Mitgliederportal der KV Sachsen. Inhaltsübersicht

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1 Inhaltsübersicht Mitgliederportal der KV Sachsen Seite 1. Anforderungen an Ihr System Mindestanforderungen an Ihr System Betriebssysteme Software Signaturkarte Kartenlesegeräte Aufruf des Mitgliederportals und An-/Abmeldung Aufruf Anmeldung Erstanmeldung Abmeldung Startseite Meine Nutzerdaten Kennwort Heilberufsausweis (ehba) registrieren Mitarbeiterzugang Anlegen eines Mitarbeiterzugangs Ändern eines Mitarbeiterzugangs Sperren/Löschen eines Mitarbeiterzugangs Abrechnung Abgabeübersicht Abgabeübersicht Abrechnung Abgabeübersicht Qualitätssicherungs (QS)-Dokumentationen Abgabeübersicht Dokumente Empfangsbestätigung erzeugen Abrechnungsabgabe über das Mitgliederportal Abrechnung einreichen Schritt 1: Abrechnungsdatei suchen und hinzufügen Schritt 2: Abrechnung jetzt einreichen Abrechnung für weitere Betriebsstätten einreichen Informationen zu besonderen Praxiskonstellationen Dokumentationsabgabe über das Mitgliederportal Dokumentation abgeben Suchen der Dokumentationsdatei(en) und hinzufügen Dokumentation jetzt einreichen Dokumentation eingereicht Ergänzungseinreichung zu einer Dokumentation Einreichen fragmentierter Dokumentationen Einreichen von Dokumentationen zu mehreren Betriebsstätten Erklärung zur Abrechnung Einleitung: qualifizierte elektronische Signatur Erklärung zur Abrechnung drucken Erklärung zur Abrechnung elektronisch signieren Signatur abgeschlossen Signieren der Erklärung einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) Abgabeübersicht nach elektronischer Signatur Protokollarchiv Download Dokumentenrecherche DARECH: Ihre honorarbegleitenden Dokumente DARECH aktuell DARECH Archiv (Quartal) DARECH Archiv (Dokumentart) DARECH Auftrag Download von Formularen, Anträgen und weiteren Dokumenten Glossar / Abkürzungen Hinweis: Falls die folgenden Abbildungen von der Darstellung in Ihrem Mitgliederportal abweichen, liegt dies daran, dass diese aus früheren Quartalen stammen. In dem Falle gelten diese Abbildungen sinngemäß. Dokumentation Mitgliederportal Version , Stand:

2 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 2 1. Anforderungen an Ihr System 1.1 Mindestanforderungen an Ihr System Prozessor: Intel / AMD oder vergleichbar (mindestens 1,2 GHz) Arbeitsspeicher: 512 MB Freier Speicherplatz: 350 MB 1.2 Betriebssysteme Windows, Linux mit jeweils aktuellen Sicherheitspatches 1.3 Software Browser: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version Java Runtime Environment ab Version 7 PDF-Anzeigeprogramm (z.b. Adobe Reader in der aktuellen Version) 1.4 Signaturkarte Elektronischer Heilberufsausweis (ehba) 1.5 Kartenlesegeräte Für die Nutzung der qualifizierten Signatur im Mitgliederportal benötigen Sie ein Kartenlesegerät. Bitte informieren Sie sich über die zertifizierten Kartenlesegeräte, die mit der Signaturanwendungskomponente kompatibel sind, auf der Webseite von SecCommerce oder fragen Sie Ihren PVS- Betreuer. Diese Informationen finden Sie im Internet: und dort unter > Produkte > unterstützte Hard- und Software.

3 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 3 2. Aufruf des Mitgliederportals und An-/Abmeldung 2.1 Aufruf Abb. 1: Aufruf Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz an das KV-SafeNet angeschlossen ist. Geben Sie, wie in der Abbildung dargestellt, die folgende Adresse in das Adressfeld Ihres Browsers ein: Sie gelangen auf die Anmeldeseite der KV Sachsen. 2.2 Anmeldung Abb. 2: Anmeldeseite Bitte geben Sie auf der Anmeldeseite Ihren Nutzernamen und Ihr Kennwort ein. Durch Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in das Mitgliederportal der KV Sachsen. Brauchen Sie Hilfe, rufen Sie bitte beim EDV-Support für Mitglieder an. Haben Sie sich frühere Aufrufe des Mitgliederportals als Favorit im Browser abgespeichert, gelangen Sie bei diesem Aufruf möglicherweise auf folgende Seite mit einem entsprechenden Hinweis auf die Anmeldeseite. Folgen Sie bitte dem Hinweis. Abb. 3: Hinweis Anmeldeseite

4 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Erstanmeldung Sollten Sie sich zum ersten Mal am Mitgliederportal der KV Sachsen anmelden, müssen Sie Ihr Kennwort neu festlegen. Abb. 4: Erstanmeldung Bitte geben Sie Ihr neues, persönliches Kennwort ein und wiederholen Sie die Eingabe. Nach dem Sie die Schaltfläche betätigt haben, gilt Ihr neues Passwort und Sie gelangen zur Startseite (3 Startseite). 2.4 Abmeldung Wenn Sie Ihre Tätigkeit im Mitgliederportal beendet haben, melden Sie sich bitte vom Mitgliederportal über den Button ab. Beachten Sie bitte den Sicherheitshinweis. Abb. 5: Abmeldung

