Bedienungsanleitung Rufbereitschaftsdienststeuerung

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1 Bedienungsanleitung Rufbereitschaftsdienststeuerung

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Version 08/07 VP 1 Einleitung 4 2 Aufteilung der Rufnummern 4 3 Einstellungen über die Intranet-Seite Anmeldung auf der Intranet-Seite Nutzer und deren Rechte Rolle User Rolle Supervisor Rolle Administrator Erläuterung der Benutzerrechte 7 4 Bedienoberfäche Menüpunkt Persönliche Daten Menüpunkt Rufbereitschaften anzeigen Menüpunkt Rufbereitschaften hinzufügen Menüpunkt Aktuelle Rufbereitschaft Menüpunkt Alternative Rufziele Menüpunkt Benutzer 15 5 Steuerungsfunktionen per Sprachdialog Sprachdialog zur Administration der Rufbereitschaft Ansagemenü für Rufbereitschaften Menü zur Dienstübernahme von Rufbereitschaften Sprachdialog zur Abfrage/Ansage aktueller Rufbereitschaften Sprachdialog zum Verbinden mit der aktiven Rufbereitschaft Schematische Darstellung der 3 Sprachdialoge Sprachdialog zur Administration der Rufbereitschaft Sprachdialog zur Abfrage/Ansage aktueller Rufbereitschaften Sprachdialog zum Verbinden mit der aktiven Rufbereitschaft 25 3

3 Einleitung 1 Einleitung Dataport hat für Sie einen Dienst zur Steuerung Ihrer Rufbereitschaften eingerichtet! Grundsätzlich werden Einstellungen für Ihren Bereitschaftsdienst online über eine Intranet-Seite vorgenommen. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit Rufbereitschaften über einen Sprachdialog durch Zifferneingabe an der Telefontastatur zu ändern Sie werden feststellen, dass die Funktionen und Möglichkeiten sehr vielseitig sind. Diese Bedienungsanleitung soll Ihnen den Umgang erleichtern. Die gesprochene Bedienerführung während des Sprachdialoges unterstützt Sie bei der Bedienung zu jedem Menüpunkt. Für Erläuterungen der einzelnen Funktionen im Sprachdialog werden in dieser Bedienungsanleitung Kennziffern benutzt (z.b. Kennziffer für Ansagen ändern ). Die mit optional gekennzeichneten Bedienungsschritte müssen bei Dataport oder den zugeordnetenen Administratoren angefordert werden. 2 Aufteilung der Rufnummern Der Dienst Rufbereitschaftssteuerung wird in 3 Sprachdialoge mit unterschiedlichen Einstiegsrufnummern unterteilt: Srachdialog zur Administration der Rufbereitschaft siehe Kapitel 5.1 Sprachdialog zur Abfrage/Ansage aktueller Rufbereitschaften siehe Kapitel 5.2 Sprachdialog zum Verbinden mit der aktiven Rufbereitschaft. Siehe Kapitel 5.3 4

4 Online-Bedienung über Intranet 3 Einstellungen über die Intranet-Seite Nachfolgend werden Ihnen die Einstellungen zur Rufbereitschaftssteuerung über das WEB-Portal erläutert. Dazu müssen Sie als Benutzer im FHH-Intranet angemeldet sein. Sollten Sie über kein Konto im FHH -Intranet verfügen, steht Ihnen diese Steuerungsmöglichkeit nicht zur Verfügung. 3.1 Anmeldung auf der Intranet-Seite Dazu rufen Sie bitte folgende URL in Ihrem WEB-Browser auf: folgende Anmeldemaske erscheint: Im Anschluss geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Für die Abmeldung bitte den Abmelde-Button benutzen. Hinweis: Die Benutzerdaten wurden für Sie zuvor eingerichtet. 5

