Überörtliche Prüfung. des Kreises Wesel. Innere Verwaltung GPA NRW

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1 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel GPA NRW Heinrichstraße Herne Postfach Herne Telefon ( ) Fax ( )

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3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Inhalte, Ziele und Methodik 1 Strukturen 3 Managementübersicht 3 Handlungsempfehlungen und Potenziale 4 Finanzbuchhaltung 6 Darstellung des Gesamtergebnisses 6 Geschäftsbuchführung 10 Zahlungsabwicklung und Vollstreckung 19 KIWI-Bewertung Finanzbuchhaltung 29 Personalmanagement 31 Darstellung des Gesamtergebnisses 31 Bezüge- und Entgeltabrechnung 36 Kindergeld-Sachbearbeitung 42 Personalbetreuung 48 Personalentwicklung 54 KIWI-Bewertung Personalmanagement 61 i 6911 *** Die folgende Zeile bitte nicht löschen! ***

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5 Inhalte, Ziele und Methodik Die Prüfung der Inneren Verwaltung durch die GPA NRW umfasst die Aufgabenfelder Finanzbuchhaltung und Personalmanagement. In Nordrhein-Westfalen ist mit der seit 2009 verbindlich vorgeschriebenen Anwendung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) die Abkehr vom Geldverbrauchskonzept hin zum Ressourcenverbrauchskonzept vollzogen worden. Dieser Systemwechsel in der Haushaltswirtschaft hat zum Teil gravierende Auswirkungen auf das Rechnungswesen, seine Rechnungsgrößen und die Methodik der Rechnungslegung, die wir im Rahmen dieser vergleichenden Prüfung untersuchen. Auch das Personalmanagement ist für öffentliche Verwaltungen in ihrer Eigenschaft als klassische Dienstleistungsträger seit jeher eine bedeutsame Aufgabe. Im Rahmen der Prüfung hierzu untersuchen wir, ob die Voraussetzungen für eine effektive und gleichzeitig effiziente Aufgabenwahrnehmung bei den Kreisen erfüllt sind. Die Prüfung der Finanzbuchhaltung vollzieht sich auf Ebene der Handlungsfelder Geschäftsbuchführung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung. Die Prüfung des Personalmanagements umfasst die Handlungsfelder Bezüge- und Entgeltabrechnung, Kindergeld-Sachbearbeitung, Personalbetreuung und Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 1

6 Personalentwicklung Ziel der Prüfung ist es, die Aufgabenwahrnehmung in den verschiedenen Teilbereichen der Finanzbuchhaltung und des Personalmanagements in Bezug auf den jeweiligen Ressourcenverbrauch und dessen Verhältnis zum Leistungsniveau zu betrachten. Methodischer Ausgangspunkt für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit wird ein Kennzahlenvergleich sein. Über diese Kennzahlen werden der Ressourceneinsatz (Personal und Finanzen) und das daraus resultierende Leistungsniveau (u. a. Fallzahlen je Stelle) ermittelt und für das jeweilige Handlungsfeld dargestellt. In einem zweiten Schritt haben wir den Grad der Aufgabenerfüllung ermittelt, der mit dem Ergebnis erreicht wird. Die Ermittlung des Aufgabenerfüllungsgrades nehmen wir anhand mehrerer Indikatoren aus verschiedenen Betrachtungsebenen vor. Dabei handelt es sich insbesondere um die Ebenen der Strukturqualität (Organisation, Aufgabenportfolio), der Prozessqualität (Gestaltung der Prozessabläufe, digitale Prozesssteuerung, systemimmanente Kontrollen) und der Ergebnisqualität (u. a. Rechtmäßigkeit des Handelns, Fehlerhäufigkeiten usw.). Diese maßgeblichen Indikatoren untersuchen wir auf Grundlage offener bzw. standardisierter Interviews. Mit Hilfe von Äquivalenzziffern werden die standardisierten Fragen entsprechend ihrer Bedeutung gewichtet, hinsichtlich des Grades der Erfüllung skaliert, in einem prozentualen Erfüllungsgrad zusammengefasst und interkommunal verglichen. Die vollständigen Ergebnisse der Interviews zu den Aufgabenerfüllungsgraden haben wir den jeweiligen Verantwortlichen des Kreises Wesel zur Verfügung gestellt. In einem dritten Schritt stellen wir das Ergebnis und den Erfüllungsgrad als Gesamtergebnis in einer Matrix dar. In diese Matrix fließen die Werte aller geprüften Kreise in anonymisierter Form ein. Auf diese Weise können wir individuell für jede geprüfte Körperschaft darstellen, wie das ermittelte Ergebnis mit der Qualität der Leistungserfüllung korrespondiert und ob signifikante Abweichungen erkennbar sind. 2 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

7 Strukturen Eine Abhängigkeit der im Prüfgebiet untersuchten Kennzahlen von allgemeinen sozioökonomischen oder fachbezogenen Strukturmerkmalen (Bevölkerungsentwicklung, Sozialquoten, allgemeine Haushaltsdeckungsmittel) besteht nicht. Managementübersicht Das Prüfgebiet umfasst die Prüffelder Finanzbuchhaltung und Personalmanagement des Kreises Wesel. In der Finanzbuchhaltung haben wir ein Stellenvolumen von insgesamt 14 Vollzeit-Stellen betrachtet. In allen drei Handlungsfeldern der Finanzbuchhaltung haben wir vergleichsweise niedrige Finanzkennzahlen und hohe bzw. mindestens dem Durchschnitt entsprechende Erfüllungsgrade und damit ein hohes qualitatives Niveau bei der Aufgabenerledigung festgestellt. Der vergleichsweise niedrige Ressourcenverbrauch korrespondiert somit mit einer hohen Qualität der Leistungserfüllung. Auf Grundlage der in den jeweiligen Handlungsfeldern gebildeten Leistungskennzahlen und den von uns festgelegten Benchmarks gehen wir in den Aufgabenbereichen Zahlungsabwicklung und Vollstreckung auch von einem hohen quantitativen Leistungsniveau aus. In der Geschäftsbuchführung plant der Kreis Wesel in 2012 den Abbau einer halben Stelle in der Anlagenbuchhaltung, so dass auch in diesem Aufgabenbereich ein überdurchschnittliches Leistungsniveau erreicht werden kann. Im Aufgabenfeld Personalmanagement (Bezüge- und Entgeltabrechnung, Kindergeld-Sachbearbeitung, Personalbetreuung und Personalentwicklung) haben wir rund 16 Vollzeitstellen betrachtet. Die Finanzkennzahlen der vorgenannten Aufgaben zeigen im Vergleichsjahr 2009 eher einen durchschnittlichen, teilweise aber auch einen überdurchschnittlichen Ressourcenverbrauch auf. Gleichwohl wurden in 2010 im Rahmen der altersbedingten Fluktuation personalwirtschaftliche Maßnahmen ergriffen, die zu einer deutlichen Personalreduzierung und damit auch zu einer entsprechenden Ergebnisverbesserung führten. So erfolgte auf Basis einer aufgabenkritischen Betrachtung bereits die Vergabe des betriebsmedizinischen Dienstes; die Vergabe der Kindergeld- Sachbearbeitung im Juli 2011 wurde ebenfalls entschieden. Die vorge- Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 3

