E-Billing in Österreich quo vadis? Archivierung und Dokumentenmanagement

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1 E-Billing in Österreich quo vadis? Archivierung und Dokumentenmanagement Mittwoch, 15. November Uhr Palais Eschenbach, Exnersaal, Eschenbachgasse 11, 1010 Wien x Technische Grundlagen x Rechtliche Aspekte x Elektronische Rechnung x Archivierungslösungen x Online-Portale x Mit Vorträgen der WKO, von Ernst & Young und des Bundesministeriums für Finanzen x Workflowmanagement x Enterprise Content Management x Wissenslogistik x Dokumentation und Nicht-Dokumentation x Best Practices Beschränkte Teilnehmerzahl, Anmeldung erforderlich! Referenten: Thomas Albrecht (ELO Digital Office GmbH), Helmut Biely (BDC EDV Consulting GesmbH), Wolfgang Gschwandtner (EBPP Electronic Bill Presentment and Payment GmbH), Gerhard Laga (Wirtschaftskammer Österreich), Katja Pook (reinisch AG), Gunther Reimoser (Ernst & Young), Herbert Tischler (Telekom Austria), Brigitte Vyhnak (Siemens Business Services), Erich Waldecker (Bundesministerium für Finanzen), Raimund Wasgott (Berater), Karl Weintögl (it20one) Mit freundlicher Unterstützung von:

2 AGENDA 8.00 Registration 8.30 E-Billing in Österreich Quo Vadis? Raimund Wasgott (Berater) 8.45 Elektronisch gezahlt ist noch nicht sicher verrechnet Gerhard Laga (Wirtschaftskammer Österreich) 9.15 e-rechnung: Österreichs Bankenlösung nun auch für KMUs Wolfgang Gschwandtner (EBPP Electronic Bill Presentment and Payment GmbH) 9.45 Anforderungen an die elektronische Rechnung Helmut Biely (BDC EDV Consulting GesmbH) E-Billing Projekte in der Praxis Karl Weintögl (it20one) Pause E-Billing aus Sicht der Finanzverwaltung Erich Waldecker (BM für Finanzen) Elektronische Eingangsbearbeitung von Rechnungen und Schriftverkehr Scannen Erkennen Prüfen Verarbeiten Archivieren Brigitte Vyhnak (Siemens Business Services) Diskussion Mittagspause E-Billing rechtliche Aspekte Gunther Reimoser (Ernst & Young) ebilling Service Das Service von Telekom Austria zur Verwaltung von elektronischen Rechnungen Herbert Tischler (Telekom Austria) Pause Workflowmananagment ein integrierter Bestandteil von Enterprise Content Management Thomas Albrecht (ELO Digital Office GmbH) Dokumentenmanagement und earchivierung wesentliche Gesetze und Regelungen Gunther Reimoser (Ernst & Young) Wissenslogistik - Dokumentation und Nicht-Dokumentation Katja Pook (reinisch AG) E-BILLING Der Lebenszyklus einer elektronischen Rechnung durchläuft eine Vielzahl von unterschiedlichen Stadien: Von der Legung über Empfang, Prüfung, Bearbeitung, Archivierung, Betriebsprüfung bis hin zur Vernichtung. Nach wie vor ist ein hoher Informationsbedarf an flexiblen, rasch und kostenfreundlich einsetzbaren Lösungen gegeben. Diese sollen einerseits allen rechtlichen und technischen Anforderungen einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur entsprechen, und dennoch das Unternehmen nicht unnötig belasten. Im Rahmen der CON ECT Informunities beleuchten wir die Rahmenbedingungen und deren Erfolgsfaktoren. E-Billing in Österreich Quo Vadis? In diesem Vortrag wird die gesamte Prozesskette vom Rechnungssteller zum Rechnungsprüfer bis zur Verbuchung der Rechnung betrachtet. Welche rechtliche und technische Aspekte zu beachten sind, welche Komponenten in dieser Kette am Markt verfügbar und wer die Raimund Wasgott (Berater) Nutznießer sind, sind weitere Themen, die im Rahmen dieses Vortrages behandelt werden. Am Ende werden einige Thesen aufgestellt, warum E- Billing in Österreich noch immer»viele Worte, wenig Taten«bedeutet.

