Stadt Hemer Zahlungsabwicklung ÜBERÖRTLICHE PRÜFUNG. Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer im Jahr Seite 1 von 23

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1 ÜBERÖRTLICHE PRÜFUNG Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer im Jahr 2016 Seite 1 von 23

2 INHALTSVERZEICHNIS Zur überörtlichen Prüfung der Zahlungsabwicklung 3 Grundlagen 3 Inhalte, Ziele und Methodik 3 Prüfungsablauf 4 Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer 5 Tagesabschluss 5 Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung 5 Ordnungsmäßigkeit 6 Organisation/Prozesse/Informationstechnik 8 Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling 9 Kennzahlenvergleich 10 Zahlungsabwicklung im engeren Sinne (i.e.s.) 10 Gesamtbetrachtung Zahlungsabwicklung i.e.s. 12 Vollstreckung 13 Gesamtbetrachtung Vollstreckung 17 Seite 2 von 23

3 Zur überörtlichen Prüfung der Zahlungsabwicklung Grundlagen Auftrag der GPA NRW ist es zu prüfen, ob die Kommunen des Landes NRW rechtmäßig, sachgerecht und wirtschaftlich verwaltet werden. Die finanzwirtschaftliche Analyse steht dabei im Vordergrund. Grund dafür ist die äußerst schwierige Finanzlage der Kommunen und der gesetzliche Anspruch, den kommunalen Haushalt stets auszugleichen. Schwerpunkt der Prüfung sind Vergleiche von Kennzahlen. Die Prüfung stützt sich auf 105 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW). In der aktuellen überörtlichen Prüfung der Zahlungsabwicklung werden die mittleren kreisangehörigen Kommunen verglichen. Die Anzahl der Vergleichskommunen wird im Verlauf der Prüfung dieses Segments mit der Zahl der geprüften Städte wachsen. Aktuelle Datenbasis für die interkommunalen Kennzahlenvergleiche in diesem Bericht sind die Werte aus 29 Kommunen 1. Der Prüfbericht richtet sich an die für die Gesamtsteuerung Verantwortlichen der Kommunen in Rat und Verwaltung. Er zielt darauf ab, diesen Personenkreis insbesondere in Haushaltskonsolidierungsprozessen zu unterstützen und so einen Beitrag zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Kommune zu leisten. Inhalte, Ziele und Methodik Die Prüfung der Zahlungsabwicklung umfasst eine Bestandsaufnahme mit dem Abgleich der Finanzmittelkonten und der Bankkonten, die Ermittlung eines Erfüllungsgrades in verschiedenen Teilbereichen der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung und Kennzahlenvergleiche auf der Basis des Vergleichsjahres Ziel der Prüfung ist, auf Steuerungs- und Optimierungsmöglichkeiten hinzuweisen. Die Analyse der leistungsbezogenen Kennzahlen dient als Orientierung im Hinblick auf eine angemessene Stellenausstattung. Bei den Leistungskennzahlen werden neben dem Minimal-, Mittel- und Maximalwert auch drei Quartile dargestellt. Quartile werden auch Viertelwerte genannt. Sie teilen eine nach Größe geordnete statistische Reihe in vier Viertel. Das erste Quartil teilt die vorgefundenen Werte so, dass 25 Prozent darunter und 75 Prozent darüber liegen. Das zweite Quartil (entspricht dem Median) liegt in der Mitte der statistischen Reihe, d.h. 50 Prozent der Werte liegen unterhalb und 50 Prozent oberhalb dieses Wertes. Das dritte Quartil teilt die vorgefundenen Werte so, dass 75 Prozent darunter und 25 Prozent darüber liegen. 1 Stichtag 20. April 2016 Seite 3 von 23

4 Grundsätzlich verwendet die GPA NRW im Bericht geschlechtsneutrale Begriffe. Gerade in der Kennzahlendefinition ist dies jedoch nicht immer möglich. Werden Personenbezeichnungen aus Gründen der besseren Lesbarkeit lediglich in der männlichen oder weiblichen Form verwendet, so schließt dies das jeweils andere Geschlecht mit ein. Ergebnisse von Analysen werden im Bericht als Feststellung bezeichnet. Damit kann sowohl eine positive als auch eine negative Wertung verbunden sein. Feststellungen, die eine Korrektur oder eine weitergehende Überprüfung oder Begründung durch die Kommune erforderlich machen, sind Beanstandungen im Sinne des 105 Abs. 6 GO NRW. Hierzu wird eine gesonderte Stellungnahme angefordert. Dies wird im Bericht mit einem Zusatz gekennzeichnet. In der Stadt Hemer hat die GPA NRW keine Feststellung getroffen, die eine Stellungnahme erforderlich macht. Bei der Prüfung erkannte Verbesserungspotenziale werden im Bericht als Empfehlung ausgewiesen. Prüfungsablauf Die Prüfung in der Stadt Hemer erfolgte vom 11. April 2016 bis 20. April 2016 durch Friederike Becker-Walschus. Das Prüfungsergebnis ist mit dem Kämmerer und der Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung am 20. April 2016 erörtert worden. Der Entwurf des Prüfberichts wurde übersandt. Auf das weitere Verfahren nach 105 Abs. 5 GO NRW weisen wir hin. Seite 4 von 23