8 nannten Maßnahmen sowie darüber hinaus gehende organisatorische Veränderungen im Sinne einer Geschäftsprozessoptimierung erfordern eine Änderung der Aufgabenzuschnitte in der Personalabteilung und führen zu weiteren Arbeitsverdichtungen. Darüber hinaus ist 2013 parallel zum Abbau der Ausbildungsstellen eine Reduzierung des Stellenumfangs der Ausbildungsleitung geplant. Im Gesamtergebnis steht dem überdurchschnittlichen Fehlbetrag je betreutem Beschäftigten Personalmanagement im Rahmen unserer vergleichenden Prüfung der höchste bislang festgestellte Qualitätsstandard gegenüber. Das qualitative Niveau der strategischen Personalentwicklung zeigt dabei im Vergleich zu den meisten Kreisverwaltungen einen herausragenden qualitativen Standard auf. Die im Rahmen eines Personalentwicklungskonzeptes erarbeiteten Bausteine sind beispielhaft und zeugen von einer ganzheitlichen Strategie mit dem Ziel einer vielschichtigen Kompetenzentwicklung. Auf Basis von Leistungskennzahlen und Benchmarks haben wir in den Aufgabenfeldern Personalabrechnung und Kindergeld-Sachbearbeitung Stellenpotenziale berechnet, die aufgrund der aktuellen Entscheidungen teilweise bereits realisiert werden konnten. Handlungsempfehlungen und Potenziale Handlungsempfehlungen Handlungsfelder Handlungsempfehlung Seite Finanzbuchhaltung Geschäftsbuchführung.Zahlungsabwicklung Vollstreckung Personalmanagement Bezüge- und Entgeltabrechnung Erweiterung des bestehenden Kennzahlensystems Differenzierung der Aufgaben und Stellen der Zahlungsabwicklung und der Vollstreckung Zentralisierung von Stundung, Niederschlagung und Erlass Bearbeitung der Vollstreckungssaufträge durch ergänzende Vollstreckungs- oder andere Finanzsoftware Erweiterung des bestehenden Kennzahlensystems (Forderungsmanagement) Stellenbedarfsanalyse 39 Personalentwicklung Konzept zum Wissensmanagement erarbeiten Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

9 Potenzial an vollzeitverrechneten Stellen Handlungsfelder Stellen Finanzbuchhaltung./. Personalmanagement Bezüge- und Entgeltabrechnung 1,5 Kindergeld-Sachbearbeitung 0,5 Personalbetreuung./. Personalentwicklung./. Gesamtstellenpotenzial 2,0 Für die Ermittlung des monetären Potenzials berücksichtigen wir Stellenpotenziale ab einer Größenordnung von 0,5 Stellen. Vor diesem Hintergrund ergibt sich folgendes monetäres Potenzial: Potenziale (gerundet) Handlungsfelder Euro Finanzbuchhaltung./. Personalmanagement Bezüge- und Entgeltabrechnung Kindergeld-Sachbearbeitung Personalbetreuung./. Personalentwicklung./. Gesamtpotenzial Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 5

10 Finanzbuchhaltung Darstellung des Gesamtergebnisses Das Gesamtergebnis Finanzbuchhaltung bilden wir in einer Matrix ab. Ziel dieser Matrix ist die Darstellung des Verhältnisses zwischen eingesetzten Ressourcen und dem Grad der Aufgabenerfüllung. In der Matrixdarstellung wird auf der X-Achse der erreichte Grad der Aufgabenerfüllung abgebildet. Dieser ergibt sich aus den während der Prüfung geführten standardisierten Interviews in den jeweiligen Aufgabenbereichen, die dem Fachbereich während der Prüfung überlassen wurden. Auf der y-achse wird die Rangfolge der Kreise bei der Kennzahl Fehlbetrag Finanzbuchhaltung (ohne Aufwendungen Fachsoftware) je Buchungsposten Kernverwaltung abgebildet. Da nicht alle Kreise Daten für die Ermittlung der beiden o. g. Finanzkennzahlen auf der Betrachtungsebene der Finanzbuchhaltung insgesamt liefern konnten, sind in dieser Matrix nur 14 Vergleichskreise enthalten. Auch in den drei Handlungsfeldern der Finanzbuchhaltung ist bei der Darstellung der Matrix zu berücksichtigen, dass hierfür die jeweilige Finanzkennzahl parallel zum Erfüllungsgrad vorliegen müsste. Dies ist aber nicht bei allen Kreisen der Fall. Die Anzahl der Ergebnisse zu den jeweiligen Kennzahlen (z. B. bei der Unterteilung der Fehlbeträge und Erfüllungsgrade in Klassen im Aufgabenbereich Geschäftsbuchführung) ist daher nicht zwangsläufig gleich. Es lässt sich zwar keine Aussage darüber treffen, ob die Aufgabenerledigung mit dem geringsten Mitteleinsatz also in konsequenter Umsetzung des Minimalprinzips1 - erfüllt wird. Indem wir aber in großer Detailtiefe qualitative und verfahrensorientierte Aspekte der Aufgabenerledigung beleuchten, sind wir in der Lage, die Wirtschaftlichkeit der wahrgenommenen Aufgaben unter diesem Aspekt zu bewerten. 1 Grundsätzlich lässt die Erfüllung der Aufgabe auch eine Orientierung an der anderen Variante des Wirtschaftlichkeitsprinzips, nämlich am Maximalprinzip, zu. In diesem Fall wäre bei vorgegebenem Mitteleinsatz das größtmögliche Leistungsniveau anzustreben. In der Realität wird allerdings faktisch meist eine Wechselwirkung stattfinden, da sich Mitteleinsatz und Ergebnis im Regelfall gegenseitig beeinflussen. 6 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

11 So können wir individuell für den Kreis Wesel darstellen, ob das ermittelte Ergebnis im interkommunalen Vergleich mit dem Leistungsniveau korrespondiert oder ob signifikante Abweichungen erkennbar sind. Die nachfolgende Darstellung des Gesamtergebnisses soll in Bezug auf das Verhältnis von Ergebnis und Grad der Aufgabenerfüllung in der Finanzbuchhaltung lediglich eine erste Einschätzung ermöglichen. Die Analyse vollzieht sich dann im Folgenden auf Ebene der Darstellung der o. g. Aufgabenfeldern. IT-Aufwendungen Die IT-Aufwendungen spielen in der Finanzbuchhaltung eine bedeutsame Rolle und können in diesem Aufgabenfeld eine effektive Aufgabenerfüllung unterstützen. Der Ressourceneinsatz sollte hierbei in einem angemessenen Verhältnis zum Grad der Leistungserfüllung stehen. Wir haben im Rahmen der Prüfung versucht, die individuellen IT- Aufwendungen zu erheben, um sie in den interkommunalen Vergleich mit einbeziehen zu können. Hier führte die Datenerhebung aber zu keinem belastbaren Ergebnis, so dass wir individuelle Aufwendungen nicht berücksichtigen konnten. Ebenso wie auf der Ebene der einzelnen Aufgabenfelder berücksichtigen wir IT-Aufwendungen als Sachkosten mit einem Pauschalwert. Durch die pauschale Berücksichtigung können somit keine Aussagen hinsichtlich des Einflusses der eingesetzten Fachsoftware auf die Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerfüllung getroffen werden. Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 7