3 Elektronisch gezahlt ist noch nicht sicher verrechnet x Europäische und nationale Rechtslage zum E-Billing x Worauf kommt es an, wenn man sich für die elektronische Rechnungsstellung entscheidet? x Beispiele zum E-Billing x Betonung des selben Dokumentenstandards aller beteiligten Parteien e-rechnung: Österreichs Bankenlösung nun auch für KMUs Seit April 2005 ermöglichen die drei größten österreichischen Banken (BA-CA, Raiffeisen Bankengruppe sowie Erste Bank und Sparkassen) mit ihrem Service e-rechnung die Übermittlung elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, neben der bereits seit 2003 etablierten Lösung für die Rechnungsstellung an Privatkunden. Ein Rechnungsempfänger Gerhard Laga (Wirtschaftskammer Österreich) Wolfgang Gschwandtner (EBPP Electronic Bill Presentment and Payment GmbH) kann dabei von vielen unterschiedlichen Rechnungsstellern elektronische Rechnungen empfangen. Ein Rechnungssteller kann seine Rechnungen elektronisch an derzeit aktive Privat- und Firmenkunden in deren Internet Banking übermitteln. e-rechnung bietet Rechnungsstellern den Nutzen einer Kostenreduktion bei Ausgangsrechnungen. Werden Eingangsrechnungen über e-rechnung verarbeitet, so entsteht die Kostenreduktion durch den Wegfall der manuellen Datenerfassung und Nachbearbeitung in der Buchhaltung. Mit e-rechnung Mail wird eine Servicequalität, die bislang nur Österreichs Top Unternehmen zur Verfügung stand, nun auch Klein- und Mittelständischen Unternehmen angeboten. e-rechnung Mail bietet Rechnungsstellern eine sehr einfache Möglichkeit sehr viele Rechnungsempfänger mit elektronischen Rechnungen zu versorgen. Rechnungsempfänger müssen sich dazu nicht erst bei einer Internet Plattform anmelden, sondern erhalten die signierten Rechnungen als Mailanhang. Somit benötigt der Rechnungssteller für den Rechnungsversand nur die Mailadressen der Kunden. Die Willenserklärung der Rechnungsempfänger für den Erhalt elektronischer Rechnungen kann konkludent (schlüssiges Handeln ohne Willensäußerung = Bezahlung der elektronischen Rechnung) erfolgen. Anforderungen an die elektronische Rechnung Tatsächlichen und behauptete Anforderungen an die elektronische Rechnung. Was sollte man wirklich beachten und was ist der aktuelle Status im Bemühen um Aufklärung. Berücksichtigung der Anforderung in den Produkten der BDC. Helmut Biely (BDC EDV Consulting GesmbH) E-Billing Projekte in der Praxis it20one hat derzeit über 70 Systeme im Live-Betrieb. Die Software zeichnet sich besonders durch die einfache Implementierung, sowie durch die große Flexibilität aus, denn die Erfahrung hat gezeigt, dass die Kundenprojekte sehr vielseitig sind. Branchenunabhängigkeit Die E-Billing-Systeme von it20one werden in den verschiedensten Branchen eingesetzt: x Industrie x Banken x Energiewirtschaft x Handel x IT x öffentlicher Bereich x Telekom x Versicherungen E-Billing aus Sicht der Finanzverwaltung Im Rahmen des Vortrags werden folgende Themen angesprochen: x Aktuelle Rechtslage (Umsatzsteuergesetz, Verordnung und Durchführungserlass des BMF) x Problem Vorsteuerabzug (Inland/Ausland) x Übermittlung elektronischer Rechnungen an Finanzamt x Projekt E-Billing im Bund Karl Weintögl (it20one) Erich Waldecker (Bundesministerium für Finanzen)