5 Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer Tagesabschluss Die GPA NRW hat die Finanzmittelkonten mit den Bankkonten analog 30 Abs. 4 GemHVO NRW abgeglichen. Hierzu wurde der Saldo des letzten Kontoauszuges der Sparkasse Märkisches Sauerland Hemer-Menden, bei der die Stadt Hemer ihr Geschäftskonto unterhält, erfasst. Der ermittelte Istbestand wurde der Fortschreibung nach dem Tagesabschluss vom Vortag gegenübergestellt. Der Abgleich zwischen Ist- und Sollbestand ergab keinen Unterschiedsbetrag. Die einzelnen Positionen sind der Anlage 1 dieses Berichtes zu entnehmen. Bereits im Prüfbericht aus dem Jahr 2007 hat die GPA NRW positiv hervorgehoben, dass die Stadt Hemer ihre Zahlungen über lediglich zwei Konten abwickelt. Zwischenzeitlich hat die Stadt ein Girokonto gekündigt und der gesamte Zahlungsverkehr läuft nur noch über ein Girokonto. Die Stadt Hemer hat darüber hinaus ein Cash Pooling eingerichtet. Mitglied im Cash Pool sind die Sauerlandpark GmbH, der Stadtentwässerungsbetrieb Hemer (SEH) sowie die Grundstücks- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft für die Stadt Hemer mbh (GWG). Hierdurch wird im Konzern Stadt überschüssige bzw. fehlende Liquidität untereinander ausgeglichen. Feststellung Die Stadt Hemer wickelt die gesamte Zahlungsabwicklung über lediglich ein Girokonto ab und betreibt zum Liquiditätsausgleich innerhalb des Konzerns Stadt ein Cash Pooling. Dies stellt die GPA NRW positiv fest. Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung Die GPA NRW analysiert die Organisation und Steuerung anhand des Erfüllungsgrades Zahlungsabwicklung. Diese Kennzahl zeigt, in welchem Umfang und welcher Ausprägung die aktuelle Situation der Stadt Hemer einer ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung und effizienten Steuerung entspricht. Der Erfüllungsgrad beruht auf einer Nutzwertanalyse. Hierzu stellt die GPA NRW einheitliche Fragen zu den Themenfeldern Ordnungsmäßigkeit, Organisation/Prozesse/Informationstechnik und finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling. Seite 5 von 23

6 Die GPA NRW ordnet die Antworten auf einer Skala von 0 bis 3 2 ein. Danach gewichtet sie diese Bewertung entsprechend ihrer Bedeutung für die einzelnen Themenfelder. Hieraus ergeben sich Punkte, deren Summe ins Verhältnis gesetzt wird zur maximal erreichbaren Punktzahl. Die in Prozenten ausgedrückte Verhältniszahl ist der Erfüllungsgrad. Der Erfüllungsgrad ist am Ende des Berichtes vollständig abgebildet. Die Stadt Hemer erreicht insgesamt einen Erfüllungsgrad von 77 Prozent. Sie liegt damit etwas oberhalb des Mittelwertes (73 Prozent). Folgende Punkte aus dem Erfüllungsgrad bieten Handlungs- bzw. Optimierungsmöglichkeiten: Ordnungsmäßigkeit Bei einem Mittelwert von 85 Prozent erreicht die Stadt Hemer 83 Prozent. Die Stadt Hemer hat mehrere Dienstanweisungen erlassen, die die Zahlungsabwicklung betreffen. Die GPA NRW hat in ihrer Prüfung folgende Dienstanweisungen berücksichtigt: Allgemeine Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Hemer vom 19. März 2008 (fortan: DA FiBu), Dienstanweisung für die zentrale Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer vom 20. März 2008 (fortan: DA zentrale ZA), Dienstanweisung für die dezentrale Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer vom 19. März 2008 (fortan: DA dezentrale ZA), Dienstanweisung für das Forderungsmanagement der Stadt Hemer vom 19. März 2008 (fortan: DA Forderungsmanagement), Dienstanweisung über die Behandlung von Insolvenzverfahren, die die Stadt Hemer als Insolvenzgläubiger betreffen vom 21. April Die DA FiBu muss an einigen Stellen redaktionell überarbeitet werden. Grund ist eine Neuorganisation zum 01. September Dies möchte die Stadt zeitnah umsetzen. Bei der Überarbeitung der Dienstanweisung sollte die Stadt Hemer auch die folgenden Hinweise und Empfehlungen der GPA NRW diskutieren. Das eingerichtete Cash Pooling ist ein gutes Instrument zum Liquiditätsausgleich. Ansonsten ist die Liquiditätsplanung bei der Stadt Hemer aktuell in den Hintergrund gerückt. In der Vergangenheit war es so, dass regelmäßige Auswertungen stattfanden und Kreditbedarfe ermittelt wurden. Dies sollte die Stadt Hemer wieder aufgreifen. Die DA zentrale ZA regelt, dass die Fachämter Zahlungen ab Euro unverzüglich in der Zahlungsabwicklung anzumelden haben. Auf die Umsetzung in der Praxis sollte die Stadt Hemer stärker hinwirken. Zudem sollte der Begriff unverzüglich konkretisiert werden. 2 nicht = 0; ansatzweise = 1; = 2; vollständig = 3 Seite 6 von 23

7 Die DA Forderungsmanagement greift in 11 Kleinbeträge mit Wertgrenze auf. Abschließend verweist sie auf einen Leitfaden, der nähere Regelungen zu den Kleinbeträgen trifft. Dieser Leitfaden liegt bei der Stadt Hemer allerdings nicht vor. Empfehlung Die Stadt Hemer sollte einen Leitfaden/ eine Arbeitshilfe erarbeiten, die nähere Regelungen zu Kleinbeträgen trifft. Hierbei sollten verschiedene Verfahrensstände berücksichtigt sein, so dass es auch unterschiedliche Wertgrenzen geben sollte (insbesondere für Mahnungen und für Vollstreckungen). Zudem ist eine gesonderte Wertgrenze für Nebenforderungen und den Umgang mit Überzahlungen sinnvoll. Darüber hinaus sollte die Stadt Hemer schriftlich regeln, wann Ausnahmen möglich sind und wer über Ausnahmen entscheidet. Ein Mahn- und Vollstreckungsverfahren mit Festlegung einer zentralen Stelle gemäß 31 Abs. 2 Nr. 1.9 GemHVO NRW besteht bei der Stadt Hemer. Zentrale Stelle für Mahnläufe ist die Zahlungsabwicklung. Bleibt die erste Mahnung erfolglos, übergibt die Zahlungsabwicklung die Forderung in das Vollstreckungsprogramm. Von hier aus wird die Vollstreckungsankündigung gefertigt. Alle privatrechtlichen Forderungen werden in diesem Schritt ins Jugendamt gegeben, welches hierfür zuständig ist. Das Jugendamt verfügt über entsprechendes Hintergrundwissen und kann den Sachverhalt einschätzen. Aus diesem Grund geben viele Kommunen privatrechtliche Vollstreckungsforderungen, die das Jugendamt betreffen, dorthin ab. Dass das Jugendamt auch die übrigen privatrechtlichen Vollstreckungsforderungen bearbeitet (z. B. Mieten, Pachten, Schadenersatzansprüche), ist ungewöhnlich. Die Stadt Hemer soll aktuelle schriftliche Regelungen zur Prüfung der Zahlungsabwicklung treffen ( 30 Abs. 5 i.v.m. 31 Abs. 2 Nr. 4 GemHVO NRW). Da eine örtliche Rechnungsprüfung eingerichtet ist, liegt die Zuständigkeit für die Prüfung nach 103 Abs. 1 Ziffer 5 GO NRW bei der Rechnungsprüfung. Der Kämmerer hat nach 31 Abs. 2 Ziffer 4.3 die Aufsicht und Kontrolle über die Buchführung und Zahlungsabwicklung. Dies hat die Stadt Hemer in 15 Abs. 2 und 3 DA FiBu festgehalten. In 11 DA zentrale ZA hat die Stadt dagegen geregelt, dass der Kämmerer die Zahlungsabwicklung mindestens einmal jährlich unvermutet zu prüfen hat. Er kann von dieser Prüfung absehen, wenn die Rechnungsprüfung eine dauernde Überwachung durchführt. Diese Regelung entspricht nicht 103 Abs. 1 Ziffer 5 GO NRW und 15 DA FiBu. Zum Zeitpunkt der Prüfung durch die GPA NRW findet eine dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung durch das Revisionsamt statt. Hierbei wird jeder Buchungsbeleg vor Auszahlung gesichtet. Die Prüfung vor der Auszahlung erfolgt insbesondere aufgrund der aktuellen vorläufigen Haushaltsführung. Schriftliche Regelungen zur dauernden Überwachung der Zahlungsabwicklung bestehen nach Angaben der Stadt nicht. Eine schriftliche Dokumentation zur dauernden Überwachung der Zahlungsabwicklung lag ebenfalls nicht vor. Im jährlichen Prüfbericht des Revisionsamtes werden allerdings wesentliche Prüfinhalte, Prüfziele und Prüfungsfeststellungen aufgegriffen. Aufrechnungen werden bei der Stadt Hemer entsprechend den gesetzlichen Vorschriften genutzt. Empfehlung Der Vollständigkeit halber sollte die Stadt Hemer das Instrument der Aufrechnung mit in die Dienstanweisung aufnehmen. Insbesondere Voraussetzungen, interne Arbeitsschritte Seite 7 von 23

