmarking. Durch dieses wären die Rechenzentren unter sich vergleichbar. Damit das Rechenzentrum sich zukünftig behaupten kann, ist dies von besonderer Bedeutung, da auch in Zukunft die Frage nach z. B. Outsourcing aktuell bleiben wird. Eine Vergleichbarkeit mit privatwirtschaftlich geführten Einrichtungen ist aber nicht gegeben, da die Voraussetzungen bei einem Hochschulrechenzentrum gänzlich andere sind (z. B.: geringer Flexibilität beim Personal, keine Gewinnorientierung). Aus diesem Grund wird es bei Hochschulrechenzentren auch zu einer Diskussion kommen, die Kosteneinsparungen durch Kooperation oder Zusammenschlüssen (Stichwort: Synergien) herbeiführen soll. Ob es aber tatsächlich zu Synergieeffekten kommen kann, ist vorab nur rechenbar, wenn die Einrichtungen über eine Kostenrechnung verfügen und diese auch vergleichbar ist. Ansonsten ist die Gefahr gegeben, dass es zu Fehlentscheidungen kommt. Zur Durchführung einer Verrechnung ist es außerdem notwendig geeignete Kennzahlen zu finden und die erbrachten Leistungen zu ermitteln. Nachdem allen Diensten ein Kostenträger zugeordnet wurde, wurde für jeden Kostenträger eine geeignete Kennzahl gefunden. Bei den Kennzahlen wurde insbesondere auch darauf geachtet, dass die jeweiligen Leistungszahlen technisch ohne zu großen Aufwand regelmäßig zu ermitteln sind, also ein Accounting durchführbar ist, daher entstanden diese in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Administratoren. Die meisten Diskussionen gab es bei der Ermittlung der Kennzahlen für den Kostenträger . Je nach Definition erhält man sehr unterschiedliche Zahlen. Welche s zählen die Ausgehenden oder die Eingehenden? Wird nur die Anzahl der s gezählt oder auch deren Größe (in MB oder GB)? Wie oft wird auf den Server zugegriffen, alle 10 Sekunden oder nur alle 10 Minuten? Wird POP oder IMAP genutzt? Diese technischen Fragen sind vorab zu klären und auch, ob diese Zahlen mit vertretbarem Aufwand ermittelt werden können. Ist vielleicht ein Mailprogramm installiert, welches hierzu Hilfestellung bietet oder müssen eigene Auswertungen geschrieben werden. Für das Rechenzentrum wurde sich im ersten Schritt dafür entschieden, den belegten Plattenplatz und die Anzahl der login s zu berücksichtigen. Die Zuordnungen in der Kategorie 1 sehen wie folgt aus, wobei sich die RZ_Nr. auf die Nummerierung im Dienstleistungskatalog bezieht (siehe Anhang 1). Die genannten Abkürzungen im Verzeichnis erklärt.:

23 Service-Kategorie 1: Betrieb und Betreuung RZ-Nr. Dienstebeschreibung Innenauftrag RZ Kennzahl a) Compute Ressourcen TSR_Compute 2.1 eigene spezifische Hochleistungsrechner für Scientific Computing TSR_Compute o Parallelrechner TSR_Compute o Applikationsserver/Compute-Server TSR_Compute TSR_POOL_WIN Pools von Arbeitsplatzrechnern TSR_POOL_UNX TSR_POOL_WIN o Lehre und Studium TSR_POOL_UNX TSR_POOL_WIN o und Ausbildungsmaßnahmen (auch externe) TSR_POOL_UNX CPU-Zeit, I/O, Memory, Belegungszeit Kurszeiten b) Datenhaltungsdienste 2.6 File Service TSR_FILE 2.6 o Unix-Umgebung (DAS) TSR_FILE 2.6 o Windows-Umgebung (DAS) TSR_FILE 2.6 o Hochleistungsbereich (SAN, NAS (Netapp,Fibus)) TSR_FILE 2.5 Backup- und Archiv-Service für TSR_ARCHIV 2.5 o lokale (dezentrale) Systeme TSR_ARCHIV 2.5 o zentrale Systeme TSR_ARCHIV 2.5 o externe Einrichtungen TSR_ARCHIV c) Netz(basis)dienste TSR_NETZ 1.1 Vollständige Vernetzung der Hochschule TSR_NETZ 1.1 o Hochleistungs-Campus-Backbone TSR_NETZ 1.1 o Festvernetzung der Gebäude und Räume TSR_NETZ 1.8 o Drahtlose Netze (WLAN) TSR_NETZ 1.6 Betrieb der Kommunikations-Ressourcen bis zum Endgerät TSR_NETZ 1.6 o Betrieb von LANs interner Einrichtungen (VLAN) TSR_NETZ 1.3 Netzaußenanbindung der Hochschule TSR_WIN 1.3 o Landesforschungsnetz und DFN o.a. Provider TSR_WIN o Zugang von und zu öffentlichen Netzen (Festnetz, Mobil-Netze, Einwahl) TSR_WIN 1.5 Netzanbindung von Außenstellen und Partnereinrichtungen TSR_WIN 1.5 o Externe Einrichtungen und andere Hochschulen TSR_WIN 1.5 o Andere Einrichtungen und An-Institute TSR_WIN 1.5 o Studentenwohnheime und Schulen TSR_WIN Netzausbau TSR_NETZ 1.1 o Campus Backbone TSR_NETZ 1.6 o LANs interner Einrichtungen (VLAN) TSR_NETZ 1.6 o Umzug und Änderungen bestehender interner LANs (VLAN) TSR_NETZ 1.4 Netzwerk-Management-Systeme TSR_NETZ d) Netz- und Systemsicherheitsdienste TSR_NETZ 2.15 Virenschutz TSR_NETZ 2.15 Authentisierungssysteme TSR_NETZ 1.11 VPN Dienste TSR_NETZ 2.15 Zertifizierungsdienste TSR_NETZ 2.15 Kryptographie TSR_NETZ 2.15 Firewallsysteme TSR_NETZ 2.15 Sicherheitsprüfungen (erkennen von befallenen Systemen usw.) TSR_NETZ e) Kommunikationsdienste TSR_WWW Informationsvermittlungssysteme ('News', 'WWW',...) TSR_WWW 2.2 o Homepages TSR_WWW 2.3 o Proxy TSR_WWW o FTP TSR_WWW 2.12 o News TSR_WWW o Suchmaschinen Campus-Intranet TSR_WWW o Listserv Mailinglisten TSR_WWW o Groupserver TSR_WWW 2.11 o E-Learningserver TSR_WWW 2.4 o CGI-Server TSR_WWW Übermittlung, Verteilung und Absicherung elektronischer Post TSR_ Speicherbelegung pro Zeiteinheit Anzahl der Accounts, Anzahl aktiver DNS- Einträge 1.2 o Webmail TSR_ Anzahl ausgehende Mails, Größe der Mailbox f) Verzeichnisdienste Anzahl Clients, Accounts Metadirectory, Benutzerverwaltung (Accounts, Mail-Adressen,...) TSR_ Domain-Nameservice (IP-Adressen, Aliase,...) TSR_WIN 2.13 Authentifizierungs- und Autorisierungs-Dienste (Kerberos) TSR_WIN

24 Service-Kategorie 1 Betrieb und Betreuung -Fortsetzung- RZ-Nr. Dienstebeschreibung Innenauftrag RZ Kennzahl g) Software-Dienste TSR_SW_MGMT Umlagemodell, Beteiligungsmodell Bereitstellung von System- und Anwendungssoftware TSR_SW_MGMT o auf den Gemeinschafts-Servern und auf den Institutsrechnern mit automatischem Update TSR_SW_MGMT o Vorhalten verschiedener Versionen spezifischer System- und Anwendungssoftware TSR_SW_MGMT o Aktuelle Patches und Updates auf eigenen 4.2 Servern (Prio 1: Sicherheitsaspekt!) TSR_SW_MGMT o Betrieb von Public-Domain-Server TSR_SW_MGMT Mehrfachlizenzen und Campuslizenzen u.a. TSR_SW_MGMT o Software-Verteilung TSR_SW_MGMT o Hersteller Softwarekörbe TSR_SW_MGMT o Lizenz-Server TSR_SW_MGMT TSR_A2A0 h) Grafik, Visualisierung und Media-Dienste TSR_A4A3 TSR_A2A0 Anwendungen von Grafik- und Visualisierungs-Hard- und Software TSR_A4A o hochwertige E/A-Geräte ( z.b. Drucker, Plotter, Scanner, Diascanner, Audio/Video, Dia u. Filmbelichter, OCR Formular und Dokumentenscanning) TSR_A2A0 TSR_A4A3 6.1 Verleih von speziellen Geräten TSR_USC i) Datenbank-basierte Dienste Datenbankmanagementsystem Betrieb und Betreuung datenbankgestützter Anwendungen 7.6 o Lehr- und Lernsysteme (elearning) TSR_E_LEARN o Wissenspools- und Datenbanken o Informationssysteme Verbrauch, Inanspruchnahme Zentrale und dezentrale Server für o Database Decision Support Systeme o Web-Zugangsportale o Verarbeitung großer Messdatenmengen (Zeitreihen) o Verwaltungsaufgaben, Umwelt und Sicherheitsbereich k) Referenz- bzw. Demo-Installationen PC-Hardware & -Software verschiedene Software-Systeme l) Betrieb spezieller Hochschul-Server, z.b. Zugriffsberechtigte m) Betrieb und Betreuung von Plattformen (Hardware und Basissoftware) Gemeinschafts-Server für Scientific Computing Datensicherung (File-/Backup-/Archiv-Server) TSR_ARCHIV/ TSR_FILE Netzwerkkomponenten und Netzwerkmanagementserver TSR_NETZ Netzsicherheitseinrichtungen TSR_NETZ Kommunikations- und Informations-Server Lizenz- und Software-Server TSR_SW_MGMT Visualisierungsumgebung sowie der E/A-Geräte 2.10 Datenbank- und Medien-Server Poolserver und Arbeitsplätze 2.9 Druckserver Auftragsdienste TSR_SUPP_O_D o Server in den Einrichtungen TSR_SUPP_O_D o Hardwarereparaturservice, Wartungspool (Versicherung) TSR_SUPP_O_D o Vor Ort Hardware- und Softwareservice (z.b. Rent-a-HiWi) TSR_SUPP_O_D 1.7 o Behebung von lokalen Netzproblemen im Arbeitsbereich TSR_SUPP_O_D Beteiligungsmodell, SLA

