Sind die Routinedaten des KIS zur Qualitätssicherung eines Klinischen Krebsregisters geeignet? Gliederung

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1 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Sind die Routinedaten des KIS zur Qualitätssicherung eines Klinischen Krebsregisters geeignet? Voigt W, Mannes R, Eggl Ch, Keller A, Sancakli Y, Scheffer B, Steinbock R, Welke C, Döhner H, Möller P CCCU Comprehensive Cancer Center Ulm, Universitätsklinikum Ulm ZIK Zentrum für Information und Kommunikation, Universitätsklinikum Ulm Fragestellung IT-Werkzeuge Voraussetzungen Arbeitsliste Validierung Ergebnis Validierung Gliederung Berichte Qualitätssicherung KKR und Tumorboards Ausblick /

2 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Fragestellung: Wie kann ich die Vollzähligkeit des Klinischen Krebsregisters nachweisen? KIS Diagnosen sind nicht zur Dokumentation der KKR geeignet. Sind Sie zur Vollzähligkeitssicherung des Krebsregisters geeignet? Was haben wir im KIS: Einweisungs-, Behandlungs-, Aufnahme-, Behandlungs-, Entlass-, Fachabteilungshaupt-, Krankenhaushaupt-, Operations-, DRG-Haupt-, DRG-Nebendiagnose Bei stationären Patienten wird nur die DRG Hauptdiagnose (= Fachabteilungshauptdiagnose abgefragt. Bei ambulanten Patienten werden alle Diagnosen berücksichtigt. Patienten, die zum. Mal mit dieser Diagnose am Universitätsklinikum auftauchen werden in die Arbeitsliste aufgenommen. /

3 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Material und Methoden IT Werkzeuge: CREDOS Cancer Retrieval Evaluation and DOcumentation System integriert in SAP IS-H und i.s.h*med. vom Klinischen Krebsregister des CCCU in Zusammenarbeit mit Siemens entwickelt Eingesetzt an 6 Kliniken, die gemeinsam einen Programmierer finanzieren. Berichtswesen Cancer (SAP R3 Business Warehouse Anwendung Datenbank, die die Datenauswertung entkoppelt vom Produktivsystem erlaubt. Über Info Cubes wird eine Datenbank definiert, die in einer lastarmen Zeit gefüllt bzw. upgedated wird. Patientenorganizer des SAP IS-H (elektronische Patientenakte Hier werden Arztbriefe, Pathologiebefunde, Tumorboardprotokolle und auch die Dokumente der Tumordokumentation abgelegt. 3/

4 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Material und Methoden Voraussetzungen: Arztbriefe, Pathologiebefunde und Tumorboardprotokolle müssen in der Elektronischen Patientenakte gespeichert sein. Die Diagnosen der ambulanten und stationären Tumorpatienten müssen im IS-H sein Es muss ein Dokumentationsteam gebildet werden. Über eine Kompetenzmatrix wird jedem Mitarbeiter eine Gruppe von ICD0 Codes zugeordnet. Bei uns über Tumorboards. Berichtswesen für Monatliche Arbeitslisten Monatliche Generierung der Liste der Neuzugänge. /

5 5/. Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Gliederung Gliederung 695 STRAHL EN C3. C HNO 0663 MA C3. C HNO 3350 HNO- ABT. C3.3 C HNO 03 HNO- ABT. C3. C HNO 3090 MA C3.6 C HNO 365 C5. 3 MA C5. C3. Nein GYN 336 MA C50. C.9 Nein GYN 30 IM C5.9 C.9 Nein.0.00 GIT 30 IM C5.9 C.9 Nein GIT Patient Zusatzinf ormation BC FOE CR- Diag. ISH- Diag. M CR- DIA C R T B Tu Nr Boarddat um Board ULTIMA Board Kennz. Tumorpatie nt Arbeitsliste