8 und Zuständigkeiten sollte sie schriftlich festlegen. Organisation/Prozesse/Informationstechnik Bei einem Mittelwert von 69 Prozent erreicht die Stadt Hemer in dieser Kategorie 75 Prozent. Die gute Positionierung erreicht sie insbesondere, weil sie die Reform der Sachaufklärung gut in die Praxis umgesetzt hat. Vermögensauskünfte nimmt die Stadt Hemer für öffentlich-rechtliche Forderungen selbst ab. Bei privatrechtlichen Forderungen bindet sie einen Gerichtsvollzieher ein. Mit knapp 38 angeordneten Eintragungen in das Schuldnerverzeichnis je Einwohner im Jahr 2014 bildet die Stadt Hemer den neuen Maximalwert. Optimiert wird die Vollstreckungsarbeit durch die Softwarenutzung, die auch über eine Schnittstelle zum Vollstreckungsportal verfügt. Feststellung Die Stadt Hemer hat die Reform der Sachaufklärung gut in die Praxis umgesetzt. Nach Einschätzung der Zahlungsabwicklung werden zum Zeitpunkt der Prüfung rund 50 Prozent der Zahlungseingänge automatisiert verbucht. Im Schnitt gelingt das den Vergleichskommunen bei rund 65 Prozent der Einzahlungen. Dies erfordert vor allem eine rechtzeitige Buchung der Forderung im System sowie die Angabe eines Kassenzeichens durch den Kunden. Hierbei sind einheitliche Muster für Ausgangsrechnungen als Vorlage für die Fachämter sinnvoll. Empfehlung Die Stadt Hemer sollte die automatisch verbuchten Zahlungseingänge erhöhen. Die Finanzbuchhaltung sollte hierfür ein einheitliches Muster für Ausgangsrechnungen mit deutlichem Verweis auf das Kassenzeichen vorgeben. Zudem ist es wichtig, dass die Anordnungen aus den Fachämtern vor Zahlungseingang verbucht wurden. Die Stadt Hemer betreibt ein konsequentes Mahnwesen. Jede Woche führt sie einen automatisierten Mahnlauf für alle bestehenden Forderungen ohne Mahnsperre durch. Das Verfahren ist allerdings nicht schriftlich festgehalten. Empfehlung Die Stadt Hemer sollte das Mahnverfahren in die Dienstanweisung aufnehmen. Alternativ kann sie eine Arbeitshilfe erarbeiten und in der Dienstanweisung auf diese verweisen. Durch die abweichende Zuständigkeit für die Vollstreckung öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Forderungen ist es wichtig, dass die Schnittstelle gut funktioniert. Nur so ist sichergestellt, dass die Stadt einen Überblick über ihre Schuldner und den aktuellen Stand aller Forderungen behält. Wie bereits erläutert, werden die Forderungen nach erfolglosem Mahnversuch in die Vollstreckungssoftware übergeben. Der Erledigungsstand der öffentlich-rechtlichen Forderungen wird in der Vollstreckungssoftware weiter nachgehalten, für die privatrechtlichen Forderungen nicht. Empfehlung Die Stadt Hemer sollte die Möglichkeiten der Vollstreckungssoftware auch für die privatrechtlichen Forderungen nutzen. Nur so sind ein Gesamtüberblick sowie eine Steuerung möglich. Seite 8 von 23