5 3. Startseite Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 5 Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt man auf die Startseite des Mitgliederportals. Hier erhalten Sie u. a. Informationen über Neue Funktionen. Abb. 6: Startseite des Mitgliederportals der KV Sachsen Im oberen Bereich der Seite können Sie alle Rubriken aufrufen. Nach Aufruf einer Rubrik finden Sie die jeweilige Seitenleiste auf der linken Seite mit speziellen Funktionen.

6 3.1 Meine Nutzerdaten Kennwort Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 6 Unter und können Sie jederzeit Ihr Kennwort ändern. Sie geben dazu Ihr neues Kennwort zweimal ein und über die Betätigung der Schaltfläche wird es wirksam Heilberufsausweis (ehba) registrieren Zur Registrierung Ihres ehba gelangen Sie durch Klicken auf der Seitenleiste des Mitgliederportals unter Meine Nutzerdaten\eHBA registrieren: Abb. 7: ehba Registrierung starten Abb. 8: ehba registrieren Legen Sie Ihren ehba in das Kartenlesegerät ein und klicken auf Signaturkomponente SecSigner.. Es öffnet sich die Betätigen Sie die Schaltfläche. Damit erfolgt die Registrierung. Haben Sie etwas Geduld. Nach erfolgreicher Registrierung gelangen Sie wieder auf die Seite des Mitgliederportals zurück. Abb. 9: ehba erfolgreich registriert Ab diesem Zeitpunkt sind Sie berechtigt Ihre Erklärung zur Abrechnung elektronisch zu signieren (siehe Abschnitt Erklärung zur Abrechnung elektronisch signieren).

7 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Mitarbeiterzugang Im Folgenden wird die Bezeichnung Mitarbeiter als Synonym für Mitarbeiter und Mitarbeiterin verwendet. Die Funktionen zum Mitarbeiterzugang ermöglichen Ihnen als Arzt oder Psychotherapeut einem Mitarbeiter den Zugang zum Mitgliederportal der KV Sachsen selbstständig zuzuordnen und zu verwalten. Ein Mitarbeiterzugang ist ein Nutzerzugang mit zugehörigem Kennwort. Erst durch Ihre ergänzenden Angaben werden sprechende Namen und Nutzungsrechte hinterlegt. Die Funktionen finden Sie unter der Rubrik Startseite in der Seitenleiste Mitarbeiterzugang Anlegen eines Mitarbeiterzugangs Im Hauptbereich befindet sich eine Schaltfläche Abb. 10: Navigation Mitarbeiterzugang Es öffnet sich ein Bearbeitungsbereich für einen Mitarbeiterzugang. Die Nutzerkennung wird vom System vorgegeben und kann nicht geändert werden. Sie vergeben nun einen sprechenden Namen ein Initial-Kennwort die Rechtezuordnung Danach wählen Sie die Schaltfläche Mitarbeiter speichern. Teilen Sie nun Ihrem Mitarbeiter/Ihrer Mitarbeiterin den Nutzernamen und das Initial- Kennwort mit. Abb. 11: Bearbeitung eines Mitarbeiterzugangs Rechtevergabe Ein Mitarbeiterzugang hat standardmäßig keine Berechtigungen. Bei Nutzung ohne Zuordnung von Rechten sind im Mitgliederportal der KV Sachsen lediglich das eigene Kennwort änderbar die Hilfedokumente abrufbar nicht-arztbezogene Dokumente im Download-Bereich abrufbar Arztsuche der KV Sachsen nutzbar eprüfung Ultraschall aufrufbar Erst durch die Vergabe von Rechten für einen Mitarbeiterzugang delegieren SIE dieses Recht z.b. zur Einreichung von Abrechnungs- und Dokumentationsdateien.

8 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 8 Sollten sich Ihre eigenen Rechte durch Änderungen ihrer Meldedaten ändern, verlieren die Zuordnungen Ihre Wirksamkeit. Erhalten Sie eigene neue Rechte, können Sie mittels Ändern eines Mitarbeiterzugangs diese Ihren Mitarbeiterzugängen nachträglich zuordnen Ändern eines Mitarbeiterzugangs Wechselt ihr Mitarbeiter den Namen oder wurde das Kennwort vergessen oder benötigen der Inhaber des Zugangs andere Rechte, so können Sie als Arzt diese Angaben ändern. Die verfügbaren Mitarbeiterzugänge finden Sie unter der Rubrik Startseite in der Seitenleiste Mitarbeiterzugang. Wählen Sie in der Liste hinter dem gewünschten Nutzer die Schaltfläche. Abb. 12: Ändern eines Mitarbeiterzugangs Es öffnet sich der Bearbeitungsbereich mit den bisherigen Angaben. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und wählen Sie. Meldet sich der Mitarbeiter nun erneut an, sind die Änderungen wirksam Rücksetzen des Kennwortes Das Rücksetzen des Kennwortes ist ebenfalls eine Änderung des Mitarbeiterzugangs Sperren/Löschen eines Mitarbeiterzugangs Sie können einen Zugang jederzeit sperren oder löschen. Sperren bedeutet, dass der Inhaber des Mitarbeiterzugangs beim Anmeldeversuch abgewiesen wird und folgenden Hinweis erhält: Ihre Anmeldung wurde deaktiviert. Der Zugang kann jederzeit aktiviert werden. Beim Löschen wird der Zugang komplett verworfen und kann nicht wiederverwendet werden Sperren Die verfügbaren Mitarbeiterzugänge finden Sie unter der Rubrik Startseite in der Seitenleiste Mitarbeiterzugang. Wählen Sie in der Liste hinter dem gewünschten Zugang die Schaltfläche

