Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems

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1 Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems Vera Gumpp, Bischoff M, Barleben JF, Hübner A, Prof. Dr. Opitz OG Tumorzentrum Ludwig Heilmeyer CCCF GMDS-Jahrestagung Mannheim 2010 Übersicht Tumorboardprozess und Variabilitäten Anforderungen Überlegungen zur Reduzierung von Redundanzen Konzeption Erste Erfahrungen mit dem Pilotprojekt Fazit Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 2 / 14 1

2 Bedeutung interdisziplinärer Tumorboards Pathologe Chirurg Hämatologe Strahlentherapeut Radiologe Patient Gastroenterologe Optimierung der Behandlung durch gemeinsame fachübergreifende Therapieplanung Qualitätsmerkmal: hohe Anzahl von Patienten in Tumorboards Qualitätsmerkmal: hoher Umsetzungsgrad der Tumorboard-Beschlüsse Kernleistung zertifizierter Organtumorzentren (kostenintensiv) Bedürfnis nach Kostentranzparenz Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 3 / 14 Beispiele geforderter Auswertungen pro Berichtszeitraum # vorgestellter Patienten (präoperativ, postoperativ, etc.) in % der Gesamtzahl mit gleicher Krankheit # anwesender Fachdisziplinen mit Funktionsstufen # Präsenzen pro Teilnehmer (z. B. zur Kontrolle zustehender Fortbildungspunkte, zur Kostenabschätzung) # beschlossener Maßnahmen vom Typ X, z. B. # vorgeschlagener Studienaufnahmen, # der tatsächlich durchgeführten Maßnahmen in % der vorgeschlagenen Maßnahmen Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 4 / 14 2

3 Ablaufschema interdisziplinärer Tumorfallbesprechungen Tumorpatient erfüllt Kriterien Anmeldender Arzt Tumoranamnese, Fragestellung Zentrale Anmeldestelle (Anmeldefrist) Patientenliste (zur Vorbereitung durch die festen Teilnehmer) Diskussion im Teilnehmerkreis des Tumorboards (vor Ort, virtuell) Beschlussprotokoll pro Patient Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen Umsetzungskontrolle, Statistiken Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 5 / 14 Variabilität der Durchführung unklare Kriterien für die Fallvorstellung oder "alle" Anmeldung per Mail, Fax, Telefon, mündlich Zugang zu Patientenlisten: Mail, WORD-Dokument, zentral abrufbar im KIS-Terminkalender, auf Folie im Board etc. heterogene Teilnehmerschaft, Teilnehmerzahlen variable Anzahl Fallvorstellungen (2-35) uneinheitliche Beschlussprotokolle Erfassung der Beschlüsse als Freitext, strukturiert, gar nicht Umsetzungskontrolle laufend, nur punktuell (z. B. Strichlisten), gar nicht Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 6 / 14 3

4 Wichtige Prozessanforderungen zentrales Anmeldeportal, von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich Möglichkeit zur Patientenanmeldung durch externe Ärzte zentral einsehbare Liste der angemeldeten Patienten Minimierung zusätzlichen Dokumentationsaufwands durch Zugriff auf bestehende Informationsquellen zentral einsehbares Tumorboard-Protokoll für Berechtigte Generierbarkeit von strukturierten Beschlussdaten, Protokollen und statistischen Auswertungen Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 7 / 14 Mögliche Einsparung redundanter Tumordatenerfassung im klinischen Alltag Freitext Arztbrief vom : Arztbrief vom : - Diagnosedatum Arztbrief vom : - Lokalisation - Diagnosedatum - Histologie - Lokalisation - Diagnosedatum - Stadium - Histologie - Lokalisation - bisherige - Stadium - Histologie Diagnostik - - bisherige - Stadium Therapien Diagnostik - bisheriger - - bisherige Verlauf Therapien Diagnostik Freitext - bisheriger - Verlauf Therapien Freitext - bisheriger Verlauf Freitext strukturiert, kodiert Tumorboard-Anmeldung Protokoll - Diagnosedatum - Lokalisation - Histologie - Stadium. - Vorstellender Arzt - Fragestellung Klinisches Krebsregister: - Diagnosedatum - Lokalisation - Histologie - Stadium - bisherige Therapien - bisheriger Verlauf Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 8 / 14 4