6 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Validierung Code Filter 3 nicht maligne Nebendiagnose Zweitmeinung Bedeutung Verdacht auf maligne Erkrankung Zusatzcode Dies sind keine Tumorpatienten und werden in Credos nicht dokumentiert. Patienten mit diesem Bearbeitungscode werden im BW- Bericht ausgefiltert. 5 6 Basaliom für Credos nicht relevant werden nicht dokumentiert Reaktion erforderlich 0 fehlender Arztbrief mangelhafter Arztbrief (Angaben fehlen Abteilung Abteilung Reaktion Arztbrief wird von Abteilung angefordert Arztbrief muss von Abteilung korrigiert werden. Wird mit Fragestellung an Abteilung geschickt. Patient aus anderer Abteilung Abteilung Patient wird an den zuständigen Dokumentar gemeldet. Vermerk Vermerk ist nur für den Bearbeiter interessant. Patient bereits eingegeben Patient neu eingegeben 3 Falsche IS-H Diagnose Korrigierte Diagnose 6/

7 - 3 9 A Q 3 A Q '(, 39 : - - 3, 0 R * EF+ 3 * * + *. Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Ergebnis Validierung Neuzugänge 00 ( & '% '& % $ " C R 0 S B.- 0 S 0 I / ' '& % O & O P ' < '& % O 5 ' N ' % M '( K L ' & J HG F 0 /. - 0 I 0 D C A > ' > ' 5 < ; <= > A@ '%? > ' 5 < ; <=. 6 5 ' % 0 /. -

8 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Bericht : Vollzähligkeit Krebsregister Diagnose Vor Valid. Nach Valid. Diff. Anteil CREDOS Patient CREDOS Anteil Diagnose 3 6 5, % 9, % Diagnose 3 3,6 % 3 00,0 % Diagnose ,0 % 6 96, % Diagnose 3 5, % 9,3 % Diagnose ,9 % 9 99,0 % Diagnose 6 Diagnose 3 Gliederung , % 0,0 % ,0 % 00,0 % Diagnose 3 6, % 95,5 % Diagnose , % 59 00,0 % Diagnose 0 Diagnose 6 Gliederung 59 5,5 % 3, % 5 00,0 % 00,0 % Diagnose ,3 % 0 99,0 % Diagnose ,0 % 3 9,9 % Diagnose 9 5 3, % 96,0 % Total , % , % /

9 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Bericht : Anteil Teilnahme an Tumorboards Diagnose Vor Valid. Nach Valid. Diff. Anteil Tumorboard Patienten Tumorboard Anteil Tumorboard , % 36 5,9 % Tumorboard , % 5 69,9 % Tumorboard , % 3 60,9 % Tumorboard , % 0 5,9 % Tumorboard , % 50 3,9 % Tumorboard , % 9, % Tumorboard ,6 % 53,0 % Tumorboard ,6 % 3, % Tumorboard , %,0 % Tumorboard ,6 % 3 59,6 % Tumorboard 0,9 %,3 % Gesamtsumme , %.0 5,5 % 9/

10 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Zusammenfassung Die Routinedaten des KIS sind zur Qualitätssicherung eines Klinischen Krebsregisters geeignet Das Verfahren ist sicher auch auf andere Krankenhausinformationssysteme übertragbar (insofern die Voraussetzungen erfüllt werden und die IT Instrumente vorhanden sind. Es gibt noch einige Patienten, die keine malignen Diagnosen im IS-H haben und von uns nicht erfasst werden. (In einer Abteilung hat sich herausgestellt, dass Patienten falsch verschlüsselt wurden, dies wurde von der Abteilung im eigenen Interesse abgestellt Nebenbei erhalten wir auch eine Information über die Qualität und Aktualität der Arztbriefe 0/

11 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Ausblick Zusammen mit den Zentren soll untersucht werden, ob und warum einige Patienten fehlen Das Gleiche Verfahren soll für die Verläufe angewandt werden In einer Pilotphase werden wir erkunden, ob dies praktikabel ist /

12 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Dank an mein Team, dass dieses Verfahren erfolgreich in die Praxis umgesetzt hat /

13 . Informationstagung Tumordokumentation Jena.- 3. April 009 Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit Ulm grüßt Jena 3/