Let s work together. Anleitung pcvisit WorkTogether Stand vom

Transkript

1 Anleitung pcvisit WorkTogether Stand vom pcvisit WorkTogether ist Ihr multimediales Kommunikationswerkzeug für produktives und zielorientiertes Arbeiten. Mit pcvisit WorkTogether können bis zu elf Teilnehmer (ein Gastgeber, zehn Gäste) schnell, unkompliziert und standortübergreifend im Team zusammenarbeiten. Sie erleben eine vollkommen neue Qualität der Zusammenarbeit und Kommunikation via Internet - jederzeit und überall. Intensivieren Sie Ihre Projektarbeit, halten Sie Online-Meetings und Präsentationen oder sogar Online-Schulungen mit pcvisit Software ab. Erfahren Sie, wie einfach Zusammenarbeit sein kann und wie viel Zeit- und Reisekosten Sie dabei sparen können. Systemvoraussetzungen: Pentium II, 500 MHz; empfohlen: Pentium III, 1 GHz 128 MB RAM; empfohlen: 256 MB RAM 5 MB Festplattenspeicher und zusätzlicher Platz für Aufzeichnungen und Sitzungsprotokolle 56 Kbit Modem; empfohlen: DSL Zugang Betriebssystem: Win98SE, WinME, WinNT4 SP6a, Win2k, WinXP, WinXP x64, WinServer 2003, WinVista, WinVista x64 Diese Minimalanforderungen stellen die Funktionsfähigkeit der Software sicher. Die Geschwindigkeit der Softwarefunktionalität kann durch ein System mit einer geringeren Hardwarekonfiguration stark eingeschränkt sein. Inhaltsverzeichnis: 1. Installation (Seite 2) 2. Erster Start Gastgeber-Modul (ab Seite 2) 2.1 Einstellungen festlegen und Lizenzschlüssel eingeben 2.2 Sitzungsname 2.3 Fensterauswahl 2.4 Lizenz 3. Verbindungsaufbau (ab Seite 5) 3.1 Gastgeber-Modul starten 3.2 Weitergabe der Verbindungsnummer 3.3 Gast-Modul starten 3.4 Verbindung beenden 4. Funktionen (ab Seite 10) 4.1 Blickrichtung 4.2 Fernzugriff 4.3 Zeigemaus 4.4 Statusmaus 4.5 Pause-Funktion 4.6 pcvisit Symbol auf Taskleiste Infobereich) 5. Weitere Funktionen (ab Seite 14) 5.1 Ausklappmenü Funktionen (pcv WT) 5.2 Telefonie 5.3 Aufzeichnung (Flash) 5.4 Bildschirmansicht 5.5 Fensterauswahl (EV+WT) 5.6 Versand Datei 5.7 Versand Zwischenablage 5.8 Chat 5.9 Sitzungsprotokolle 5.10 Einladung 6. Konfigurationseinstellungen (ab Seite 26) 6.1 Einstellungen-Menü 6.2 Verbindung 6.3 Allgemein 6.4 Lizenz 6.5 Telefonie(VoIP) 6.6 Sicherheit 6.7 Startbildschirm pcvisit Software AG Tatzberg 47/ Dresden Germany Fon: +49 (0) 351 / Fax: +49 (0) 351 / vertrieb@pcvisit.de

