Leitfaden. Zolltarifnummern halbautomatisch umstellen Version 6.0. ASSIST4 Import DE

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1 Leitfaden Zolltarifnummern halbautomatisch umstellen Version 6.0 ASSIST4 Import DE

2 Rechtliche Hinweise Bestimmte Funktionalitäten, die in diesem oder anderen Produktdokumenten beschrieben werden, sind nur verfügbar, wenn die Software entsprechend eingerichtet ist. Das Einrichten geschieht je nach Produktreihe entweder in Abstimmung mit Ihrem Ansprechpartner bei AEB oder anhand eines entsprechenden Dokumentes, das Sie von Ihrem Ansprechpartner bei AEB erhalten. Details regelt der Vertrag, den Sie mit AEB abgeschlossen haben. AEB bezieht sich grundsätzlich auf das Unternehmen, mit dem Sie als Kunde den jeweiligen Vertrag abgeschlossen haben. In Betracht kommen die AEB Gesellschaft zur Entwicklung von Branchen-Software mbh ( AEB GmbH ) oder die von ihr mehrheitlich kontrollierten verbundenen Unternehmen. Eine Übersicht dieser Unternehmen finden Sie auf unseren Webseiten bzw. Ausnahmen davon werden durch spezifische Nennung des Unternehmens kenntlich gemacht. Die Benutzung des Programms erfolgt ausschließlich gemäß den vertraglichen Lizenzbestimmungen. Warenzeichen In dieser Produktinformation sind Warenzeichen nicht explizit als solche gekennzeichnet wie dies in technischen Dokumentationen üblich ist: Adobe, Acrobat und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. HTML und XML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. Microsoft Windows, MS Word, MS Excel und MS SQL sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. SAP ist Marke oder eingetragene Marke der SAP AG. SAPERION ist ein Warenzeichen der Perceptive Software Deutschland GmbH. Sybase SQL Anywhere ist Marke oder eingetragene Marke der Sybase Inc. Sybase ist ein Unternehmen der SAP. Alle anderen Produktnamen werden als eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firma angenommen. Alle Warenzeichen werden anerkannt. Die Angaben in diesem Dokument sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Urheberrechte Alle Rechte, insbesondere Urheberrechte, vorbehalten, kein Teil dieser Produktinformation sowie des dazugehörigen Programms darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder sonstige Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung von AEB reproduziert oder vervielfältigt werden. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an Kunden von AEB zum Zweck der internen Verwendung im Zusammenhang mit der Nutzung lizenzierter Software von AEB. Eine erneute Weitergabe in jedweder Form an Dritte, Mitarbeiter des Kunden ausgenommen, ist nur mit schriftlicher Genehmigung von AEB gestattet und ebenfalls ausschließlich für einen Gebrauch im Zusammenhang mit lizenzierter Software von AEB bzw. der AFI - P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH (AFI GmbH) zulässig Stand

3 Inhalt 1 Zolltarifnummern umstellen Überblick: Zolltarifnummern umstellen Anleitung: Zolltarifnummern umstellen Historiendatei beschaffen Historiendatei einspielen Zolltarifnummern-Gruppen auswählen Vorschau der Zolltarifnummer-Umstellung einsehen Zolltarifnummer-Umstellung durchführen Manuelle Anpassungen von Hand durchführen Sonderfall: Eine oder mehrere Zolltarifnummern sind im EZT (noch) nicht vorhanden 5 Leitfaden Zolltarifnummern umstellen i

