Signieren für Vergabestellen. Beschaffungsamt des Bundesministerium des Inneren

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1 Beschaffungsamt des Bundesministerium des Inneren e-vergabe Version

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Signieren mit dem eigenständigen Signaturclient für Vergabestellen Signieren im OBA PDF-Dokument auswählen Speicherort auswählen Signaturfeld auswählen Bestätigung Signatur prüfen Mehrere Unterschriften prüfen Dokument mit mehreren Unterschriften anzeigen

3 1. Einleitung Dieses Dokument beschreibt das Signieren von PDF-Dokumenten für Vergabestellen. Es stehen dabei (neben den bisherigen Methoden) zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Signieren mit dem eigenständigen Signaturclient Signieren über neue Funktionalitäten im Online-Beschaffungsassistent (OBA) Einzig der Aufruf unterscheidet sich und wird daher in den Punkten 1 und 2 gesondert dargestellt. Das eigentliche Signieren ist für beide Optionen identisch und wird ab Punkt 3 beschrieben 2. Signieren mit dem eigenständigen Signaturclient für Vergabestellen Der Signaturclient für Vergabestellen ist eine eigenständige Java-Applikation zum Unterschreiben von Dokumenten. Dies geschieht unabhängig vom OBA, der für das in diesem Punkt beschriebene Vorgehen nicht installiert sein muss. Starten Sie den eigenständigen Signaturclient mit diesem Link: Um den Signaturclient nutzen zu können, muss eine aktuelle Java-Version installiert sein! Abbildung 1. Hauptfenster Fahren sie mit dem Punk PDF-Dokument auswählen fort! e-vergabe Version Seite 1

4 3. Signieren im OBA In der Menüleiste des OBA finden Sie ab Version 5.2 (siehe Hilfe Info) unter dem Menüpunkt "Extras" die Funktionalität zum Signieren von PDF-Dokumenten. Abbildung 2. OBA Menüpunkt Extra. Klicken sie auf Abbildung 3. OBA Menüpunkt offen. Klicken sie auf e-vergabe Version Seite 2

5 4. PDF-Dokument auswählen Klicken sie auf das obere Abbildung 4. Übersichtsfenster Auswahl PDF-Dokumente. Abbildung 5. Auswahl des PDF-Dokuments. Navigieren Sie zum Dokument, dass signiert werden soll. Unser Testsignaturdokument befindet e-vergabe Version Seite 3

6 sich im Beispiel auf dem Desktop. Markieren sie das zu signierende Dokument Abbildung 6. Auswahl des PDF-Dokuments. Abbildung 7. Markiertes PDF-Dokument. e-vergabe Version Seite 4

7 Abbildung 8. Ansicht nach Auswahl des PDF-Dokuments. das untere Überschreiben Sie das Ursprungsdokument nicht, um später noch Änderungen daran vornehmen und es erneut signieren zu können. Wählen Sie daher einen anderen Speicherort (oder Dateinamen) für das signierte Dokument. e-vergabe Version Seite 5

8 5. Speicherort auswählen Abbildung 9. Speicherort auswählen. Legen Sie einen Ordner "Signierte Dokumente" in Ihrem Verfahrensordner an Abbildung 10. Ordner öffnen. e-vergabe Version Seite 6

9 Abbildung 11. Signiertes PDF-Dokument speichern. Abbildung 12. Ansicht nach Auswahl der Dokumente e-vergabe Version Seite 7

10 Abbildung 13. Signaturfelder hinzufügen. Wenn das Dokument kein Feld zum Signieren enthält, erscheint dieser Hinweis. Mit Klick auf OK wird dem Dokument eine Seite mit vier Signaturfeldern hinzugefügt. 6. Signaturfeld auswählen Abbildung 14. Liste der Signaturfelder Wählen Sie eines der Signaturfelder aus (nicht die Lupe) ANGEBOT.UNTERSCHRIFT e-vergabe Version Seite 8

11 Abbildung 15. Ausgewähltes Signaturfeld e-vergabe Version Seite 9

12 7. Bestätigung Im nächsten Schritt wird der SecSigner gestartet und sucht einer eingelegten Signaturkarte. Falls im Kartenleser keine Karte gefunden wurde, erhalten Sie die folgende Meldung.. Abbildung 16. Meldung. Vergewissern Sie sich, dass die Karte ordnungsgemäß eingelesen wurde, dann e-vergabe Version Seite 10

