Compliance auch für den Mittelstand. 70. Treffen des Billbrookkreis e.v., Hotel Böttcherhof, Hamburg,

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1 Compliance auch für den Mittelstand 70. Treffen des Billbrookkreis e.v., Hotel Böttcherhof, Hamburg, Henning Michaelsen, Chief Compliance Officer, Aurubis AG 1

2 Aurubis, ein integrierter Kupferproduzent 2

3 Compliance: Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und der Verhaltensrichtlinien Was ist Compliance?» Einhaltung aller Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, vertraglicher Verpflichtungen, freiwilliger Selbstverpflichtungen und vom Unternehmen selbst gesetzter Vorschriften (z.b. Satzung, Verhaltenskodex). Compliance-Dreiklang : Prävention, Kontrolle und Sanktionen» Prävention: Verhaltenskodex, interne Richtlinien, Beratung und Schulungen» Kontrolle: durch Interne Revision oder externe Dienstleister (z.b. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit Fraud-Risk-Compliance Spezialisierung)» Sanktionen: arbeits-, zivil- und strafrechtliche Konsequenzen Folgen fehlender Compliance:» Imageschaden, Schadenersatzansprüche, Strafverfahren, Geldstrafen

4 » It takes 20 years to build a reputation and five minutes to lose it. (Warren Buffet) 4

5 Pflicht zur Einführung einer Compliance- Organisation Compliance-Pflicht in der AG und der GmbH Unternehmensleitung 76 AktG, 130 OWiG 43 Abs. 1 GmbHG Risikoprävention 91 Abs. 2 AktG 43 Abs. 1 GmbHG Sorgfältige Geschäftsleitung /Business Judgement Rule 93 Abs. 1 S. 1-2 AktG 43 Abs. 1 GmbHG Corporate Governance DCGK, 191 AktG 5

6 Die sieben Grundelemente eines Compliance Management Systems nach IDW EPS 980 Compliance Management System Kultur Ziele Organisation Risiken Programm Kommunikation Überwachung und Verbesserung 6

7 Compliance bei Aurubis: IDW EPS 980 als Basis Compliance in der Unternehmensstrategie verankert ( Tone from the Top ) Aurubis Compliance Prinzip: Jeder Unternehmensangehörige hat dafür Sorge zu tragen, dass innerhalb des ihm zugewiesenen Aufgaben- und Verantwortungsbereichs alle relevanten Gesetze, Normen und internen Vorschriften eingehalten werden. Compliance ist somit die Pflicht und Aufgabe eines jeden Konzernangehörigen bezogen auf seinen Aufgabenbereich. Code of Conduct (Werte und Richtlinien) Wertediskussion unter Einbeziehung aller Standorte Implementierung der Werte und Richtlinien durch Werte-Workshops 7

8 Compliance bei Aurubis: Code of Conduct 8

9 Compliance bei Aurubis: Sicherung der Rechtstreue Analyse und Prävention von Compliance-Risiken Die Vermeidung von Haftungsansprüchen und sonstigen Rechtsnachteilen gegenüber Aurubis, seinen Organen und Mitarbeitern Die Wahrung des Ansehens und der Wettbewerbsfähigkeit von Aurubis 9

10 Compliance bei Aurubis: 10

11 Compliance bei Aurubis: Erfassung sämtlicher Prozesse im Unternehmen (Schwerpunkt Beschaffungsund Verkaufsprozesse) Risikoanalyse der einzelnen Prozesse im Hinblick auf Compliance-Risiken (Korruption, Kartellrecht, Business Partner Risiken) Regelmäßiges Reporting der Tochterfirmen/Werksleiter/Central Functions an Risk-Management und Compliance 11

12 Compliance bei Aurubis: Internationale Whistleblower-Hotline (24/7/365) Konsequente und einheitliche Verfolgung von Compliance-Verstößen (Special Audits) Arbeits-/zivil- und strafrechtliche Konsequenzen 12

13 Compliance bei Aurubis: und Internet Intranet Schulungen zu den Themen Antikorruption, Kartellrecht, Business Partner (Präsenzschulung und E-Learning) Compliance-Hotline für allgemeine Fragen, z.b. zu Geschenken und Einladungen Regelmäßige Veröffentlichungen in der Mitarbeiterzeitschrift Christmas Special Rundmail im Vorfeld von z.b. Weihnachten, Fußball-WM Überwachung und Verbesserung durch Geschäftsführung und Interne Revision 13

14 Compliance-Beispiel: Umgang mit Interessenkonflikten» Finanzielle oder persönliche Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder Wettbewerbern von Schwermetall können Interessenkonflikte auslösen und Entscheidungen bei der Arbeit beeinflussen.» Mögliche Interessenkonflikte sollten dem Vorgesetzten sofort offen gelegt werden.» Bei Geschäftsbeziehungen zu Dritten sind nur sachliche Kriterien zu berücksichtigen. Geschäfts- und Vertragspartner sind daher insbesondere nach folgenden Kriterien auszuwählen:» Preis & Qualität» Zuverlässigkeit» Bonität» technologischer Standard» Produkteignung» Bestehen langfristiger und konfliktfreier Geschäftsbeziehungen» Zertifizierung nach den ISO-Standards» Zertifizierung nach der europäischen Öko-Audit-Verordnung» vorhandenes Qualitätsmanagement» sonstige anerkannte Zertifizierungen und Zulassungen Transparenzprinzip

15 Compliance-Beispiel: Anti-Korruption Zuwendungen Stets unzulässig sind:» Bargeldgeschenke und Gutscheine (z.b. Warengutscheine) anzunehmen oder anzubieten;» Zuwendungen, die an die Privatadresse gerichtet sind, zu akzeptieren oder Zuwendungen an Privatadressen zu richten;» öffentlichen Amtsträgern unzulässige Geschenke, Einladungen oder andere Vorteile anzubieten und zu gewähren;» Maschinen und Geräte von Lieferanten für private Zwecke auszuleihen;» Zuwendungen, die in Form von Service-Leistungen (z.b. Unterstützung privater Bauvorhaben) oder anderen unbaren Vorteilen gegeben werden, anzunehmen oder anzubieten oder private Dienstleistungen von Geschäftspartnern zu nicht marktüblichen Preisen (Markttest) in Anspruch zu nehmen;» Übernahme von reisebezogenen Kosten (z.b. Flüge, Übernachtung)

16 Compliance-Beispiel: Anti-Korruption Nach Einzelfallprüfung zulässige Zuwendungen: Geschenke, Einladungen und sonstige Vorteile dürfen im geschäftlichen Verkehr nur dann gewährt oder angenommen werden, wenn sie» allgemein üblich,» symbolhaft und» geringwertig sind,» in einem angemessenen Verhältnis mit einem legitimen Geschäftszweck stehen» und die Beeinflussung einer geschäftlichen Entscheidung ausgeschlossen ist.» 1.) Geschenke bis 50,00/Jahr und 2.) übliche angemessene Geschäftsessen: Genehmigung durch Vorgesetzten» größere Geschenke, exklusive Einladungen (VIP-Lounge, etc.): Genehmigung durch Vorgesetzten + CCO Transparenzprinzip

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