Hinweise zum Intranet- Portal 'Studium und Lehre'

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1 Hinweise zum Intranet- Portal 'Studium und Lehre' I.) Funktion und Zugang des Intranet- Portals Mit dem Intranet- Portal 'Studium und Lehre', das Sie über die URL bonn.de/studium- und- lehre erreichen, verbindet sich das Anliegen, allen Mitarbeiter/innen der Universität Bonn, die operativ und/ oder in Gremien mit Aufgaben des Studiengangsmanagements, der Prüfungsorganisation und/ oder der Studienverwaltung befasst sind, für ihre Tätigkeit relevante Informationen an einem zentralen Ort leicht abrufbar zu hinterlegen. Durch das Portal soll eine universitätsweite Transparenz hinsichtlich bestehender Aufgabenverteilungen gefördert werden, die für eine funktionierende Quervernetzung unerlässlich ist. Das Portal ist in vier Bereiche gegliedert: Der Ordner Gremien & AGs enthält Informationen zur universitären Gremienarbeit, insofern diese im Kontext Studium und Lehre stehen. Im zweiten Ordner, der mit dem Titel Studiengangsmanagement überschrieben ist, findet sich ein Organigramm, das eine Synopse universitätsweiter Strukturen in den Bereichen Prüfungsorganisation und Studienverwaltung nach Aufgabenschwerpunkten gegliedert darstellt. Ein dritter Ordner mit dem Namen Studium und Lehre von A- Z wird sukzessive zu einem alphabetisch geordneten Stichwortverzeichnis ausgebaut, in dem relevante Informationen und Links eingestellt werden. Schließlich fasst das Portal unter Kontakte alle wichtigen Daten der am Studiengangsmanagement beteiligten Personen zusammen; die Kontakte sind sowohl alphabetisch nach Namen als auch in einem aufgabenorientierten Organigramm sowie nach Aufgabenlisten und Managementbereichen geordnet. Die Inhalte des Portals sind nach Anmeldung mit Ihrer Uni- Bonn- ID erreichbar. Sollten Sie noch nicht über einen Zugang verfügen, können Sie diesen per Mail (studium- und- lehre@uni- bonn.de) beantragen. 1

2 II.) Intranetpflege der Studiengangsmanager/innen Es versteht sich von selbst, dass ein solches Portal vom gemeinsamen Input lebt, sowohl was den Umfang an sich als auch die Aktualität der dargebotenen Informationen anbelangt. Insofern sind Hinweise und Unterstützung, die zur inhaltlichen und strukturellen Weiterentwicklung dieser Seiten beitragen, jederzeit willkommen. Mit Blick auf das Studiengangsmanagement gilt dies insbesondere für die Ordner Studiengangsmanagement und Kontakte. Die Angaben im Ordner Kontakte können individuell von den jeweiligen Personen bearbeitet werden. Sofern die Intranetpräsenz Ihres Fachbereichs von einer anderen Person verwaltet werden soll, können wir die Bearbeitungsrechte in Absprache mit Ihnen ändern. Die Zuweisung der Zugriffsrechte auf den Ordner,Studiengangsmanagement entnehmen Sie bitte der angehängten Liste. Die vorläufige Auswahl der Gruppenrechte geschah aus der Notwendigkeit heraus, einen Verantwortlichen in jedem Managementbereich zu benennen. Bitte prüfen Sie, ob die Zuweisung den Verhältnissen Ihres Instituts bzw. Ihrer Fachgruppe entspricht und teilen Sie uns mit, falls die Rechte auf eine andere Person übertragen werden sollen. Des Weiteren möchten wir darauf hinweisen, dass die auf der Liste enthaltenen IDs nicht immer eindeutig den betreffenden Ordner zugewiesen werden konnten, z. B. wenn aufgrund von funktionellen Accounts mehrere identische Namen zur Auswahl standen. Sofern Sie trotz Anmeldung keinen Zugriff auf den zugewiesenen Bereich haben, teilen Sie dies bitte dem QUIL- Team mit (studium- und- bonn.de). Grundsätzlich ist zu bedenken, dass alle Angaben (vor allem jedoch jene im aufgabenorientierten Organigramm) ein hohes Maß an Verbindlichkeit aufweisen müssen, um die angestrebte Nachhaltigkeit in der Quervernetzung zu gewährleisten. Daher kommt es entscheidend darauf an, dass das Organigramm der in den jeweiligen Instituten und Fachgruppen gelebten Wirklichkeit entspricht. Sollten die in dem Organigramm aufscheinenden Aufgaben zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht in toto in einzelnen Instituten und Fachgruppen ausgefüllt werden, ist dies entsprechend mit einer NN - Kennzeichnung deutlich zu machen, bzw. mit einem Strich, sofern der Bereich unbesetzt bleiben soll. Umgekehrt soll dies nicht bedeuten, dass das Organigramm in seiner Differenziertheit nicht dazu genutzt werden kann, die bestehenden Strukturen gegebenenfalls zu überdenken und einzelne Aufgabenfelder zu restrukturieren. 2