13 die Schaltfläche Abbildung 17. Signatur erzeugen. Abbildung 18. Anmeldung mit SmartCard. Geben sie auf dem SmartCard Reader die PIN ein. e-vergabe Version Seite 11

14 Abbildung 19. Statusmeldung der Signaturerstellung. Im Anschluss erhalten Sie eine Statusmeldung zur Signaturerstellung. 8. Signatur prüfen Auch für die Prüfung von PDF-Signaturen kann der Signaturclient der e-vergabe genutzt werden. Bei diesem Vorgang werden die folgenden Prüfungen durchgeführt: Prüfung, ob das vorliegende Dokument vollständig signiert und nach der Signatur nicht mehr verändert wurde Prüfung, ob das genutzte Signaturzertifikat von einem vertrauenswürdigen Trustcenter ausgestellt wurde Prüfung, ob das genutzte Signaturzertifikat zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültig und nicht gesperrt war Die oben angegebenen Prüfungen sind notwendig, um die Gültigkeit einer Signatur einwandfrei nachvollziehen zu können. Die visuelle Darstellung einer Signatur innerhalb des PDF-Dokuments ist hingegen nur ein Indiz auf die Auftragung einer Signatur und kann die oben genannte Prüfung keinesfalls ersetzen! e-vergabe Version Seite 12

15 Abbildung 20. Signaturclient für Vergabestellen. Abbildung 21. PDF-Signatur Prüfen. Auswählen e-vergabe Version Seite 13

16 Abbildung 22. PDF-Dokument auswählen. Abbildung 23. Ordner öffnen. e-vergabe Version Seite 14

17 Abbildung 24. PDF-Dokument auswählen. Abbildung 25. Testdokument öffnen. e-vergabe Version Seite 15

18 Abbildung 26. Dokument ausgewählt. Es öffnet sich der SecSigner mit den verbindlichen Informationen zur aufgetragenen Signatur. e-vergabe Version Seite 16

19 Abbildung 27. Ansicht im SecSigner. Sofern keine weiteren Informationen benötigt werden, können Sie diese Ansicht durch Klicken auf die Schaltfläche OK verlassen. Erweiterte Informationen zur Signaturprüfung Der obigen Abbildung aus dem SecSigner lassen sich bereits die folgenden Informationen zur aufgetragenen Signatur entnehmen: Ergebnis der Signaturprüfung Der Name der/des Unterschreibenden aus dem Signaturzertifikat Der Zeitpunkt der Signaturauftragung Der Status des Zertifikats beim Trustcenter Die Art des verwendeten Zertifikats (fortgeschritten oder qualifiziert) Über die Schaltfläche Zertifikatsdetails lassen sich zudem weitere Informationen zu dem verwendeten Zertifikat anzeigen. e-vergabe Version Seite 17

20 Abbildung 28. Ansicht der Zertifikatsdetails im SecSigner. Der Detailansicht lassen sich insbesondere die folgenden Informationen entnehmen: Name des Trustcenters / Zertifikatausstellers (Organisation) Name des Ausstellerzertifikats (Name) Gültigkeitszeitraum der Zertifikats 8.1. Mehrere Unterschriften prüfen e-vergabe Version Seite 18

21 Abbildung 29. Ansicht bei mehrfach signiertes Dokument. Ist das Dokument mehrfach signiert, werden alle Signaturen (die neusten oben) namentlich im Übersichtsfeld angezeigt. Abbildung 30. Auswahl einer Signatur Wählen Sie die zu prüfende Unterschrift aus Details e-vergabe Version Seite 19

22 Abbildung 31. Detailansicht der Signatur. Das Ergebnis der Prüfung wird im oberen Bereich angezeigt. In diesem Fall fehlt eine aktuelle Online-Sperrabfrage. Falls gewünscht kann hiermit der Status des Zertifikats beim Trustcenter erfragt werden. Online-Zertifikat-Prüfung Abbildung 32. Ansicht nach Online-Zertifikatüberprüfung. e-vergabe Version Seite 20

23 zurück Abbildung 33. Ergebnis der Prüfung zurück Prüfen Sie bei Bedarf weitere Signaturen + Abbildung 34. Auswahl einer weiteren Signatur. e-vergabe Version Seite 21

24 8.2. Dokument mit mehreren Unterschriften anzeigen Dokument anzeigen Abbildung 35. Anzeige eines signierten Dokuments. e-vergabe Version Seite 22