5 Online-Bedienung über Intranet 3.2 Nutzer und deren Rechte Nach der erfolgreichen Anmeldung stehen abhängig von der Nutzerberechtigung unterschiedliche Funktionen bereit. Hierbei werden folgende Rollen unterschieden (Auflistung beginnend mit den geringsten Rechten aufsteigend) : User Supervisor Administratoren Rolle User Eine Person mit dieser Rolle kann in Bereitschaften eingeteilt werden. Sie hat aber keine Berechtigung Einstellungen zur Rufbereitschaftssteuerung vorzunehmen. Folgende Einstellungen können geändert werden: Eigenes Web-Passwort Eigene adresse Eigene Rufnummern Erweiterte User -Berechtigungen (optional) Benutzer darf Rufbereitschaften hinzufügen Benutzer darf Rufbereitschaften ansehen Benutzer darf nur aktuelle Rufbereitschaften ansehen Benutzer darf nur eigene Rufbereitschaften ansehen Benutzer darf Rufbereitschaften entfernen Benutzer darf nur eigene Rufbereitschaften entfernen Hinweis: Die mit optional gekennzeichneten Bedienungsschritte müssen bei Dataport oder den zugeordneten Administratoren angefordert werden. 6

6 Online-Bedienung über Intranet Rolle Supervisor Eine Person mit dieser Rolle kann für seinen Mandanten: vorhandene Bereitschaften einteilen und anlegen neue Rufbereitschaftsdienste hinzufügen sich selbst in eine Bereitschaft einteilen Ein Supervisor darf keine neuen Benutzer anlegen Rolle Administrator Eine Person mit dieser Rolle kann für seinen Mandanten: vorhandene Bereitschaften einteilen und anlegen neue Rufbereitschaftsdienste hinzufügen sich selbst in eine Bereitschaft einteilen neue Benutzer anlegen Erläuterung der Benutzerrechte Recht Benutzer darf Rufbereitschaften hinzufügen User: Darf nur sich selbst in Bereitschaften seines Mandanten einteilen. Kann aktive Bereitschaften einsehen, Kann sich selbst nicht als Aktiver aus dem Bereitschaftsdienst löschen Supervisor / Administrator: Darf Bereitschaften seines Mandanten einteilen. Kann aktive Bereitschaften einsehen, Kann sich selbst nicht als Aktiver aus dem Bereitschaftsdienst löschen Kann andere Aktive aus dem Bereitschaftsdienst löschen Recht Benutzer darf Rufbereitschaften ansehen Hat ein Benutzer dieses Recht, darf er alle Bereitschaften seines Mandanten einsehen. 7

7 Online-Bedienung über Intranet Recht Benutzer darf nur aktuelle Rufbereitschaften ansehen Bei dieser Berechtigung handelt es sich um eine einschränkende Berechtigung von Benutzer darf Rufbereitschaften ansehen. Durch diese Einschränkung wird lediglich die aktuelle Bereitschaft seines Mandanten angezeigt, jedoch keine weiteren zukünftigen Bereitschaften. In der Menü -Auswahl wird der Menüpunkt Rufbereitschaften anzeigen nicht angezeigt Recht Benutzer darf nur eigene Rufbereitschaften ansehen Bei dieser Berechtigung handelt es sich um eine einschränkende Berechtigung von Benutzer darf Rufbereitschaften ansehen. In der Menü -Auswahl wird der Menüpunkt Rufbereitschaften anzeigen angeboten, es werden aber nur die eigenen Rufbereitschaften angezeigt Recht Benutzer darf Rufbereitschaften entfernen Hat ein Benutzer dieses Recht, darf er alle Rufbereitschaften seines Mandanten entfernen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Benutzer das Recht Benutzer darf Rufbereitschaften ansehen besitzt Recht Benutzer darf nur eigene Rufbereitschaften entfernen Bei dieser Berechtigung handelt es sich um eine einschränkende Berechtigung von Benutzer darf Rufbereitschaften entfernen. Der Benutzer darf ausschließlich seine eigenen Bereitschaften löschen. 8

8 Online-Bedienung über Intranet 4 Bedienoberfäche 4.1 Menüpunkt Persönliche Daten Persönliche Daten werden nur für Benutzer gepflegt, die zur Rufbereitschaft eingeteilt werden können. Diese Benutzer sind: User Supervisor Folgende Felder können geändert werden (in der Zeichnung rot markiert): Passwort, , Mobile Rufnummer, Private Rufnummer, Alternative Rufnummer Die Rufnummerneinträge sind die Ziele, unter denen Sie im Falle einer Rufbereitschaft erreicht werden können. Hinweis: Der Administrator dient ausschließlich zum Einstellen und Anlegen von Rufbereitschaften, er selbst kann nicht als Rufbereitschaft eingetragen werden. Somit entfällt für diesen Benutzer der Menüpunkt Persönliche Daten. 9