4 1 Zolltarifnummern umstellen Häufig, vor allem zum Jahreswechsel, ergeben sich Änderungen bei den Zolltarifnummern: Einige Zolltarifnummern entfallen, andere kommen hinzu, und wieder andere werden durch jeweils eine oder mehrere neue Zolltarifnummern ersetzt. Um die Zolltarifnummern umzustellen, können Sie beim AEB-Support die Erstellung einer sogenannten Historiendatei für die Zolltarifnummern beauftragen und diese Historiendatei anschließend in ASSIST4 einspielen. Wenn Sie Zolltarifnummern-Gruppen für Ihre Mandanten verwenden, um in bestimmten Mandanten nur bestimmte Zolltarifnummern zu verwenden, können Sie auswählen, ob und welche dieser Zolltarifnummern-Gruppen umgestellt werden sollen. Per Knopfdruck starten Sie dann die eigentliche Umstellung der Zolltarifnummern in ASSIST4. Dabei führt ASSIST4 diejenigen Schritte automatisch aus, die sich automatisieren lassen. Schritte, bei denen Sie fachliche Entscheidungen treffen müssen, kann Ihnen ASSIST4 allerdings nicht abnehmen. Diese Schritte werden Ihnen in einem Bericht aufgelistet, den Sie anschließend abarbeiten können.» Hilfreich ist es, wenn Sie einen elektronischen Zolltarif angebunden haben, denn aus diesem übernimmt ASSIST4 die Bezeichnungen der neuen Zolltarifnummern. 1.1 Überblick: Zolltarifnummern umstellen Um die Zolltarifnummern zum Jahreswechsel umzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1. Historiendatei beschaffen (siehe Seite 1) 2. Historiendatei einspielen (siehe Seite 2) 3. Zolltarifnummern-Gruppen auswählen (siehe Seite 2) 4. Vorschau der Zolltarifnummer-Umstellung einsehen (siehe Seite 3) 5. Zolltarifnummer-Umstellung durchführen (siehe Seite 4) 6. Manuelle Anpassungen von Hand durchführen (siehe Seite 4) 1.2 Anleitung: Zolltarifnummern umstellen Ein günstiger Zeitpunkt für die Umstellung der Zolltarifnummern ist kurz vor dem Jahreswechsel: Dann stehen Ihnen die korrekten Zolltarifnummern im neuen Jahr gleich in ASSIST4 zur Verfügung.» Wenn Sie einen elektronischen Zolltarif einsetzen, sollten die neuen Zolltarifnummern hier zum Zeitpunkt der Umstellung möglichst schon vorhanden sein Historiendatei beschaffen Für die Umstellung der Zolltarifnummern benötigen Sie eine Historiendatei, die Ihnen der AEB- Support auf Anfrage erstellt. Speichern Sie diese Historiendatei auf einem Computer, auf den Sie von ASSIST4 aus zugreifen können. Leitfaden Zolltarifnummern umstellen 1