2 1. Installation 2.2 Sitzungsname Entpacken Sie worktogethersetup.zip und starten Sie die Datei worktogethersetup. exe. Klicken Sie auf Weiter und akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarungen. Möchten Sie diese nicht akzeptieren, wählen Sie bitte Abbrechen. Folgen Sie den Anweisungen der weiteren Installationsschritte. Legen Sie Ihren Sitzungsnamen fest: Geben Sie einen Namen ein, unter dem Sie Ihre pcvisit Sitzung führen möchten (z.b. Name oder Firma). Änderungen sind vor jeder neuen Sitzung möglich. Lesen Sie unter 3.1 nach, wie Sie Änderungen an Ihrem Sitzungsnamen vornehmen können. Klicken Sie Weiter. oder Klicken Sie Fertig stellen. 2. Erster Start Gastgeber- Modul 2.1 Einstellungen festlegen und Lizenzschlüssel eingeben. Vor der ersten pcvisit Sitzung: Starten Sie das pcvisit WorkTogether Gastgeber-Modul nach der Installation per Doppelklick auf das pcvisit WorkTogether Gastgeber-Symbol auf Ihrem Desktop. Für häufige pcvisit Anwender empfehlen wir die Nutzung des Kombi-Moduls. Nach Aufruf des Kombi-Moduls können Sie vor einer pcvisit Sitzung, nur durch Wechsel des aktiven Reiters entscheiden, ob Sie als Gastgeber auftreten oder als Gast teilnehmen. 2.3 Fensterauswahl Legen Sie Einstellungen für die Fensterauswahl fest: Wählen Sie, welche Anwendungen und Fenster Ihr Sitzungspartner während einer pcvisit Sitzung sehen kann. Standardmäßig aktiviert ist Alle neu geöffneten Anwendungen anzeigen und Alle anzeigen ist nicht aktiviert. Bei der Einstellung Alle neu geöffneten Anwendungen anzeigen werden Desktop und Taskleiste nicht angezeigt, aber alle bereits geöffneten und auch später gestarteten Anwendungen. Ändern Sie diese Vorauswahl, indem Sie die Haken nach Ihren Wünschen setzen (Mehrfachauswahl möglich). Klicken Sie Weiter. Seite 2 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 3

3 2.4 Lizenz Öffnen Sie das Lizenz-Eingabefeld per Klick auf Geben Sie Ihre vorhandene Lizenznummer ein. Geben Sie Ihren Lizenzschlüssel ein und klicken Sie Fertig. 3. Verbindungsaufbau 3.1 Gastgeber-Modul starten Öffnen Sie das Gastgeber-Modul, oder Kombi-Modul per Doppelklick auf das pcvisit Gastgeber-Symbol auf Ihrem Desktop. oder Der Startbildschirm des pcvisit WorkTogether Gastgeber-Moduls öffnet sich und steht für Ihre erste pcvisit Sitzung bereit. Wenn Sie das Kombi-Modul verwenden, achten Sie darauf, dass der Reiter Gastgeber aktiv ist. pcvisit Sitzung ohne Passwort: Wenn gewünscht, können Sie hier den Namen, mit dem Sie während der Sitzung auftreten werden, ändern. Öffnen Sie das Eingabefeld per Klick auf den voreingestellten Sitzungsnamen und geben Ihre Änderung ein. Klicken Sie nach der Eingabe Start und Ihre Sitzung wird ohne Passwort gestartet. Seite 4 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 5

4 pcvisit Sitzung mit Passwort (zusätzliche Sicherheit): Öffnen Sie per Klick auf Einstellungen im Startbildschirm das Fenster Einstellungen. Als Gastgeber können Sie ein selbstgewähltes Passwort für Ihre Sitzung eingeben oder mit erzeugen ein generiertes Passwort verwenden. Klicken Sie Start. 3.2 Weitergabe Verbindungsnummer Mit Betätigen des Einladung-Button (links auf dem Modul) können Sie die Verbindungsnummer oder den Sitzungslink in die Zwischenablage kopieren und z.b. per an Ihre Sitzungsteilnehmer versenden. Damit können Sie Ihre Gäste schnell und unkompliziert zu einer pcvisit WorkTogether Sitzung einladen. Die 8-stellige Verbindungsnummer wird oben auf Ihrem Gastgeber-Modul angezeigt. Nennen Sie Ihrem Sitzungspartner die Verbindungsnummer, sobald dieser das Gast-Modul gestartet hat. Nachdem Ihr Sitzungspartner die Verbindungsnummer in den Startbildschirm eingegeben hat und er das Abfragefenster bestätigt hat, kann Ihre pcvisit Sitzung beginnen. Die Verbindungsnummer kann der Gast z.b. aus einem Messenger oder einer kopieren und in den Startbildschirm des pcvisit Gast- Moduls einfügen. Mit Klick auf den Link kann der Gast direkt an der pcvisit Sitzung teilnehmen (ohne Eintrag der Verbindungsnummer). Hinweis: Beachten Sie, dass Sie zu jeder neu geöffneten Sitzung auch die aktuelle Verbindungsnummer/Sitzungslink an Ihren Gast übermitteln. Verbindungsnummern bereits abgeschlossener Sitzungen verlieren ihre Gültigkeit. Bei einer pcvisit Sitzung mit Passwort geben Sie die Verbindungsnummer und das Passwort an Ihren Sitzungspartner weiter. Hinweise zur Einladungsfunktion finden Sie unter dem Punkt Seite 6 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 7

