dpersonalmanagement Zusatzmodul dzeitwirtschaft Leistungs- und Funktionsbeschreibung

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2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Voraussetzungen... 3

3 1 Einleitung dpersonalmanagement ist eine integrierte Software, die alle Komponenten für eine korrekte Personalabrechnung bereitstellt. Darüber hinaus stehen Funktionalitäten für das Organisationsmanagement mit Stellenplanung, Personalverwaltung sowie einem umfassenden Berichtswesen zur Verfügung. Das Verfahren wird im hochmodernen Rechenzentrum von Dataport betrieben. Hersteller des Verfahrens ist die P&I Personal und Informatik AG Wiesbaden. Der Zugriff der Anwender auf das Verfahren erfolgt über das Internet. Eine lokale Installation des Verfahrens vor Ort ist nicht erforderlich. Dataport stellt alle für den Betrieb von dpersonalmanagement erforderlichen Leistungen zur Verfügung. Das Verfahren ist modular aufgebaut und gliedert sich in ein Basispaket und Zusatzmodule. In dieser Leistungsbeschreibung sind die Funktionen des Zusatzmoduls dzeitwirtschaft beschrieben. 2 dpersonalmanagement bietet eine vollumfängliche Zeitwirtschaftskomponente mit den Optionen der Arbeitszeiterfassung über elektronische Terminals, eine Applikation für mobile Endgeräte ( App ) und die Erfassung über eine Maske in der Anwendung selbst inklusive der Möglichkeit von Negativerfassung und Zutrittskontrolle. Vorteile im Vergleich zu einer über Schnittstellen angeschlossenen externen Software könnten sich aus der Einmalerfassung von Personaldaten sowie Arbeitszeitmodellen ergeben. Über das integrierte Verfahren stehen alle Stammdaten, Fehlzeiten und Lohnarten direkt zur Verfügung. Möglichkeiten der Zeiterfassung Es bestehen unter anderen folgenden Möglichkeiten der Zeiterfassung: 1) Die Erfassung von Anwesenheitszeiten kann zum einen durch die Mitarbeiter selbst oder über den Vorgesetzten erfolgen. 2) Soweit die Zeiterfassung nicht über elektronische Zeiterfassungsgeräte oder die Applikation für mobile Endgeräte erfolgt, werden Anwesenheiten von den Mitarbeitern oder Vorgesetzten erfasst. Auch bei der Zeiterfassung über Terminals können im System nachträglich Korrekturen vorgenommen werden. dzeitwirtschaft beinhaltet die verschiedenen Zeitkonten jedes Mitarbeiters und informiert den Vorgesetzten mittels Ampelkonto über Mehrarbeitszeiten. Entsprechend der Definition des Arbeitszeitmodells eines Mitarbeiters werden die Anwesenheitszeiten ermittelt und den frei definierbaren Arbeitszeitkonten zugeordnet sowie Zuschläge errechnet. Eine Besonderheit ist die automatische Berechnung von Wechselschichtzulagen: Schichtmodelle erkennt dzeitwirtschaft bei einer Kommt-Buchung automatisch. Es werden Buchungsprüfungen angeboten, an denen man Unklarheiten erkennen kann, z.b. unvollständige Buchungspärchen, Anwesenheitszeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens, etc. Es ist jederzeit eine Prüfungs- und Korrekturmöglichkeit möglich. Stand: Seite 1 von 3