9 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 9 Es öffnet sich der Bearbeitungsbereich mit den bisherigen Angaben. Aktivieren Sie die Sperre durch Setzen des Hakens im entsprechenden Feld. Durch Entfernen des Hakens deaktivieren Sie die Sperre. Wählen Sie abschließend die Schaltfläche Mitarbeiter speichern. Abb. 13: Sperren/Entsperren eines Mitarbeiterzugangs Löschen Die verfügbaren Mitarbeiterzugänge finden Sie unter der Rubrik Startseite in der Seitenleiste Mitarbeiterzugang. Wählen Sie in der Liste hinter dem gewünschten Zugang die Schaltfläche Abb. 14: Löschen eines Mitarbeiterzugangs Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, ob Sie wirklich den Mitarbeiterzugang löschen möchten, wird der Zugang endgültig entfernt.

10 4. Abrechnung Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 10 Die Funktionen der Abrechnungsabgabe finden Sie in der Rubrik Abrechnung. 4.1 Abgabeübersicht Die Abgabeübersicht hilft Ihnen, sich einen Überblick über alle im laufenden Quartal eingereichten Abrechnungen, Dokumentationen und begleitende Unterlagen zur Abrechnung zu verschaffen. Sobald die ersten Einreichungen erfolgt sind, werden diese hier angezeigt. Abb. 15: Abgabeübersicht Mit einem Klick auf die Schaltfläche und mit wieder schließen. im Abschnittsbalken lassen sich die Detailansichten öffnen Abgabeübersicht Abrechnung In der Abgabeübersicht Abrechnung erhalten Sie zunächst die Information über den Status der Bearbeitung der eingereichten Abrechnung in der KV Sachsen. Es werden derzeit zwei verschiedene Status angezeigt. Abb. 16: Abgabeübersicht Abrechnung Solange die Abrechnungsdatei noch nicht in das Abrechnungssystem der KVS eingelesen wurde (dies erfolgt erst nach Ablauf des aktuellen Abrechnungsquartals!) hat sie den Status online angenommen wird mit Beginn der regulären Abrechnung automatisch eingelesen. Ist sie verarbeitet worden, erhält sie den Status in das Abrechnungssystem der KVS eingelesen. Interessieren Sie sich für weitere Details zu einer eingereichten Abrechnung klicken Sie auf : Abb. 17: Abrechnungsdetails

11 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 11 Werden in der Tabelle der Abgabeübersicht Abrechnung hinter einer BSNR mehrzeilig mehrere Listungsorte angezeigt, bedeutet es, dass in einer Abrechnungsdatei Scheine zu diesen Leistungsorten erkannt wurden und registriert wurden. Für all diese Leistungsorte ist dann eine Abrechnungseinreichung nicht mehr möglich Abgabeübersicht Qualitätssicherungs (QS)-Dokumentationen Die Abgabeübersicht QS-Dokumentationen bietet einen Überblick über die erwarteten und hochgeladenen Dokumente der Qualitätssicherung. Abb. 18: Abgabeübersicht Qualitätssicherungs-Dokumentationen Abgabeübersicht Dokumente In der Abgabeübersicht Dokumente werden alle im aktuellen Quartal eingereichten weiteren Dokumente angezeigt. Eine Auflistung aller Dokumentarten, die eingereicht werden können, erreicht man über die Verknüpfung dieser Liste. Abb. 19: Abgabeübersicht Dokumente Empfangsbestätigung erzeugen Im Abschnitt Empfangsbestätigung haben Sie die Möglichkeit, sich eine Empfangsbestätigung in einer druckbaren Form zu erzeugen. Klicken Sie auf das Symbol! Hinweis: Für das Öffnen der Empfangsbestätigung benötigen sie das Programm Acrobat Reader! Abb. 20: Abgabeübersicht Empfangsbestätigung Beachten Sie bitte, dass Sie damit eine Übersicht zum aktuellen Zeitpunkt erzeugen, d.h. hier sind alle bis zu diesem Zeitpunkt eingereichten Abrechnungen, Dokumentationen und begleitende Unterlagen zur Abrechnung enthalten. Reichen Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch Dokumente ein, ist diese Empfangsbestätigung veraltet. Sie sollten sich dann wiederum eine Empfangsbestätigung erzeugen. In diesem Dokument wird immer der Zeitpunkt der Erzeugung mit Datum und Uhrzeit festgehalten.