9 Online-Bedienung über Intranet 4.2 Menüpunkt Rufbereitschaften anzeigen Nach Auswahl dieses Menüpunktes erhalten Sie folgende Maske zur Eingabe der Suchkriterien. Über die rot markierte Schaltfläche wählen Sie den Dienst, über die blau markierte Schaltfläche wählen Sie den Zeitraum aus. Für die Zeitangabe genügt die Angabe eines Startdatums welches mit dem aktuellen Datum vorbelegt ist. 10

10 Online-Bedienung über Intranet Die obere Abbildung zeigt eine Beispielausgabe über die Suchfunktionseingabe muster. Über diese Such -Funktion (rot markiert) können Sie durch Eingabe von Benutzernamen oder Rufnummern der Benutzer die Anzeigefunktion einschränken. Geben Sie keine Einschränkung über die Art des Suchfeldes vor (schwarz markiert), wird über alle Felder das Eingabemuster gesucht. 11

11 Online-Bedienung über Intranet 4.3 Menüpunkt Rufbereitschaften hinzufügen Diese Funktion steht Ihnen als Benutzer Administrator oder Supervisor zur Verfügung. Als Benutzer User benötigen Sie zusätzlich das Recht Benutzer darf Rufbereitschaften hinzufügen. Nach Auswahl dieses Menüpunktes erhalten Sie folgende Maske zur Eingabe der Suchkriterien. Um eine Rufbereitschaft dem System bekannt zu machen, muss zuerst der Dienst ausgewählt werden. Danach wählen Sie den Benutzer, die Rufnummer, und den Startzeitpunkt aus. Sie haben die Möglichkeit eine Alternative Rufnummer auszuwählen, die Sie zuvor unter Alternative Rufziele definiert haben. 12

12 Online-Bedienung über Intranet 4.4 Menüpunkt Aktuelle Rufbereitschaft Nach Auswahl dieses Menüpunktes werden Ihnen die zum Abfragezeitpunkt aktiven Rufbereitschaften angezeigt. 13

13 Online-Bedienung über Intranet 4.5 Menüpunkt Alternative Rufziele Nach Auswahl dieses Menüpunktes können Sie Rufnummernziele definieren, die unter dem Menüpunkt Rufbereitschaften hinzufügen als alternatives Rufziel aktiviert werden können. Nachfolgende Abbildung zeigt eine Beispielausgabe über die Suchfunktionseingabe Muster. Über diese Such -Funktion (rot markiert) können Sie durch Eingabe von Benutzernamen oder Rufnummern der Benutzer die Anzeigefunktion einschränken. Geben Sie keine Einschränkung über die Art des Suchfeldes vor (schwarz markiert), wird über alle Felder das Eingabemuster gesucht. 14

14 Online-Bedienung über Intranet 4.6 Menüpunkt Benutzer Hinweis: Dieser Menüpunkt steht nur dem Benutzer Administrator zur Verfügung! Nach Auswahl dieses Menüpunktes werden Ihnen bereits eingerichtete Benutzer angezeigt, Sie können weitere Benutzer einrichten oder eingerichtete Benutzer ändern. Die Abbildung zeigt eine Beispielausgabe ohne die Suchfunktionseingabe. Über die Such Funktion können Sie durch Eingabe von Benutzernamen oder Rufnummern der Benutzer die Anzeigefunktion einschränken. Um einen Benutzer anzulegen drücken Sie auf den Button Neu (schwarz markiert). Um einen eingerichteten Benutzer zu ändern drücken Sie auf den Button (rot markiert). 15

15 Online-Bedienung über Intranet Obere Abbildung zeigt die Maske zur Benutzereinrichtung. Im unteren Teil der Abbildung befinden sich die Felder um zusätzliche Rechte zu vergeben (blaue Markierung). Hinweis: Die einer Benutzer-Rolle standardmäßig zugewiesenen Rechte werden beim Anlegen eines Benutzers automatisch vom System vergeben und angezeigt. 16