9 Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling In diesem Teilbereich erreicht die Stadt Hemer einen Erfüllungsgrad von 50 Prozent. Der Mittelwert liegt bei 22 Prozent. Der Produkthaushalt der Stadt Hemer enthält operative Ziele und Kennzahlen für die Zahlungsabwicklung einschließlich (öffentlich- rechtliche) Vollstreckung. Im Haushaltsplan 2015 formuliert die Zahlungsabwicklung beispielsweise das Ziel einer hohen Lastschriftquote sowie - in Zusammenarbeit mit der Geschäftsbuchhaltung - eine möglichst kurze Durchlaufzeit für Buchungsvordrucke. Aus Sicht der GPA NRW gibt es weitere wichtige Ziele und Kennzahlen für die Zahlungsabwicklung, die steuerungsrelevant sind. Beispielsweise die Quote an nicht automatisiert verarbeiteten Einzahlungen (in die Richtung geht bereits die Lastschriftquote, die die Stadt Hemer als Kennzahl abbildet), die Quote an nicht zuordenbaren Einzahlungen (vor Klärung durch die Zahlungsabwicklung), die rechtzeitige Mahnung aller offenen Forderungen (Mahnung spätestens x Tage nach Fälligkeit), geringe ungeklärte Zahlungen, Personalkennzahlen, z. B. die Zahl der verarbeiteten Einzahlungen je Vollzeit-Stelle. Als Leistungsmengen können insbesondere die Einzahlungen fortgeschrieben werden. In der Vollstreckung verfügt die Stadt Hemer bereits über gute Ziele und Kennzahlen. Beispiele sind: Jeder Vollstreckungsvorgang soll innerhalb von 6 Monaten abgeschlossen werden (Kennzahl: Dauer der Bearbeitung eines Vollstreckungsvorganges). Hier werden auch Leistungsmengen abgebildet (z. B. die Anzahl neuer öffentlich-rechtlicher Vollstreckungsaufträge). Feststellung Die Stadt Hemer verfügt bereits über gute Ziele und Kennzahlen für die Zahlungsabwicklung einschließlich Vollstreckung. Empfehlung Für die Zahlungsabwicklung im engeren Sinne sollte die Stadt Hemer die Ziele und Kennzahlen weiter ausbauen. Für die privatrechtlichen Forderungen ist im Produkt Unterhaltsvorschüsse die Kennzahl Erstattungen im Verhältnis zu den Ausgaben abgebildet. Diese beziehen sich lediglich auf die Unterhaltsvorschüsse. Ziele und Kennzahlen über alle privatrechtlichen Forderungen gibt es nicht. Empfehlung Die Stadt Hemer sollte auch Ziele und Kennzahlen für alle privatrechtlichen Forderungen formulieren und im Haushalt abbilden. Genauso wichtig wie die Formulierung von Zielen und Kennzahlen ist es, die Daten zu nutzen und über sie zu steuern. Innerhalb der Abteilung Zahlungsabwicklung und Steuern dienen die Ziele und Kennzahlen der Leitung als Orientierung. In der Vollstreckung gibt es Monats- und Jahresabschlüsse mit Statistiken. Hieraus werden konkrete Maßnahmen abgeleitet. Soweit Seite 9 von 23

10 geeignet, werden die Ziele auch für die Zielvereinbarungen der Leistungsorientierten Bezahlung (LoB) genutzt. Kennzahlenvergleich Der Kennzahlenvergleich stellt den Ressourceneinsatz und das daraus resultierende Leistungsniveau für das jeweilige Handlungsfeld dar. Die GPA NRW ermittelt den Ressourceneinsatz anhand der Personal- und Sachaufwendungen. Dabei verwendet sie die KGSt -Durchschnittswerte 3. Zahlungsabwicklung im engeren Sinne (i.e.s.) Zur Zahlungsabwicklung gehören die Annahme von Einzahlungen, die Leistung von Auszahlungen und die Verwaltung der Finanzmittel. Jeder Zahlungsvorgang ist zu erfassen und zu dokumentieren. Außerdem ist die Zahlungsabwicklung für die Verwaltung der Bargeld- und Bankbestände der Kommune sowie für das Mahnwesen zuständig. Stellenvergleich Zahlungsabwicklung i.e.s. je Einwohner In den Stellenvergleich für die Zahlungsabwicklung i.e.s. sind insgesamt 2,9 Vollzeit-Stellen eingeflossen. Darin enthalten ist ein Overheadanteil von 0,3 Vollzeit-Stellen. Im interkommunalen Vergleich ergibt sich für das Jahr 2014 ein Wert von 0,86 Vollzeit-Stellen je Einwohner. Damit liegt die Stadt Hemer zehn Prozent unter dem interkommunalen Mittelwert. Zwischenzeitlich hat die Stadt Hemer ihre Finanzbuchhaltung neu organisiert. Bis zum 31. August 2015 gab es die Abteilung Finanzbuchhaltung. Zu ihr zählten die Geschäftsbuchhaltung, die Zahlungsabwicklung i.e.s. sowie die Vollstreckung. Zum 01. September 2015 hat die Stadt Hemer die Abteilung Zahlungsabwicklung und Steuern gebildet. Zu ihr gehören die Zahlungsabwicklung i.e.s., die Vollstreckung sowie die Grundbesitzabgaben. Die Geschäftsbuchhaltung ist seitdem der Abteilung Finanzmanagement zugeordnet. Hierdurch hat die Stadt Hemer den Overheadanteil für die Zahlungsabwicklung i.e.s. reduziert. Stellenentwicklung Zahlungsabwicklung i.e.s. Stellenanteil Overhead 0,30 0,27 0,20 Sachbearbeitung 2,60 2,47 2,76 Gesamt 2,90 2,74 2,96 3 Gutachten Kosten eines Arbeitsplatzes 2014/15 (KGSt -Materialien 19/2014) Seite 10 von 23

11 Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Einen wesentlichen Teil der Arbeit der Beschäftigten in der Zahlungsabwicklung nehmen die Buchung der Einzahlungen sowie die Verarbeitung der Kontoauszüge ein. Aus der Anzahl der angenommenen und gebuchten Einzahlungen auf den Bankkonten ( in 2014) sowie der durchschnittlich für die Sachbearbeitung zur Verfügung stehenden Stellenanteile (2,6 in 2014) ergibt sich ein Wert von Einzahlungen je Vollzeit-Stelle. Im interkommunalen Vergleich positioniert sich die Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer wie folgt: Zahl der Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Zahlungsabwicklung i.e.s Hemer 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte Im Jahr 2015 bearbeitete die Stadt Hemer Einzahlungen je Vollzeit-Stelle. Ein Grund ist der geringere Stellenanteil in der Sachbearbeitung. Dieser steigt 2016 wieder an (s.o.). Außerdem ist die Zahl der Einzahlungen 2015 um auf gestiegen. Feststellung Die Stadt Hemer gehört zu dem Viertel der Vergleichskommunen mit den meisten Einzahlungen je Vollzeit-Stelle. Ungeklärte Ein- und Auszahlungen Zum Zeitpunkt der Prüfung lagen 39 ungeklärte Einzahlungen (UZE) und 31 ungeklärte Auszahlungen im Kernhaushalt vor. Damit liegt die Stadt Hemer am Minimalwert. Nur zwei Vergleichskommunen haben einwohnerbezogen weniger ungeklärte Zahlungen zu verzeichnen. Nach Angaben der Stadt ist dies insbesondere auf das zeitnahe, kontinuierliche Nachhaken bei den Abteilungen zurückzuführen. Auffällig ist, dass die Mehrzahl der ungeklärten Zahlungen einem Amt zuzuordnen ist. Hier sollte die Stadt Hemer mit dem Produktverantwortlichen klären, dass Buchungsvordrucke frühzeitig einzureichen sind. Mahnverfahren Wie bereits im Kapitel zum Erfüllungsgrad erläutert, verfügt die Stadt Hemer über ein konsequentes Mahnwesen. Die Durchführung des Mahnwesens bindet Zeit. Weitere Rückschlüsse auf die Bearbeitungsintensität zeigt der folgende Vergleich. Seite 11 von 23

