Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems

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1 Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems Vera Gumpp, Bischoff M, Barleben JF, Hübner A, Prof. Dr. Opitz OG Tumorzentrum Ludwig Heilmeyer CCCF 11. DVMD-Fachtagung 2011 in Hannover

2 Übersicht Tumorboard: Rolle, Prozesse Anforderungen Konzeption Umsetzung Erste Erfahrungen mit dem Pilotprojekt Fazit Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

3 Rolle interdisziplinärer Fallkonferenzen ("Tumorboards") in der onkologischen Krankenversorgung Pathologe Chirurg Hämatologe Strahlentherapeut Radiologe Patient Gastroenterologe Optimierung der Behandlung durch gemeinsame fachübergreifende Therapieplanung Qualitätsmerkmal: hohe Anzahl von Patienten in Tumorboards Qualitätsmerkmal: hoher Umsetzungsgrad der Tumorboard-Beschlüsse Kernleistung zertifizierter Organtumorzentren (kostenintensiv) Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

4 Ablaufschema interdisziplinärer Tumorfallbesprechungen Tumorpatient erfüllt Kriterien Anmeldender Arzt Tumoranamnese, Fragestellung Zentrale Anmeldestelle Anmeldefrist Patientenliste (zur Vorbereitung durch die festen Teilnehmer) Diskussion im Teilnehmerkreis des Tumorboards (vor Ort, virtuell) Beschlussprotokoll pro Patient Dokumentation der Maßnahmen Umsetzungskontrolle, Statistiken Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

5 Variabilität der Durchführung Fehlende oder unklare Kriterien für die Fallvorstellung oder "alle" Anmeldung per Mail, Fax, Telefon, mündlich, per Anmeldeportal Zugang zu Patientenlisten: Mail, WORD-Dokument, zentral abrufbar im KIS-Terminkalender, auf Folie im Board etc. heterogene Teilnehmerschaft, z. B. fehlende Oberärzte einzelner Disziplinen uneinheitliche Beschlussprotokolle Erfassung der Beschlüsse als Freitext oder strukturiert oder gar nicht Umsetzungskontrolle nur punktuell (z. B. Strichlisten) oder gar nicht Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

6 Redundante Tumorinformationen im klinischen Alltag Arztbrief vom : - Diagnosedatum - Lokalisation - Histologie - Stadium - bisherige Diagnostik - bisherige Therapien - bisheriger Verlauf Freitext Klin. Krebsregister: - Diagnosedatum - Lokalisation - Histologie - Stadium - bisherige Diagnostik - bisherige Therapien - bisheriger Verlauf strukturiert, kodiert Tumorboard-Anmeldung / Protokoll - Diagnosedetails - bisheriger Verlauf - erfolgte Maßnahmen - Vorstellender Arzt - Fragestellung strukturiert-/ kodiert und Freitext Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

7 Tumorboard-Anmeldung postoperativ: Freitext strukturiert (Beispiel) Freitext: schlecht differenziertes, invasivlobuläres Mammakarzinom, Östrogenrezeptor-positiv, Progesteronrezeptor positiv, BET am , tumorfreie Resektionsränder, keine Lymphgefäß-, Veneninvasion, 2 cm Durchmesser, 17 Lymphknoten untersucht, alle tumorfrei, keine Fernmetastasen meist gemischt: Freitext und kodierte Informationen, z. B. TNM strukturiert / kodiert: y, C50.4, G3, 8520/3 ER+, PR+, R0, L0, V0 2 cm, pt2 pn0(0/17) cm0 aus dem klinischen Krebsregister abrufbar, mit Decode-Texten Voraussetzung: sehr zeitnahe Dokumentation Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

8 Prozessanforderungen zentrales Anmeldeportal, von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich KIS Order Entry oder Intranet Möglichkeit zur Patientenanmeldung durch externe Ärzte webbasiertes Anmeldeportal im Intranet zentral einsehbare Liste der angemeldeten Patienten Liste im webbasierten Anmeldeportal Minimierung zusätzlichen Dokumentationsaufwands durch Zugriff auf bestehende Informationsquellen Schnittstellen zur Datenbank des klinischen Krebsregisters, offen: Zugang zu Befunden im KIS zentral einsehbares Tumorboard-Protokoll für Berechtigte Transfer des Protokolls in die elektronische Patienten-Akte Generierbarkeit von strukturierten Protokollen und statistischen Auswertungen strukturierte Dokumentation von Beschlüssen Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

9 Arbeitsteilige Tumordokumentation am CCCF KIS Abteilung A Stammdaten Diagnosedetails Pathologiesystem Beschlossene Maßnahmen Abteilung B Diagnostik 1 Diagnostik 2 Tumorboard (TB) Abteilung C Chirurgie Strahlenheilkunde Abteilung E Organtumorzentrum Operation Chemotherapie Strahlentherapie Sonstige Therapien Sonstige Maßnahmen Nachsorge / Verlauf TB-Umsetzungskontrolle OPS-Codes aus KIS Innere Medizin Abteilung D Ambulanz Vitalstatus KKR Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