12 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Abrechnungsabgabe über das Mitgliederportal Abrechnung einreichen Wählen Sie unter der Rubrik Abrechnung die Funktion Abrechnung einreichen in der Seitenleiste aus und folgen Sie den Arbeitsschritten: Abb. 21: Aufruf 'Abrechnung einreichen' Schritt 1: Abrechnungsdatei suchen und hinzufügen Im mittleren Arbeitsbereich finden Sie den Abschnitt Abrechnungsdatei hinzufügen mit einem Eingabefeld und den Schaltflächen Durchsuchen und Datei hinzufügen. Mit Hilfe der Schaltfläche öffnet sich ein Fenster zu Dateisuche. Wählen Sie den Pfad und die aktuelle Abrechnungsdatei, die Sie einreichen möchten. Die gewählte Datei ist markiert. Nutzen Sie die Abb. 22: Abrechnungsdatei suchen und hinzufügen Schaltfläche.

13 Der Pfad und Name der Datei erscheinen im Eingabefeld. Verwenden Sie nun die Schaltfläche um die Datei auf die Liste der einzureichenden Dateien zu setzen. Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 13 Abb. 23: Datei hinzufügen Sollte Ihre Abrechnungsdatei fragmentiert sein, fügen Sie bitte ein Fragment nach dem anderen, wie soeben beschrieben, hinzu. Die ausgewählte Datei wird in der unteren Hälfte Ihres Browserfensters angezeigt. Bei fragmentierten Abrechnungsdateien bekommen Sie alle hinzugefügten Fragmente aufgelistet. Abb. 24: Liste einzureichende Dateien Sollten Sie versehentlich eine falsche Datei hinzugefügt haben, können Sie diese aus der Liste wieder entfernen. Setzen Sie dazu für die entsprechende Datei bitte das Häkchen im Kästchen und betätigen Sie die Schaltfläche Schritt 2: Abrechnung jetzt einreichen Nach dem Hinzufügen Ihrer Abrechnungsdatei bzw. aller Fragmente Ihrer Abrechnungsdatei betätigen Sie bitte die rote Schaltfläche. Sie gelangen zu Schritt 2 Abb. 25: Abrechnung - Schritt 2

14 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 14 Im zweiten Schritt der Abrechnungseinreichung wird Ihre Abrechnung automatisch einer Eingangsprüfung unterzogen. Dazu wird Ihre Abrechnung entschlüsselt, auf Virenfreiheit getestet und mit dem KBV-Prüfmodul geprüft. Bei großen Abrechnungsdateien kann die Eingangsprüfung einige Zeit in Anspruch nehmen. Das fehlerfreie Durchlaufen der Prüfschritte wird jeweils mit einem grünen Häkchen symbolisiert. Nach der erfolgreichen Eingangsprüfung wird Ihre Abrechnung zur Weiterverarbeitung angenommen. Bitte beachten Sie auch den roten Hinweistext.! Hinweis Möchten Sie diesen Fortschritt nicht beobachten, können Sie sich jederzeit im Mitgliederportal abmelden. Die Verarbeitung wird nicht unterbrochen! Zu gegebener Zeit, nach Abschluss der Verarbeitung, erfahren Sie das Ergebnis nach der Wiederanmeldung im Mitgliederportal in der Abgabeübersicht und im Protokollarchiv. Mit dem Betätigen der Schaltfläche Vorgang für weitere Betriebsstätten. schließen Sie Schritt 2 ab. Ggf. wiederholen Sie den Nachdem Sie den zweiten Schritt der Abrechnungseinreichung absolviert haben, können Sie die 4.4 Erklärung zur Abrechnung bearbeiten.! Achtung Wird die Abrechnung aufgrund einer Fehlermeldung des KBV-Prüfmoduls nicht akzeptiert, so wird das Fehlerprotokoll zum Herunterladen angeboten, in dem Sie die Ursache für die Ablehnung finden: Abb. 26: Abrechnung einreichen - Fehler Nach erfolgreicher Abgabe bekommen Sie eine Übersicht zu Ihren bislang im aktuellen Abrechnungsquartal eingereichten Abrechnungen angezeigt. Abb. 27: Abrechnung eingereicht Im Bereich Protokollarchiv stehen Ihnen die Protokolle des KBV-Prüfmoduls Ihrer Online- Einreichungen zur Verfügung. Sollte die Abrechnung für alle Ihre Betriebsstätten mit den oben genannten Daten vollständig sein, ist der Vorgang der Abrechnungsabgabe abgeschlossen.