12 Personal- und pauschale Sachaufwendungen Finanzbuchhaltung Folgende Personal- und Sachaufwendungen der Kreisverwaltung Wesel haben wir in den Teilprodukten Geschäftsbuchführung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung je Buchungsposten Kernverwaltung ermittelt: Teilprodukte Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je Buchungsposten 2009 (ohne Aufwendungen Fachsoftware) in Euro Geschäftsbuchführung (GBF) Zahlungsabwicklung und Vollstreckung Fehlbetrag Finanzbuchhaltung gesamt Zahl der Buchungsposten Kernverwaltung (Einzelergebnis-Buchungsposten: , Vorverfahren - Buchungsposten: , Anlagen-Buchungsposten: ) Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je - Buchungsposten Kernverwaltung 1,67 Interkommunaler Vergleich Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je Buchungsposten 2009 Kernverwaltung interkommunaler Vergleich 2009 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Wesel 1,19 11,82 3,66 1,67 Fehlbetrag Finanzbuchhaltung (ohne Aufwendungen Fachsoftware) je Buchungsposten Kernverwaltung in Euro und Klassen unter 2 2 bis unter 3 3 bis unter 4 4 bis unter 5 ab Die tatsächliche Zahl der Anlagen-Buchungsposten in 2009 konnte Softwarebedingt nicht in vollem Umfang ermittelt werden. Wir gehen davon aus, dass eine höhere Anzahl Anlagen-Buchungsposten bearbeitet worden ist. Das Ergebnis würde sich unter Berücksichtigung derselben noch entsprechend verbessern. Auf eine tiefer gehende Betrachtung der Anlagenbuchhaltung wurde berichtsseitig verzichtet. Wir haben die diesbezüglichen Ergebnisse mit dem Fachbereich besprochen. 8 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

13 Erfüllungsgrad Finanzbuchhaltung Die für die Bewertung der Qualität maßgeblichen Indikatoren haben wir auf Grundlage standardisierter Interviews in allen drei Handlungsfeldern der Finanzbuchhaltung untersucht. Für die einzelnen Fragen wurden Punktwerte vergeben und ins Verhältnis zu den maximal erreichbaren Punktwerten gestellt. Das sich daraus ergebende prozentuale Verhältnis haben wir interkommunal verglichen. Der Kreis Wesel erreicht in den drei Handlungsfeldern einen Gesamterfüllungsgrad von 86 Prozent (basierend auf 221,5 erreichten Punkten insgesamt von 259 maximal erreichbaren Punkten). Für die Darstellung des Gesamtergebnisses stellen wir den Ressourcenverbrauch (Fehlbetrag je Buchungsposten) und den Grad der qualitativen Aufgabenerfüllung (prozentualer Erfüllungsgrad) in einer Matrix gegenüber. Ziel der Matrix ist die Darstellung, ob der ermittelte Fehlbetrag mit dem Grad der Aufgabenerfüllung korrespondiert. Matrixdarstellung des Verhältnisses von Gesamtfehlbetrag und Gesamterfüllungsgrad im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Finanzbuchhaltung in Prozent ,00 Fehlbetrag Finanzbuchhaltung (ohne Aufwendungen Finanzsoftware) je Buchungsposten in Euro 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 12,00 Erfüllungsgrad Finanzbuchhaltung in Klassen (unter Berücksichtigung der elektronischen Steuerung der Geschäftsabläufe) unter 70% 70% bis unter 80% 80% bis unter 90% ab 90% Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 9

14 Feststellung Das Gesamtergebnis der Finanzbuchhaltung zeigt auf, dass der unterdurchschnittliche Fehlbetrag je Buchungsposten mit der Qualität der Leistungserfüllung korrespondiert. Im interkommunalen Vergleich erreichen nur wenige der Vergleichskreise einen niedrigeren Fehlbetrag je Buchungsposten und zugleich einen entsprechend hohen Erfüllungsgrad. Das Ergebnis ist ein Indiz für eine wirtschaftliche Aufgabenerledigung. Nachfolgend haben wir die drei Aufgabenbereiche der Finanzbuchhaltung tiefer gehend betrachtet und analysiert. Geschäftsbuchführung Während das kameralistische Rechnungswesen organisatorisch schwerpunktmäßig eher dezentral ausgerichtet war, ist unter NKF- Rahmenbedingungen eine deutliche Mehrheit der kommunalen Körperschaften zu einer zentralen Organisation der Geschäftsbuchführung übergegangen. Daneben aber gibt es durchaus auch noch dezentrale bzw. teilzentrale Organisationsformen. Der Kreis Wesel hat die Geschäftsbuchführung zentral organisiert. Der folgende Vergleich orientiert sich allein an der von der GPA NRW festgelegten Aufgabendefinition und ist daher unabhängig von der Organisation der Geschäftsbuchführung. Zum Aufgabenfeld "Geschäftsbuchführung" zählen wir die Aufgaben: Prüfung der Vorkontierung von buchungsbegründenden Unterlagen seitens der Buchungskräfte, Buchung von Geschäftsvorfällen auf Bestands- und Erfolgskonten, darüber hinaus der Forderungen und Verbindlichkeiten, der Stundungen, Niederschlagungen und Erlasse, Erfassung und Pflege von Stammdaten und Führen eines zentralen Rechnungseingangsbuches, 10 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

15 Betreuung des Kontenplanes und die Durchführung der Anlagenbuchhaltung. Ressourcenverbrauch im Einzelnen Fehlbetrag Geschäftsbuchführung (GBF) je Ergebnis-Buchungsposten Kernverwaltung für das Vergleichsjahr 2009 in Euro Vollzeit-Stellen GBF (inkl. Führungsanteil) Aufwendungen für die Aufgabenwahrnehmung mit eigenem Personal 5,35 Stellen in Euro Ist-Personalaufwendungen Sachaufwendungen Gesamtaufwendungen bzw. Fehlbetrag absolut GBF Zahl der Ergebnis - Buchungsposten Kernverwaltung (Einzelergebnis- Buchungsposten: zzgl. Vorverfahren- Buchungsposten: ) Fehlbetrag GBF je Ergebnis -Buchungsposten Kernverwaltung 0,78 Interkommunaler Vergleich Fehlbetrag Geschäftsbuchführung je Ergebnis-Buchungsposten Kernverwaltung in Euro Minimum Maximum Mittelwert Kreis Wesel 0,43 5,39 1,26 0,78 Feststellung Der Kreis Wesel weist im Vergleichsjahr 2009 einen geringeren Fehlbetrag je Ergebnis-Buchungsposten in der Geschäftsbuchführung aus als der Durchschnitt der Kreise. Begünstigend wirkt sich hierbei die über dem Mittelwert der Vergleichskreise ( ) liegende Anzahl an Vorverfahren -Buchungsposten in Höhe von aus, da für die Erledigung dieser Buchungsvorgänge im Vergleich zu den darüber hinaus berücksichtigten Buchungen (Einzelergebnis-Buchungsposten) in der Regel ein geringerer Zeitaufwand benötigt wird. Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 11