5 3.3 Gast-Modul starten Das Gast-Modul kann per Doppelklick auf das pcvisit worktogether Gast-Symbol auf dem Desktop gestartet werden. Das pcvisit Gast-Modul muss nicht installiert werden. Zum Sitzungsbeitritt wird die vom Gastgeber übermittelte 8-stellige Verbindungsnummer in den Startbildschirm eingegeben. Anschließend wird auf Start geklickt. Wurde vom Gastgeber eine Einladung übermittelt, muss lediglich auf den Sitzungslink in der geklickt werden oder die Sitzungsnummer in den Startbildschirm des Gast-Moduls eingegeben werden. Die Verbindung ist aufgebaut, wenn Ihr Modul die Sitzungsnamen der weiteren Teilnehmer anzeigt. Es können bis zu 10 Gäste zu einer pcvisit WorkTogether eingeladen werden. Entweder Sie starten schon von Beginn an mit 11 Sitzungsteilnehmern oder es treten zu einem späteren Zeitpunkt weiterere Gäste der Sitzung bei. Der Sitzungsaufbau erfolgt wie beim ersten Gast (gleiche Sitzungsnummer bzw. Passwort). Als pcvisit Lizenzbesitzer können Sie auch das pcvisit Kombi-Modul nutzen. Achten Sie bitte darauf, dass Sie sich aktiv auf dem Reiter Gast befinden. Wenn gewünscht können Sie den Sitzungsnamen, unter dem Sie während einer Sitzung auftreten, ändern. Klicken Sie auf den voreingestellten Sitzungsnamen, es öffnet sich ein Eingabefeld. Geben Sie Ihre Änderung ein und klicken Sie anschließend Start. Hinweis: Das Gast-Modul kann man jederzeit unter herunterladen. 3.4 Verbindung beenden Zum Beenden der Sitzung klicken Sie auf den Stopp-Button und wählen Sie Sitzung beenden. Als Gastgeber können Sie die Sitzung verlassen und Ihre Gäste können diese ohne Sie fortführen. Klicken Sie auf den Stopp-Button und wählen Sie Sitzung weitergeben aus. Seite 8 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 9

6 4. Funktionen 4.2 Fernzugriff Gastgeber zeigt Gast sieht 4.1 Blickrichtung Sie gewähren einem Sitzungsteilnehmer Fernzugriff auf Ihren Rechner per Gastgeber hat Ferzugriff erteilt Mit diesen Buttons können Sie die Blickrichtung während einer Sitzung einstellen bzw. ändern. Klick auf den Hand-Button neben dem Sitzungsnamen des Teilnehmers (gedrückter Hand-Button = Fernzugriff aktiv). = Zeigen: Bitte beachten: Es kann immer nur einem Wenn Sie Ihren Gästen Ihren Bildschirm zeigen möchten, betätigen Sie den Pfeil- Button neben Ihrem Sitzungsnamen. Teilnehmer Fernzugriff erteilt werden. Durch erneuten Klick auf den Hand-Button (oder durch Betätigen der F12-Taste) kann der Fernzugriff jederzeit wieder entzogen werden. =Sehen: Möchten Sie den Bildschirm einer Ihrer Gäste sehen, fordern Sie dies per Klick auf den Auge-Button neben dem Sitzungsnamen des Gastes an. Ihr Sitzungspartner erhält Ihre Anfrage über ein gesondertes Fenster und kann seinen Bildschirm zur Ansicht freigeben. Auf Wunsch kann er für alle Teilnehmer hier gleichzeitig für alle Anwendungen zur Ansicht freigeben und/oder Ihnen zusätzlich Fernzugriff erteilen. Hinweis: Nur Anwendungen die übertragen werden (Freigabe über Fensterauswahl), können bei erteiltem Fernzugriff auch ferngesteuert werden. 4.3 Zeigemaus Wenn Sie keine Fernzugriffsrechte haben, können Sie mit der Zeigemaus, auf dem Bildschirm Ihres Sitzungspartners, auf Inhalte oder bestimmte Stellen aufmerksam machen. Klicken Sie die linke Maustaste an der gewünschten Stelle. Daraufhin blinkt ein Pfeil (mit Ihrem Sitzungsnamen) auf dem Bildschirm des zeigenden Sitzungsteilnehmers. Per Klick auf die rechte Maustaste wird der Pfeil dauerhaft angezeigt (Nochmaliger Klick = Pfeil wieder ausgeblendet). Gast hat Fernzugriff auf Gastgeber Seite 10 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 11