15 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Abrechnung für weitere Betriebsstätten einreichen Werden für weitere Betriebsstätten Abrechnungen erwartet, verfahren Sie wie unter 4.2 Abrechnungsabgabe über das Mitgliederportal beschrieben Informationen zu besonderen Praxiskonstellationen Variante 1: Sie haben eine Betriebsstätte (Praxis) und eine Abrechnungsdatei Bei nur einer Betriebsstätte reichen Sie auch nur eine Abrechnungsdatei ein. Folgen Sie den Punkten bis in dieser Anleitung. Variante 2: Sie haben eine Haupt- und eine (bis mehrere) Nebenbetriebsstätte(n) und eine Abrechnungsdatei Bei dieser Konstellation sind alle Betriebsstätten mit Ihrer Abrechnung in einer Datei enthalten. Bitte folgen Sie den Punkten bis dieser Anleitung. Obwohl noch Betriebsstättennummern angezeigt werden, für die eine weitere Datei eingereicht werden könnte, ist der Vorgang in dieser Konstellation abgeschlossen. Variante 3: Sie haben eine Haupt- und eine (bis mehrere) Nebenbetriebsstätte(n) und mehrere separate Abrechnungsdateien Diese Konstellation kann auf Sie zutreffen, wenn Sie in den verschiedenen Betriebsstätten einzelne Abrechnungsdateien erstellen. Bitte folgen Sie für jede Abrechnungsdatei den Punkten bis ! Hinweis Erst wenn für eine Datei der vollständige Abgabezyklus durchlaufen wurde, kann die nächste Abrechnung einer (Neben-) Betriebsstätte abgegeben werden. Auch hier gilt: Wenn in den abgegebenen Dateien alle Betriebsstätten erfasst sind, für die Sie eine Abrechnung einreichen möchten, können noch Betriebsstättennummern angezeigt werden. Variante 4: Sie haben eine LANR mit mehreren Hauptbetriebsstätten Diese Konstellation kann auf Sie zutreffen, wenn Sie als Arzt oder Psychotherapeut in mehreren Praxen tätig sind. Bitte folgen Sie hier Variante 3.

16 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Dokumentationsabgabe über das Mitgliederportal Die Dokumentationsabgabe finden Sie in der Rubrik Abrechnung. Zum Einreichen einer Dokumentation wählen Sie in der Seitenleiste Dokumentation abgeben. Der Name einer Dokumentationsdatei muss gemäß Vorgaben der KBV folgenden Konventionen genügen: Dokumentationsart Dateiname Dialyse Dialyse Dialyse Benchmark bbbbbbbbb_jjjjmmtthhmmss_1_dia.zip.xkm bbbbbbbbb_jjjjmmtthhmmss_1_berst.zip.xkm Koloskopie Koloskopie bbbbbbbbb_jjjjmmtthhmmss_1_fek.idx bbbbbbbbb_jjjjmmtthhmmss_1_fek.zip.xkm Hautkrebsscreening Hautkrebsscreening bbbbbbbbb_jjjjmmtthhmmss_1_ehks.idx bbbbbbbbb_jjjjmmtthhmmss_1_ehks.zip.xkm bbbbbbbbb jjjjmmtt hhmmss 9 Ziffern für die (N)BSNR 4 Ziffern für das Jahr, 2 Ziffern für den Monat, 2 Ziffern für den Tag 2 Ziffern jeweils für Stunde, Minute und Sekunde Dokumentation abgeben Abb. 28: Dokumentation abgeben Wählen Sie im mittleren Teil der Seite die Dokumentationsart aus, die Sie einreichen möchten Suchen der Dokumentationsdatei(en) und hinzufügen Das Durchsuchen und Hinzufügen Ihrer Dokumentation(en) erfolgt analog der unter 0 beschriebenen Vorgehensweise. (Klicken Sie nacheinander auf und wählen Sie im Fenster Ihre Datei aus. Klicken Sie auf und anschließend im Mitgliederportal auf.) Da eine Dokumentation jeweils aus zwei Dateien besteht, fügen Sie die zweite Datei in der gleichen Art und Weise hinzu. Die ausgewählte(n) Datei(en) wird(werden) im unteren Teil Ihres Browserfensters angezeigt. Sollten Sie versehentlich eine falsche Datei hinzugefügt haben, können Sie diese wie unter Punkt 0 durch markieren und aus der Liste entfernen. Sollte Ihre Dokumentation fragmentiert sein, lesen Sie bitte in dieser Anleitung unter Einreichen fragmentierter Dokumentationen nach, wie zu verfahren ist.

17 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Dokumentation jetzt einreichen Nach dem Hinzufügen Ihrer Dokumentation(en) betätigen Sie Abb. 29: Dokumentationsdatei einreichen Dokumentation eingereicht Abb. 30: Dokumentation eingereicht Unter der Rubrik Abrechnung\Dokumentation erhalten Sie sofort nach Abgabe eine Übersicht zu Ihren bislang im aktuellen Abrechnungsquartal eingereichten Dokumentationen pro Dokumentationsart angezeigt. Beachten Sie bitte die im mittleren Teil des Browsers angezeigten Hinweise. Sollte die Einreichung mit den oben genannten Daten vollständig sein, ist der Vorgang der Dokumentationsabgabe abgeschlossen Ergänzungseinreichung zu einer Dokumentation Für den Fall, dass Sie zu den bereits eingereichten Dokumentationen eine Ergänzung einreichen möchten, suchen Sie die gewünschten Dateien auf Ihrem PC und fügen Sie diese wie in Abschnitt 4.3 Dokumentationsabgabe über das Mitgliederportal beschrieben hinzu. Sie bekommen daraufhin in der Abgabeübersicht (zur ausgewählten Dokumentationsart) neben Ihrer Ersteinreichung auch die Ergänzungseinreichung angezeigt.