4 Fehler in der Zeiterfassung und bewertung, die erst nach Monatsabschluss korrigiert werden, führen direkt zur Rückrechnung im Folgemonat. Die Rückrechnungstiefe (d.h. die Anzahl der Monate, die nachträglich korrigiert werden müssen) ist dabei beliebig groß (maximal bis Systemstart bzw. Start des Zusatzmoduls). Definition der Zeitmodelle Für die Bewertung der Zeiten ist es erforderlich, Arbeitszeitmodelle, Schichtpläne, Pausenregelungen etc. zu definieren. Ein wesentlicher Bestandteil ist die freie Definition von Arbeitszeitkonten. Durch die individuelle Zuordnung der Zeiten zu unterschiedlichen Konten erhält die Verwaltung nicht nur Einblick, welche Zeitarten in welchem Umfang angefallen sind, sondern auch die weitere Behandlung der unterschiedlichen Zeitkonten wird damit sichergestellt. Den einzelnen Konten werden, soweit sie für die Bezüge- und Entgeltabrechnung relevant sind, entsprechende Lohnarten zugeordnet, sodass die Bewertung der Zeiten wunschgemäß erfolgen kann. Zuschläge können automatisiert berechnet und über die Lohnabrechnung ausgezahlt werden. Alternativ kann ein Antragsverfahren mit Workflow integriert werden. Die optionale Projektzeiterfassung bietet die Aufteilung der Arbeitszeiten nach Kriterien wie Projekt, Auftrag, Tätigkeit, Kostenstelle oder Kostenträger. Für Mitarbeiter, deren Arbeitszeit prozentual aufgeteilt werden kann, gibt es die Möglichkeit der Planung von Projektzeiten. Für diese Beschäftigten wird die Arbeitszeit zentral geplant, um anschließend Projektzeiten durch die Zeitabrechnung zu generieren. Der Mitarbeiter, Vorgesetzte und/oder Zeitbeauftragte kann diese im Dialog sehen und bei Bedarf verändern. Zudem können aus den erfassten Projektzeiten optional auch Zeitbuchungen für die Zeitabrechnung generiert werden. Die Zutrittskontrolle ist optionaler Bestandteil von dzeitwirtschaft. Damit sind Zutrittsberechtigte befugt, innerhalb bestimmter Zeitintervalle bestimmte Türen zu öffnen Schnittstellen Hinsichtlich von Hardwarekomponenten im Bereich elektronischer Terminals werden keine Fremdsysteme in das Verfahren integriert. Ob Chip- bzw. Kartensysteme anderer Hersteller kompatibel sind, kann im Einzelfall geprüft werden. Die Einrichtung der Fremdsysteme für die Kommunikation ist separat kostenpflichtig. Standardauswertungen Es werden folgende Standardauswertungen zur Verfügung gestellt: Abwesenheitslisten Listen über Krankenstände Tageslisten Zeitprotokolle Standardworkflows Es werden folgende Standardworkflows zur Verfügung gestellt: Zeitkorrektur Genehmigung von Mehrarbeit Stand: Seite 2 von 3

5 3 Voraussetzungen Voraussetzung für die Nutzung des Zusatzmoduls dzeitwirtschaft ist der Einsatz des dpersonalmanagement-basispakets. Um Workflows nutzen zu können, ist der Stellenplan mit den Stellen, den Stellenbesetzungen und den Vorgesetztenfunktionen im Vorfeld zu pflegen. Wenn Mailbenachrichtigungen versandt werden sollen, ist die Pflege der Mailadressen bei den Kommunikationsdaten der Mitarbeiter notwendig. Der Kunde stellt Dataport alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung, damit das Verfahren gem. den Vorgaben des Kunden eingerichtet werden kann. Dazu gehören insbesondere: Dienstvereinbarungen Prozessbeschreibungen mit Workflowabbildungen Vor der Nutzung des Zusatzmoduls dzeitwirtschaft ist ein kostenpflichtiger Anforderungsworkshop zwischen Kunden und Dataport durchzuführen. Dieser wird beim Kunden vor Ort durchgeführt. In diesem Termin werden kundenindividuelle Anforderungen an das Zusatzmodul, zusätzlich erforderliche Workflows und sonstige Systemkonfigurationen, die über den Standard hinaus gehen, anhand eines von Dataport vordefinierten Fragebogens erarbeitet und aufgenommen. Weiterhin werden in diesem Termin technische Aspekte besprochen, die insbesondere folgende Komponenten betreffen können: Terminals zur Zeiterfassung (Altbestand mit Schnittstellen oder Neuaufbau) Chipkarten etc. (Altbestand oder Neuaufbau) VPN Verbindungen mit Netzfreischaltungen innerhalb des internen Netzes bei Außenstellenanbindungen Anschließend werden die Arbeitsergebnisse durch Dataport bewertet. Die erforderlichen Tätigkeiten zur Einrichtung des Systems werden nach Aufwand gemäß Preisblatt berechnet. Dataport erstellt nach der Durchführung des Anforderungsworkshops ein entsprechendes Angebot für den Kunden. Nimmt der Kunde das Angebot an, werden die entsprechenden Arbeiten durch Dataport durchgeführt. Je nach Nutzungsgrad und Einbindung der Mitarbeiter in das Zusatzmodul ist der Einsatz des Zusatzmoduls dpersonalportal erforderlich. Stand: Seite 3 von 3