Der KAEFER Code of Business Conduct. KAE010GI00 Code of Conduct DE Rev: 3

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1 Der KAEFER Code of Business Conduct KAE010GI00 Code of Conduct DE Rev: 3

2 Vorwort des Vorsitzenden der Geschäftsführung Eine Gruppe ein Code Vom handwerklichen Arbeiten auf der Baustelle, über die Projektleitung bis hin zur Geschäftsleitung bestimmt unser tägliches Handeln die öffentliche Wahrnehmung und den Ruf von KAEFER. Es bestimmt unseren Erfolg nicht nur als Unternehmen, sondern auch als Individuen. Unser nachhaltiger Leitgedanke, hohe Sicherheitsstandards, Kundenzufriedenheit und unsere wirtschaftliche Entwicklung sind die direkten Ergebnisse unseres Handelns und dessen Ausführung. Wir sind nicht nur Isolierer, Innenausbau-Experten, Gerüstbauer, Ingenieure oder Angestellte wir sind KAEFER-Botschafter und das weltweit! Jeder unserer Mitarbeiter auf der ganzen Welt beeinflusst und formt KAEFER auf lokaler sowie globaler Ebene. Das Ergebnis: eine professionelle und weltweit vernetzte Firma, die sich ihrer Vision to eliminate the energy waste verschrieben hat. KAEFER erweckt diese Vision zum Leben, indem wir täglich die Mission verfolgen, unseren Kunden die professionellsten complete insulation solutions anzubieten. In diesem Streben tragen wir alle selbstverständlich rechtliche und ethische Verantwortung für unser Handeln: das Unterschreiben von Verträgen, der Aufbau von Kundenbeziehungen und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften sind nur einige Aspekte unseres Tagesgeschäfts, bei denen eine unpassende Vorgehensweise sowohl für die Firma als auch für den einzelnen Mitarbeiter von Nachteil sein kann. Die kulturelle Vielfalt innerhalb der Gruppe geht mit einer großen Bandbreite von Gesetzen und moralischen Grundsätzen einher. Dennoch benötigen wir eine gemeinsame Basis, die unserem Motto common spirit local diversity folgt und die für alle KAEFER-Standorte gleichermaßen gilt. Diese Gründe haben uns dazu veranlasst, den KAEFER Code of Business Conduct zu erstellen, der als Richtlinie für die Gruppe und alle ihre Mitarbeiter dienen soll. So ist es uns wichtig, eine professionelle, nachhaltige sowie ethische Handlungsanleitung bereitzustellen, die allen KAEFER-Mitarbeitern weltweit bei der Ausübung ihres Geschäftes von Nutzen ist. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Befolgen unseres Codes! Peter Hoedemaker Vorsitzender der Geschäftsführung Der KAEFER Code of Business Conduct 2

3 I. Präambel und Geltungsbereich O RICHTLINIE INTEGRITÄT ETHISCHES VERHALTEN KAEFER steht für gut ausgebildete, motivierte Mitarbeiter, technische Kompetenz, Qualität, Sicherheit, Innovation und Kundenorientierung. Gleichzeitig hat KAEFER im Geschäftsverkehr eine Vielzahl von Rechtspflichten zu befolgen. Dies erhöht sowohl die Dichte der innerhalb bestimmter Fristen zu befolgenden Pflichten, sondern auch die von erforderlichen Kontrollen. Defizite in der Einhaltung von Richtlinien können in ihren Auswirkungen zu erheblichen finanziellen und Imageschäden sowie Wettbewerbsnachteilen für KAEFER führen. Das Unternehmensbild von KAEFER entsteht aus der Rechtstreue und Integrität aller Mitarbeiter. Diese Richtlinie soll allen Mitarbeitern dienen, um sich gegen Rechtsnachteile und Haftungsrisiken abzusichern, erforderliche Kontrollen möglichst effizient zu gestalten und die Optimierung unserer Abläufe zu unterstützen. Sie umfasst nicht jede Situation, die im Zusammenhang mit dieser Richtlinie auftreten kann, sondern dient als Leitfaden für alle unsere Mitarbeiter weltweit. Der KAEFER Code of Business Conduct ist eine verbindliche interne Norm auf der Grundlage des geltenden Rechts für alle geschäftlichen Aktivitäten. Er gilt sowohl für alle natürlichen als auch juristischen Personen der KAEFER- Gruppe, unabhängig von Position oder Standort. Jeder unserer Manager und Mitarbeiter ist für die Einhaltung dieses Codes verantwortlich. Für den Fall, dass örtliches Recht, anwendbar in bestimmten Ländern, Regionen oder Geschäftsfeldern gegebenenfalls höhere Anforderungen als dieser Code erfordert, so soll das strengere Gesetz bzw. die strengere Richtlinie befolgt werden. Der KAEFER Code of Business Conduct 3