16 Personalausstattung - Quantitatives Stellenniveau Die Besetzung der Geschäftsbuchführung des Kreises Wesel mit 5,35 Vollzeit-Stellen entspricht annähernd dem Mittelwert der bisherigen Vergleichskommunen (5,11 Vollzeit-Stellen). Die Anzahl der Ergebnis- Buchungsposten erreicht dabei annähernd das Maximum der Vergleichskommunen von Ergebnis-Buchungsposten. Die differenzierte Betrachtung der Buchungsvorgänge im interkommunalen Vergleich zeigt dabei neben einer vergleichsweise hohen Anzahl Vorverfahren - Buchungsposten auch eine überdurchschnittliche Anzahl Einzelergebnis - Buchungsposten seitens des Kreises Wesel auf. Die Erfassung, Kontierung und Buchung der Einzelergebnis- Buchungsposten ist wesentlicher und bestimmender Faktor der Geschäftsbuchführung und erfordert auch den höchsten Personaleinsatz. Zur Bewertung des quantitativen Stellenvolumens haben wir daher die Leistungskennzahl Einzelergebnis-Buchungsposten je Vollzeit-Stelle Geschäftsbuchführung erhoben und in den interkommunalen Vergleich gestellt. Zahl der Einzelergebnis-Buchungsposten je Vollzeit-Stelle Geschäftsbuchführung interkommunaler Vergleich Kreise 2009 Zahl der Einzelergebnis-Buchungsposten je Vollzeitstelle Geschäftsbuchführung Minimum Maximum Mittelwert Kreis Wesel unter Zahl der Einzel-Ergebnis-Buchungsposten je Vollzeit-Stelle Geschäftsbuchführung in Klassen bis unter bis unter bis unter ab Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

17 Für den Bereich der Geschäftsbuchführung haben wir keinen Benchmark entwickelt und führen somit auch keine Potenzialermittlungen durch, da insbesondere unter Berücksichtigung der in vielen Kreisen noch anhaltenden Einführungsphase von NKF bisher noch eine sehr große Spannbreite der Leistungswerte festzustellen ist. Viele Kreise werden erst nach Abschluss dieser Phase die Personalausstattung entsprechend bewerten und anpassen können. Wir haben aufgrund der vorliegenden Daten für diese Leistungskennzahl lediglich einen Orientierungswert gebildet. Dieser liegt bei Einzel-Ergebnis-Buchungsposten je Vollzeit-Stelle und wird vom Kreis Wesel noch nicht erreicht: Jahr Einzelergebnis Buchungsposten je Vollzeitstelle GBF Einzeler- gebnis- Buchungsposten Vollzeit- Stellen GBF- Sachbearbeitung Einzelergebnis- Buchungsposten je Vollzeitstelle GBF Kreis Wesel Orientierungswert GPA Einzelergebnis Buchungsposten je Vollzeit-Stelle GBF , Ein deutlich unter dem Orientierungswert liegende Leistungskennzahl sollte Anlass zu tiefer gehenden Stellenbedarfsanalysen unter Berücksichtigung aller individuellen Begebenheiten (Mitarbeiter, Ablauf- und Aufbauorganisation, It-Unterstützung usw.) sein. In 2012 plant der Kreis Wesel eine Stellenreduzierung um 0,50 Vollzeit- Stellen in der Anlagenbuchhaltung. Durch den geplanten Personalabbau steigt die Anzahl der Einzelergebnis-Buchungsposten auf je Vollzeit- Stelle an. Einen über die geplante Personalreduzierung hinausgehenden dringenden Handlungsbedarf für weitere Stellenbedarfsanalysen sehen wir derzeit nicht. Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung Auf Grundlage der standardisierten Interviews haben wir die jeweils erreichte Punktzahl in den einzelnen Themenbereichen dargestellt und hieraus den Erfüllungsgrad des Kreises Wesel für die Geschäftsbuchführung ermittelt: Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 13

18 Teilerfüllungsgrade Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung Kreis Wesel Definition und Dokumentation der Geschäftsabläufe Elektronische Steuerung der Geschäftsabläufe Qualitätssicherung der Geschäftsabläufe (inklusive Interner Revision) Geschäftsabläufe bei Debitorenrechnungen (einheitliche Vorlagen und Generierung eindeutiger Kassenzeichen) Qualifikation und Leistungssicherung in den Facheinheiten Erreichter Punktwert Maximal erreichbarer Punktwert , Datentransparenz 9 9 EDV allgemein Anbindung Vorverfahren Qualitäts- und Leistungssicherung Buchungskräfte Rechtmäßigkeit Insgesamt /ohne Berücksichtigung der elektronischen Steuerung 120,5/ /129 in Prozent 86 ohne Berücksichtigung der elektronischen Steuerung der Geschäftsabläufe in Prozent 92 Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung in Klassen (einschließlich elektronischer Steuerung der Geschäftsabläufe) unter 70% 70% bis unter 80% 80% bis unter 90% ab 90% Wir haben den Fehlbetrag je Ergebnis-Buchungsposten im Aufgabenbereich Geschäftsbuchführung in das Verhältnis zu dem erreichten Erfüllungsgrad gesetzt und in den interkommunalen Vergleich gestellt: 14 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

19 Matrix Gegenüberstellung Fehlbetrag und Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung im interkommunalen Vergleich Kreise 2009 Fehlbetrag Geschäftsbuchführung je Ergebnis-BuchungspostenKernverwaltung in Euro ,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00 Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung in Prozent Feststellung Der vergleichsweise niedrige Fehlbetrag je Ergebnis- Buchungsposten im Handlungsfeld Geschäftsbuchführung ermöglicht dennoch einen vergleichsweise überdurchschnittlichen Erfüllungsgrad. Dieses Ergebnis zeigt ein wirtschaftliches Handeln des Kreises Wesel in der Geschäftsbuchführung auf. Exkurs - elektronische Steuerung der Geschäftsabläufe Der Fragenkatalog für das Handlungsfeld Geschäftsbuchführung enthält einen Fragenkomplex zur elektronischen Steuerung der Geschäftsabläufe. Durch eine vollständig elektronische Steuerung der Geschäftsabläufe, d.h. durch den Verzicht auf den physischen Transfer von Belegen, wird aus unserer Sicht die Effektivität der Arbeitsprozesse gesteigert. So Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 15

