Erste Schritte. für Administratoren/innen (Schoolpark-Schulverantwortliche) - Erstellung von Teams in Schoolpark

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1 Erste Schritte für Administratoren/innen (Schoolpark-Schulverantwortliche) - Erstellung von Teams in Schoolpark - Erstellung von Mitarbeiter-Accounts - Teams mit mehreren Mitarbeitern - Import von Accounts aus einer CSV-Datei

2 Grundsätzliches zur Teamerstellung Mithilfe dieses Scripts kann ich ein Team erstellen, dem anschließend Mitarbeiter/innen zugeordnet werden können. Warum erstelle ich ein Team? Um einen Fragebogen erstellen und bearbeiten zu können benötigt man einen Account, der einem Team zugeordnet ist und mit dem man sich in Schoolpark einloggen kann. Mithilfe des Teams und der dem Team zugeordneten Rechte wird verwaltet, wer auf die vom Team bearbeiteten Projekte Zugriff hat. Erst nach der Teamerstellung können Sie Mitarbeiter-Accounts erstellen. Hinweis: Der Zusammenhang zwischen Team und Rechten an einem Projekt sowie die Funktion von Individual- und Schulteams wird in dem Dokument Teamkonzept und Rechtesystem genauer erläutert. Voraussetzungen für die Erstellung eines Teams Sie selbst benötigen einen Administrator-Account bei Schoolpark. 2 von 13

3 Prozedere - Loggen Sie sich unter mit Ihrem Administrator-Account ein. - Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf > Mitarbeiter. - In der Menüleiste am linken Seitenrand klicken Sie auf > Neues Team anlegen. Es öffnet sich folgendes Fenster: Name des Teams eingeben Sie müssen der Eigentümer sein Wichtig!! Standard Der Team-Typ sollte auf Adminteam stehen. - Bitte geben Sie den Teamname ein, z.b.: Team_Lehrer_Klasse Achtung: Bitte verwenden Sie beim Teamnamen ausschließlich folgende Zeichen: _abcdefghijklmnopqrstuvwxyz- - Sie müssen sich selbst als Eigentümer des Teams angeben, da Sie es nur so verwalten können. - Setzen Sie die Rechtevorlage für das neue Team auf Standard. Eventuell können Sie einem bereits angelegten Team den Zugang auf das neue Team ermöglichen. - Klicken Sie nun auf > Neues Team anlegen. 3 von 13

4 Damit ist die Teamerstellung abgeschlossen. Es bietet sich an, im Anschluss daran gleich auch die dem Team zugehörigen Mitarbeiter-Accounts anzulegen. 4 von 13

5 Grundsätzliches zur Accounterstellung Mithilfe dieses Scripts kann ich einen Mitarbeiter-Account erstellen und einem Team zuordnen. Warum erstelle ich einen Account? Um an einem Projekt mitarbeiten zu können, benötigt man einen Mitarbeiter-Account und muss dem entsprechenden Team zugeordnet sein. Erst dann ist es möglich, auf die Projekte des Teams zuzugreifen und einen Fragebogen zu erstellen bzw. zu bearbeiten. Voraussetzungen für die Erstellung eines Mitarbeiter-Accounts Sie selbst benötigen einen Administrator-Account (als Mitglied in einem admin-team) bei Schoolpark und es muss bereits ein Team erstellt worden sein, dem der Account zugeordnet werden kann. 5 von 13

6 Prozedere - Loggen Sie sich unter mit Ihrem Administrator-Account ein. - Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf > Mitarbeiter. - In der Menüleiste am linken Seitenrand klicken Sie auf > Team-Übersicht. - Wählen Sie aus der Liste das von Ihnen erstellte bzw. gewünschte Team aus. Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie verschiedene Details zu Ihrem Team sehen. - Klicken Sie in der Menüleiste am linken Seitenrand auf > Neuen Mitarbeiter anlegen. Nun erscheint folgendes Fenster: 6 von 13

7 Folgende Informationen zum Account-Inhaber müssen Sie eingeben (durch Stern gekennzeichnet): - Accountname (ideal wäre der Anfangsbuchstabe des Vornamen und der Nachname, kleingeschrieben; z.b.: Anton Mustermann amustermann) - Vorname - Nachname - adresse (diese darf nicht schon einmal für einen anderen Account verwendet worden sein!) - Zusätzlich sollten Sie das entsprechende Land auswählen. Alle anderen Informationen sind optional. Um ein Passwort zu erstellen klicken Sie bitte auf > Passwort generieren. Es öffnet sich folgendes Fenster: - Klicken Sie nun auf das Passwort. Es fügt sich von selbst in die dafür vorgesehenen Kästchen ein. Das Passwort wird Ihnen nach Erstellung des Accounts noch einmal gezeigt, Sie müssen es sich also noch nicht notieren. Es besteht selbstverständlich die Möglichkeit, ein selbst bestimmtes Passwort anzugeben. Passwörter lassen sich auch im Nachhinein noch vom Account-Inhaber verändern. Optional: Sie haben die Möglichkeit, ein Verfallsdatum für den Account zu bestimmen. - Zum Abschluss müssen Sie unter > In welchen Teams soll der neue Mitarbeiter Mitglied sein? und unter > Welches soll das primäre Team des neuen Mitglieds sein? aus der Liste das von Ihnen gewünschte Team auswählen, in dem der/die Account-Inhaber/in Mitarbeiter/in sein soll. WICHTIG: Im admin-team sind nur Sie als Administrator/in Mitglied, neue Mitarbeiter nicht diesem Team zuordnen! 7 von 13