7 4.4 Statusmaus Mit der Statusmaus können, bei erteiltem Fernzugriff, alle Sitzungsteilnehmer sofort sehen, wer etwas zeigt oder fernsteuert. Neben dem Sitzungsnamen des jeweilig agierenden Teilnehmers, zeigt die personalisierte Statusmaus auch an, welche Maustasten (links, mitte, rechts) geklickt oder welche Befehle eingegeben werden (z.b. Shift, Strg, Alt ). Bei Schulungen z.b. können so Ihre Sitzungsteilnehmer auch jede Befehlseingabe per Maus genau nachvollziehen. 4.5 Pause Funktion Zeigt der Gastgeber während einer Sitzung seinen Bildschirminhalt, kann er seine Bildschirmansicht vorübergehend einfrieren, um z.b. kurz in einer Datei vertrauliche Informationen nachzusehen oder Notizen in ein Dokument einzufügen. 4.6 pcvisit Symbol auf Taskleiste (Infobereich) Nach dem Start von pcvisit wird auf der Taskleiste, im Infobereich ein pcvisit Symbol (Tray Icon) eingeblendet. Um während einer Sitzung die Ansicht des pcvisit Moduls vom Desktop zu entfernen, klicken Sie auf den Minimieren-Button auf Ihrem Modul. Alle pcvisit Funktionalitäten (ausgenommen Fernzugriff) stehen Ihnen auch in dieser minimierten Ansicht zur Verfügung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das pcvisit Icon und wählen Sie mit dem Mauszeiger die gewünschte Funktion aus. Per Doppelklick auf das pcvisit Symbol in der Taskleiste können Sie die Modulansicht auf Ihrem Desktop jederzeit wieder einblenden. = Pause Zur Aktivierung klicken Sie auf den Pause- Button (II-Button orange = Pause aktiv). Die weiteren Sitzungsteilnehmer sehen ab diesem Moment nur noch den letzten Stand Ihres Bildschirminhaltes. Mit erneutem Klick auf den Button beendensie die Pause wieder. Seite 12 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 13