18 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Einreichen fragmentierter Dokumentationen Fragmentierte Dokumentationen können nicht in einem Zuge eingereicht werden. Wie in der Abbildung zu sehen ist, wurde versucht, das zweite Fragment _2.zip.XKM dem Ersten _1.zip.XKM hinzuzufügen. Das Mitgliederportal weist Sie in dem Falle mit dem roten Text darauf hin, dass dies nicht möglich ist. Abb. 31: Einreichen fragmentierter Dokumentationen auswählen Da Sie fragmentierte Dokumentationen nicht gleichzeitig einreichen können, reichen Sie bitte die Fragmente nacheinander wie unter den Abschnitten und beschrieben. Nachdem alle Fragmente der Dokumentation auf diese Weise eingereicht wurden, ergibt sich folgende Übersicht: Abb. 32: Übersicht eingereichter fragmentierter Dokumentationen Einreichen von Dokumentationen zu mehreren Betriebsstätten Haben Sie zu mehreren Betriebstätten Dokumentationen vorliegen, so können Sie diese in einem Zuge (jeweils als Ersteinreichung) einreichen. Das Durchsuchen und Hinzufügen Ihrer Dokumentationen erfolgt analog der unter beschriebenen Vorgehensweise. Die ausgewählten Dateien werden Ihnen im mittleren Teil Ihres Browserfensters angezeigt. Nach dem Hinzufügen aller Dokumentationsdateien betätigen Sie bitte die rote Schaltfläche. Die erfolgreiche Einreichung ist wiederum in der Übersicht zu sehen. Abb. 33: Dokumentationen zu mehreren Betriebsstätten einreichen

19 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Erklärung zur Abrechnung Einleitung: qualifizierte elektronische Signatur Um die gesetzlichen Vorgaben für den rechtssicheren, elektronischen Versand von Dokumenten zu erfüllen, sind drei Komponenten erforderlich, die von der Bundesnetzagentur zugelassen sein müssen: 1. Die Signaturkarte: Der elektronische Heilberufsausweis(eHBA), hergestellt von der Firma medisign und herausgegeben von der Sächsischen Landesärztekammer, erfüllt die Anforderungen des Signaturgesetzes an eine Signaturkarte. 2. Der Kartenleser: Zur qualifizierten elektronischen Signatur eines Dokuments ist die Eingabe der Signatur-PIN über einen Kartenleser mit Tastenblock erforderlich. Die meisten der neuen Kartenlesegeräte für die elektronische Gesundheitskarte sind für die Signaturverwendung zertifiziert. Außerdem gibt es Kartenlesegeräte im Elektronikfachhandel, die ebenfalls für die qualifizierte elektronische Signatur zertifiziert sind. Der Kartenleser muss an dem Rechner installiert sein, an dem Sie das Mitgliederportal erreichen und gleichzeitig signieren möchten. 3. Die Software: Die verwendete Software (Signaturanwendungskomponente) im Mitgliederportal der KV Sachsen heißt SecSigner der Firma SecCommerce und besitzt eine Zulassung. Diese Software wird durch die KV Sachsen bereitgestellt, ist Bestandteil des Mitgliederportals und muss nicht separat installiert werden. Für die Signaturanwendungskomponente benötigen Sie Java Runtime Environment ab Version 7, die auf dem jeweiligen Rechner installiert sein muss. Bei auftretenden Fragen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer. Sind Sie im Besitz eines elektronischen Heilberufsausweises (ehba), besteht für Sie die Möglichkeit Ihre Erklärung zur Abrechnung elektronisch zu signieren. Zu beachten ist hierbei, dass Ihr ehba für die elektronische Signatur bereit ist, d.h. Sie müssen die Transport-PIN Signatur geändert haben (denken Sie bitte auch daran, dies schriftlich dem Trustcenter mitzuteilen). Einzelheiten dazu erfahren Sie vom Signaturgeber des ehba, (in Sachsen: medisign ). Das Kundencenter erreichen Sie unter (0,14 /min aus dem Festnetz, Mobilfunk max. 0,42 /min) Damit entfällt für Sie die Einreichung dieser Erklärung in Papierform. Sind Sie Mitglied einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG - u.a. GP oder MVZ), müssen neben Ihnen auch alle beteiligten Ärzte, außer den angestellten Ärzten, elektronisch signieren. Um Ihre Signaturkarte nutzen zu können, sollte Ihr Arbeitsplatz den Zulassungsbedingungen der Bundesnetzagentur für den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur entsprechen. Als Gerät für die Signatur können Sie gemäß Signaturgesetz ein zugelassenes Lesegerät in Ihrer Praxis verwenden. Viele Lesegeräte für die elektronische Gesundheitskarte (egk) erfüllen diese Anforderung schon jetzt. Voraussetzung für die Abgabe Ihrer Erklärung zur Abrechnung in elektronischer Form ist 1. die erfolgreiche Einreichung Ihrer Quartalsabrechnung und 2. das erfolgreiche Registrieren Ihres ehba (siehe Heilberufsausweis (ehba) registrieren).