20 werden Liegezeiten zwischen den einzelnen Bearbeitungsschritten verkürzt und Übertragungsfehler vermieden. Der Kreis Wesel verfügt nicht über eine vollständige elektronische Steuerung der Geschäftsabläufe, so dass für den entsprechenden Fragenkomplex nur 1,5 der 11 möglichen Punkte erzielt werden konnten. Lassen wir den Fragenkomplex zur elektronischen Steuerung der Geschäftsabläufe außen vor, verbessert sich der Erfüllungsgrad des Kreises Wesel von 86 auf 92 Prozent. Eine Vergleichbarkeit mit den anderen Kreisen besteht aber nur dann, wenn diese alternative Berechnung bei allen Kreisen durchgeführt wird und diese Werte in den interkommunalen Vergleich gestellt würden. Diese Berechnung haben wir für alle Kreise alternativ durchgeführt und festgestellt, dass sich die Erfüllungsgrade der meisten Kreise gleichsam verbessern, da die Geschäftsabläufe überwiegend noch nicht elektronisch unterstützt, sondern über Papierbelege abgewickelt werden. Eine deutliche Verbesserung der bereits dargestellten guten Positionierung des Kreises Wesel im interkommunalen Vergleich ergibt sich demnach im Rahmen der dargestellten alternativen Betrachtung nicht. Auf eine ausführliche Darstellung haben wir daher verzichtet. Die Ergebnisse wurden gleichwohl dokumentiert und mit dem Fachbereich Finanzen kommuniziert. Im Hinblick auf die Errichtung einer vollständigen elektronischen Steuerung der Geschäftsabläufe ist es in die Zukunft gerichtet aus unserer Sicht überlegenswert, einen Wirtschaftlichkeitsvergleich zwischen den Alternativen Konventioneller Geschäftsablauf und Elektronischer workflow - beispielsweise auf Basis einer Nutzwertanalyse unter Berücksichtigung der Zielkriterien Kosten, Zeit und Qualität - durchzuführen. 16 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

21 Die wesentlichen Ergebnisse des Interviews und ggf. daraus resultierende Empfehlungen haben wir wie folgt zusammengefasst: Dokumentation und Definition der Geschäftsabläufe, Rechtmäßigkeit und interne Revision Feststellung Die Geschäftsabläufe zwischen den Facheinheiten, der Buchführung und der Zahlungsabwicklung werden durch die verbindliche Festlegung von Standardprozessen, Zuständigkeiten und Kompetenzen im Rahmen der Dienstanweisung und Verfahrensbeschreibungen eindeutig definiert. Die maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften der Gemeindeordnung NRW ( 93 GO NRW) sowie der Gemeindehaushaltsverordnung NRW ( 30 Abs. 3 GemHVO und 31 Abs. 4 GemHVO) werden beachtet. Qualitäts- und Leistungssicherung in den Facheinheiten und bei den Buchungskräften Eine NKF - Qualifizierung für Mitarbeiter in den Facheinheiten, die mit haushaltsrechtlichen Aufgaben betraut sind, sowie für die Mitarbeiter der Geschäftsbuchführung ist vor Einführung des neuen Rechnungswesens zum im notwendigen Umfang erfolgt. Des Weiteren steht den Beschäftigten ein Handbuch zur Finanzbuchhaltung im SAP-Kommunalmaster zur Unterstützung zur Verfügung. Die Geschäftsbuchführung ist im Bedarfsfall darüber hinaus Ansprechpartner für die Beschäftigten in den Facheinheiten. Für die Durchführung von fachspezifischen Fortbildungen steht der Geschäftsbuchführung ein Budget zur Verfügung. Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 17

22 Informationstechnologische Unterstützung/Anbindung Vorverfahren Feststellung Die Einhaltung der sicherheitsrelevanten Anforderungen nach 27 Abs. 5 GemHVO unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) wurde durch eine Unbedenklichkeitserklärung der örtlichen Rechnungsprüfung bestätigt. Die örtlichen Vorschriften nach 31 Abs. 2 GemHVO hinsichtlich des Einsatzes von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung wurden an die Bestimmungen des 27 Abs. 5 GemHVO angepasst. Es existiert ein EDV-Benutzerberechtigungskonzept mit abgestuften Rechten, so dass eine eindeutige Identifikation des Benutzers bzgl. der Datenerzeugung und veränderung auf Grundlage des Benutzerprofils möglich ist. Die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Daten durch Prozess integrierte Kontrollen über mehrere Prozessschritte wird sichergestellt. Die Anbindung der Vorverfahren funktioniert über eine NKF - kompatible Schnittstellenkonfiguration und ist weitgehend automatisiert an die Finanzsoftware angebunden. Die Buchführung des Kreises Wesel weist in der Gesamtbetrachtung eine hohe Kontrolldichte auf, um die Qualität der Buchungen zu gewährleisten und den Korrekturaufwand minimal zu halten. Empfehlung Das Controlling zur Fehlererkennung sollte durch die Erweiterung des Kennzahlensystems noch verbessert werden. Denkbar wäre auf Ebene der Vorkontierung die Erhebung und Fortschreibung von Fehlerquoten (z. B. Zahl der Fehler je Eingangsrechnungen) um ggf. bestehenden Handlungsbedarf zu erkennen und Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln. In Frage kommt diesbezüglich auch die Darstellung der für die Aufgaben der Geschäftsbuchführung aufzubringenden Ressourcen im Verhältnis zu definierten Bezugsgrößen (Einzelergebnis- oder Anlagen-Buchungsposten). 18 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

23 Zahlungsabwicklung und Vollstreckung Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung sind in 30 Abs. 1 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) geregelt. Hierbei handelt es sich um die Annahme von Einzahlungen, die Leistung von Auszahlungen, die Verwaltung der Finanzmittel und das Mahnwesen. Zum Aufgabenfeld "Vollstreckung" zählen wir folgende Aufgaben: Vollstreckung öffentlich-rechtlicher und privat-rechtlicher Forderungen durch den Innendienst wie auch Außendienst (soweit vorhanden) Bearbeitung von Insolvenzen, Versteigerungen usw. Bearbeitung von Stundungen, Niederschlagungen und Erlassen und Forderungsbewertung und Abschreibung von Forderungen. Zuständige Vollstreckungsbehörde ist bei den Gemeinden und Kreisen jeweils die für das Mahn- und Vollstreckungswesen bestimmte zentrale Stelle (gem. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW -VwVG NRW). Der Kreis Wesel hat die Zahlungsabwicklung laut der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung gem. 2 Abs. 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG NRW) i. V. m. 30 Abs. 1 GemHVO zur zentralen Stelle für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt. Der Kreis Wesel unterhält keinen eigenen Außendienst, sondern nimmt im Rahmen von Amtshilfeersuchen die gemeindlichen Vollstreckungsbehörden in Anspruch. Eine realistische und valide Differenzierung der Zeit- und Arbeitsvolumen für die Aufgaben der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung und eine damit mögliche aufgabenspezifische Differenzierung der eingesetzten Personalressourcen konnte aufgrund der vielfältigen Schnittstellen im Rahmen der überörtlichen Prüfung nicht vorgenommen werden. Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 19