3 Insgesamt gilt, dass die Angaben auch mit dem Commitment der Entscheidungsträger der jeweiligen Organisationseinheit, also in der Regel des Vorstandes, erfolgen sollten, was ggf. Rücksprache mit der entsprechenden Instituts- respektive Fachgruppenleitung erfordert. Arbeiten mit dem Plone- Editor Zur Bearbeitung der Intranet- Seiten stehen verschiedene Texteditoren zur Verfügung. Bevor Sie mit der Eingabe von Informationen beginnen, sollten Sie prüfen, ob der von den Administratoren des Portals präferierten FCKeditor als Werkzeug gewählt wurde. Andernfalls könnten bei vorgefertigten Formaten Störungen auftreten. Gehen Sie zur Einrichtung des Editors folgendermaßen vor: Nachdem Sie sich auf der Seite angemeldet haben, wählen Sie auf der graublauen Menüleiste am oberen Ende den Punkt Meine Einstellungen. Sie müssen vor Änderungen auf der Seite Ihre adresse angeben. Sofern als Texteditor Kupu angegeben ist, wählen Sie im Dropout- Feld den FCKeditor und speichern. Achtung: Es 3

4 können Fehlermeldungen auftreten, sofern Ihr Name Umlaute enthält. Sollte dies der Fall sein, lösen Sie die Umlaute einfach auf und speichern erneut. Sollte das Arbeiten mit dem Plone- Editor Schwierigkeiten bereiten, so bietet das Rechenzentrum einen umfangreichen Support. Auf der Seite bonn.de finden Sie ausführliche Beschreibungen des Systems. Zusätzlich können ein Handbuch oder eine Schulung beantragt werden. Der Ordner Kontakte Um Redundanzen zu vermeiden, wurde ein zentraler Kontakteordner angelegt, in dem sämtliche erfassten Mitarbeiter/innen im Umfeld von Studium und Lehre mit einem Unterordner vertreten sind. Die dort enthaltenen Kontaktseiten und Fotos können über die Funktion Collage in diverse andere Seiten eingepflegt werden. Sofern sich bei einem Kontakt z. B. Anschrift oder Telefonnummer ändert, muss die Änderung allein im Kontakteordner nachgehalten werden. Damit die Kontaktdaten problemlos an anderen Stellen integriert werden können, wird folgende einheitliche Präsentation nahegelegt: 4

5 - - - eine Datei mit Namen Foto <Nachname>, <Vorname>, in der bei Bedarf ein Foto eingepflegt wird (Die Standardhöhe ist 126pt, die Breite 100pt); da ein Einfügen von Fotos über Drag and Drop zu Abstürzen geführt hat, bitten wir die Plone- implementierte Upload- Funktion zu nutzen, eine Datei mit Namen Kontaktdaten <Nachname>, <Vorname>, in der Name, Tätigkeitsfeld, Adresse, Telefonnummer, sowie gegebenenfalls die URL enthalten sind, eine Collagendatei mit Namen <Nachname>, <Vorname>, in der die Kontaktdatendatei und die Fotodatei kombiniert werden und die als Darstellung des Orders gewählt wird. Für jede Person ist ein entsprechender Ordner angelegt. Sollte eine Person nicht gelistet sein, teilen Sie dies bitte dem QUIL- Team mit (studium- und- lehre@uni- bonn.de). Dies gilt insbesondere für Kontakte, die im aufgabenorientierten Organigramm und in den Aufgabenlisten aufgeführt werden sollen. Entsprechende Personen erhalten gleichzeitig Zugang zum Intranet. Sofern diese ihren Kontakteordner nicht eigenständig verwalten wollen, sondern dies zentral z. B. über den/ die Studiengangsmanager/in geschehen soll, teilen Sie dies bitte dem QUIL- Team mit. Wenn Sie unter Kontakte auf der alphabetischen Liste einen Namen anklicken und Sie die Bearbeitungsrechte besitzen, erhalten Sie mit Doppelklick auf den angezeigten Inhalt die Möglichkeit, die angegebenen Daten zu ändern. Alternativ können Sie über die grüne 5