4 Elektronische Eingangsbearbeitung von Rechnungen und Schriftverkehr Scannen Erkennen Prüfen Verarbeiten Archivieren Auch wenn die Geschäftskorrespondenz mittlerweile zu einem Großteil per erfolgt, ist Papier teilweise auch aus rechtlichen Gründen als Medium noch nicht vollständig aus der heutigen Geschäftswelt wegzudenken. Dies gilt verstärkt, wenn man Prozesse unternehmensübergreifend Brigitte Vyhnak (Siemens Business Services) oder zwischen Unternehmen und Privatpersonen betrachtet (z. B. Rechnungen und Gutschriften mit dazugehörigem Schriftverkehr). In solchen Fällen muss der Schriftverkehr in Papierform in den elektronischen Informationsfluss innerhalb einer Organisation eingegliedert werden. Bei den diesbezüglichen Anforderungen von Unternehmen und Behörden gibt es branchenspezifische Unterschiede. Siemens Business Services bietet mit seinem Prozess-Know-how Kunden unterschiedlicher Branchen speziell auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmte Lösungen. Das Ziel der automatisierten Eingansbearbeitung von Rechnungen und Schriftstücken ist, Arbeitsschritte einzusparen und die Weiterbearbeitung zu automatisieren. Manuelle Routinetätigkeiten bei der Ersterfassung eines Vorgangs können um bis zu 80 % reduziert werden. Unter günstigen Voraussetzungen erfolgt die Ersterfassung eines Vorgangs und die Zuordnung zur weiteren Verarbeitung sogar vollständig automatisiert. E-Billing rechtliche Aspekte Der Einsatz von ebilling und eprocurement birgt großes Einsparungspotential. Allerdings sind hierbei rechtliche, speziell bei Einsatz mit Partnern in EUwie auch Drittstaaten steuerrechtliche Aspekte zu beachten. Darüber hinaus sind Themen der (IT-) Sicherheit und des Gunther Reimoser (Ernst & Young) Internen Kontrollsystems wesentlich, um den Nutzen zu generieren und Risiken zu vermeiden. Der Vortrag gibt einen Überblick über die wesentlichen rechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften und wie Vereinbarungen mit Geschäftspartnern insbesonders bei Gutschriftverfahren zu gestalten sind. Es wird erläutert, wie auf das Kontrollumfeld Bedacht zu nehmen ist und Belange der Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit sowie Archivierung bei der Einführung adäquat berücksichtigt werden können. Zuletzt werden auch die Anforderungen seitens des Wirtschaftprüfers dargestellt. ebilling Service Das Service von Telekom Austria zur Verwaltung von elektronischen Rechnungen Das größte Einsparungspotenzial in Unternehmen wird derzeit bei der Umstellung der Rechnungslegung von Papier auf Elektronik erzielt. Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungslegung und Rechnungsempfang ist zumeist eine Änderung der Prozesse im Unternehmen notwendig. Je nach Unternehmensform, Größe und Struktur können dabei bis zu 80 % Kostenreduktion erzielt werden. Telekom Austria bietet mit ebilling Service eine mandantenfähige, plattformunabhängige und flexible Lösung für Erstellung, Signierung, Versand und Archivierung von elektronischen Rechnungen und Dokumenten. ebilling Service wird im Herbert Tischler (Telekom Austria) gesicherten Rechenzentrum von Telekom Austria betrieben, berücksichtigt alle gesetzlichen Anforderungen und ist unabhängig von der bestehenden IT-Umgebung der Kunden einsetzbar. Telekom Austria bietet auch ein Verification-Service mit Erstellung eines Prüfberichts zu elektronisch signierten Rechnungen an und mit esignature advanced stellt Telekom Austria im eigenen Trust Center (esignature.telekom.at) auch fortgeschrittene Signaturen aus. Telekom Austria bietet damit als einziger Anbieter am Markt eine Full-Service Lösung an, die alle Komponenten für elektronische Rechnungslegung umfasst.