10 Auswertungsanforderungen - Beispiele: Anzahl vorgestellter Patienten (präoperativ, postoperativ) in % der Gesamtzahl der behandelten Patienten mit gleicher Krankheit Anzahl der anwesenden Vertreter der Fachdisziplinen mit Funktionsstufen in den Tumorboards Anzahl Präsenzen pro Teilnehmer (z. B. zur Kontrolle zustehender Fortbildungspunkte, zur Kalkulation der Kosten pro Disziplin) Anzahl beschlossener Maßnahmen vom Typ X, z. B. Zahl der vorgeschlagener Studienaufnahmen Anzahl der tatsächlich umgesetzten Maßnahmen in % der vorgeschlagenen Maßnahmen Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

11 CCCF-Konzept 1 Anmeldung von Patienten über ein Intranet-Portal Abruf von Daten des klinischen Krebsregisters (KKR) zu Patient; falls fehlend Freitext-Anmeldeauftrag an Zentrumsdokumentar Zentrumsdokumentar prüft Anmeldungen bzw. Aufträge und erfasst / ergänzt die Daten im klinischen Krebsregister (KKR), soweit möglich, anhand vorhandener Befunde, Briefe etc. Anzeige der Liste der angemeldeten Patienten (teil-anonymisiert) Anzeige der Anmeldedaten inkl. KKR-Daten während des Tumorboards Erfassung der geplanten Maßnahmen während des Tumorboards in strukturierter Form durch Zentrumsdok.; Minimierung von Freitext Generierung eines strukturierten Protokolls jeweils am Ende der Fallbesprechung möglich, wenn strukturierte Daten bereits erfasst Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

12 Strukturierte Anmelde- und Beschluss-Daten zu Tumorboards Gezieltes Abgreifen von aggregierten Patienten- und Krankheitsdaten aus dem klinischen Krebsregister möglich Integration von Daten aus der Tumordokumentation in die Anmelde- bzw. Protokolldaten Daten zu Beschlüssen: inhaltliche Überlappungen zwischen geplanten und durchgeführten Maßnahmen im KIS bzw. in der Tumordatenbank Angleichung der Datenstrukturen von geplanten und durchgeführten Maßnahmen mit Anlehnung an den Operations- und Prozedurenschlüssel (OPS) Fachliche Zusammensetzung des Tumorboards an Termin X Übernahme von Arztdaten aus dem KIS Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

13 Tumorboard-Beschlüsse: Freitext strukturiert (Beispiel) Freitext: Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab Strukturiert: 1) Immunhistochemie ( ), Bezug: Primärtumor Gewichtung: definitiv, Freitext: HER2-neu 2) Immuntherapie ( , ); Bezug: Primärtumor Gewichtung: abhängig von 1), Freitext: Trastuzumab OPS-Codes ermöglichen Durchführungskontrolle anhand KIS-Daten bzw. KKR-Daten, wenn OPS-Codes erfasst Erforderlich: kodierte Erfassung der Daten durch geschultes Personal "Tumorboard"-Dokumentar bzw. "Zentrumsdokumentar" Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

14 Erste Erfahrungen mit der Pilotanwendung: Erfassung aller angemeldeten Patienten im klinischen Krebsregister (KKR) vor dem Tumorboard nicht gewährleistet: - Anmeldungen oft nicht fristgerecht, dadurch Zeit für die Erfassung der Fälle im KKR zu knapp - Nachmeldungen während des Tumorboards Informationslage in der elektronischen Akte bei präoperativer Anmeldung oft dünn (ggf. externe Befunde noch nicht gescannt) Zeitrahmen pro Fall während des Tumorboards z. T. zu kurz, Beschlussdiktat für sofortige Strukturdokumentation Abhängigkeit des Verfahrens von der Erfahrung, Routine und Präsenz des Tumorboard-Dokumentars Vertretungsproblematik Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

15 Redundante Tumorinformationen im klinischen Alltag (2) Tumorboard-Anmeldung / Protokoll - Diagnosedetails - bisheriger Verlauf - erfolgte Maßnahmen - Vorstellender Arzt - Fragestellung Freitext Arztbrief vom : - Diagnosedatum - Lokalisation - Histologie - Stadium - bisherige Diagnostik - bisherige Therapien - bisheriger Verlauf Freitext + Codes Klin. Krebsregister: - Diagnosedatum - Lokalisation - Histologie - Stadium - bisherige Diagnostik - bisherige Therapien - bisheriger Verlauf strukturiert, kodiert Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16

16 Fazit für die Weiterentwicklung - CCCF-Konzept 2 duales System erforderlich (Anmeldung mit strukturierten oder Freitextdaten) ohne Ablaufdisziplin (z. B. Einhaltung der Anmeldefrist) keine zeitnahe Datenstrukturierung möglich on-board-protokoll eher als Freitext realistisch Integration von KKR-Daten in Anmeldung / Protokoll nicht als Voraussetzung, sondern nur als Option anbieten Einbindung von Tumordokumentaren auf jeden Fall sinnvoll Verfahren darf nicht abhängig von Dokumentaren sein (Urlaubsvertretung, Ressourcen, Erfahrung, etc.) Vera Gumpp (CCCF) 11. DVMD Fachtagung 2011 in Hannover / 16