16 Bedienung über Sprachdialog (Telefonbedienung) 5 Steuerungsfunktionen per Sprachdialog Für die Steuerung durch Zifferneingabe an der Telefontastatur stehen Ihnen 3 Sprachdialoge zur Verfügung: Srachdialog zur Administration der Rufbereitschaft Sprachdialog zur Abfrage/Ansage aktueller Rufbereitschaften Sprachdialog zum Verbinden mit der aktiven Rufbereitschaft Sie erreichen diese durch Anwahl, die Rufnummern und die notwendigen PIN werden von Dataport eingerichtet und Ihnen mitgeteilt. 5.1 Sprachdialog zur Administration der Rufbereitschaft Folgende Schritte zur Administration der Rufbereitschaft sind erforderlich: Hörer abnehmen Einwahlrufnummer für Dialog eingeben Nach der Begrüßung werden Sie aufgefordert Ihre sechsstellige PIN einzugeben. Mit dieser PIN identifizieren Sie sich für Ihre Rufbereitschaft. Ihre Eingabe beenden Sie mit der Raute-Taste. X X X X X X # PIN-Eingabe Sie befinden sich nun im Hauptmenü und können folgende Funktionen auswählen: Mit Taste Mit Taste 1 gelangen Sie ins Ansagemenü für Rufbereitschaftsdienste 2 gelangen Sie ins Menü zur Dienstübernahme von Rufbereitschaften. Hinweis: Die mit mitgeteilt wurden. X gekennzeichneten Felder stehen für Daten, die Ihnen von Dataport Ansagemenü für Rufbereitschaften Anfangsprozedur: 1 Sie befinden sich im Hauptmenü und drücken die Taste. Im Anschluss wird Ihnen für die Rufbereitschaft X der aktuelle Diensthabende angesagt. 17

17 Bedienung über Sprachdialog (Telefonbedienung) nächster Schritt 1 Mit der Taste wird Ihnen der nächste und weitere Diensthabende für die Rufbereitschaft X angesagt. 2 Mit der Taste wird Ihnen der aktuelle und weitere Diensthabende für die Rufbereitschaft Y angesagt. Mit der Taste * gelangen Sie zurück ins Hauptmenü Menü zur Dienstübernahme von Rufbereitschaften Anfangsprozedur: Sie befinden sich im Hauptmenü und drücken die Taste 2. Im Anschluss werden Sie gefragt für welche Rufbereitschaft Sie den Dienst übernehmen möchten. Für jede eingerichtete Rufbereitschaft wird automatisch eine Auswahlziffer (Taste) erzeugt. Im nachfolgenden Beispiel existieren 3 Rufbereitschaften. nächster Schritt 1 Mit der Taste wählen Sie die Rufbereitschaft X zur Dienstübernahme aus. 2 wählen Sie die Rufbereitschaft Y zur Dienstübernahme aus. Mit der Taste 3 Mit der Taste Mit der Taste * wählen Sie die Rufbereitschaft Z zur Dienstübernahme aus. gelangen Sie zurück ins Hauptmenü. nächster Schritt 1 übernehmen Sie den aktuellen Dienst sofort. Mit der Taste 2 Mit der Taste wählen Sie den Zeitpunkt für die Dienstübernahme aus. 18

18 Bedienung über Sprachdialog (Telefonbedienung) Dienstübernahme der Rufbereitschaft sofort Über folgende Schritte gelangen Sie in dieses Menü: 2 im Hauptmenü Taste drücken Rufbereitschaft auswählen (Taste 1 2 für Rufbereitschaft 1, Taste für X Rufbereitschaft 2, Taste für Rufbereitschaft X) 1 Taste drücken um Rufbereitschaft sofort zu übernehmen Zielrufnummer auswählen Taste 1 für mobile Rufnummer Taste 2 für private Rufnummer Taste 3 für alternative Rufnummer Eingabebestätigung 1 Taste für Bestätigung der Eingabe 2 Taste für Korrektur der Eingabe Taste 3 für Neueingabe der Rufnummer (nur bei Auswahl alternative Rufnummer) tragen Sie die neue alternative Rufnummer ein, und beenden Sie die Eingabe mit Raute-Taste X X X X X # Nach Bestätigung der Eingabe können Sie weitere eingetragenen Bereitschaften übernehmen. Weitere Bereitschaften werden angesagt und Sie können diese jeweils 1 mit der Taste übernehmen, oder mit der Taste 2 ablehnen. 19

