proalpha Personalwesen

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2 2 proalpha Personalwesen Highlights Vielfältige Möglichkeiten zur flexiblen Abbildung unterschiedlicher Gehaltsstrukturen Plausibilitätsprüfungen und lückenlose Protokollierung für eine zuverlässige Abrechnung Komfortable Auswertungen der Personaldaten über das Analysetool proalpha Analyzer Direkter Zugriff auf sämtliche relevanten Dokumente dank elektronischer Personalakten Geprüfte Sicherheit durch regelmäßige ITGS-Zertifizierungen Wirkungsvolle Automatisierung von Prozessen dank WorkflowManagement

3 Das proalpha Personalwesen unterstützt uns zuverlässig und sicher bei der Abbildung aller Lohn- und Gehaltsstrukturen im Unternehmen. Dank automatischer Workflows und elektronischer Personalakten konnten wir die Fehlerquote deutlich senken und sparen gleichzeitig viel Zeit ein. Susanne Schätzle, Projektleiterin, KTK Kühlturm Technologie GmbH Personalarbeit flexibel managen Die Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle stellt Unternehmen im Bereich Personalwesen vor neue Herausforderungen. Elternzeitregelungen, Stundenmodelle und Sabbaticals gehören inzwischen zum Standard und müssen entsprechend berücksichtigt werden. Gerade in der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird eine zuverlässige Unterstützung der Prozesse durch eine passgenaue Software- Lösung immer wichtiger. Das proalpha Personalwesen ist eine durchdachte und effektive Lösung für Ihre Personalabrechnung und setzt Maßstäbe in Bezug auf Sicherheit, Komfort und Benutzerführung. Die Software ist speziell auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen abgestimmt. Dabei wird sie mit spezifischen Branchenkenntnissen und langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden stetig optimiert. Gerüstet für die Zukunft Arbeitszeit- und Abrechnungsmodelle werden zunehmend unterschiedlicher und komplexer. Das proalpha Personalwesen ist darauf bestens vorbereitet und bietet vielfältige Möglichkeiten zur Abbildung von Gehaltsstrukturen. Nicht nur das klassische 40-Stunden-Modell, sondern auch verschiedene Wochenmodelle, Drei- oder Vierschichtsysteme sowie differenzierte Zuschläge für Sonnund Feiertage lassen sich komfortabel umsetzen. Neben der Darstellung nahezu aller Tarifverträge können selbstverständlich auch unternehmensspezifische Lohn- und Gehaltsstrukturen problemlos abgebildet werden. Die Software verfügt über ein flexibles Lohnartenwerkzeug mit zahlreichen Berechnungsarten und -möglichkeiten. Diese können mit verschiedenen Zeiten, Sätzen, Prozent- oder Durchschnittswerten arbeiten. Wird beispielsweise eine besondere Urlaubsgeldberechnung benötigt, können neue Berechnungsarten ohne Programmieraufwand firmenspezifisch definiert werden. Selbstverständlich berücksichtigt proalpha aber auch die neuen Anforderungen zum elektronischen Datenaustausch die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELstAM) wie das DEÜV- Meldeverfahren, die GKV-Monatsmeldungen, das Erstattungsverfahren nach Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), Entgeltersatzleistungen (EEL) und Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV). In der alltäglichen Handhabung lässt sich jeder Online-Versand einfach und komfortabel durchführen. proalpha Personalwesen 3