25 Für die Weiterverrechnung der Kosten wurde das Modell des Rechenzentrums der Universität Karlsruhe (Herr Oberle) angewendet. Dieses sieht eine Dreiteilung der Kosten vor: 1. Nach tatsächlich in Anspruch genommenen Ressourcen (durch Accounting direkt nachweisbar) 2. Nach der vorhandenen Infrastruktur der Einrichtung (nur indirekt nachweisbar über Mengengerüste der vor Ort aktivierten Systeme bzw. Komponenten) 3. Vorhaltekosten Als Formel lässt sich diese Drittelung wie folgt darstellen: 1 1 K cn = K c /3 *( X/ X) + K c /3 *(1/ n) + K c /3 *(Y/ Y) n n Indirekt nachweisbar Vorhaltekosten direkt nachweisbar Als Beispiel wurde hier die Verrechnung der Compute-Kosten genommen. Die Compute-Kosten für ein Institut ( = K cn ) ergeben sich aus: K c = Kosten des Kostenträgers Compute Y = CPU-Minuten X = Anzahl der Accounts N = Anzahl der Institute

26 Die Leistungszahlen zur Berechnung der Compute-Kosten wurden wie folgt ermittelt: Kostenstelle Accounts CPU/Min HP N Aus der Kostenträgerrechnung ergeben sich Gesamtkosten in Höhe von ,- für Compute. Die Anzahl der Institute beträgt 80, so dass sich nun die folgende Berechnung am Beispiel der Kostenstelle ergibt: K c = ,- Y = CPU/Min X = 18 n = 80 K cn = ,-/3*((18/1.564)+(1/80)+( / )) => 5.388,34 Compute-Kosten für Kostenstelle Nach diesem Muster ist es nun möglich alle anderen Kostenträger auf die Kostenverursacher zu verteilen. Voraussetzung ist die Ermittlung aller notwendigen Account- bzw. Belegungsdaten. Wichtig ist hier nochmals der Hinweis, dass die Daten ausschließlich zur Kostentransparenz beitragen sollen. Eine Veränderung des verfügbaren Budget s findet nicht statt. Es fließt kein Geld! Die jeweiligen Accounting-Daten werden wie folgt erzeugt: Compute-Daten

27 Diese werden regelmäßig einmal im Monat erzeugt. Hierbei wird die benötigte Rechenzeit nach jedem Prozeß ermittelt und die hierfür benötigten CPU. Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus (Beispielmonat) und ist unter der page klickbar. Poolbelegungszeiten Die Übersichten werden vom zuständigen Webbeauftragten aus dem Raumplanungsprogramm erzeugt. Unter der genannten Adresse können dann die Daten pro Semester abgerufen werden. Zur Vereinfachung wird zum Beispiel aus dem Wintersemester 2005/2006 und dem Sommersemester 2006, das Geschäftsjahr 2006, da sich die Kostenrechnung nach Kalenderjahr und nicht nach Semester richtet

28 Die so erzeugten Daten müssen noch konsolidiert werden. Poolbelegung der Dekanate Kostenstelle Dekanat Studiengang WS05/06 SS06 Summe Allg. Ing.wissenschaften AIW AIW AIW GES AIW SYS Bauing.wesen + Umwelttechnik BAU BU BAU IMPEE BAU IMPSE BAU SP BAU SPBC BAU SPMS Elektrotechnik ET/IT ET ET/IT IIW ET/IT IMPEOM ET/IT IMPICS ET/IT IMPIMT ET/IT IMPMM