5 1.2.2 Historiendatei einspielen Zunächst spielen Sie die Historiendatei in ASSIST4 ein. Dabei werden noch keine Daten umgestellt. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Melden Sie sich als Benutzer Master in ASSIST4 an. 2. Wählen Sie im Schrank Stammdaten den Eintrag Weitere Stammdaten. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Reiter der geöffneten Mappe: Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Zolltarifnummer-Umstellungen. 4. Wählen Sie die Schaltfläche Neu. Daraufhin öffnet sich das Fenster Historiendatei auswählen. 5. Wählen Sie hier Pfad und Dateiname der Historiendatei aus und wählen Sie Öffnen. ASSIST4 legt daraufhin in der Mappe Zolltarifnummer-Umstellungen eine neue Zeile für eine Zolltarifnummer-Umstellung an. Der Status dieser Umstellung ist jetzt Datei eingelesen. 6. Wenn Sie Zolltarifnummern-Gruppen in ASSIST4 angelegt und Zolltarifnummern einer Gruppe zugewiesen haben, legen Sie fest, ob ASSIST4 die Zolltarifnummern für bestimmte Gruppen oder unabhängig von ihrer Zolltarifnummern-Gruppenzuordnung umstellen soll (siehe Abschnitt 1.2.3, Seite 2). Ohne diese Festlegung kann ASSIST4 keine Vorschau erstellen oder die Umstellung durchführen. Wenn keine Zolltarifnummern-Gruppen angelegt sind, können Sie sich eine Vorschau der Umstellung ansehen (siehe Abschnitt 1.2.4, Seite 3) oder die Umstellung direkt durchführen (siehe Abschnitt 1.2.5, Seite 4) Zolltarifnummern-Gruppen auswählen Voraussetzung: Zolltarifnummern-Gruppen sind in ASSIST4 angelegt und Zolltarifnummern sind einer Gruppe zugewiesen. ASSIST4 verwendet Zolltarifnummern-Gruppen, die für einen oder mehrere Mandanten eine Menge von Zolltarifnummern zusammenfassen. Jeder Zolltarifnummer-Gruppe können Sie unterschiedliche Zolltarifnummern zuweisen. Beispiel: Für Mandanten in der Schweiz können Sie eine Gruppe erstellen und andere Zolltarifnummern zuweisen als der Zolltarifnummer-Gruppe der Mandanten in Deutschland. Wenn Sie eine Historiendatei mit Änderungen für Deutschland eingelesen haben, müssen Sie in ASSIST4 festlegen, für welche Zolltarifnummer-Gruppe(n) ASSIST4 die Umstellungen durchführen soll. In diesem Beispiel würden Sie nur die Zolltarifnummer-Gruppe für Deutschland auswählen, da ASSIST4 sonst ungültige Änderungen in der Zolltarifnummer-Gruppe für die Schweiz durchführen würde. Wenn Sie für eine Umstellung der Zolltarifnummern eine oder mehrere Zolltarifnummern-Gruppen auswählen, werden nur in den ausgewählten Gruppen neue Zolltarifnummern hinzugefügt, veraltete Zolltarifnummern als ungültig markiert, bei Mandanten, die die Gruppen nutzen bisherige Zolltarifnummern durch eine oder mehrere neue Zolltarifnummern ersetzt. Diese Änderungen listet ASSIST4 nach der Umstellung in einem Bericht auf. Wenn Sie für die Mandanten der ausgewählten Zolltarifnummern-Gruppen eigene Materialstämme pflegen, stellt ASSIST4 zusätzlich die Zolltarifnummern in diesen Materialstämmen um. Wenn Sie für Ihre Mandanten einen übergreifenden Materialstamm pflegen, kann ASSIST4 die Zolltarifnummern im Materialstamm nicht automatisch umstellen. ASSIST4 protokolliert jedoch alle Materialien mit abgelösten Zolltarifnummern. Leitfaden Zolltarifnummern umstellen 2