12 Mahnungen (1. Mahnlauf) je Einwohner 2014 Einwohnerbezogen ist das Mahnaufkommen ähnlich wie bei den Vergleichskommunen. Feststellung Das Mahnaufkommen lässt auf eine durchschnittliche Belastung für die Zahlungsabwicklung schließen. Einige Vergleichskommunen haben gute Erfahrungen mit telefonischen Nachfragen vor Versenden der Mahnung gemacht ( Telefoninkasso ). Die Stadt Hemer erwägt dies ebenfalls. Hierfür möchte die Stadt genauer prüfen, für welche Fälle Aussicht auf Erfolg besteht und die betreffenden Mitarbeiter schulen. Durchführen der Zahlungsabwicklung i.e.s. für Dritte Die Stadt Hemer führt die Zahlungsabwicklung für folgende Dritte aus: die Sauerlandpark GmbH, den SEH, die GWG GmbH sowie bis 2014 das zentrale Immobilienmanagement (ZIM). Die GPA NRW hat die Personal- und Sachaufwendungen, die der Stadt Hemer hierdurch entstehen den erwirtschafteten Erträgen gegenüber gestellt. Dabei hat sie festgestellt, dass die Erträge die Aufwendungen decken. Feststellung Die Stadt Hemer führt die Zahlungsabwicklung i.e.s. für Dritte kostendeckend durch. Gesamtbetrachtung Zahlungsabwicklung i.e.s. Die Analyseergebnisse und wesentlichen Handlungsempfehlungen lauten zusammengefasst: Die einwohnerbezogene Personalquote liegt etwa zehn Prozent unter dem interkommunalen Mittelwert. Die Stadt Hemer gehört zu den 25 Prozent der Vergleichskommunen, die die meisten Einzahlungen je Vollzeit-Stelle bearbeiten. Nur zwei Kommunen im Vergleich haben weniger einwohnerbezogene ungeklärte Zahlungen zu verzeichnen. Das einwohnerbezogene Mahnaufkommen ist durchschnittlich. Die Zahlungsabwicklung i.e.s. für Dritte führt die Stadt Hemer kostendeckend durch. Seite 12 von 23

13 Vollstreckung Die Vollstreckung ist ein weitgehend standardisiertes Massenverfahren, bei dem eine hohe Anzahl an Vollstreckungsaufträgen effektiv zu bearbeiten ist. Viele Kommunen verwenden eine Vollstreckungssoftware. Die Stadt Hemer setzt ein Vollstreckungsverfahren ein. Die Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer bearbeitet lediglich die Vollstreckung öffentlichrechtlicher Forderungen. Sobald privatrechtliche Forderungen vollstreckungsreif sind, gibt die Zahlungsabwicklung diese an das Jugendamt weiter. Das Jugendamt arbeitet allerdings nicht mit der Vollstreckungssoftware. Aus diesem Grund sind im System lediglich die von der Zahlungsabwicklung übergebenen Vollstreckungsforderungen erfasst. Den weiteren Bearbeitungsstand kann die Software daher nur für die öffentlich-rechtlichen Forderungen auswerten. Aus o. g. Gründen beziehen sich die nachfolgenden Ausführungen nur auf die öffentlichrechtlichen Forderungen. Die GPA NRW kann in diesem Bericht keine Aussage über den Personaleinsatz und die Effektivität der Bearbeitung in der privatrechtlichen Vollstreckung treffen. Die Stadt Hemer kann dies nachholen: Durch Ermittlung des Stellenanteils in der Sachbearbeitung und das Gegenüberstellen der bearbeiteten Fallzahlen lässt sich die Leistungskennzahl der GPA NRW bilden. Diese kann die Stadt Hemer dann in den interkommunalen Vergleich stellen. In der letzten überörtlichen Prüfung 2007 war die Vollstreckung noch gebündelt. Daher konnte die GPA NRW Aussagen zu beiden Bereichen treffen. Eine Nutzung der Vollstreckungssoftware für alle privatrechtlichen Forderungen ist - wie bereits dargestellt - sinnvoll. Nur so ist eine Aussage über die Erfolgsquote der Vollstreckung und eine hiermit verbundene Steuerung möglich. Zum Zeitpunkt der Prüfung wertet das Vollstreckungsprogramm privatrechtliche Vollstreckungsforderungen in Höhe von 1,2 Mio. Euro als noch nicht beigetrieben aus. Stellenvergleich Vollstreckung je Einwohner Die Aufgaben der Vollstreckung in Hemer werden mit 2,74 Stellen durchgeführt. Darin enthalten ist ein Overheadanteil von 0,22 Stellen. Im interkommunalen Vergleich ergibt sich für das Jahr 2014 ein Wert von 0,81 Vollzeit-Stellen je Einwohner. Damit liegt die Stadt Hemer zwölf Prozent unter dem interkommunalen Mittelwert. Die Neuorganisation zum 01. September 2015 macht sich auch hier beim Stellenanteil für den Overhead bemerkbar. Stellenentwicklung Vollstreckung Stellenanteil Overhead 0,22 0,19 0,12 Sachbearbeitung 2,52 2,44 2,28 (1,28)* Gesamt 2,74 2,63 2,40 (1,40)* *Seit Beginn des Jahres 2016 ist eine Vollzeitkraft langzeiterkrankt. Folgende Zahlen aus der Vollstreckung konnten von der Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer ermittelt werden: Seite 13 von 23