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5 Integration betrieblicher Daten in die Personalabrechnung Lohnarten, deren Werte aus betrieblichen oder persönlichen Tabellen ermittelt werden, können im Rahmen der Bezugs- und Abzugsermittlung automatisch generiert werden. Dieses Prinzip bildet gleichzeitig die Basis für die Verdienstabrechnung. Dafür ist es möglich, abrechnungsrelevante Zeiten oder Fehlzeiten auch aus externen Systemen, wie beispielsweise der Zeiterfassung, zu übernehmen. Für die Darstellung und Weiterberechnung der Daten bietet die Software individuelle Gestaltungsmöglichkeiten. Aber auch andere beliebige Dateien wie z.b. Daten zu Personaleinkäufen, Mahlzeiten oder Telefongebühren können flexibel eingelesen werden. Effizienz und Nachvollziehbarkeit durch automatische Workflows Im Personalwesen ist es wichtig, Termine und Daten punktgenau einzuhalten. Mittels der durchgängigen Abbildung aller Arbeitsschritte schafft das proalpha WorkflowManagement die Basis dafür. Prozesse können auf diese Weise wirkungsvoll automatisiert werden und laufen unter höchster Sicherheit ab. Eine zuverlässige Kommunikation auch über die Abteilungsgrenzen hinweg ist somit sichergestellt. Der Workflow informiert alle verantwortlichen Mitarbeiter aktiv über eintretende Ereignisse oder fällige Termine wie beispielsweise anstehende Gehaltsänderungen oder die Pflege von Bankverbindungen. Im Aufgabenbereich lassen sich To Dos auf Wiedervorlage legen oder anderen Mitarbeitern zuweisen. Jeder Prozess wird automatisch nach der definierten Vorgangskette abgearbeitet. Manuelle Tätigkeiten und Abläufe reduzieren sich damit auf ein Minimum, was Fehlerquoten zuverlässig senkt und wertvolle Zeit spart. Prüfung und Protokollierung für eine sichere Abrechnung Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein sensibler Bereich und das Überwachen von Gültigkeiten in der Vergangenheit eine unverzichtbare Voraussetzung für die Steuerung von Rückrechnungen. Erfolgt beispielsweise die Information über einen Krankenkassenwechsel eines Mitarbeiters verspätet, kann die Krankenkasse mit proalpha einfach nachträglich für den betreffenden Abrechnungsmonat verändert werden. Das System erkennt selbstständig, für welche Person und Krankenkasse eine Rückrechnung durchgeführt werden muss, und nimmt diese anschließend automatisch vor. Das proalpha Personalwesen geht jedoch noch einen Schritt weiter und berücksichtigt bekannte Vorgaben nicht nur rückwirkend, sondern auch für die Zukunft. Beispielsweise für Kostenstellenänderungen, zeitabhängige Tarifeinstufungen oder längere Fehlzeiten aufgrund von Krankheit oder Elternzeit. Bei der Anlage von Stammdaten und der Durchführung der Abrechnung finden umfangreiche Plausibilitätsprüfungen statt: Z.B. werden Angaben zu Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeiters automatisch abgeglichen. Auch weitere Prüfroutinen sind integriert: So ist etwa der Abschluss eines Abrechnungsmonats nicht durchführbar, solange die Lohnsteueranmeldung im Online-Versand noch nicht erfolgt ist. Alle Transaktionen, die zu einem ordnungsgemäßen Monatsabschluss gehören, werden protokolliert und können zu jeder Zeit nachvollzogen werden. Sollten Aktionen fehlen oder Termine überschritten werden, löst das System automatisiert Erinnerungsmeldungen aus. proalpha Personalwesen 5

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7 Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten oder Datenzusammenstellung Zertifizierte Sicherheit Das proalpha Personalwesen bietet geprüfte nach GDPdU Sicherheit. Die regelmäßigen Zertifizierungen der Schnelle und präzise Informationen Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen sind die Basis für das tägliche Geschäft Krankenversicherungen (ITSG) bestätigen die sichere und unabdingbar für ein systematisches Personalwesen. proalpha derfreundliche Bedienung. Sämtliche personenbezogenen Daten werden Anwendung, ordnungsgemäße Abrechnung sowie anwen- bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten für Datenauszüge und -aus- mittels Zugriffsberechtigungen zuverlässig geschützt und sind nur dem befugten Mitarbeiterkreis zugänglich. wertungen. Der proalpha Analyzer erlaubt es, ohne Programmierkenntnisse beliebige Ad-hoc-Abfragen und regelmäßige Reportings zu gestalten und Daten mehrdimensional auszuwerten. Per Mausklick ist ein Zoom in die Tiefe der Daten realisierbar. Beliebige Analysen können nach individuellen Bedürfnissen und Fragestellungen durchgeführt werden. Auf Knopfdruck stehen detaillierte Ergebnisse für die Aufbereitung als Diagramm oder Tabelle zur Verfügung. Auch der Export in unterschiedliche Dateiformate sowie der Versand per können unkompliziert durchgeführt werden. Mit dem proalpha Dokumenten-Management-System zur elektronischen Personalakte Durch den Zugriff auf das integrierte Dokumenten-Management-System (DMS) ergeben sich Möglichkeiten, die weit über Standardarchivierungsfunktionen hinausgehen. Ganz gleich, ob es sich um gescannte Papiere handelt, wie etwa Bewerbungsunterlagen oder Zeugnisse, um eigene Word- Dateien, Excel-Tabellen oder anderen Schriftverkehr, die Dokumente können in proalpha mit Objekten verknüpft und einfach gefunden, gesichtet beziehungsweise gedruckt werden. Neben dem Aufbau einer elektronischen Personalakte wird so beispielsweise der Schriftverkehr mit Krankenkassen, dem Finanzamt oder Berufsgenossenschaften höchst effizient organisiert und steht jedem berechtigten Mitarbeiter zentral zur Verfügung. Monatliche Belege wie Verdienstbescheinigungen der Mitarbeiter, Beitragsnachweise oder DEÜV-Meldebescheinigungen werden automatisch vom System archiviert. Das nachträgliche Drucken ist jederzeit möglich. Natürlich greift auch für das Dokumentenmanagement der definierte Zugriffsschutz. So wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen die elektronische Personalakte sichten können. Kundenservice und Schulungen Kundenorientierung hat bei proalpha oberste Priorität. Deswegen bieten wir umfassende Dienstleistungen von der Implementierung über die Schulung bis hin zum Service, der sich um Kundenanfragen kümmert und schnell und unkompliziert weiterhilft. Zielgerichtete Seminare können in einem unserer Seminarzentren besucht werden. Auch die Anwenderschulung per Web-Seminar oder als E-Learning ist möglich. proalpha Personalwesen 7

8 Stand 03/2015 proalpha Software GmbH Auf dem Immel Weilerbach Tel. +49 (6374) info@proalpha.de