8 5. Weitere Funktionen 5.1 Ausklappmenü Funktionen Um die weiteren Funktionalitäten wie Aufzeichnung, Bildschirmansicht, Fensterauswahl usw. zu nutzen, klicken Sie auf den Pfeil des unteren Balkens auf Ihrem Modul. Sie können das Ausklappmenü durch erneuten Klick auf den Pfeil wieder schließen und dadurch das Modul verkleinern. Sehen Sie im Ausklappmenü einen blinkenden Balken, dann liegen Dateien /Ordner oder Kopien aus der Zwischenablage zum Download für Sie bereit. 5.2 Telefonie Mit pcvisit können Sie mit Ihren Sitzungsteilnehmern (max. zehn Gäste) via Voice over IP telefonieren. Wenn Sie und Ihre Sitzungspartner ein VoIP-Headset am Computer angeschlossen haben, klicken alle Teilnehmer auf den Hörer-Button neben Telefonie. Sie können hier bequem die Lautstärke per Klick auf das Minus- oder Pluszeichen verringern bzw. erhöhen. Mit erneutem Klick auf den Hörer wird die pcvisit Telefonie wieder beendet. Um sicherzustellen, dass innerhalb Ihrer Netzanbindung eine Nutzung der VoIP- Funktion fürs bis zu elf Personen zu Ihrer Zufriedenheit funktioniert, empfehlen wir Ihnen, vor einer größeren VoIP-Konferenz die Qualität der pcvisit Telefonie zu überprüfen. Bitte beachten: Für die Nutzung der pcvisit Telefonie benötigen die Computer (aller Teilnehmer) eine Soundkarte oder On-Board- Sound, an den ein geeignetes VoIP-Headset angeschlossen werden kann. Lesen Sie vor der ersten Nutzung die Hinweise bei den Konfigurationseinstellungen zur pcvisit- Telefonie und nehmen Sie die entsprechenden Einrichtungen vor. 5.3 Aufzeichnung (Flash) Sie können pcvisit Sitzungen vollständig oder in Teilen im Flash-Format aufzeichnen. Aufnahme starten: Klicken Sie auf den Aufnahme-Starten- Button (roter Punkt). Aufnahme beenden: Klicken Sie auf den Aufnahme-Anhalten- Button (graues Quadrat). Die Speicherung erfolgt im pcvisit Programmordner. Unter Details in den Sitzungsprotokollen können Sie die Flash- Aufzeichnung abspielen (Browser und aktueller Flash-Player notwendig). Seite 14 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 15

9 5.4 Bildschirmansicht Die Einstellung der Bildschirmansicht dient zur Optimierung der angezeigten Bildschirminhalte auf Ihrem Bildschirm. Vollbild: Angepasste skalierte Darstellung. Originalbild: Entspricht der Bildschirmgröße des Zeigenden. Ihre aktuelle Einstellung wird angezeigt (Button eingedrückt = Funktion aktiv). Zum Wechsel der Bildschirmansicht klicken Sie auf den anderen, deaktivierten Button. die Haken nach Ihren Wünschen setzen (Mehrfachauswahl möglich). Bitte beachten Sie: Nur Anwendungen die übertragen werden, sind bei erteiltem Fernzugriff fernsteuerbar. Hinweis: Es ist ebenfalls möglich einzelne Anwendungen zur Ansicht freizugeben oder zu verbergen, ohne die Fensterauswahl nutzen zu müssen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste Ihrer Anwendung und wählen Sie zwischen Anwendung zeigen oder Anwendung verstecken. Dazu muss jedoch in der Fensterauswahl Alle anzeigen deaktiviert sein. 5.5 Fensterauswahl Klicken Sie im Ausklappmenü auf Fensterauswahl. Es öffnet sich das Fenster Extras mit aktivem Reiter Fensterauswahl. Hier können Sie während der pcvisit Sitzung auswählen, welche Anwendungen auf Ihrem Rechner dem Sitzungsteilnehmer gezeigt werden. Schalten Sie Ihr pcvisit Modul transparent, um die Übersichtlichkeit für Ihre Sitzungsteilnehmer zu erhöhen. Aktivieren Sie dazu Eigenes pcvisit Modul transparent übertragen (Gesetzter Haken = Option aktiv). Standardmäßig ist Alle neu geöffneten Anwendungen anzeigen aktiviert und Alle anzeigen ist deaktiviert. Bei der Einstellung Alle neu geöffneten Anwendungen anzeigen werden Desktop und Taskleiste nicht angezeigt, aber alle bereits geöffneten und auch später gestartete Anwendungen. Ändern Sie diese Vorauswahl, indem Sie Seite 16 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 17

