Inhalt. 1. Einleitung. 2. Interviews 3. Bisher erzielte Ergebnisse. 4. Weiteres Vorgehen. Gegenstand Problemstellung Ziele

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1 Auswahl und prototypische Entwicklung eines integrierten Berichtswerkzeugs für die Planung von Schulungen und Erstellung von Informationsmaterialen am Universitätsklinikum Leipzig Zwischenvortrag Martin Engler 8. März 2007 Institut für Medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie

2 Inhalt 1. Einleitung Gegenstand Problemstellung Ziele 2. Interviews 3. Bisher erzielte Ergebnisse Auswertung der Interviews Datenquellen/Reportingwerkzeuge 4. Weiteres Vorgehen 2

3 Gliederung 1. Einleitung Gegenstand Problemstellung Ziele 2. Interviews 3. Bisher erzielte Ergebnisse Auswertung der Interviews Datenquellen/Reportingwerkzeuge 4. Weiteres Vorgehen 3

4 Gegenstand und Motivation (I) Leitungsebene des UKL benötigt ständig aktuelle Informationen für das strategische und taktische Informationsmanagement Dazu gehören auch Informationen über durchgeführte Schulungen des internen Schulungszentrums, um z. B. Auswirkungen auf den laufenden Betrieb zu überwachen Schulungsbedarf lässt sich u. a. daraus ableiten, ob bestimmte Informationen bzw. Dokumente in den dafür vorgesehenen Anwendungssystemen erfasst werden oder nicht 4

5 Gegenstand und Motivation (II) Für viele Berichte werden diese Informationen jedoch noch per Hand in Datenbanken eingespeist Aufwand für diese Datenerhebungen und Auswertungen steigt mit der Weiterentwicklung des Klinikuminformationssystems ständig an Verbesserung der Berichte an die Unternehmensführung Optimierung der Erstellung von Schulungsmaterialien und deren Evaluation Aussage dazu, ob ein bereits existierendes Reportingwerkzeug zur Auswertung verwendet werden kann 5

6 Problemstellung Problem 1: Das Schulungszentrum sowie die Führungskräfte des UKL können bisher nicht angemessen über den Schulungs- und Informationsbedarf informiert werden. Problem 2 und 3: Die Quellen für die Berichtsdaten werden immer wieder aufwändig gesucht und zum Teil mit großem Aufwand manuell ausgewertet. Problem 4: Die Ressourcen für die Beschaffung eines Reportingwerkzeuges oder die Entwicklung bzw. Weiterentwicklung eines vorhandenen Werkzeugs können nicht begründet eingeplant werden. 6

7 Ziele Ziel 1: Das Schulungszentrum sowie Führungskräfte des UKL durch ein Pflichtenheft, welches die Anforderungen an diese Berichte festlegt, zukünftig besser über den Schulungs- und Informationsbedarf zu informieren. Ziel 2: Quellen für die Berichtsdaten herauszufinden und in einem Integrationskonzept darzustellen, wie deren Auswertung besser automatisiert werden kann. Ziel 3: Eine Aussage dazu treffen, ob ein bereits am UKL vorhandenes Reportingwerkzeug eingesetzt werden kann oder ob Ressourcen entweder für die Beschaffung eines auf dem Markt erhältlichen Werkzeugs oder die Entwicklung eines eigenen neuartigen Werkzeugs eingeplant werden sollen. 7

8 Gliederung 1. Einleitung Gegenstand Problemstellung Ziele 2. Interviews 3. Bisher erzielte Ergebnisse Auswertung der Interviews Datenquellen/Reportingwerkzeuge 4. Weiteres Vorgehen 8

9 Interviews (I) Um die Fragen zu den Arbeitszielen 1 und 2 umfassend beantworten zu können, bedarf es mehrerer Interviews mit den zuständigen Ansprechpartnern im UKL Dazu wurden Interviews mit Geschäftsbereichsleitern und Pflegedienstleitern, Bereichsleitern, Klinikdirektoren und Stabsstellenleitern durchgeführt Weiterhin werden Gespräche mit einigen Mitarbeitern des Bereichs 1 Informationsmanagement geführt, um Kenntnisse über die Datenquellen und deren Auswertung zu erlangen 9

10 Interviews (II) Kombination zwischen einem wenig strukturierten Interview und einem Leitfadeninterview am besten geeignet Für die Interviews wurde ein Gesprächsleitfaden erstellt, in welchem die wesentlichen Themenschwerpunkte und Fragestellungen festgehalten wurden 9 Interviews bei ca. 40 Anfragen Dauer jeweils ca. 1 Stunde, handschriftliche Aufzeichnungen 10