20 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Erklärung zur Abrechnung drucken Zur Erstellung Ihrer Erklärung gelangen Sie über die Rubrik Abrechnung und die Seitenleiste Erklärung zur Abrechnung. Abb. 34: Erklärung zur Abrechnung erstellen Voreingestellt ist die Auswahl Ich möchte die Erklärung zur Abrechnung ausdrucken und bei der KV einreichen. Durch Klicken auf öffnet sich mittels eines PDF-Readers Ihre Erklärung zur Abrechnung. Sie sollten diese herunterladen(speichern), ausdrucken und unterschrieben der KV zusenden Erklärung zur Abrechnung elektronisch signieren Falls Sie einen ehba besitzen und mit diesem Ihre Erklärung elektronisch signieren möchten, müssen Sie Ihren ehba für die Signatur im Mitgliederportal zuvor registrieren (siehe Heilberufsausweis (ehba) registrieren). Abb. 35: Erklärung zur Abrechnung mit ehba signieren Wählen Sie: Ich möchte die Erklärung zur Abrechnung erzeugen und mit einer digitalen Signatur (Heilberufsausweis) unterschreiben aus. Mit dem Anklicken von Signierens. gelangen Sie zum Vorgang des elektronischen

21 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Elektronisch Signieren Es öffnet sich ein neues Fenster SecCommerce SecSigner. Auf der linken Seite in diesem Fenster wird Ihnen der aktuelle Fortschritt des Signierens angezeigt. Abb. 36: Signaturkarte einlegen Legen Sie Ihren ehba in das Kartenlesegerät ein. Die Daten der Karte werden nun gelesen. Abb. 37: Signaturkarte lesen Nachdem Ihr ehba gelesen wurde, wird Ihnen das zu signierende Dokument angezeigt.

22 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 22 Abb. 38: Dokument prüfen Lesen Sie dieses zu signierende Dokument bis zum Ende. Bewegen Sie dazu die Bildlaufleiste auf der rechten Seite ganz nach unten. Erst jetzt wird die Schaltfläche angezeigt. Abb. 40: Dokument signieren Geben Sie nun an Ihrem Karten-Lesegerät die Signatur-PIN Ihres ehba ein. Abb. 39: Signatur-PIN eingeben Als letzter Schritt bleibt, die Signatur zu bestätigen. Vorher können Sie sich am Ende des Dokuments davon überzeugen, dass Sie das Dokument unterschrieben haben.

23 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 23 Abb. 41: Signatur bestätigen mit Anzeige Signatur Signatur abgeschlossen Sie erhalten abschließend die Bestätigung, dass Ihre Erklärung zur Abrechnung eingegangen ist. Angezeigt wird dies mit der Angabe der BSNR, Ihrem Namen, Datum und Uhrzeit. Mit einem Klick auf können Sie sich diese Erklärung auch ansehen oder herunterladen. Abb. 42: signierte Erklärung zur Abrechnung verwenden Die Erklärung zur Abrechnung mit der elektronischen Signatur wird mit PDF-darstellenden Anwendung wie dem PDF-Reader geöffnet. Am Ende des Dokuments befindet sich ein Hinweis darüber, dass elektronisch signiert wurde und durch wen. Abb. 43: Darstellung elektronische Signatur im Dokument Detailinformationen zur Signatur selbst werden Ihnen nach dem Anklicken der Schaltfläche der Seitenleiste des Dokuments angezeigt. auf Signieren der Erklärung einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) Im Folgenden noch ein Beispiel. Es handelt sich um eine Gemeinschaftspraxis zweier Ärzte. Beide Ärzte müssen elektronisch signieren. Die Ärztin hat bereits signiert. Sie bekommt hier den Hinweis, dass ihr Kollege noch signieren muss. Ihr Kollege wird sich dann mit seinen Nutzerdaten im

24 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 24 Mitgliederportal anmelden und ebenfalls signieren. Erst dann wird die Erklärung zur Abrechnung komplett und gültig sein. Abb. 44: Dokument signiert durch erste Ärztin einer BAG Signiert der zweite Arzt/Ärztin, erhält er/sie zunächst den Hinweis, wer bereits signiert hat und ob diese Signatur auch gültig ist. Danach kann er/sie, wie unter dem Punkt Erklärung zur Abrechnung elektronisch signieren beschrieben, ebenfalls signieren Abgabeübersicht nach elektronischer Signatur In der Abgabeübersicht ist nun ebenfalls festgehalten, dass Ihre elektronisch signierte Erklärung zur Abrechnung vorliegt. Abb. 45: Abgabeübersicht nach elektronischer Signatur 4.5 Protokollarchiv Unter der Rubrik Abrechnung und der Seitenleiste Protokollarchiv stehen die Protokolle des KBV- Prüfmoduls für Ihre online eingereichten Abrechnungen zur Verfügung. Abb. 46: Protokollarchiv