10 Funktionen, die Ihnen Sicherheit bei der Übertragung Ihrer Bildschirminhalte bieten: Vorschau-Monitor: Der Vorschau- Monitor, rechts im Fenster Extras zeigt Ihnen eine kleine Kopie Ihres Bildschirms. Sie sehen, welche Anwendungen Ihren Sitzungspartnern gezeigt werden. Somit können Sie jederzeit Ihre Einstellungen überprüfen: Ausgeblendete Anwendungen werden nur in Umrissen, sichtbare Fenster komplett dargestellt. Live-Feedback: Durch die Option Farbige Darstellung der nicht übertragenen Fenster werden die nicht übertragenen Fenster auf Ihrem Bildschirm mit einer transparenten orangefarbenen Schattierung dargestellt. So sehen Sie während einer pcvisit Sitzung direkt und beständig auf Ihrem Bildschirm, welche Anwendungen Ihre Sitzungsteilnehmer sehen bzw. nicht sehen (Gesetzter Haken = Option aktiv). Sie können während einer pcvisit-sitzung einzelne Anwendungen direkt zur Ansicht freigeben oder verstecken (Wenn Alle anzeigen nicht aktiv). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste des Anwendungsfensters und wählen Sie im geöffneten Systemmenü Anwendung freigeben bzw. Anwendung verstecken aus. Ihre Auswahl wird sofort übernommen. 5.6 Versand Datei Tauschen Sie Dateien bzw. Ordner mit Ihren Sitzungspartnern aus. Datei zur Verfügung stellen: Wählen Sie im Ausklappmenü die Funktion Dateien aus. Es öffnet sich das Fenster Extras. Klicken Sie Bereitstellen und wählen Sie die gewünschten Dateien aus. Oder Sie ziehen Dateien bzw. Ordner per Drag&Drop auf das Modul. Ihren Sitzungsteilnehmern wird blinkend auf dem Modul angezeigt, dass und wie viele Dateien/Ordner zur Abholung bereit liegen. Diese können sofort oder auch zu einem späteren Zeitpunkt während der Sitzung abgeholt werden. Datei abholen: Rufen Sie Ihre Dateien ab, indem Sie im Fenster Extras Dateien bzw. Ordner markieren und auf Abholen klicken. Wählen Sie einen Zielort für die Dateien bzw. Ordner aus und klicken Sie Speichern. Durch das Aktivieren von Melden, wenn neue Dateien abgeholt werden können erhalten Sie in einem gesonderten Fenster eine Benachrichtigung, wenn neue Dateien/Ordner zur Abholung bereit liegen. Seite 18 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 19

11 Hinweis: Sollten Sie versehentlich eine falsche Datei bzw. einen falschen Ordner zur Übertragung ausgewählt haben, markieren Sie diese und betätigen anschließend den Button Entfernen. 5.7 Versand Zwischenablage Übertragen Sie (formatierten) Text, Bildschirmaufnahmen (Screenshots) usw. per Kopie zu Ihren Sitzungsteilnehmern. Durchführung Versand Zwischenablage bei Standardeinstellung: Die Einstellung für den Versand von Kopien aus der Zwischenablage können Sie selbst festlegen: Manuell: Kopien aus der Zwischenablage werden manuell über den Bereitstellen- Button freigegeben und über den Abholen- Button angenommen (Standardeinstellung, empfohlen bei hoher Sicherheit). Automatisch: Kopien aus der Zwischenablage werden den Sitzungsteilnehmern automatisch zur Abholung bereitgestellt. Zwischenablage zur Verfügung stellen: Wählen Sie im Ausklappmenü die Funktion Zwischenablage aus, das Fenster Extras öffnet sich. Markieren Sie den gewünschten Text oder das Objekt und kopieren Sie diese in die Zwischenablage (Strg+C oder rechte Maustaste+Kopieren). Klicken Sie auf Bereitstellen. Ihren Sitzungsteilnehmern wird auf dem Modul blinkend angezeigt, dass eine Kopie aus der Zwischenablage zur Abholung bereit liegt. Zwischenablage abholen: Rufen Sie Ihre Zwischenablage ab, indem Sie im Fenster Extras die Zwischenablage markieren und auf Abholen klicken. Wählen Sie einen Zielort aus und fügen Sie die Zwischenablage ein (Strg+V oder rechte Maustaste+Einfügen). Vollautomatisch: Bei aktivierter Fernsteuerung und wenn alle Sitzungsteilnehmer diese Option ausgewählt haben, werden die Inhalte der Zwischenablage automatisch freigegeben. 5.8 Chat Tauschen Sie mit der Chat-Funktion während einer pcvisit Sitzung mit Ihren Sitzungsteilnehmern zusätzliche Informationen schriftlich aus. Klicken Sie im Ausklappmenü auf Chat: Das Fenster Extras mit aktivem Reiter Chat öffnet sich. Geben Sie hier Ihre Nachrichten und Anmerkungen ein. Ihren Sitzungspartnern wird auf dem Modul angezeigt (blinkend), dass per Chat eine Nachricht eingegeben wurde. Bitten Sie Ihre Sitzungsteilnehmer das Fenster, wie zuvor beschrieben, zu öffnen. Seite 20 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 21