14 Übersicht über die Anzahl der Vollstreckungsforderungen (Vf) im Zeitverlauf Am 01.Januar bestehende eigene Vf Am 01. Januar bestehende Vf von Dritten Im Jahresverlauf entstandene eigene Vf Im Jahresverlauf erhaltene neue Vf von Dritten Im Jahresverlauf abgewickelte eigene Vf Im Jahresverlauf abgewickelte Vf für Dritte Im Rahmen der Amtshilfe abgegebene eigene Vf Vf= Vollstreckungsforderungen, die Übersicht enthält nur die öffentlich-rechtlichen Vf Deckungsgrad Vollstreckung Der Deckungsgrad Vollstreckung zeigt, wie weit die Personal- und Sachaufwendungen der Kommune für die Vollstreckung von den Einzahlungen aus den Nebenforderungen gedeckt werden. In Hemer stehen 2014 dem Ressourceneinsatz (Personal- und Sachaufwendungen, Vollstreckungsvergütung) von Euro Einzahlungen aus Nebenforderungen sowie Kostenbeiträge von Dritten in Höhe von Euro gegenüber. Der Deckungsgrad Vollstreckung beträgt 70,3 Prozent. Im interkommunalen Vergleich ergibt sich für die Stadt Hemer folgende Positionierung: Deckungsgrad Vollstreckung 2014 Hemer 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte 70,3 49,68 56,98 63,42 29 Feststellung Die Stadt Hemer erreicht eine Positionierung unter den 25 Prozent der Vergleichskommunen mit dem höchsten Deckungsgrad. Nur vier Vergleichskommunen erreichen einen höheren Deckungsgrad in der Vollstreckung. Seite 14 von 23

15 Eigene Forderungen/Amtshilfeersuchen Die Stadt Hemer gab im Jahr ,23 Prozent ihrer eigenen Vollstreckungsforderungen als Amtshilfeersuchen an andere Kommunen ab. Keine Vergleichskommune hat eine niedrigere Abgabequote. Hemer führt die Vollstreckung somit vorrangig selbst durch und nutzt - wie bereits erläutert - die Möglichkeiten der Sachaufklärung. Damit ist sie nicht so abhängig von der Bearbeitungsweise der ersuchten Kommunen. Feststellung Die Stadt Hemer hat den geringsten Anteil an Amtshilfeersuchen bei den eigenen Forderungen. Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle Der Deckungsgrad Vollstreckung ist wesentlich abhängig von der Anzahl der erledigten bzw. bestehenden Vollstreckungsforderungen und somit von der Leistungsebene. Folgende Kennzahlen ergeben sich dabei für die Stadt Hemer: Personalkennzahlen Vollstreckung (Innen- und Außendienst) im Zeitverlauf Kennzahl Zum 01. Januar bestehende Vf je Vollzeit-Stelle Entstandene neue Vf je Vollzeit-Stelle Abgewickelte Vf je Vollzeit-Stelle Vf= Vollstreckungsforderungen Im interkommunalen Vergleich 2014 positioniert sich die Stadt Hemer wie folgt: Abgewickelte Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle 2014 Hemer 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte Seite 15 von 23

16 Feststellung Die Stadt Hemer gehört zu dem Viertel der Vergleichskommunen mit den meisten abgewickelten Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle. Nur fünf Vergleichskommunen bearbeiten stellenbezogen mehr Vollstreckungsforderungen. Hierdurch ist auch die gute Positionierung beim Deckungsgrad der Vollstreckung möglich. Im Jahr 2015 erreicht die Stadt Hemer abgewickelte Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle. Durch die Langzeiterkrankung im Jahr 2016 könnte die wirtschaftliche Vollstreckungsarbeit der Stadt Hemer wegen Personalmangels gefährdet werden. Auch vor dem Hintergrund der Haushaltskonsolidierung ist es für die Stadt Hemer wichtig, eine effektive Vollstreckung zu gewährleisten. Empfehlung Die Stadt Hemer sollte auf die Langzeiterkrankung in der Vollstreckung reagieren, um auch weiterhin gute Vollstreckungsarbeit leisten zu können. Die Leistungsmengen der Vollstreckung werden im Produkthaushalt der Stadt Hemer jährlich fortgeschrieben. Die GPA- Leistungskennzahl ermöglicht der Stadt eine erste Orientierung hinsichtlich des einzusetzenden Personals. Die Aufwendungen je abgewickelter Vollstreckungsforderung liegen in der Vollstreckung Hemer für das Jahr 2014 bei 38,93 Euro. Aufwendungen je abgewickelte Vollstreckungsforderung 2014 Hemer Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte 38,93 30,18 111,97 61,26 46,50 55,01 75,14 26 Damit erreicht Hemer im Vergleich die drittniedrigsten Aufwendungen je abgewickelter Vollstreckungsforderung. Die Arbeitsbelastung in der Vollstreckung hängt auch von den bestehenden Altfällen ab. Diese stellt die GPA NRW als bestehende Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle zum 01. Januar 2015 dar. Bei einem Mittelwert von 950 bestehenden Vollstreckungsforderungen je Vollzeit- Stelle erreicht Hemer 627. Bereits in der tabellarischen Übersicht auf Seite 14 war zu sehen, dass die Stadt Hemer kontinuierlich Vollstreckungsforderungen abbaut. Sie begründet dies auch mit ihrem Umgang mit offenen Elternbeitragsforderungen. Diese bleiben im Mahnverfahren bestehen und werden nicht als Vollstreckungsforderungen bearbeitet. Feststellung Die geringen bestehenden Altforderungen je Vollzeit-Stelle entlasten die Vollstreckungsarbeit der Stadt Hemer. Gleichzeitig trägt die gute Sachbearbeitung (z. B. Abnahme der Vermögensauskunft) zu der geringen Anzahl bei. Außerdem wirken sich die im Jahresverlauf entstandenen Vollstreckungsforderungen auf die Arbeitsbelastung aus. Einwohnerbezogen entstehen in Hemer jährlich mehr Vollstreckungsforderungen als im Durchschnitt der Vergleichskommunen (Falldichte). Seite 16 von 23