6 Im Gegensatz zu den Materialstämmen stellt ASSIST4 die Zolltarifnummern in den Sendungen der Mandanten generell nicht automatisch um. ASSIST4 protokolliert jedoch alle Sendungen mit abgelösten Zolltarifnummern. Um die Zolltarifnummern-Gruppen auszuwählen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie in der Mappe Zolltarifnummer-Umstellungen die gewünschte Zolltarifnummer- Umstellung über die Schaltfläche Öffnen. 2. Wechseln Sie in die Mappe Verarbeitung. 3. Wählen Sie im Auswahlfeld Umst.-Modus, ob ASSIST4 die Zolltarifnummern für eine oder mehrere Zolltarifnummern-Gruppen umstellen soll: Wählen Sie den Eintrag Gruppen auswählen. alle Zolltarifnummern unabhängig von ihrer Zolltarifnummern-Gruppenzuordnung umstellen soll: Wählen Sie den Eintrag Alles umstellen.» Beachten Sie: Wenn Sie eine Historiendatei mit Änderungen für ein bestimmtes Land, z. B. Deutschland, für die Umstellung aller Zolltarifnummern-Gruppen verwenden, kann ASSIST4 ungültige Änderungen vornehmen. ASSIST4 stellt dabei auch die Zolltarifnummern-Gruppen für Mandanten aus anderen Ländern, z. B. Schweiz, um. 4. Wenn Sie den Eintrag Gruppen auswählen ausgewählt haben: Wählen Sie in der Liste Verfügbare Gruppen eine oder mehrere Zolltarifnummern-Gruppen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Mit gedrückter Umschalttaste oder Steuerungstaste wählen Sie mehrere Zolltarifnummern-Gruppen aus. Um alle Zolltarifnummern auszuwählen, die keiner Gruppe zugewiesen sind, aktivieren Sie die Option Ztnr. ohne Grp Vorschau der Zolltarifnummer-Umstellung einsehen Bevor Sie die eigentliche Umstellung durchführen, können Sie sich eine Vorschau der geplanten Anpassungen erstellen lassen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie in der Mappe Zolltarifnummer-Umstellungen die gewünschte Zolltarifnummer- Umstellung über die Schaltfläche Öffnen. Die Mappe Grunddaten enthält die Daten der Historiendatei. 2. Um sich einen Überblick über die einzelnen Änderungen in den Zolltarifnummern zu verschaffen, wechseln Sie in die Mappe Zolltarifnummer-Änderungen. 3. Wenn Zolltarifnummern-Gruppen in ASSIST4 angelegt und Zolltarifnummern einer Gruppe zugewiesen sind: Wechseln Sie in die Mappe Verarbeitung und wählen Sie die Zolltarifnummern-Gruppen aus (siehe Abschnitt 1.2.3, Seite 2). 3. Wenn keine Zolltarifnummern-Gruppen angelegt sind: Wechseln Sie in die Mappe Grunddaten. 4. Wählen Sie die Schaltfläche Vorschau. In Ihrem Web-Browser öffnet sich nun eine Vorschau der geplanten Anpassungen, die auflistet, welche Anpassungen ASSIST4 bei der Umstellung automatisch vornehmen wird, welche Anpassungen Sie nach der Umstellung manuell vornehmen sollten. Leitfaden Zolltarifnummern umstellen 3

7 1.2.5 Zolltarifnummer-Umstellung durchführen Vor der eigentlichen Umstellung schaffen Sie die folgenden Voraussetzungen: Versenden Sie möglichst viele Zollnachrichten: Je weniger offene Sendungspositionen zum Zeitpunkt der Umstellung in ASSIST4 vorhanden sind, desto weniger manuelle Nacharbeit ist erforderlich. Wenn Sie einen elektronischen Zolltarif (EZT) einsetzen, ist es außerdem sinnvoll, diesen vor der Umstellung der Zolltarifnummern zu aktualisieren, so dass die neuen Zolltarifnummern bei der Umstellung bereits bekannt sind. Ist das nicht möglich, dann beachten Sie den Abschnitt Sonderfall: Eine oder mehrere Zolltarifnummern sind im EZT (noch) nicht vorhanden auf Seite 5. Um die Umstellung der Zolltarifnummern durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie in der Mappe Zolltarifnummer-Umstellungen die gewünschte Zolltarifnummer- Umstellung über die Schaltfläche Öffnen. 2. Wenn Zolltarifnummern-Gruppen in ASSIST4 angelegt und Zolltarifnummern einer Gruppe zugewiesen sind: Wechseln Sie in die Mappe Verarbeitung und wählen Sie die Zolltarifnummern-Gruppen aus (siehe Abschnitt 1.2.3, Seite 2). 2. Wenn keine Zolltarifnummern-Gruppen angelegt sind: Bleiben Sie in der Mappe Grunddaten. 3. Sofern Ihnen die Option EZT-Warn. ign. angezeigt wird, lassen Sie diese deaktiviert. 4. Wählen Sie die Schaltfläche Ausführen. ASSIST4 führt nun die Umstellung der Zolltarifnummern durch. Anschließend erhalten Sie in Ihrem Web-Browser einen Bericht über die Anpassungen, die ASSIST4 automatisch vorgenommen hat, sowie über die Anpassungen, die Sie noch von Hand durchführen sollten Manuelle Anpassungen von Hand durchführen Arbeiten Sie zum Schluss die manuellen Anpassungen ab, die ASSIST4 Ihnen im Bericht zu der Umstellung aufgelistet hat. Diese Arbeit kann Ihnen ASSIST4 leider nicht abnehmen, weil hier jeweils eine fachliche Entscheidung erforderlich ist, welche Zolltarifnummer im jeweiligen Fall korrekt ist. Stimmen Sie sich hier bei Fragen bitte mit Ihrem Zollbeamten ab.» Nachdem Sie die Umstellung durchgeführt haben, können Sie den Bericht mit den manuellen Anpassungen jederzeit wieder in der Mappe Grunddaten oder Verarbeitung der Zolltarifnummer-Umstellung über die Schaltfläche Bericht öffnen. Leitfaden Zolltarifnummern umstellen 4