19 Bedienung über Sprachdialog (Telefonbedienung) Dienstübernahme der Rufbereitschaft auswählen Über folgende Schritte gelangen Sie in dieses Menü: 2 im Hauptmenü Taste drücken Rufbereitschaft auswählen (Taste 1 2 für Rufbereitschaft 1, Taste für X Rufbereitschaft 2, Taste für Rufbereitschaft X) 2 Taste drücken um gezielt eine Rufbereitschaft zu übernehmen Eingabe des Startzeitpunktes im Format: T T M M J J S S M M Zielrufnummer auswählen 1 Taste für mobile Rufnummer 2 Taste für private Rufnummer 3 Taste für alternative Rufnummer Eingabebestätigung 1 Taste für Bestätigung der Eingabe 2 Taste für Korrektur der Eingabe Taste 3 für Neueingabe der Rufnummer (nur bei Auswahl alternative Rufnummer) tragen Sie die neue alternative Rufnummer ein, und beenden Sie die Eingabe mit Raute-Taste X X X X X # 20

20 Bedienung über Sprachdialog (Telefonbedienung) 5.2 Sprachdialog zur Abfrage/Ansage aktueller Rufbereitschaften Folgende Schritte zur Abfrage/Ansage der Rufbereitschaft sind erforderlich: Hörer abnehmen Einwahlrufnummer für Dialog eingeben X X X Im Anschluss wird Ihnen der aktuelle Rufbereitschafts-Diensthabende angesagt. Taste 1 Taste 2 Taste 3 für Wiederholung der Ansage für Ansage des nächsten Rufbereitschafts-Diensthabenden zum Verbinden mit dem Rufbereitschafts-Diensthabenden X Hinweis: Die mit gekennzeichneten Felder stehen für Daten, die Ihnen von Dataport mitgeteilt wurden. Die Einwahlrufnummer wurde vorher von Dataport für Sie eingerichtet. 5.3 Sprachdialog zum Verbinden mit der aktiven Rufbereitschaft Dieser Dialog ist der für Ihre Kunden nutzbare Dialog. Die Einwahlnummer veröffentlichen Sie Ihren Kunden als Ihre Bereitschaftshotline. Nach Anwahl werden Ihre Kunden mit Ihrer Bereitschaft verbunden. Folgende Schritte zum Verbinden mit der aktuellen Rufbereitschaft sind erforderlich: Hörer abnehmen Einwahlrufnummer eingeben X X X Abspielen einer Begrüßungsansage (optional) verbinden mit dem aktuellen Rufbereitschafts-Diensthabenden X Hinweis: Die mit gekennzeichneten Felder stehen für Daten, die Ihnen von Dataport mitgeteilt wurden. Die Einwahlrufnummer wurde vorher von Dataport für Sie eingerichtet. Die Begrüßungsansage kann bei Dataport beauftragt werden. 21

21 5.4 Schematische Darstellung der 3 Sprachdialoge Nachfolgende Zeichnungen skizzieren den Ablauf zuvor beschriebener Telefondialoge. 22

22 Bedienung über Sprachdialog (Telefonbedienung) Sprachdialog zur Administration der Rufbereitschaft Start Begrüßung Abfrage PIN Datenbank Telefonpin ist eindeutig Nein <3 Pin OK? Ja Hauptmenü 1: Ansage Bereitschaften 2: Rufbereitschaft übernehmen Nein > 2 Fehleransage 1 2 Disconnect * Taste * Taste Rufbereitschaft ansagen, beginnend bei der aktuellen, dann künftige Auswahl Dienst/ Dynamisches Menü: 1: Dienst 1 2: Dienst 2 n: Dienst n, * Hauptmenü * Taste * Taste 1 / 2 Menü 1: nächste Bereitschaft 2: nächster Dienst *: Hauptmenü Menüpunkt vorhanden, wenn existiert Auswahl Zeitpunkt: 1: sofort 2: bestimmter Zeitpunkt * Hauptmenü Taste 1 Taste 2 Ausgabe Zeitraum/ Erfassung Rufnummer Erfassung Zeitunkt [TTMMJJ hhmm] Folgebereitschaften Ausgeben mit Option zur Übernahme keine weitere Bereitschaft Zurück ins Hauptmenü 23

23 Bedienung über Sprachdialog (Telefonbedienung) Sprachdialog zur Abfrage/Ansage aktueller Rufbereitschaften 24

24 Bedienung über Sprachdialog (Telefonbedienung) Sprachdialog zum Verbinden mit der aktiven Rufbereitschaft 25

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