4 II. Verhaltensregeln für alle KAEFER-Mitarbeiter FAIRNESS VERTRAUENSVOLLER UMGANG KOOPERATION Alle Mitarbeiter von KAEFER tragen zu einer Unternehmenskultur bei, die von einer fairen und kooperativen Zusammenarbeit geprägt ist. Toleranz und der vertrauensvolle Umgang im täglichen Miteinander gehören zu den Grundüberzeugungen des Unternehmens. Darüber hinaus bekennt sich jeder Mitarbeiter zu verantwortungsbewusstem und integrem Verhalten. Die Persönlichkeit und Würde jedes Einzelnen ist zu achten. Gegenseitige Wertschätzung basiert auf innerer Überzeugung und Handlungsbereitschaft. Das bedeutet auch, dass Probleme am Arbeitsplatz angesprochen und Problemlösungen gemeinsam gesucht werden. Denn nur so kann sich ein durch Offenheit, Toleranz und Fairness geprägtes Umfeld entwickeln. Mitarbeiter von KAEFER sollen durch ihr Verhalten untereinander zu einer positiven Arbeitsatmosphäre beitragen. Die Möglichkeit, andere Kulturen und Denkweisen in der Zusammenarbeit kennen zu lernen und zu respektieren, ist eine Bereicherung und ein wertvolles Gut. Alle Mitarbeiter sind sich bewusst, dass sie durch ihr Verhalten auch das Unternehmen repräsentieren und damit dessen Ruf nach außen und die Kultur nach innen prägen. Daraus resultiert ein fairer und respektvoller Umgang mit Kunden, Lieferanten und anderen externen Personen, die mit dem Unternehmen in einer Geschäftsbeziehung stehen. Jeder Mitarbeiter muss die für seinen Verantwortungsbereich relevanten gesetzlichen Bestimmungen kennen, sie beachten und die jeweiligen Regelungen auch anderen vermitteln. Darüber hinaus sind die Bestimmungen im Arbeitsvertrag und in einschlägigen betrieblichen Regelungen einzuhalten. Um die Reputation von KAEFER zu wahren, sollte der Code nicht nur während der Arbeitszeit eingehalten werden, sondern dessen Grundsätze und Inhalte auch bei außerdienstlichen Aktivitäten, die die Belange des Unternehmens tangieren oder in denen der Mitarbeiter als Repräsentant des Unternehmens wahrgenommen wird. Wir verlangen von allen Mitarbeitern, auch Kollegen bei der Einhaltung der Richtlinie zu unterstützen und gemeinsam an der Implementierung zu arbeiten. Die Reputation und der Erfolg von KAEFER können nur durch eine gemeinsame Anstrengung im Sinne dieser Richtlinie sichergestellt werden. Der KAEFER Code of Business Conduct 4

5 III. Verhaltensregeln für Führungskräfte VORBILD ETHIK WÜRDE Mit der Umsetzung wertorientierter Führungsleitlinien und dem daraus notwendigerweise folgenden Führungshandeln unterstützen Führungskräfte einen toleranten und fairen Umgang in dem Arbeitsumfeld. Hierdurch trägt ihr Verhalten dazu bei, dass die Persönlichkeit und Würde aller Mitarbeiter geachtet wird. Durch eine aufgeschlossene Haltung gegenüber ihren Mitarbeitern schaffen sie eine Arbeitsatmosphäre, die einen offenen Gedankenaustausch ermöglicht. Im Rahmen ihrer Führungsaufgabe beugen Führungskräfte nicht akzeptablem Verhalten vor. Sie agieren als Vermittler bei entsprechenden Konflikten. Jede KAEFER-Führungskraft soll: > bei der Befolgung dieser Richtlinie und der einschlägigen Gesetze mit gutem Beispiel vorangehen > die Befolgung dadurch fördern, dass sie ein Umfeld schafft, in dem ein Verstoß ernst genommen wird > Mitarbeiter bestärken, ihre Bedenken zu äußern und diese effektiv anzusprechen > gewährleisten, dass das Streben nach Geschäftsergebnissen die Befolgung des KAEFER Code of Business Conduct nicht beeinträchtigt Der KAEFER Code of Business Conduct 5