17 Bei den entstandenen Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle positioniert sich Hemer wie folgt: Entstandene Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle 2014 Hemer Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte Trotz der hohen entstandenen Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle erreicht die Stadt Hemer unterdurchschnittliche Altforderungen. Gesamtbetrachtung Vollstreckung Die Analyseergebnisse und wesentlichen Handlungsempfehlungen lauten zusammengefasst: Die einwohnerbezogene Personalquote liegt etwa zwölf Prozent unter dem interkommunalen Mittelwert. Die Stadt Hemer gehört zu dem Viertel der Vergleichskommunen mit dem geringsten fallbezogenen Personaleinsatz. Dadurch erreicht sie einen überdurchschnittlichen Deckungsgrad der Vollstreckung. In Hemer entstehen in 2014 mehr Vollstreckungsforderungen als im Durchschnitt der Vergleichskommunen. Durch die konsequente Abarbeitung erreicht Hemer trotzdem unterdurchschnittliche Altforderungen. Auf die Langzeiterkrankung in der Vollstreckung sollte die Stadt Hemer möglichst schnell reagieren. Die Reform der Sachaufklärung ist bereits gut umgesetzt. Keine andere Vergleichskommune ordnet mehr Eintragungen in das Schuldnerverzeichnis je Einwohner an. Herne, den 30. Mai 2016 gez. Dagmar Klossow Abteilungsleitung gez. Johannes Schwarz Projektleitung Seite 17 von 23

18 Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung Frage Erfüllungsgrad erreichte Punkte Bewertung / Skalierung Gewichtung Optimalwert Dokumentation des Interviews Ordnungsmäßigkeit 1 Es besteht eine Dienstanweisung gem. 31 GemHVO NRW ja, Allgemeine Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Hemer vom (fortan: DA FiBu), diese Bedarf aufgrund der Neuorganisation redaktioneller Anpassungen, enthält sonst aber alle wesentlichen Regelungen 2 Die Finanzmittelkonten werden an jedem Buchungstag mit den Bankkonten abgeglichen ( 30 Abs. 4 GemHVO NRW). vollständig ja, 4 Abs. 2 Dienstanweisung für die zentrale Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer (fortan: DA zentrale ZA) 3 Für die Verwaltung der Zahlungsmittel ist eine Liquiditätsplanung aufgebaut ( 31 Abs. 2 Ziff. 1.5 und Ziff GemHVO NRW) Abs. 2 u. 5 Abs. 6 DA zentrale ZA: ab Zahlungen anmelden, in der Praxis nicht immer umgesetzt; Cash Pooling vorhanden, Liquiditätsplanung muss wieder ausgebaut werden, aktuell nicht im Fokus 4 Sie haben aktuelle schriftliche Bestimmungen gem. 31 Abs. 2 Nr. 1.7 GemHVO NRW (Ausführung von 23 Abs. 5 - Absehen von Vollstreckung von Ansprüchen in geringer Höhe - "Kleinbetragsregelung"). ansatzweise Dienstanweisung für das Forderungsmanagement der Stadt Hemer (fortan: DA Forderungsmanagement) regelt Grundsatz, Verweis auf Leitfaden, dieser existiert nicht 5 Es gibt aktuelle schriftliche Regelungen zur Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen ( 31 Abs. 2 Nr. 1.8 GemHVO NRW). vollständig Regelungen zu Zuständigkeiten und Wertgrenzen werden in der DA Forderungsmanagement für Stundungen, Niederschlagungen und Erlasse geregelt (einschl. Verfahrensbeschreibungen) 6 Ein Mahn- und Vollstreckungsverfahren mit Festlegung einer zentralen Stelle besteht ( 31 Abs. 2 Nr. 1.9 GemHVO NRW) Abs. 2 DA FiBu: ZA ist zentrale Stelle für alle Mahnungen und für öff.-rechtl. Vollstreckung, Vollstreckung privatrechtliche Forderungen im Jugendamt Seite 18 von 23

19 Frage Erfüllungsgrad erreichte Punkte Bewertung / Skalierung Gewichtung Optimalwert Dokumentation des Interviews 7 8 Für den Prozess der Neuanlage, Änderung, Löschung und Prüfung von Benutzerberechtigungen in der Finanzsoftware existiert ein Konzept ( 31 Abs. 2 Nr. 2.2 GemHVO NRW). Der Umgang mit Bar- und Zahlungsmitteln ist für die gesamte Verwaltung verbindlich schriftlich geregelt ( 31 Abs. 2 Nr. 3.3 und 3.4 GemHVO NRW). vollständig ja, 10 DA FiBu, 14 DA FiBu vollständig ja, es gibt eine DA zentrale und eine DA dezentrale ZA 9 Die Handkassen werden ordnungsgemäß geführt ( 31 Abs.2 Nr. 3.3 GemHVO NRW). vollständig Dienstanweisung für die dezentrale Zahlungsabwicklung der Stadt Hemer (fortan: DA dezentrale ZA): mindestens jährliche Prüfung; Dokumentation der Prüfung in Excel vorhanden und aktuell. Intranet: Arbeitsanweisung und Formulare für die Prüfung 10 Sie haben aktuelle schriftliche Regelungen zur Verwaltung von durchlaufenden Geldern und fremden Finanzmitteln getroffen ( 31 Abs. 2 Nr. 3.7 GemHVO NRW). vollständig DA zentrale ZA 11 Es ist sichergestellt, dass die Beschäftigten der Buchführung und Zahlungsabwicklung nur ausnahmsweise die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit haben ( 30 Abs. 3 Satz 2 GemHVO NRW) keine schriftlichen Regelungen in Dienstanweisung. Liste mit Unterschriftsbefugnissen in der Geschäftsbuchhaltung. Idealerweise sollte ein Arbeitsverteilungsplan in der ZA vorhanden sein. Gibt es vor Ort nicht (war aber angedacht). 12 Es bestehen aktuelle schriftliche Regelungen zur Prüfung der Zahlungsabwicklung ( 30 Abs. 5 GemHVO NRW) Abs. 2 und 3 DA FiBu und 11 DA zentrale ZA, nähere Regelungen trifft die Weisung für das Prüfwesen; Schriftliche Regelungen über Prüfinhalte etc. gibt es nicht, es erfolgt dauernde Überwachung Seite 19 von 23

