Neu in einer Stiftung Handlungsfelder für Gremien und Ehrenamtliche Anregungen anlässlich des 4. Haspa-Stiftungssymposiums am 19.

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1 Neu in einer Stiftung Handlungsfelder für Gremien und Ehrenamtliche Anregungen anlässlich des 4. Haspa-Stiftungssymposiums am 19. November 2015 von, gepr. Stiftungsspezialistin

2 Inhalt Neu in einer Stiftung was nun? Funktionen des Vorstands Aufgaben des Vorstands Organisation der Stiftung Verwaltung Zweckverwirklichung Vermögensanlage Profilbildung Öffentlichkeitsarbeit Fundraising Haftungsfragen 2

3 Neu in einer Stiftung was nun? In der Praxis finden häufig Quereinsteiger ihren Weg in die Stiftungsarbeit. Oft sind sie in der Stiftungslandschaft mit ihren eigenen Strukturen und langen Traditionen noch kaum bewandert. Dieser Vortrag möchte Ihnen Fragestellungen, die in der Stiftungsarbeit wichtig sind, aufzeigen und klären. Vielleicht haben Sie sich folgende Fragen auch schon gestellt: Ist dem neuen Gremienmitglied die lokale/überregionale Stiftungslandschaft bekannt? Was ist über die Stiftungsarbeit konkret bekannt? 3

4 Funktionen des Vorstands Seine wesentliche Aufgabe ist die Vertretung der Stiftung gerichtlich und außergerichtlich und hat nach innen für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung zu sorgen. Sind in der Satzung oder der Geschäftsordnung keine besonderen Regelungen getroffen, ist grundsätzlich jedes Mitglied des Vorstands für alle Aufgaben verantwortlich. 4

5 Organisation der Stiftung Anders als bei einer nicht-rechtsfähigen Stiftung, bei der der Treuhänder dafür zuständig ist die Stiftung zu verwalten, liegt diese Verantwortung bei einer rechtsfähigen Stiftung beim Vorstand selbst. Satzung lesen und als Richtlinie für die Arbeit und Organisation der Stiftung begreifen Vorbereitung und Durchführung der Gremiensitzungen Berichterstattung an die Aufsichtsbehörden Stiftungsaufsicht: Personeller Wechsel im Vorstand ist umgehend schriftlich anzuzeigen Geplanten Satzungsänderungen muss die Aufsicht zustimmen bis zum 30. Juni d.j. die Jahresrechnung des Vorjahres vorlegen Finanzamt: Prüft die Gemeinnützigkeit der Stiftung (u.a. Zweckverwirklichung) Erhält i.d.r. alle drei Jahre eine Steuererklärung der Stiftung 5

6 Verwaltung Der Vorstand muss eine ordnungsgemäße Verwaltung der Stiftung sicherstellen. Zu diesen Tätigkeiten zählen: Finanzbuchhaltung Ausführung von Zahlungsanweisungen Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen Einholung von Zuwendungsbestätigungen für Förderbeiträge der Stiftung Dokumentation der Stiftungstätigkeit und des Vermögens Erstellung der Jahresrechnung Vorbereitung der Steuererklärung Kontrolle der Verwaltungskosten 6

7 Zweckverwirklichung Der Vorstand ist verantwortlich für die Verwirklichung der Zwecke, die in der Stiftungssatzung vorgegeben werden. Ggf. Förderrichtlinien festlegen, die die Grundsätze, Kriterien und Ziele der Mittelvergabe bestimmen Projekte erarbeiten und umsetzen und / oder Empfänger von Fördermitteln bestimmen Entscheidung über Rücklagenbildung treffen Berichte über die Mittelverwendung erstellen 7

8 Vermögensanlage Es kann hilfreich sein, eine Anlagerichtlinie zu erstellen, die die wesentlichen Grundsätze und Ziele der Vermögensverwaltung zusammenfasst. Diese kann dann auch als Grundlage für die externen Vermögensverwalter dienen. Gesetzliche Grundlagen für die Vermögensanlage: Bundesrecht: Das BGB enthält keine Regelungen zur Vermögensanlage von Stiftungen Landesrecht: Hamburgisches Gesetz- und Verordnungsblatt Nr Vermögen und Verwaltung der Stiftung 2. Das Stiftungsvermögen ist von anderem Vermögen getrennt zu halten. Es ist sicher und Ertrag bringend anzulegen; Umschichtungen sind in diesem Rahmen zulässig. Soweit nicht in der Satzung etwas anderes bestimmt ist, ist das Stiftungsvermögen möglichst ungeschmälert zu erhalten, es sei denn, der Stifterwille kann auf diese Weise nicht verwirklicht werden. 8