25 5. Download Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 25 Über die Rubrik Download gelangt man in den Download-Bereich des Mitgliederportals. Hier finden Sie neben den Funktionen zur Dokumentenrecherche DARECH auch den Downloadbereich von Formularen, Anträgen und weiteren Dokumenten nach Themen sortiert. Die Auswahl der Sachgebiete erfolgt über die Seitenleiste. 5.1 Dokumentenrecherche DARECH: Ihre honorarbegleitenden Dokumente Unter der Rubrik Download und der Seitenleiste Dokumentenrecherche DARECH können Sie nach drei verschiedenen Gesichtspunkten in Ihren honorarbegleitenden Dokumenten recherchieren. Die verfügbaren Dokumente werden in Form einer Liste angezeigt, die Sie nach allen Spalten umsortieren können, indem Sie den jeweiligen Spaltenkopf anklicken. Im vierten Unterpunkt können Sie sich nach Quartal oder Jahr alle entsprechend verfügbaren Dokumente zusammenstellen lassen und archivieren. Wichtiger Hinweis: Alle Arzt- und Praxisdokumente vor 2008/3 werden ab dem nicht mehr im Mitgliederportal durch die KVS bereitgestellt DARECH aktuell In diesem Bereich sind alle aktuellen honorarbegleitenden Dokumente gelistet. Es sind (maximal) die letzten 20 in das Archiv aufgenommenen Dokumente verfügbar. Abb. 47: DARECH aktuell DARECH Archiv (Quartal) Die Suche erfolgt nach Quartal und Dokumentarten. Es werden nur Quartale angezeigt, für die Dokumente verfügbar sind. Nach Auswahl eines Quartals kann in einem weiteren Schritt die Suche durch Wahl einer konkreten (verfügbaren) Dokumentart eingegrenzt werden. Abb. 48: DARECH Archiv (Quartal)

26 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen DARECH Archiv (Dokumentart) Die Suche erfolgt hier nach Dokumenten einer Dokumentart über alle verfügbaren Quartale. Diese Suche bietet sich für Dokumente an, die nicht quartalsweise erzeugt werden, z. B. der Arztregisterauszug. Abb. 49: DARECH Archiv (Dokumentart) DARECH Auftrag Stellen Sie sich Ihr Dokumenten-Archiv selbst zusammen. Sie haben die Möglichkeit nach Jahr und Quartal zusammengefasste (komprimierte o.a. ZIP-) Dateien zu erzeugen. Diese können Sie in einem eigenen Archiv (außerhalb des Mitgliederportals) nach dem Download verwalten. Abb. 50: DARECH Auftrag Weitere Informationen erfahren Sie aus dem zugehörigen Hilfetext rechts in der Hilfeleiste. Abb. 51: DARECH Auftrag Hilfetext

27 Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen Download von Formularen, Anträgen und weiteren Dokumenten Die Auswahl der Sachgebiete erfolgt über die Seitenleiste. Abb. 52: Downloadbereich

28 6. Glossar / Abkürzungen Download ehba Internet KV-SafeNet Rubrik Seitenleiste Upload Anleitung Mitgliederportal der KV Sachsen 28 ist das Empfangen von Daten auf dem eigenen Computer. bezeichnet auch die übertragenen oder zur Übertragung bereitgestellten Daten selbst (=Herunterladen) elektronischer Heilberufsausweis ein weltweites Netzwerk, bestehend aus vielen Rechnernetzwerken, durch die Daten ausgetauscht werden Die Grundlagen von KV-SafeNet* wurden 2005 auf Initiative der Kassenärztlichen Vereinigungen Bayerns, Nordrhein und Westfalen-Lippe entwickelt und werden in Form einer Richtlinie beschrieben, die die sichere Anbindung der Arztpraxen an die KV regelt. Nach dieser Richtlinie wurden Anbieter von Telekommunikationsdiensten (Provider) in einem aufwändigen Verfahren zertifiziert, um die strengsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit im Gesundheitswesen sicherzustellen. Diese zertifizierten Provider dürfen Ärzte an die KV anbinden, die Ärzte und die Provider werden Vertragspartner. Die KVen sind dabei selbst nicht Betreiber des jeweiligen KV-SafeNet*. Alle Kassenärztlichen Vereinigungen sind der Online-Initiative der KBV beigetreten und untereinander über das so genannte KV-Backbone vernetzt. Im Mitgliederportal der KV Sachsen die Hauptmenüleiste im oberen Bereich der Seite Im Mitgliederportal der KV Sachsen der linke Seitenbereich, auf dem Unterfunktionen der Rubrik zur Verfügung gestellt werden bezeichnet einen Datenfluss vom lokalen Rechner oder Speichermedium zu einem entfernten Rechner (= Hochladen)