20 Frage Erfüllungsgrad erreichte Punkte Bewertung / Skalierung Gewichtung Optimalwert Dokumentation des Interviews 13 Sie gehen sorgfältig mit sensiblen Sachmitteln (Verwahrung von Wertgegenständen) und Siegel(stempel) um ( 58 GemHVO NRW). vollständig Abs. 3 und 12 DA zentrale ZA -> Geld- oder Panzerschränke, Verwahrgelass im Tresor, Dokumentation 14 Es bestehen aktuelle schriftliche Bestimmungen in Ausführung von 58 GemHVO NRW (Archivierung, Aufbewahrungspflichten - Workflow). vollständig in 13 DA zentrale ZA ist 58 aufgegriffen, 11 Abs. 1 und 2 DA FiBu 15 Sie haben aktuelle Verfahrensregelungen zur Aufrechnung von Forderungen (Aufrechnung i.s. von 387 ff. BGB) wird durchgeführt, keine weitergehenden schriftlichen Regelungen vorhanden Punktzahl Ordnungsmäßigkeit Erfüllungsgrad Ordnungsmäßigkeit in Prozent 83 Organisation/Prozesse/Informationstechnik 16 Der Zahlungseingangsprozess ist automatisiert (d.h. der Grad an manuellen Buchungen der Einzahlungen ist gering). ansatzweise rd. 50 Prozent werden automatisch eingelesen (vergleichsweise wenig), geringe Zahl ungeklärter Zahlungen, es gibt Vorgabe zum Verwendungszweck, damit es in ZA verarbeitet werden kann, nicht in DA oder hausinterner Verfügung geregelt, Quote noch optimierbar 17 Sie sorgen aktiv dafür, dass die Zahl der ungeklärten Einzahlungen (bzw. Zahlung vor Rechnung, offenen Posten bei Einzahlungen, Klärungsliste) und ungeklärte Abbuchungen (z.b. Lastschriften) minimiert wird. vollständig sehr wenige ungeklärte Zahlungen und diese aus einem Fachamt 18 Sie verfügen über ein konsequentes Mahnwesen für fällige Forderungen ja, automatisierter Mahnlauf, erfolgt wöchentlich, Telefoninkasso nicht; nach erfolgloser Mahnung direkter Übergang in Vollstreckungsankündigung, Verfahren nicht schriftlich fixiert Seite 20 von 23

21 Frage Erfüllungsgrad erreichte Punkte Bewertung / Skalierung Gewichtung Optimalwert Dokumentation des Interviews 19 Sie verfügen über schriftliche Regelungen zum Umgang mit Mahnsperren. vollständig Checkliste zum Umgang mit Mahnsperren (im Intranet) vorhanden 20 Es bestehen für die wirtschaftliche Beitreibung von Vollstreckungsforderungen Regelungen zur Bearbeitung (Bearbeitungsreihenfolge, Informationsbeschaffung, Prioritäten usw.) Vollstreckungsankündigungen werden automatisiert erstellt, Hemer hat gemessen, dass Vollstreckungsankündigung sich lohnt, Software hat Schnittstelle zum Vollstreckungsportal, Arbeitsplan nicht vorhanden 21 Sie nutzen die Möglichkeit der Teilzahlungsvereinbarung nach 5 Abs. 2 VwVG NRW. vollständig ja, wird genutzt, Ziel: innerhalb von 6 Monaten 22 Sie nutzen die Möglichkeit, die Abnahme der Vermögensauskunft nach 5a Abs. 2 VwVG NRW i. V. m. 284 AO selbst vorzunehmen ja, für öffentlich-rechtliche Vollstreckung. Privatrechtliche über Gerichtsvollzieher 23 Sie ordnen die Eintragung des Vollstreckungsschuldners in das Schuldnerverzeichnis nach 5a VwVG NRW i. V. m. 284 Abs. 9 AO an ja, Mitarbeiterinnen umfangreich geschult, Ablaufplan vorhanden. Nähere schriftliche Regelungen zur Ermessensausübung nicht vorhanden. 24 Sie haben die Niederschlagung, die Stundung und den Erlass von städtischen Ansprüchen bei den Beschäftigten, denen die Abwicklung der Zahlungen obliegt, zentralisiert ( 31 Abs. 3 GemHVO NRW) ja, in ZA mit Ausnahme der privatrechtlichen Forderungen; hier müsste die Schnittstelle besser funktionieren: insbesondere Pflegen in der Vollstreckungssoftware 25 Sie haben die Aussetzung der Vollziehung in einer Dienstanweisung geregelt. vollständig DA Forderungsmanagement 26 Sie haben schriftliche Regelungen zum Umgang mit Insolvenzverfahren getroffen. vollständig Zuständigkeiten und Verfahren mit Checkliste ausführlich in DA beschrieben, zur Wertgrenze gibt es Vermerk/Verfügung aus 2007: Euro eingeführt, Evaluierung 2011: seither keine pauschale Wertgrenze mehr, sondern individuelle Entscheidung 27 Sie haben schriftliche Regelungen zur Forderungsbewertung getroffen. vollständig interne Checkliste vorhanden für Jahresabschlussarbeiten mit Zuständigkeiten Seite 21 von 23

22 Frage Erfüllungsgrad erreichte Punkte Bewertung / Skalierung Gewichtung Optimalwert Dokumentation des Interviews Punktzahl Organisation/Prozesse/Informationstechnik Erfüllungsgrad Organisation/Prozesse/Informationstechnik Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling 28 Es werden Zielwerte/Qualitätsstandards in Hinsicht auf die Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerfüllung definiert und deren Einhaltung bedarfsorientiert überprüft gute Ziele und Kennzahlen im Produkthaushalt (für ZA noch ausbaufähig). Unterjährig keine Stichtage für Berichtswesen, Vollstreckung: Monatsabschluss und Jahresabschluss mit Statistik 29 Kennzahlen (Finanz-, Wirtschaftlichkeits-, Leistungs- und Strukturkennzahlen) dienen der Leitung als Steuerungsgrundlage für das operative Leistungsgeschehen. ansatzweise Abteilung steuert über Ziele und Kennzahlen, hausinterne Schnittstellen gibt es nicht (z. B. Steuerung Personaleinsatz über Fallzahlentwicklung), kein Berichtswesen, bessere Positionierung möglich, wenn auch steuerungsrelevante Daten zu privatrechtlichen Forderungen lieferbar wären Punktzahl Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling 6 12 Erfüllungsgrad Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling 50 Gesamtauswertung Punktzahl gesamt Erfüllungsgrad gesamt 77 Seite 22 von 23

23 Kontakt Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Heinrichstraße 1, Herne Postfach , Herne t / f / e info@gpa.nrw.de i Seite 23 von 23