6 IV. Verhalten gegenüber Dritten KRITERIEN GESCHENKE 1. Umgang mit Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartnern TRANSPARENZ Lieferanten werden grundsätzlich nur nach den Kriterien Preis, Qualität, Sicherheit sowie Zuverlässigkeit ausgesucht und beauftragt. Keinesfalls dürfen persönliche Beziehungen oder die Gewährung materieller oder immaterieller Vorteile eine Entscheidung beeinflussen. Private Geschäfte und finanzielle Transaktionen, die den Interessen von KAEFER entgegenstehen oder die Entscheidungen der Mitarbeiter und deren Tätigkeit für KAEFER beeinflussen können, sind zu unterlassen. Insbesondere sind die folgenden Bestimmungen über Geschenke, Einladungen zu Essen und Veranstaltungen etc. einzuhalten: 1.1 KAEFER-Mitarbeiter dürfen weder Geschenke noch Dienste oder andere Gefälligkeiten, gleich welcher Natur, von natürlichen oder juristischen Personen auf Grund ihrer Position annehmen, die sich auf ihre Objektivität auswirken oder Einfluss auf geschäftliche, berufliche oder administrative Beziehungen ausüben könnten. Darüber hinaus dürfen KAEFER-Mitarbeiter Kunden, Lieferanten oder jeder anderen natürlichen oder juristischen Person, die in irgendeiner Art und Weise in Beziehung mit dem Unternehmen stehen, weder direkt noch indirekt Geschenke, Dienste oder andere Gefälligkeiten mit dem Ziel anbieten, einen rechtswidrigen Einfluss auf diese Beziehungen auszuüben. Zum Zwecke dieses Codes gelten Geschenke, Dienste oder andere Gefälligkeiten als gestattet, wenn sie folgende Voraussetzungen erfüllen: > sofern sie nach den örtlich geltenden Gesetzen, den ethischen Grundsätzen der entsprechenden Kultur und internen Regelungen erlaubt sind > sofern sie nicht die Werte Moral und Transparenz von KAEFER verletzen > sofern sie sich nicht nachteilig auf das Ansehen des Unternehmens auswirken > sofern sie auf Grund von allgemeingültigen Handelsbräuchen und sozialen Gepflogenheiten übergeben oder angenommen werden oder sie aus Gegenständen oder Gefälligkeiten mit symbolischem oder wirtschaftlich geringem Wert bestehen Jedes Geschenk oder jede Gefälligkeit, die KAEFER-Mitarbeiter angeboten bekommen oder empfangen, die nicht die Voraussetzungen dieses Codes erfüllen und daher nicht erlaubt sind, müssen abgelehnt oder zurückgegeben werden, vorausgesetzt dies ist keine ernsthafte Beleidigung für die anbietende natürliche oder juristische Person. In diesem Fall muss der Vorgesetzte informiert werden. Der KAEFER Code of Business Conduct 6

7 IV. Verhalten gegenüber Dritten EINLADUNGEN GENEHMIGUNG PERSÖNLICHER VORTEIL 1.2 Als Gast von Geschäftspartnern dürfen die Mitarbeiter Einladungen zu Veranstaltungen oder Geschäftsessen nur annehmen, wenn die Einladung freiwillig erfolgt, einem berechtigten geschäftlichen Zweck dient und das Essen im Rahmen der gewöhnlichen Zusammenarbeit stattfindet (z. B. ein Mittagessen während eines Seminars oder einer Besprechung, ein Empfang im Anschluss an eine Veranstaltung oder ein Abendessen bei mehrtägigen Veranstaltungen). Die Mitarbeiter haben ihre Vorgesetzten über die Häufigkeit und den Anlass der Essen und Unterhaltungsveranstaltungen, die von Geschäftspartnern bezahlt werden, zu informieren und diese genehmigen zu lassen. 1.3 Eine Teilnahme an Sportveranstaltungen oder der Besuch von Sportereignissen, Shows oder anderen Veranstaltungen als Gast eines und desselben Geschäftspartners ist in der Regel nur zweimal pro Jahr gestattet. 1.4 Wenn KAEFER-Mitarbeiter von Lieferanten oder Kunden Waren oder Dienstleistungen für private Zwecke beziehen, ist der marktübliche Preis zu entrichten und die Zahlung zu dokumentieren. 1.5 Es ist nicht zulässig, von Lieferanten oder Kunden Zahlungen, Kredite oder andere finanzielle Leistungen jeglicher Art zum persönlichen Vorteil zu erbitten oder anzunehmen. Der KAEFER Code of Business Conduct 7