6 Menüleiste den Punkt inhalte anwählen, sodann auf die gewünschte Datei klicken und unter bearbeiten auf der grünen Menüleiste Zugriff nehmen. Das aufgabenorientierte Organigramm Unter dem Punkt Studiengangsmanagement in der Menüleiste befindet sich ein aufgabenorientiertes Organigramm, in dem die Schwerpunkte des Studiengangsmanagements, das sind Qualitätsmanagement, Studienorganisation, Information, Beratung, Kontaktpflege, Öffentlichkeitsarbeit, Vernetzung, Studium und Lehre international sowie Anerkennungsverfahren, eingebettet in universitären Strukturen dargestellt werden. Am Ende der Ordnerhierarchie befindet sich ein Bereichsordner, den die Studiengangsmanager/innen nach eigenen Vorstellungen verwalten können. Ob Sie hier Bilder, Seiten oder Collagen einpflegen, bleibt Ihnen überlassen. Wir empfehlen allerdings, sofern Sie Kontaktdaten angeben möchten, diese über Collagen aus dem Kontakteordner einzubinden. Der Organigrammordner ist als solcher primär nicht sichtbar, da eine Collagendatei als Ansichtsmodus implementiert 6

7 wurde. Sie erkennen jedoch an einer grünen Menüleiste, wenn Sie Bearbeitungsrechte haben, und können dort zwischen unterschiedlichen Darstellungsoptionen wählen. Die Aufgaben- Kategorien Zusätzlich zum Organigramm stehen zur Recherche auch Aufgabenlisten im Kontakteordner zur Verfügung, in denen die zuständigen Personen unabhängig von Ihrem Fachbereich aufgeführt werden. Die Listen werden nach festen Kategorien generiert, die im Kontakteordner festgelegt werden. Vorerst sind den Studiengangsmanager/innen sämtliche Aufgabenkategorien zugeordnet. Wir bitten Sie, diese Zuordnung erst dann zu lösen, wenn die jeweilige Aufgabe einem anderen zuständigen Kontakt zugewiesen wurde, damit für alle Fachbereiche, Institute und Dekanate immer Ansprechpartner zur Verfügung stehen. 7

8 Um die Kategorien zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor: - Wählen Sie unter Kontakte die betreffende Person aus. - Sofern Sie die notwendigen Rechte besitzen, öffnet sich die zugewiesene Collagendatei mit einer grünen Menüleiste. - Wählen Sie in der Leiste bearbeiten. - Es erscheint die Information: Sie bearbeiten gerade die Standardseite eines Ordners. Wenn Sie den Ordner selbst bearbeiten wollen, dann klicken Sie hier. Folgen Sie dem markierten Link hier. - Wählen Sie in der Menüleiste unter Ordner bearbeiten den Punkt Kategorisierung. - Nehmen Sie unter Bereits existierende Kategorien die entsprechenden Einstellungen vor. Eine Liste mit den Kategorien samt Abkürzungen finden Sie am Ende dieser Erläuterung. Bitte beachten Sie, dass Sie bei einfachem Klick mit der Maustaste alle anderen Kategorien abwählen. Um einzelne Kategorien ab- und anzuwählen, ohne andere zu tangieren, halten Sie die Strg - Taste (Bei Mac die Apfel- Taste) gedrückt, während Sie mit der Maustaste klicken. - Achten Sie unbedingt darauf, dass die Kategorie Person markiert bleibt, sonst verschwindet der Kontakt aus der alphabetischen Liste. - Klicken Sie auf speichern, nachdem Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben. III.) Rückfragen Bei Rückfragen kontaktieren Sie uns bitte. - Robert Meyer, Telefon: 0228 / Stefan Krüger, Telefon: 0228 / studium- und- lehre@uni- bonn.de 8