8 Gegebenenfalls können Sie > Anschließend weiteren Account anlegen? anhaken. - Nun klicken Sie auf > Account anlegen. Damit ist die Mitarbeiter-Accounterstellung abgeschlossen. 8 von 13

9 Grundsätzliches zu Teams mit mehreren Mitarbeitern Was ist ein Schulteam? Ein Schulteam ist ein Team mit mehreren Mitarbeitern. Mitarbeiter können sowohl Schüler als auch Lehrer sein. Genaueres dazu finden Sie in dem Dokument Aufgaben des/der Schoolpark Administrators/in Warum erstelle ich ein Schulteam? Ein Schulteam ermöglicht die Zusammenarbeit mehrerer Lehrer/innen bzw. Schüler/innen an einem gemeinsamen Projekt. Alle dem Team zugeordneten Mitarbeiter/innen können auf das Projekt des Teams zugreifen und es bearbeiten. Voraussetzungen für die Erstellung eines Schulteams Sie selbst benötigen einen Administrator-Account bei Schoolpark. Idealerweise sind auch bereits die Accounts der dem Team zuzuordnenden Lehrer/innen erstellt. Eine größere Gruppe von Schülern/innen kann ohne viel Aufwand aus einer CSV-Datei importiert werden. 9 von 13

10 Prozedere Die Erstellung eines Schulteams läuft anfangs genauso ab wie die Erstellung eines Individualteams. Erst durch die Zuordnung mehrerer Mitarbeiter/innen (Lehrer/innen und Schüler/innen) wird ein Team zum Schulteam. - Erstellen Sie zu Beginn ein Team (genaue Anweisungen zur Teamerstellung weiter vorne im Script). Es ist angeraten, dem Team den Namen des Projektes bzw. Projektleiters/in zu geben, um den Überblick zu behalten. - Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf > Mitarbeiter. - In der Menüleiste am linken Seitenrand klicken Sie auf > Team-Übersicht. - Wählen Sie aus der Liste das von Ihnen erstellte bzw. gewünschte Team aus. Es öffnet sich folgendes Fenster: - Klicken Sie nun auf > Mitglieder aufnehmen. - Geben Sie den Namen des/der Mitarbeiters/in als Suchbegriff ein (der/die Mitarbeiter/in muss bereits einen Schoolpark-Account besitzen!). Daraufhin erscheint folgendes Fenster: - Setzen Sie nun unter Aufnehmen ein Häkchen und klicken Sie anschließend auf > Mitglied aufnehmen. 10 von 13

11 Grundsätzliches zum Import von Accounts aus einer CSV-Datei Mithilfe dieses Scripts kann ich mehrere Accounts auf einmal erstellen, indem ich die notwendigen Informationen aus einer CSV-Datei importiere. Warum importiere ich Informationen aus einer CSV-Datei? Anstatt jeden Account per Hand anzulegen können Sie, wenn es sich beispielsweise um die Accounterstellung für eine ganze Schulklasse handelt, die dafür notwendigen Informationen aus einer zuvor erstellten CSV-Datei importieren. Auf diese Weise sparen Sie sich eine Menge Mausklicks und Zeit. Voraussetzungen für den Import von Accounts Sie selbst benötigen einen Administrator-Account bei Schoolpark. Es muss außerdem bereits ein Team erstellt sein, dem Sie die Accounts zuordnen können und die nötigen Informationen müssen in einer als CSV-Datei abgespeicherten Excel-Tabelle (In Excel Speichern unter als Dateityp CSV auswählen) angelegt worden sein. Die Excel-Tabelle muss folgende Struktur haben: Spalte 1: Accountname Spalte 2: Vorname (optional) Spalte 3: Nachname (optional) Spalte 4: -Adresse Spalte 5: Passwort (optional) Spalte 6: Datum, an dem der Account ablaufen soll (optional, Format: DD.MM.YYYY) Spalte 7: ID des Primärteams für den Account Die erste Zeile der Datei kann optional die Spaltenüberschriften enthalten. Wie finde ich die ID des Primärteams? 11 von 13

12 Die ID des Primärteams ist eine vierstellige Nummer, die jenes Team beschreibt, dem Sie die neuen Mitarbeiter als erstes zuordnen wollen und die Sie herausfinden können, indem Sie jenes Team öffnen. - Loggen Sie sich unter ein, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf > Mitarbeiter und anschließend im linken Menü auf > Team-Übersicht. - Suchen Sie nun aus der Liste das gewünschte Team heraus und klicken Sie darauf. Es öffnet sich folgende Ansicht: ID des Primärteams Hier sehen Sie nun verschiedene Informationen zum Team, unter anderem die ID-Nummer. Kopieren Sie diese in Ihre Excel-Datei. Ist die Tabelle fertig gestellt, so speichern Sie sie als CSV-Datei ab. 12 von 13

13 Prozedere - Loggen Sie sich unter ein, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf > Mitarbeiter und anschließend im linken Menü auf > Team-Übersicht. - Suchen Sie nun aus der Liste das gewünschte Team heraus und klicken Sie darauf. - Klicken Sie im linken Menü auf > Accounts importieren. Es öffnet sich folgendes Fenster: - Unter dem Button > Durchsuchen können Sie die zuvor erstellte CSV-Datei mit den Accountdaten auswählen. - Gegebenenfalls haken Sie das entsprechende Kästchen an, um die Spaltenüberschriften der Tabelle zu überspringen. Anschließend werden Ihnen die Passwörter der einzelnen Accounts angezeigt: Damit ist der Import von Accounts abgeschlossen. 13 von 13

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