12 5.9 Sitzungsprotokolle Alle Informationen zu jeder pcvisit Sitzung wie z.b. Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Blickrichtungswechsel, Fernsteuerung, Flash-Aufzeichnung usw. werden in den Sitzungsprotokollen festgehalten. Um diese Informationen aufzurufen, klicken Sie auf Sitzungsprotokolle im Ausklappmenü des pcvisit Gastgeber- Moduls oder öffnen Sie den Eintrag Sitzungsprotokolle über das Startmenü. In der Spalte Details gelangen Sie per Klick auf die einzelnen Symbole zu den detailliert mitprotokollierten Informationen jeder pcvisit Sitzung. Hinweis: Der Tooltip zeigt Ihnen, welche Informationen (z.b. Allgemeine Informationen, Nutzeraktivitäten usw.) hinter dem jeweiligen Symbol stehen. Die Sitzungsprotokolle können in Form von XMLDaten weiter gegeben werden Einladung Laden Sie Ihre Gäste (max. 10) adhoc mit der One-Click-Einladungs-Funktion zu Ihrer pcvisit Sitzung ein. Wählen Sie im Startbildschirm Ihres Gastgebers-oder Kombi- Moduls den Reiter Jetzt einladen aus und klicken Sie den Jetzt einladen-button. Anschließend geben Sie in die folgenden Reiter Ihre Daten ein bzw. wählen aus. Benutzer-Einstellungen: Vor der ersten Nutzung der Einladungs-Funktion geben Sie Ihre Daten wie Name, -Adresse usw. ein. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie diese hier jederzeit ändern. Speichern klicken. Kontaktverwaltung: Verwalten Sie hier Ihre Kontakte bzw. fügen Sie neue Kontakte für pcvisit Sitzungen hinzu (oder löschen diese). Seite 22 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 23

13 Adhoc-Sitzung: Geben Sie Bezeichnung und Beschreibung der pcvisit Sitzung ein und wählen Sie die Sitzungspartner (max. 10 Gäste) aus, die Sie per einladen möchten. Wenn Sie einen Teilnehmer in Ihrer Kontaktverwaltung vermissen, können Sie per Mausklick auf das Outlook- Symbol auch auf Ihre Outlook-Kontakte zurück greifen und Daten in die pcvisit Kontaktverwaltung einfügen. Sie können optional ein Passwort für die pcvisit Sitzung vergeben. Die Sitzungsnummer wird automatisch vergeben. Ihre ausgewählten Gäste erhalten sofort per Einladungs- einen Link gesendet, mit dem diese direkt der pcvisit Sitzung beitreten können. Versand Verbindungsnummer: Ihre Sitzungsteilnehmer können die Nummer z.b. aus der kopieren und in das gestartete pcvisit Gast-Modul eintragen. Versand Sitzungslink: Per Klick auf den Link können Ihre Gäste direkt an der pcvisit Sitzung teilnehmen (ohne Eintrag der Verbindungsnummer). Klicken Sie anschließend Sitzung jetzt starten. Sie können auch den Einladung- Button auf dem pcvisit Modul nutzen um schnell und direkt eine Verbindungsnummer oder einen Sitzungslink an Ihre Teilnehmer zu übermitteln. Mit Betätigen des Einladung-Buttons (links auf dem Modul) kopieren Sie die Verbindungsnummer oder den Sitzungslink in die Zwischenablage. Fügen Sie die Informationen aus der Zwischenablage z.b. in eine ein und senden diese Ihren Sitzungsgästen zu. Seite 24 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 25