8 1.3 Sonderfall: Eine oder mehrere Zolltarifnummern sind im EZT (noch) nicht vorhanden Wenn Sie einen EZT einsetzen, wird dieser bei der Umstellung dazu verwendet, die Bezeichnungen von neuen Zolltarifnummern in Ihre Stammdaten Zolltarifnummern zu übernehmen. Außerdem werden Zolltarifnummern, die Sie in der Sendungsposition auswählen, jeweils gegen den EZT geprüft. Wenn Ihr EZT in ASSIST4 die neuen Zolltarifnummern bei der Umstellung noch nicht kennt, erhalten Sie entsprechende Warnungen. Sie haben nun die folgenden Möglichkeiten. Umstellung der Zolltarifnummern abbrechen: Brechen Sie die Umstellung der Zolltarifnummern ab und starten Sie sie erneut, nachdem Sie den EZT aktualisiert haben und er die neuen Zolltarifnummern enthält. Dieses Vorgehen bietet sich an, wenn Sie den EZT voraussichtlich rechtzeitig aktualisieren können, bevor Sie die neuen Zolltarifnummern in Ihren Sendungsdaten benötigen. Umstellung der Zolltarifnummern abschließen: Schließen Sie die Umstellung der Zolltarifnummern ab.» Falls Sie die Umstellung bereits abgebrochen hatten, aktivieren Sie in der Mappe Grunddaten oder Verarbeitung der Zolltarifnummer-Umstellung die Option EZT-Warn. ign. und führen die Umstellung erneut aus. Sind neue Zolltarifnummern noch nicht in Ihrem EZT vorhanden, dann werden diese Zolltarifnummern bei der Umstellung jeweils mit einer leeren Bezeichnung in den weiteren Stammdaten Zolltarifnummern angelegt. Wenn Sie später Ihren EZT aktualisiert haben, dann übernimmt ASSIST4 die Bezeichnung von dort in die Stammdaten, sobald Sie die erste Sendung verdichten, die eine Zolltarifnummer ohne Bezeichnung enthält. Benötigen Sie eine neue Zolltarifnummer dagegen schon, bevor Sie den EZT aktualisiert haben, dann können Sie deren Bezeichnung auch manuell pflegen. In der Mappe Grunddaten der betroffenen Eingangssendungsposition aktivieren Sie dann die Option EZT ignorieren. Leitfaden Zolltarifnummern umstellen 5

9 AEB Stammsitz AEB Gesellschaft zur Entwicklung von Branchen-Software mbh Julius-Hölder-Straße Stuttgart Deutschland Telefon: Telefax: AEB für Sie in Deutschland Düsseldorf Hamburg Lübeck Mainz München Soest Stuttgart AEB für Sie international AEB (International) Ltd., Leamington Spa (UK) AEB (Asia Pacific) Pte Ltd., Singapur AEB Schweiz AG, Zürich AEB Sweden, Malmö AEB Nederland, Rotterdam + Prag, Paris, Atlanta (Service-Center)