24 Aufgrund der vorgenannten Organisationsstruktur und der damit verbundenen Datenlage haben wir die Aufgaben der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung zu einen Produkt zusammengefasst und dargestellt. Fehlbetrag Zahlungsabwicklung und Vollstreckung Kernverwaltung für das Vergleichsjahr 2009 in Euro Vollzeit-Stellen Vollstreckung (inkl. Führungsanteil von 0,25 Vollzeit- Stellen) ohne Außendienst sowie Vollzeit-Stellen Zahlungsabwicklung Aufwendungen für die Aufgabenwahrnehmung mit eigenem Personal 8,65 Ist-Personalaufwendungen Sachaufwendungen Gesamtaufwendungen Zahlungsabwicklung und Vollstreckung Ertrag aus Nebenforderungen (Vollstreckung) Fehlbetrag Zahlungsabwicklung und Vollstreckung absolut Dieser Fehlbetrag für die Aufgabenwahrnehmung der Zahlungsabwicklung und der Vollstreckung fließt in die Kennzahl Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je Buchungsposten Kernverwaltung ein. Leistungskennzahlen Zahlungsabwicklung und Vollstreckung Wir haben im Rahmen der überörtlichen Prüfung für die Aufgabenbereiche der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung auf Sachbearbeiterebene die Leistungskennzahl Anzahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit Stelle Zahlungsabwicklung sowie die Leistungskennzahl Anzahl der abgewickelten Forderungen je Vollzeit-Stelle Vollstreckung Innendienst erhoben und auf Basis der interkommunalen Vergleichswerte die folgenden Benchmarks festgelegt: Anzahl der angenommene Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Zahlungsabwicklung Minimum Maximum Mittelwert Benchmark Die Anzahl der zu bearbeitenden Auszahlungen haben wir bei der Kennzahlenbildung aus folgenden Gründen nicht berücksichtigt: Nach den uns vorliegenden Daten verursacht die Bearbeitung der Einzahlungen den höchsten personellen Aufwand in der Zahlungsabwicklung. Hinsichtlich der Arbeitsabläufe gehen wir ferner von der Annahme aus, dass die für die Auszahlungen relevanten Fälle bereits im 20 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

25 System eingearbeitet worden sind, so dass die Zahlungsabwicklung nur die Fälle auszahlt, die bereits als Verbindlichkeiten gebucht sind und hierzu automatisch ein Lauf nach Fälligkeit erfolgt (nach abschließender Überprüfung, von welchem Konto die Forderungen gezahlt werden). Auszahlungen werden in diesem Fall zu einem erheblichen Teil automatisiert verarbeitet, d. h. in Zahlungspakete gepackt und angestoßen. Der Kreis Wesel hat im Vergleichsjahr 2009 insgesamt Einzahlungen angenommen. Anzahl der abgewickelten Forderungen je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Vollstreckung Innendienst Minimum Maximum Mittelwert Benchmark Maßgebliche Aufgabe der Vollstreckung ist die Abwicklung der Forderungen mit dem Ziel des wirtschaftlichen Forderungseinzugs, wobei der Begriff Abwicklung einerseits die Erledigung der Forderung durch Einzahlung wie auch durch unbefristete und befristete Niederschlagung sowie Erlass der Forderung meint. Der Kreis Wesel hat im Vergleichsjahr 2009 mindestens Forderungen abgewickelt. 3 Eine Darstellung der Leistungskennzahlen des Kreises Wesel haben wir aufgrund der nicht vorliegenden aufgabenspezifischen Zuordnung der Stellenanteile zu den Aufgaben der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung nicht vornehmen können. Unter Berücksichtigung der im Kreis Wesel angenommenen Einzahlungen im Haushaltsjahr 2009 würde der für den Aufgabenbereich Zahlungsabwicklung durch uns gesetzte Benchmark bei einem Einsatz von 4,55 Vollzeit-Stellen in der Zahlungsabwicklung erreicht. Gehen wir darüber hinaus für den Kreis Wesel in 2009 von abgewickelten Forderungen aus, würde die Erreichung des Benchmarks den Personal- 3 Die Erhebung der Anzahl der abgewickelten Forderungen erfolgte aufgrund von Auswertungen aus der Finanzsoftware SAP sowie aus dem Bußgeldverfahrens WinOwig, in denen für die jeweiligen Forderungsarten das Vollstreckungsersuchen erstellt wird. Die zur Verfügung stehenden Auswertungsmöglichkeiten zur Erhebung der Anzahl der abgewickelten Forderungen sind aufgrund der unterschiedlichen Verfahren begrenzt. In Bezug auf die Datenvalidität weisen wir daher darauf hin, dass die Zahl der abgewickelten Forderungen voraussichtlich höher liegt und im Rahmen fortlaufender Erhebungen verifiziert werden sollte. Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 21

26 einsatz von vier Vollzeit-Stellen im Vollstreckungs-Innendienst erfordern. Unter Zugrundelegung der Benchmarks für die Aufgabenbereiche Zahlungsabwicklung und Vollstreckung als Zielwerte einer optimalen Aufgabenerledigung und des im Kreis Wesel jeweils bestehenden Arbeitsvolumen ergibt sich für den Kreis Wesel ein Personaleinsatz von insgesamt 8,55 Vollzeit-Stellen für die Sachbearbeitung der Zahlungsabwicklung und des Vollstreckungs-Innendienstes. Derzeit beschäftigt der Kreis Wesel für die Wahrnehmung der Aufgaben Zahlungsabwicklung, des Vollstreckung Innendienstes sowie darüber hinaus für die Erledigung des Forderungsmanagements lediglich 8,40 Vollzeit-Stellen in der Sachbearbeitung. Feststellung Die Betrachtung der Handlungsfelder Zahlungsabwicklung und Vollstreckung auf Basis von Leistungskennzahlen zeigte auf, dass der Kreis Wesel im Verhältnis zu den aus unserer Sicht maßgeblichen Arbeitsvolumina eine vergleichsweise schlanke Personalausstattung vorhält. Empfehlung Der Kreis Wesel sollte - unabhängig von der derzeitigen Organisationsstruktur die für Zahlungsabwicklung und die Vollstreckung anfallenden Aufgaben und die jeweils benötigten Zeitressourcen differenziert erheben und getrennt voneinander darstellen, um den Umfang für jede Aufgabe und den daraus resultierenden Stellenbedarf bestimmen zu können. Durch diese Vorgehensweise könnte der Kreis Wesel gezielter und schneller auf Veränderungen der Arbeitsstrukturen und -volumina reagieren. 22 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

27 Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung Auf Basis des standardisierten Interviews ergab sich im Aufgabenbereich Zahlungsabwicklung folgender Erfüllungsgrad für den Kreis Wesel: Teilerfüllungsgrade Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung Kreis Wesel ermittelter Punktwert Maximal erreichbarer Punktwert Rechtmäßigkeit/Organisation Zahlungseingangsprozess Auszahlungsprozess 9 9 Verwahrung von Wertgegenständen 4 4 Mahnverfahren 7,50 9 Qualitäts- und Leistungssicherung Zahlungsabwicklung 6 6 insgesamt 67,5 69 in Prozent 98 unter 75% Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung in Klassen 75% bis unter 85% 85% bis unter 95% ab 95% Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung im interkommunalen Vergleich Kreise Prozent Minimum Maximum Mittelwert Kreis Wesel Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 23