8 IV. Verhalten gegenüber Dritten SPONSORING HANDELSGEHEIMNISSE EIGENTUM 1.6 Lieferanten und Kunden dürfen nicht als Sponsoren von Feiern anlässlich der Verabschiedung von Mitarbeitern, bei Geburtstagsfeiern oder bei anderen Anlässen auftreten. Grundsätzlich darf ein Mitarbeiter weder im eigenen Namen noch im Namen des Unternehmens die Unterstützung von Lieferanten für Veranstaltungen zu wohltätigen oder vergleichbaren Zwecken verlangen oder annehmen, sofern die jeweils örtlich zuständige Geschäftsleitung diesem nicht zustimmt. Andernfalls ist nicht auszuschließen, dass bei der Auswahl von Lieferanten auch andere Kriterien als Preis, Qualität, Sicherheit und Zuverlässigkeit eine Rolle spielen. 1.7 KAEFER respektiert die Rechte und das Eigentum Dritter. Informationen über Märkte, Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner dürfen ausschließlich mit legalen und ethisch vertretbaren Mitteln eingeholt werden wie z. B. über die Presse, das Internet, öffentlich zugängliche Datenbanken, Branchenzeitschriften und andere nicht vertrauliche Quellen. Informationen über Märkte, Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner können nur dann erfragt bzw. entgegengenommen werden, wenn es legal ist, diese Informationen zu erhalten und zu verwenden. Es wird kein Versuch unternommen, sich Handelsgeheimnisse oder andere vertrauliche oder geschützte Informationen eines Lieferanten, Kunden, Geschäftspartners und anderer Personen sowie Körperschaften durch unrechtmäßige oder unethische Methoden wie Diebstahl, Spionage oder die Verletzung von Vertraulichkeitsvereinbarungen anzueignen. Beim Einholen von Informationen über Märkte, Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner müssen sich KAEFER-Mitarbeiter stets als solche zu erkennen geben. KAEFER respektiert prinzipiell die Rechte und das Eigentum von Dritten. Der KAEFER Code of Business Conduct 8

9 IV. Verhalten gegenüber Dritten VERSTOSS ANTIKORRUPTION GESETZE 2. Beziehungen zu Behörden und Umgang mit Regierungen 2.1 Zahlungen, Darlehen oder sonstige geldwerte Vorteilsgewährung durch KAEFER, Tochtergesellschaften von KAEFER oder deren Mitarbeiter an Beamte oder Mitarbeiter im öffentlichen Dienst, mit dem Ziel Aufträge oder Vorteile für KAEFER, Tochtergesellschaften oder andere Personen zu erhalten, sind nicht erlaubt. 2.2 KAEFER lehnt Korruption aller Art ab und hält die Antikorruptionsgesetze von Ländern und Staaten sowie internationale Vereinbarungen strikt ein. Antikorruptionsgesetze verbieten es z. B. Regierungsmitgliedern, Beamten oder politischen Stellen, Zuwendungen zukommen zu lassen, um Aufträge oder andere Vorteile für KAEFER oder Mitarbeiter zu erhalten. KAEFER duldet es nicht, dass Mitarbeiter in ihrem Handeln für sich oder für KAEFER gegen Antikorruptionsvorschriften verstoßen. 2.3 Die Folgen bei Verletzung dieser Gesetze können für KAEFER und die handelnden Personen erheblich sein, dies schließt die Verhängung von Bußgeldbescheiden oder Freiheitsstrafen ein. Bei Fragen zur Anwendung der jeweiligen Gesetze im eigenen Verantwortungsbereich sollen sich die Mitarbeiter an Corporate Legal & Insurance wenden oder eine an schreiben. Der KAEFER Code of Business Conduct 9