5 Tumorboard-Beschlüsse (Diagnostik, Therapien, Sonstige): Freitext: Thorax-MRT zum Ausschluss von Lungenmetastasen; Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab; danach Neuvorstellung Neuvorstellung Übersetzung in Strukturdatensätze: 1)MRT Thorax (3-809), Bezug: Metastase, Gewichtung: definitiv, Zweck: Ausschluss, Freitext: HER2-neu 2)Immunhistochemie ( ), Bezug: Primärtumor, Gewichtung: definitiv, Zweck: Bestätigung, Freitext: HER2-neu 3)Immuntherapie (8-547.y), Bezug: Primärtumor, Gewichtung: abhängig von 2), Freitext: Trastuzumab Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 9 / 14 Geplante Maßnahmen Durchgeführte Maßnahmen einheitliche Datensätze für alle Maßnahmenarten überlappende Datensatzstrukturen für geplante und durchgeführte Maßnahmen einheitliche Merkmalskataloge, Hinterlegung von OPS-Codes (Operationen- und Prozedurenschlüssel) Vorteil: OPS-Codes bei geplanten Maßnahmenarten erleichtern Durchführungskontrolle (z. B. anhand von KIS-Daten) Nachteil: nicht alle Maßnahmenarten im OPS abgebildet Erfassung der Daten durch geschultes Personal erforderlich "Tumorboard"-Dokumentar bzw. "Zentrumsdokumentar" Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 10 / 14 5

6 Arbeitsteilige Tumordokumentation am CCCF KIS Stammdaten Abteilung A Diagnosedetails Beschlossene Maßnahmen Abteilung B Diagnostik 1 Diagnostik 2 Pathologiesystem Tumorboard (TB) Abteilung C Chirurgie Strahlenheilkunde Abteilung E Organtumorzentrum Operation Chemotherapie Strahlentherapie Sonstige Therapien Sonstige Maßnahmen Nachsorge / Verlauf TB-Umsetzungskontrolle OPS-Codes aus KIS Innere Medizin Abteilung D Ambulanz Vitalstatus KKR Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 11 / 14 Konzept Anmeldung von Patienten über ein Intranet-Portal Abruf von Daten des klinischen Krebsregisters (KKR) zu Patient während der Anmeldung, sonst Anmeldeauftrag Zentrumsdokumentar prüft Anmeldungen bzw. Aufträge und erfasst / ergänzt die Daten im KKR, soweit möglich, Anzeige der Anmeldedaten inkl. KKR-Daten während des Tumorboards Erfassung der geplanten Maßnahmen während des Tumorboards in strukturierter Form durch Zentrumsdok.; Minimierung von Freitext Generierung eines strukturierten Protokolls jeweils am Ende der Fallbesprechung möglich + strukturierte Daten bereits erfasst Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 12 / 14 6

7 Erste Erfahrungen mit der Pilotanwendung seit Mai 2010: Vorerfassung aller angemeldeten Patienten im KKR nicht gewährleistet: - Anmeldungen oft nicht fristgerecht - Zeit für die Erfassung der Fälle im KKR zu knapp - Nachmeldungen während des Tumorboards ggf. dünne Informationslage bei präoperativer Fallvorstellung Zeitrahmen während des Tumorboards z. T. zu kurz, zu viele Fälle, Beschlussfassung zu schnell (Ärzte bevorzugen Diktat) Abhängigkeit von der Erfahrung, Routine und Präsenz des Zentrumdokumentars (oft durch Tempo überfordert) Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 13 / 14 Fazit für die Weiterentwicklung duales System erforderlich: Anmeldung mit strukturierten und / oder Freitextdaten ohne Ablaufdisziplin (z. B. Einhaltung der Anmeldefrist) keine völlige Strukturierung möglich Vorerfassung im KKR nicht als Voraussetzung, sondern als Option vorsehen Einbindung von Tumordokumentaren auf jeden Fall sinnvoll Verfahren darf jedoch nicht abhängig von Dokumentaren sein (Urlaubsvertretung, Erfahrung, etc.) Vera Gumpp / CCCF GMDS-Jahrestagung am in Mannheim 14 / 14 7