28 Feststellung Der erreichte Erfüllungsgrad im Aufgabenbereich Zahlungsabwicklung zeigt ein vergleichsweise hohes qualitatives Niveau auf. Erfüllungsgrad Vollstreckung Der Erfüllungsgrad in Bezug auf die Aufgabenwahrnehmung der Vollstreckung in Höhe von 67 Prozent ergab sich auf Basis folgender Punktwerte: Teilerfüllungsgrade Erfüllungsgrad Vollstreckung Kreis Wesel Erreichte Punktwert optimaler Punktwert Rechtmäßigkeit/Organisation 6 9 EDV 2,5 5 Informationsbeschaffung und Informationsweitergabe 5 6 Qualitätssicherung Arbeitsabläufe Forderungsmanagement, Berichtswesen 3 8 Qualitäts- und Leistungssicherung Vollstreckung 6 6 insgesamt 33,5 50 in Prozent 67 unter 60% Erfüllungsgrad Vollstreckung in Klassen 60% bis unter 70% 70% bis unter 80% ab 80% Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

29 Erfüllungsgrad Vollstreckung im interkommunalen Vergleich Kreise Prozent Minimum Maximum Mittelwert Kreis Wesel Feststellung Der im Handlungsfeld Vollstreckung erreichte Erfüllungsgrad entspricht annähernd dem Durchschnitt der Vergleichskreise. Die Rechtmäßigkeit der Aufgabenerfüllung nach Maßgabe unserer Betrachtungen ist gegeben. Der im Kreis Wesel in 2009 erfolgte Personaleinsatz (Sachbearbeitung) im Umfang von 8,40 Vollzeit-Stellen für die Aufgabenerledigung der Zahlungsabwicklung und der Vollstreckung lässt unter Berücksichtigung der erreichten Erfüllungsgrade auf eine wirtschaftliche Aufgabenerledigung schließen. Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 25

30 Im Folgenden stellen wir die wesentlichen Ergebnisse der Interviews in den Aufgabenbereichen Zahlungsabwicklung und Vollstreckung dar: Rechtmäßigkeit/Organisation Feststellung Der Kreis Wesel hat gem. 31 GemHVO eine Dienstanweisung erlassen, die die Vorschriften zur Verwaltung der Zahlungsmittel ( 31 Abs. 2 Nr. 3 GemHVO) enthält. Die Vorschriften des 30 Abs. 5 GemHVO (unvermutete Kassenprüfung durch örtliche Rechnungsprüfung), 30 Abs. 3 Satz 1 und Satz 2 GemHVO (Trennungsprinzip Zahlungsabwicklung und Buchführung) werden beachtet. Es wird sichergestellt, dass jeder Zahlungsvorgang erfasst und dokumentiert wird ( 93 GO NRW- Vollständigkeit und Belegprinzip als Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung.) Die Bearbeitung von Stundung, Niederschlagung und Erlass wurde in einer stetig aktualisierten Dienstanweisung für die ( 31 Abs. 2 Nr. 1.8 GemHVO) geregelt. Organisatorisch erfolgt die Bearbeitung von Stundung, Niederschlagung und Erlass dezentral in den jeweiligen Fachbereichen. Durch 31 Abs. 3 GemHVO ist die Möglichkeit der zentralen Bearbeitung mit der Einführung des NKF erweitert worden (Ausnahme vom Trennungsprinzip). Voraussetzung ist eine damit einhergehende Verwaltungsvereinfachung und die Gewährleistung der ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung. Empfehlung Im Sinne eines zentralen Forderungsmanagements empfehlen wir mittelfristig eine Zentralisierung der Aufgaben Niederschlagung, Stundung und Erlass, um eine einheitliche Verfahrensweise und die damit einhergehenden Informationsvorteile der Vollstreckung zu erzielen. 26 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

31 So erhält die Zahlungsabwicklung durch die Zentralisierung eine Übersicht über alle Forderungen des Schuldners. Diese Position wird auch im Kommentar zu 31 Abs. 3 GemHVO durch uns vertreten. 4 Qualitätssicherung Arbeitsabläufe Vollstreckung Im Fachbereich Finanzen und Beteiligungen (Fachgruppe 20-1) wird zentral die Niederschlagungsliste geführt. Anhand der Niederschlagungsliste sind die wirtschaftlichen Verhältnisse der Schuldnerin oder des Schuldners in angemessenen Zeitabständen zu überprüfen. Darüber hinaus werden Stundungen und Ratenzahlungen zentral im Fachbereich 20-2 erfasst. Zahlungseingänge und Auszahlungen Der Kreis Wesel hat die vollständige und zeitnahe Buchung aller Forderungen im Rahmen der Dienstvereinbarung einheitlich geregelt. Der Prozess bzw. die Organisation der Zahlungseingänge und der Auszahlungen weist laut Aussage des Kreises Wesel keine Defizite auf. Mahnverfahren Feststellung Die ausstehenden Forderungen werden automatisiert gemahnt. Bei Mahnung der Hauptforderung erfolgt ein Hinweis auf die anfallenden Nebenforderungen, so dass hier eine zusätzliche Mahnung der Nebenforderungen entbehrlich ist ( 6 Abs. 3 und 4 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW). Der Abstand der Mahnintervalle umfasst beim Kreis Wesel abgesehen von Bußgeldern - für alle Forderungen einen Monat (jeweils am Monatsanfang für den Vormonat). Bei Bußgeldern beträgt das Mahnintervall drei Tage. Der Kreis Wesel hat sich für dieses Verfahren entschieden, 4 Auszug des Kommentars zu 31 Abs. 3 GemHVO Die Zusammenfassung aller Stundungen, Niederschlagungen und Erlasse bei der Zahlungsabwicklung gewährleistet eine einheitliche Ermessensentscheidung und bietet einen besseren Überblick über die gesamte finanzielle Situation eines Schuldners. Zudem kann auch aufgrund des eingesetzten IT - Verfahrens eine Zuordnung dieses Aufgabenbereichs zur Zahlungsabwicklung sinnvoll und angemessen sein. Im Regelfall verfügen sowohl die Stelle, die die Forderung festgesetzt hat, als auch die Zahlungsabwicklung über wichtige Informationen im Hinblick auf die Entscheidung über die Stundung, die Niederschlagung oder den Erlass von Ansprüchen. Daher erfordert das Verfahren unabhängig von der formalen Zuständigkeit in jedem Fall eine enge Abstimmung und regelmäßige Rücksprache zwischen beiden Stellen. Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 27