5 DOKUMENTEN- & WORKFLOW- MANAGEMENT Workflowmananagment ein integrierter Bestandteil von Enterprise Content Management Thomas Albrecht (ELO Digital Office GmbH) Workflowmanagement ist nicht losgelöst zu betrachten das wäre zu kurz gegriffen. Workflowmanagement muss als integrierter Bestandteil von Enterprise Content Management verstanden werden, zu denen unter anderen Archivierung, Dokumenten Management und Information Livecycle Management gehören. Diese Bereiche werden im Rahmen dieses Vortrages an einem praktischen Beispiel demonstriert. Damit wird den Zuhörern gezeigt, was unter diesen Begriffen in der Praxis zu verstehen ist. Abschließend wird das Konzept der Serviceorientierten Architektur (SOA) mit der Realisierung im ELOenterprise vorgestellt. Dokumentenmanagement und E-Archivierung wesentliche Gesetze und Regelungen Dokumentenmanagement und E-Archivierung ermöglichen, den Zugriff auf Informationen zu beschleunigen und Prozess-, sowie Infrastrukturkosten zu senken. Allerdings werden speziell an die Aufbewahrung von Dokumenten, Aufzeichungen und anderen Daten vielfältige, auch international unterschiedliche Anforderungen gestellt, die es zu erfüllen gilt. Einerseits gilt es die Bestimmungen von UGB und BAO mit den dahinter stehenden Verordnungen und Erlässen einzuhalten. Andererseits sind andere, teils ungeschriebene Regeln, wie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme zu beachten. In diesem Vortrag wird auf die wesentlichsten Gesetze und Regelungen eingegangen, Aufbewahrungs- und Zugriffsbestimmungen zu Gunsten der Finanzverwaltung zusammengefasst, spezielle internationale "Highlights" werden beleuchtet und in die Sprache der IT als auch Organisation übersetzt. Schließlich wird die Rolle der Archivierung im Compliance Prozess beleuchtet. Wissenslogistik Dokumentation und Nicht-Dokumentation Geschäftsprozesse haben eine undankbare Aufgabe: Sie müssen einfach funktionieren, und möglichst perfekt. Wer mit Beschreibungen (textlich oder grafisch) von Geschäftsprozessen arbeitet weiß um die große Herausforderung, das täglich Tun eines Unternehmens formal zu Gunther Reimoser (Ernst & Young) Katja Pook (reinisch AG) beschreiben. Ohne Erfahrung und eigene Interpretation von Tätigkeitsbeschreibungen sind moderne Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig, vor allem im zentraleuropäischen Raum, in dem Menschen als technische Ausführungsinstrumente nicht bezahlbar sind, liegt der Wettbewerbsvorteil in den Unterschieden zwischen Menschen und Instrumenten. Gerade die nicht formal beschreibbaren Aspekte komplexer Tätigkeiten und Entscheidungsprozesse sind so wertvoll. Um dieses Know-How für das Unternehmen greifbar zu machen, ist Kommunikations-, sprachliche und Medienkompetenz gefragt. Dies kann von Fachkräften nicht immer erwartet werden, da diese auf ihre fachliche Expertise fokussieren sollten. In einer Begleitung von Aufgaben der Wissenslogistik durch kommunikativ und didaktisch geschulte Personen liegt ein bisher noch unzureichend genutztes Potenzial. Der Vortrag zeigt Ideen und Lösungsbeispiele aus der Wissenslogistik.

6 An CON ECT Eventmanagement Kaiserstraße 14/ Wien Tel.: +43/1/ Fax: +43/1/ Projektleitung: Sonja Maria Premur Titel: Anmeldung Firma: Ich melde mich als Anwender kostenfrei zur Informunity-Veranstaltung»E-Billing / Dokumentenmanagement«am an. Als IT-Anbieter/Berater melde ich mich zum Preis von 390, (+ 20 % MwSt.) zur Informunity-Veranstaltung»E-Billing / Dokumentenmanagement«am an. Ich möchte in Zukunft weiter Veranstaltungsprogramme per oder Post übermittelt bekommen. Vorname: Nachname: Zielgruppe: Geschäftsführer und Mitglieder der Geschäftsleitung, IT-Leiter und deren Stellvertreter, Leiter und Mitarbeiter aus den Abteilungen Buchhaltung, Rechnungswesen, Ein- und Verkauf, Systemverantwortliche und -administratoren. Funktion: Straße: PLZ: Telefon: Ort: Fax: ANMELDUNG: Nach Erhalt Ihrer Anmeldung senden wir Ihnen eine Anmeldebestätigung. Diese Anmeldebestätigung ist für eine Teilnahme am Event erforderlich. STORNIERUNG: Falls Sie nach erfolgter Anmeldung doch nicht am Event teilnehmen können, bitten wir Sie, uns unbedingt rechtzeitig Bescheid zu geben, damit wir Ihren Platz an einen anderen Interessenten weitergeben können. ADRESSÄNDERUNGEN: Wenn Sie das Unternehmen wechseln oder wenn wir Personen anschreiben, die nicht mehr in Ihrem Unternehmen tätig sind, teilen Sie uns diese Änderungen bitte mit. Nur so können wir Sie gezielt über unser Veranstaltungsprogramm informieren. Datum: x Ich erkläre mich mit der elektronischen Verwaltung meiner ausgefüllten Daten und der Nennung meines Namens im Teilnehmerverzeichnis einverstanden. x Ich bin mit der Zusendung von Veranstaltungsinformationen per einverstanden. (Nichtzutreffendes bitte streichen) Unterschrift/Firmenstempel: 06212