9 Vermögensanlage Aussagen aus dem Landesstiftungsgesetz / der AO abgeleitet: Oberster Grundsatz ist der nominale Vermögenserhalt Kapitalerhaltungsrücklage nutzen ( 62, Nr. 3 der AO) Individuelle Fragestellungen: Was sagt die Satzung? Gibt es grundsätzliche Limitierungen oder sogar Ausschlüsse von bestimmten Risiken? Werden darüber hinaus zulässige Anlageklassen vorgegeben? (Asset- Allocation) Sind ethische Vorstellungen oder Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen? Wer trifft die Anlageentscheidungen? 9

10 Profilbildung Profilbildung bedeutet, als Stiftung eine Identität im Einklang mit den Stiftungszwecken zu entwickeln und die Fokussierung und Ressourcenbündelung schwerpunktmäßig auf diese Identität zu lenken. Stiftungsidentität Wofür steht die Stiftung genau und welchen Zweck verfolgt sie? Was macht sie konkret (Projektarbeit)? Transparenz Wirksamkeit der Arbeit durch bestmöglichen Mitteleinsatz? Über vergangene, aktuelle und zukünftige Aktivitäten informieren ( Wo kommt sie her, wo steht sie und wo möchte die Stiftung hin? ) Spendensiegel wann lohnt sich der Aufwand? Universum der Stiftung Welches gesellschaftliche Umfeld gibt es zu beachten? 10

11 Öffentlichkeitsarbeit Stiftungen unterliegen in Deutschland keinerlei Publizitätspflicht. Die Publizität ist daher eher ein Gebot der Transparenz und Good Governance. Die Entscheidung, ob und in welcher Form die Stiftung in die Öffentlichkeit treten will Welche Medien nutzt die Stiftung bereits und wie? Storytelling Flyer, Jahresberichte, Internetauftritt, Facebook etc. Corporate Design einschließlich Logo 11

12 Fundraising Wer nicht fragt, bekommt auch nichts. Um Spender langfristig an sich zu binden, braucht es eine gute Systematik und eine authentische, persönliche Kommunikation. Mittel- und langfristige Ziele festlegen Was macht die Stiftung heute und was in Zukunft (Stiftungszweck und Projektarbeit)? Zielgruppen identifizieren Bereits jetzt regelmäßige Spender (Freundeskreis)? Multiplikatoren, die die Botschaft der Stiftung übermitteln (Betroffene/Begünstigte)? Bei Medienvertretern bekannt? Andere (gemeinnützige) Organisationen (Förderstiftungen und Vereine)? Zeitplanung Wann soll das Fundraisingprojekt beginnen und wann enden? Budget- und Ressourcenplanung Finanzielle Mittel für das Fundraising? Ehrenamt und/oder professioneller Fundraiser? 12

13 Fundraising Formen des Fundraisings: Projektbezogene Spenden (kurzfristig) (Zweckgebundene) Zustiftungen, auch durch persönliche Stiftungsfonds (mittel- und langfristig) Erbschaftsfundraising (mittel- und langfristig) 13

14 Haftungsfragen Ehrenamtlich tätige Stiftungsvorstände genießen die Haftungsprivilegierung des 31a Abs. 1 BGB und haften für Schäden gegenüber der Stiftung nur, wenn Sie dabei vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt haben. Im Streitfall muss der geschädigte Dritte beweisen, dass der Vorstand vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat. Im Falle eines vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schadens haften Vorstandsmitglieder mit ihrem Privatvermögen. Auch bei einer Ressortverteilung bleiben sämtliche Vorstandsmitglieder im Ganzen verantwortlich. Eine Entlastung durch ein Aufsichtsgremium hat grundsätzlich keine befreiende Wirkung. Stiftungsvorstände können sich mit einer D&O Versicherung gegen die Folgen aus einem grob fahrlässigen Fehlverhalten absichern. 14

15 Fragen Ihre Anmerkungen Ihre Fragen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Interesse! 15

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