Das persönliche Login erhalten Sie von Zug Tourismus. 3.1 Passwort ändern Bitte definieren Sie bei der ersten Anmeldung Ihr eigenes Passwort!

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis 1 Buchungsablauf 2 Voraussetzung 3 Login PC 3.1 Passwort ändern 4 Darstellungsübersicht Kalender 5 Tagespflege 5.1 Sperre anpassen / aufheben 5.2 Sperre erstellen 6 Zeitraumpflege 6.1 Sperre anpassen / aufheben 6.2 Sperre erstellen 7 Vorgangsdetails 8 Monats- und Jahresübersicht 9 Vorgangssuche 10 Musterbestätigungen 11 Umbuchungen 12 Stornos 13 Login Smartphone 14 Fallbeispiel (Übung) 14.1 Fallbeispiel (Lösung)

3 1 Buchungsablauf Kunde bucht bei Zug Tourismus Zug Tourismus prüft die Verfügbarkeit im Tomas Zug Tourismus wählt unter den verfügbaren Guides aus und schickt dem Kunden eine Bestätigung. Die Guides sowie die gebuchten Leistungsträger erhalten eine Bestätigung. 2 Voraussetzung Die Buchung über Tomas setzt voraus, dass jeder Guide seine Verfügbarkeiten selber pflegt. Als Standard werden von Zug Tourismus alle Zeiten/Verfügbarkeit gesperrt. Das heisst, dass Sie Ihre verfügbaren Zeiten aktiv freigeben müssen. Nur so kann Zug Tourismus eine Buchung vornehmen. Je besser Sie Ihre Kontingente pflegen, desto höher ist die Chance auf Engagements. Grundsätzlich können Sie auch den gesamten Kalender freigeben und dann die nichtverfügbaren Termine eintragen (Punkt 7.1). Die Verantwortung liegt jedoch bei Ihnen als Guide. Um auf das System zugreifen zu können, benötigen Sie entweder den Internetbrowser Firefox, Chrome oder Safari. Auf dem Internet Explorer kann es zu Problemen führen. Wir empfehlen daher, einen der genannten Browser herunterzuladen. Die vorliegende Anleitung basiert auf der Anwendung am PC, da dort alle Funktionen des Programms genützt werden können. Für die Anwendung auf einem Smartphone siehe Kapitel 13. Das persönliche Login erhalten Sie von Zug Tourismus. 3 Login PC Im Browser eingeben Login und Passwort gemäss Zug Tourismus Auf Menüpunkt Pflegefrontend Gästeführer klicken 3.1 Passwort ändern Bitte definieren Sie bei der ersten Anmeldung Ihr eigenes Passwort!

4 4 Darstellungsübersicht Kalender Im Kalender können Sie die gebuchten Führungen einsehen, sowie die Verfügbarkeit bearbeiten.

5 5 Tagespflege Definition: Anpassungen für einzelne Zeiten an einem bestimmten Tag 5.1 Sperre anpassen / aufheben Wenn man die Sperre im Kalender anklickt, öffnet sich folgendes Bild: 5.2 Sperre erstellen Den Kalender am gewünschten Tag anklicken (Linksklick). Folgendes Fenster öffnet sich:

6 6 Zeitraumpflege Definition: Anpassungen für ganze Tage (1 Tag und mehr) 6.1 Sperre anpassen / aufheben Wenn man die Sperre im Tageskalender anklickt, erscheint nicht die gesamte Serie, sondern nur der angeklickte Zeitraum (siehe Punkt 5.1). Soll die gesamte Serie angepasst werden, muss diese zuerst gelöscht und dann neu erfasst werden: Zeitraum pflegen in der Kalenderdarstellung anklicken Gewünschte Serie eingeben (identische Daten wie bei der erstmaligen Erstellung) Zeitraum freigeben wählen Speichern Neue Serie erstellen (siehe Punkt 6.2) 6.2 Sperre erstellen Wenn man Zeitraum pflegen im Kalender anklickt, öffnet sich folgendes Fenster:

7 7 Vorgangsdetails Die Buchungsbestätigung kann im Kalender aufgerufen werden, indem man auf den gebuchten Zeitraum (Namen des Kunden) klickt: Es öffnet sich die Buchungsübersicht mit den wichtigsten Details.

8 8 Monats- und Jahresübersicht Übersicht über die vorhandenen Buchungen pro Monat oder Jahr abrufen:

9 9 Vorgangssuche Über den Button Aufträge suchen können Sie nach bestimmten Vorgängen suchen. Das Ergebnis wird in einem neuen Fenster angezeigt:

10 10 Musterbestätigungen

11 11 Umbuchungen Alle Änderungen erhalten Sie per . Im Kalender unter der jeweiligen Buchung ist nur das letzte bzw. aktuellste Dokument abrufbar. 12 Stornos Alle Stornos erhalten Sie per . Die Buchung wird automatisch aus Ihrem Kalender gelöscht und der Zeitraum für neue Buchungen freigegeben. 13 Login Smartphone Auf dem Smartphone können nur einzelne Tageszeitfenster verwaltet werden. Es ist daher nur für schnelle Änderungen sinnvoll. Im Browser eingeben Login und Passwort gemäss Zug Tourismus Nach dem Login öffnet sich der Kalender:

12 14 Fallbeispiel (Übung) Sie sind als Guide bei Zug Tourismus angestellt und pflegen zum ersten Mal Ihren Kalender mit dem TOMAS System. Ausgangslage: Alle Termine sind gesperrt. a) Im März sind Sie von MO-SO den ganzen Tag verfügbar b) Neu haben Sie sich für einen Kurs angemeldet und können daher im März immer am MO von 8-12 Uhr keine Führungen machen c) Sie haben vergessen, den Rückweg einzuplanen. Neu können Sie daher im März immer am MO von 8-14 Uhr keine Führungen machen d) Am MO 5. März 2018 endet der Kurs ausnahmsweise bereits früher. Neu können Sie daher am MO 5. März 2018 von 8-12 Uhr keine Führungen machen e) Der Kurs wurde abgesagt und Sie gehen den ganzen März in die Ferien und können daher keine Führungen machen. (Fallbeispiel zurück zur Ausgangslage)

13 14.1 Fallbeispiel (Lösung) a) Kapitel 6 Zeitraum pflegen 6.1 Sperre ändern/aufheben b) Kapitel 6 Zeitraum pflegen 6.2 Sperre erstellen c) Kapitel 6 Zeitraum pflegen 6.1 Sperre ändern/aufheben (ursprüngliche Serie aufheben) Kapitel 6 Zeitraum pflegen 6.2 Sperre erstellen (neue Serie erstellen) d) Kapitel 5 Tagespflege 5.1 Sperre ändern/aufheben Kapitel 5 Tagespflege 5.2 Sperre erstellen e) Siehe Lösungsweg c) MO 8-12 Uhr Zeitraum freigeben MO-SO ganztägig Zeitraum sperren