10 IV. Verhalten gegenüber Dritten INTERESSEN REPRÄSENTATION INITIATIVEN 3. Nebentätigkeiten Mitarbeiter dürfen ohne ausdrückliche Zustimmung von KAEFER nicht im Vorstand, Aufsichts- oder Beirat eines anderen Wirtschaftsunternehmens tätig werden. Mitarbeiter dürfen keine regelmäßige Nebentätigkeit, die den berechtigten Interessen des Unternehmens entgegensteht oder ihre Arbeitsleistung bei KAEFER beeinträchtigen könnte, ausüben. Darüber hinaus dürfen Mitarbeiter nicht ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung ihres Vorgesetzten für Geschäftspartner oder Wettbewerber tätig werden. Das Engagement von Mitarbeitern in gemeinnützigen Einrichtungen, z. B. in Vereinen oder Bürgerinitiativen ist zulässig und seitens KAEFER erwünscht. Dieses Engagement darf den berechtigten Interessen von KAEFER jedoch nicht entgegenstehen. Einschränkungen bestehen dann, wenn der Mitarbeiter als Repräsentant von KAEFER auftritt oder wahrgenommen wird. Führungskräfte unterliegen hierbei auf Grund ihrer Position und ihres Verantwortungsbereichs im Unternehmen einer stärkeren Einschränkung als Mitarbeiter. 4. Interessenkonflikt KAEFER-Mitarbeiter haben die Pflicht, jede persönliche oder berufliche Aktivität zu vermeiden, die eine Interessenkollision herbeiführen könnte. Diese entsteht, wenn ein individuelles privates Interesse in irgendeiner Art und Weise störend auf die Verantwortungsbereiche bei KAEFER einwirkt. Der KAEFER Code of Business Conduct 10

11 V. Interne Kontrolle DATENSCHUTZ SORGFALT EINHALTUNG 1. Schutz von betrieblichem Eigentum/Verschwiegenheit Mitarbeiter sind verpflichtet, das Eigentum des Unternehmens vor Verlust, Diebstahl oder Missbrauch zu schützen. Mitarbeiter haben über alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, sowohl während der Dauer des Arbeitsverhältnisses als auch nach dessen Beendigung, Stillschweigen zu bewahren. Alle Bestimmungen des Datenschutzes, einschließlich der unternehmensinternen Vorschriften, sind einzuhalten. 2. Interne Kontrollsysteme/Unterlagen KAEFER setzt interne Kontrollsysteme ein, die die Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen gewährleisten, das Unternehmenseigentum schützen, vor Missbrauch bewahren und sicherstellen sollen, dass Verfügungen und Handlungen im Namen des Unternehmens nur mit entsprechender Vollmacht erfolgen. Mitarbeiter haben dafür zu sorgen, dass alle Geschäftsvorgänge sorgfältig und vollständig dokumentiert werden. Bei betrieblichen Ausgaben hat eine sorgfältige und zügige Abrechnung zu erfolgen. Geschäftliche Unterlagen sind ausschließliches Eigentum von KAEFER und müssen entsprechend den Bestimmungen des Unternehmens erstellt und aufbewahrt werden. Der KAEFER Code of Business Conduct 11

12 VI. Einhaltung des KAEFER Code of Business Conduct von Mitarbeitern und Lieferanten BEWUSSTSEIN BEZIEHUNGEN 1. Einhaltung. Die Verletzung des KAEFER Code of Business Conduct oder anderer KAEFER-Regelungen oder -Richtlinien kann zu Disziplinarmaßnahmen, zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses und zu weiteren rechtlichen Schritten führen. Es ist die Aufgabe jeder Führungskraft bei KAEFER sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter diese Richtlinien kennen und ihre Bestimmungen einhalten. Führungskräfte, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen, müssen auch in diesem Fall mit Disziplinarmaßnahmen und rechtlichen Konsequenzen rechnen. 2. Lieferanten. KAEFER unterstützt und ermutigt Lieferanten, in ihren Unternehmen vergleichbare Grundsätze einzuführen und umzusetzen. KAEFER erwartet von Lieferanten, diese Grundsätze als Basis für gegenseitige Beziehungen anzuwenden. KAEFER sieht darin eine sehr gute Grundlage für dauerhafte Geschäftsbeziehungen. 3. Fragen zum KAEFER Code of Business Conduct. Bei Unsicherheiten oder Rückfragen hinsichtlich des korrekten Verhaltens gemäß dieser Richtlinie sollten Mitarbeiter die Angelegenheit mit ihrem Vorgesetzten oder in ihrem Personalbereich besprechen. Falls dies nicht zur Klärung führt, können Sie sich an wenden (Ihre Angelegenheit wird auf Wunsch vertraulich behandelt). Der KAEFER Code of Business Conduct 12