11 Gliederung 1. Einleitung Gegenstand Problemstellung Ziele 2. Interviews 3. Bisher erzielte Ergebnisse Auswertung der Interviews Datenquellen/Reportingwerkzeuge 4. Weiteres Vorgehen 11

12 Auswertung der Interviews (I) Bedauerlicherweise konnten nur sehr wenige Interviews durchgeführt werden, so dass die hierdurch gewonnen Informationen unter Umständen nicht repräsentativ für das gesamte UKL sind Ergebnisse aus den Gesprächen können deshalb nicht ohne weiteres auf andere Bereiche, Klinken etc. des UKL übernommen werden, aber zumindest Anhaltspunkte dazu geben 12

13 Auswertung der Interviews (II) Es wurde deutlich, dass die Leitungsebenen des UKL über das Schulungszentrum des UKL, den Schulungsbedarf des eigenen Bereichs sowie über die erhältlichen Schulungsmaterialien gute Kenntnisse besitzen Erlangung fast ausschließlich über elektronische Medien ( ) sowie das Intranet des UKL Form der Bereitstellung sehr positiv bewertet Informationen erhält die Unternehmensleitung regelmäßig und möchte daran auch in Zukunft festhalten 13

14 Auswertung der Interviews (III) Verbesserungsvorschläge gab es nur wenige geplante Schulungsprogramm für das nächste Jahr nicht nur in elektronischer Form zur Verfügung stellen, sondern zusätzlich ein Jahresschulungsprogramm im Papierformat und in kleiner Auflage herausgeben Bezüglich der Schulungsmaterialien wird dazu angeregt, mehr Kurzanleitungen für Anwendungssysteme zu verteilen und diese Unterlagen hinsichtlich einiger Aspekte (z. B. typische Fehler bei der Patientenaufnahme) zu ergänzen 14

15 Auswertung der Interviews (IV) Schulungsmaterialien oft zu technisch und zu wenig auf die Geschäftsprozesse bezogen Es wurde vielfach dazu angeregt, die Schulungsmaterialien hinsichtlich Informationen zu typischen Verschlüsselungsfehlern zu ergänzen Seitens der Stabsstelle Apotheke wurde außerdem gewünscht, regelmäßig Informationen zu typischen Medikationsfehlern zu erhalten 15

16 Datenquellen/Reportingwerkzeuge (I) KIS-Monitor wird vorerst eingestellt Kaum Rückmeldungen Wurde im Bereich 1 aber ausdrücklich gelobt Bedeutende Quelle ist SAP R/3 z. B. für Kennzahlen zur Arztbrieferstellung Business Warehouse ist wichtigste Quelle, aber nicht für alle Auswertungen geeignet Problem z. B. fehlende Zuordnung Kostenstellen Organisationseinheiten (SAP R/3 und IS-H med) 16

17 Datenquellen/Reportingwerkzeuge (II) Deshalb im Augenblick nur Berichte zu speziellen Themen, weitere sind in Planung Kriterien für weitere Berichte müssen genau festgelegt werden, d. h. man braucht eine aufwendige Vorbereitungsphase Aufwand/Kosten für neues Reportingwerkzeug wahrscheinlich zu hoch Evtl. auch mehrere Reportingwerkzeuge einsetzen Kriterien könnten sein: Aufwand/Kosten, Flexibilität (verschiedene Datenquellen) Weitere ergeben sich vermutlich aus BARC Studie 17

18 Gliederung 1. Einleitung Gegenstand Problemstellung Ziele 2. Interviews 3. Bisher erzielte Ergebnisse Auswertung der Interviews Datenquellen/Reportingwerkzeuge 4. Weiteres Vorgehen 18

19 Weiteres Vorgehen Interviews und Auswertung abschließen Pflichtenheft und Integrationskonzept erstellen Zur Einordnung in den Kontext der medizinischen Informatik Literaturrecherche und -auswertung zu Fehlern in der medizinischen Dokumentation beendigen Weitere Informationen zu Reportingwerkzeugen sammeln, insbesondere Studie von BARC (Business Application Research Center) mit 8 multidimensionalen Datenbanken und 17 Reporting und Analyse- Werkzeugen im Vergleich auswerten (756 Seiten) Entscheidung für ein oder mehrere Reportingwerkzeuge treffen 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Ihre Fragen stehe ich jetzt gern zur Verfügung. 20