32 um den zeitlichen Aufwand für die Fertigung der Mahnungen zu reduzieren. Darüber hinaus bestehen im Hinblick auf die Finanzsoftware technische Hindernisse bei der Verkürzung der Intervalle. Wir halten grundsätzlich ein Mahnintervall von maximal 14 Tagen zur schnellen Realisierung von Forderungen für angemessen. EDV-Unterstützung Der Kreis Wesel setzt zwar keine klassische Vollstreckungssoftware ein, nutzt aber andere EDV-technische Lösungen. Damit können bei Mahnläufen Säumniszuschläge berechnet und bei Ratenzahlungen die Zinsen maschinell berechnet werden. Die Verjährungsfristen können zurzeit im System durch die Auswertung der Fälligkeiten überwacht werden. Nebenforderungen sind allerdings manuell zu buchen. Ferner kann eine Anpassung der Verjährungsfristen bei Verjährung hemmenden bzw. die Verjährung unterbrechenden Handlungen im Rahmen der genutzten EDV-Software noch nicht erfolgen. Empfehlung Wir empfehlen zur Verbesserung der Effizienz bei der Bearbeitung der Vollstreckungsaufträge soweit technische Möglichkeiten zur Verfügung stehen oder geschaffen werden können - alle anfallenden Aufgaben im Bereich des öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungsmanagements durch eine Vollstreckungs- /Finanzsoftware zu bearbeiten. Die Software sollte auch zur Vordruck- und Adressverwaltung genutzt werden können. Dies ermöglicht eine zeitnahe Terminüberwachung aller Maßnahmen und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand. Durch eine Schuldnerbezogene Verwaltung können alle Forderungen gegen einen Schuldner zusammengefasst und in einer Maßnahme vollzogen werden. Forderungsmanagement/Berichtswesen Ein Berichtswesen mit Kennzahlen zu bestehenden, erledigten und nicht realisierbaren Forderungen besteht im Forderungsmanagement derzeit noch nicht. Verschiedene Datenauswertungen, wie z. B. der Altersstruktur der Forderungen nach Forderungsarten sowie die Anzahl und die Höhe der Forderungen nach Einzelbeträgen (bis 50 Euro, 50 bis 100 Euro usw.) werden gleichwohl bereits durchgeführt. 28 Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

33 Empfehlung Wir empfehlen, das bestehende Kennzahlensystem durch weitere Kennzahlen auszubauen. Hierzu könnte z. B. die Einzugsquote der Vollstreckung (Erledigung durch Zahlung) sowie die durchschnittliche Dauer des Vollstreckungsvorgangs (z. B. von der Übergabe zur Vollstreckung bis zur Beendigung durch Zahlung) erhoben werden. KIWI-Bewertung Finanzbuchhaltung In diese Bewertung fließen die Ergebnisse der Aufgabenfelder Geschäftsbuchführung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung ein. Ist-Situation Im Aufgabenbereich Geschäftsbuchführung erreicht der Kreis Wesel mit der Finanzkennzahl Fehlbetrag je Ergebnis- Buchungsposten im interkommunalen Vergleich ein deutlich unter dem Durchschnitt liegendes und damit gutes Ergebnis. Die Leistungskennzahl in der Geschäftsbuchführung Zahl der Ergebnis-Buchungsposten je Vollzeit Stelle zeigt ein annähernd dem Mittelwert entsprechendes quantitatives Stellenniveau auf. Die beabsichtigte Stellenreduzierung in der Anlagenbuchhaltung führt zu einer Leistungssteigerung. Der Erfüllungsgrad ist mit 86 Prozent überdurchschnittlich. In den Aufgabenbereichen Zahlungsabwicklung und Vollstreckung erzielt der Kreis Wesel im Vergleichsjahr 2009 ebenfalls gute Ergebnisse auf Ebene der Finanz und Leistungskennzahlen. Der Erfüllungsgrad der Zahlungsabwicklung in Höhe von 98 Prozent zeigt ein hohes qualitatives Niveau auf. Der in der Vollstreckung erreichte Erfüllungsgrad von 67 Prozent liegt am Mittelwert der Vergleichskommunen. Im Rahmen der Möglichkeiten, die die Finanzsoftware bietet, konnten uns die meisten Daten im benötigten Umfang zur Verfügung gestellt werden. Die Auswertungsmöglichkeiten waren lediglich in den Handlungsfeldern Zahlungsabwicklung und Voll- Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 29

34 streckung durch die bislang nicht bestehende Aufgaben- und Stellendifferenzierung eingeschränkt. Handlungsempfehlungen In den Handlungsfeldern Zahlungsabwicklung und Vollstreckung sollte der Kreis Wesel eine Differenzierung der Tätigkeiten und der damit verbundenen Zeit- bzw. Personalressourcen vornehmen. Optimierungsmöglichkeiten im Aufgabenbereich Vollstreckung sehen wir im Wesentlichen durch den Einsatz einer Vollstreckungssoftware und den Ausbau des Kennzahlensystems bzw. eines Berichtswesen. Wir empfehlen mittelfristig eine Zentralisierung der Bearbeitung von Stundung, Niederschlagung und Erlass, um die Vorteile eines zentralen Forderungsmanagements auszuschöpfen. Zur Verbesserung der Effizienz bei der Bearbeitung der Vollstreckungsaufträge sollte soweit technische Möglichkeiten zur Verfügung stehen oder geschaffen werden können das gesamte Forderungsmanagements durch eine Vollstreckungs-/Finanzsoftware unterstützt werden. KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir den Aufgabenbereich Finanzbuchhaltung mit dem Index Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel

35 Personalmanagement Darstellung des Gesamtergebnisses Die Gesamtbetrachtung des Personalmanagements haben wir nach der gleichen Systematik vorgenommen wie im Falle der Finanzbuchhaltung. Um Wiederholungen zu vermeiden, verweisen wir daher in Bezug auf die Darstellung der Ergebnisse auf die allgemeinen Ausführungen zur Finanzbuchhaltung (Seite 6-7). Das Personalmanagement umfasst die Handlungsfelder Bezüge- und Entgeltabrechung, Kindergeld-Sachbearbeitung, Personalbetreuung und Personalentwicklung. Die Kreisverwaltung Wesel hat im Rahmen der Haushaltskonsolidierung u. a. basierend auf aufgabenkritischen Betrachtungen ein Personalkonzept erarbeitet, das der Kreistag in seiner Sitzung am 14. Juni 2007 beschlossen hat. Dieses Konzept hat auch Auswirkungen auf die Handlungsfelder des Personalmanagements, so dass wir die derzeitige Stellenentwicklung kurz zusammengefasst haben. Der Beschluss sieht insgesamt den Abbau von 38,80 Vollzeit-Stellen vor. Mit den Stellenplänen 2007 bis 2010 wurde das Stellenvolumen um insgesamt 14,50 Stellen reduziert, der Abbau von weiteren 3,70 Vollzeit- Stellen wurde mit den Stellenplänen 2011 und 2012 (Doppelhaushalt) beschlossen. Parallel sind Stellenplanerweiterungen im Umfang von 157,26 Vollzeitstellen im Zuge der Neuorganisation der ARGE durch eine gemeinsame Einrichtung der Bundesagentur für Arbeit und dem Kreis Wesel, durch das Jobcenter Kreis Wesel, für den Stellenplan 2011 vorgesehen. Die bisher geleisteten Personalkostenerstattungen werden gleichwohl weiterhin erfolgen. Bereits in 2008 war die Ausweitung des Stellenplansolls um insgesamt 17,10 Vollzeit-Stellen im Tarifbereich aufgrund der Übernahme der bisherigen Landesaufgaben (Schwerbehindertenrecht, Elterngeld, Immissionsschutz) notwendig. Auch in diesem Fall werden die Personalaufwendungen weitgehend erstattet. Darüber hinaus hat der Kreistag in seiner Sitzung am beschlossen, in 2011 die Kreisleitstelle von der Stadt Wesel zu übernehmen. Insgesamt ist hier mit dem Stellenplan 2011 die Einrichtung von 31 zusätzlichen Stellen erforderlich. Überörtliche Prüfung des Kreises Wesel 31