14 6. Konfigurationen 6.1 Einstellungen-Menü Sie gelangen zum Einstellungen-Menü über das pcvisit Modul oder über den Startbildschirm: Über das Modul: Klicken Sie auf den Werkzeugschlüssel-Button. Über den Startbildschirm: Klicken Sie auf Einstellungen. 6.2 Verbindung Als Standardeinstellung ist Auto- Verbindungserkennung eingestellt. Bei entsprechenden Gegebenheiten ist eine manuelle Verbindungskonfi guration und Eingabe einer Proxy-Adresse sowie des Proxy-Ports einstellbar. 6.3 Allgemein Anfängliche Blickrichtung vor einer pcvisit Sitzung festlegen: Pausebildschirm: Zu Beginn einer Sitzung sieht jeder Teilnehmer zuerst den pcvisit Pausebildschirm. Gast sieht Gastgeber: Die Gäste sehen als erstes den Bildschirm des Gastgebers. Gastgeber sieht Gast: Sobald der Gast in einem gesonderten Fenster die Freigabe erteilt hat, sieht der Gastgeber den Bildschirm des Gastes (Standardeinstellung). Kommentareingabe zur Sitzungsprotokollierung aktivieren: Legen Sie fest, ob Sie vor und/oder nach einer Sitzung einen Kommentar zum Sitzungsprotokoll hinzufügen möchten (Gesetzter Haken = Option aktiv, Kommentar wird in einem gesonderten Fenster abgefragt). Seite 26 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 27

15 6.4 Lizenz 6.6 Telefonie (VoIP) Die Eingabe eines neuen Lizenzschlüssels kann hier erfolgen. Geben Sie Ihren Lizenzschlüssel in das Lizenz-Eingabefeld ein und klicken Sie OK. Hinweis: Stellen Sie vor der Eingabe sicher, dass Sie Ihren Lizenzschlüssel vollständig gespeichert haben ( , Ausdruck usw.), denn durch die Eingabe wird der alte Lizenzschlüssel überschrieben. 6.5 Sicherheit Sicherheitsstatus überprüfen: Die Sicherheit der Verbindung zum pcvisit Server und die Echtheit des pcvisit Moduls können Sie sich hier jederzeit anzeigen lassen. Grundeinstellungen für die Nutzung der pcvisit Telefonie (bis zu 11 Teilnehmer) vornehmen: Hören: Einstellen in welcher Lautstärke die eingehenden Signale der Telefonie- Teilnehmer bei Ihnen wiedergegeben werden. Mittlerer Einstellungswert empfohlen. Sprechen: Falls auf Ihrem Rechner mehrere Möglichkeiten (Mikrofone) zur Verfügung stehen, wählen Sie Ihr gewünschtes Eingabegerät (Mikrofon) als Standard aus, über das Sie die pcvisit Telefonie nutzen möchten. Durch Markieren (Haken setzen) der Option Stummgeschaltet können Sie Ihr Mikrofon deaktivieren. Wenn Sie eine gleichmäßige Lautstärke für alle Ihre Teilnehmer gewähren möchten, aktivieren Sie bitte Pegelautomatik aktiv (Haken setzen). Bitte beachten: Für die Nutzung der pcvisit Telefonie benötigen die Computer (aller Teilnehmer) eine Soundkarte oder On-Board-Sound, an den ein geeignetes VoIP-Headset angeschlossen werden kann. Um sicherzustellen, dass innerhalb Ihrer Netzanbindung eine Nutzung der VoIP-Funktion fürs bis zu elf Personen zu Ihrer Zufriedenheit funktioniert, empfehlen wir Ihnen, vor einer größeren VoIP-Konferenz die Qualität der pcvisit-telefonie zu überprüfen. Seite 28 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 29

16 6.7 Startbildschirm Hier können Sie den Sitzungsnamen unter dem Sie während einer Sitzung auftreten ändern. Überschreiben Sie dazu den bereits vorhandenen Namen mit Ihrer gewünschten Version. Als Gastgeber können Sie unter diesem Reiter ein selbstgewähltes Passwort für Ihre Sitzung eingeben oder mit erzeugen ein generiertes Passwort verwenden. Setzen oder entfernen Sie den Haken, um sich vor dem Beginn jeder neuen Sitzung, den Startbildschirm anzeigen zu lassen. Klicken Sie Start und Ihre Sitzung beginnt. Seite 30 zurück zur Inhaltsübersicht